Semana 3: compartilhar arquivos e colaborar neles

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Colabore com colegas compartilhando arquivosPara começar a compartilhar arquivos e colaborar de forma eficiente com seus colegas, conclua as tarefas abaixo.

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1. Gerenciar os arquivos do Drive e dos Editores de Documentos Google

Caixa de seleçãoFazer upload de arquivos para o Google Drive e acessá-los em todos os dispositivos

Você pode armazenar qualquer arquivo no Google Drive: imagens, desenhos, vídeos e muito mais. Você só precisa armazenar um arquivo no Drive em um dispositivo para que ele fique automaticamente disponível em todos os outros dispositivos. Existem três formas de armazenar arquivos no Drive.

Fazer upload de arquivos para o Drive na Web:

  1. Acesse o Drive.
  2. Clique em Google+ Novo e depois Upload de arquivos ou Upload de pasta e escolha um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Abrir.

Fazer upload de arquivos do seu dispositivo móvel:

Observação: se você decidir desinstalar o app, os arquivos do Drive não serão afetados e ainda poderão ser acessados no Drive na Web.

  1. Dependendo do seu dispositivo, escolha uma destas opções:
    • Smartphone ou tablet Android: toque no Google Play Google Play.
    • Dispositivos iOS: toque na App Store App Store do iOS.
  2. Encontre e instale o app do Drive.
  3. Abra o app que contém o arquivo para upload, toque em Compartilhar e, em seguida, em Drive.

(Avançado) Fazer upload de arquivos para o Drive do seu computador:

Se você quiser fazer upload de arquivos do computador, instale e use o Drive File Stream

Observação: o Drive File Stream só estará disponível se o administrador do G Suite tiver ativado esse recurso para sua organização ou equipe.

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Caixa de seleçãoCriar novos arquivos do Documentos com URLs de atalho

Em vez de criar novos arquivos constantemente no Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, você pode usar um URL de atalho.

No seu navegador, digite um destes URLs:

Documentos
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
Planilhas
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
Apresentações
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
Formulários
  • forms.new
  • form.new

Um arquivo em branco será aberto, e você poderá iniciar seu trabalho imediatamente.

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Caixa de seleçãoDestacar pastas importantes com estrelas e cores

Marcar arquivos e pastas importantes com estrela:

Sinalize arquivos ou pastas importantes para encontrá-los rapidamente.

  1. Clique com o botão direito em um arquivo ou uma pasta.
  2. Selecione Adicionar a "Com estrela".
  3. (Opcional) Para ver os arquivos e as pastas marcados com estrela, clique em Com estrela na barra lateral esquerda.

Atribuir cores às pastas do Drive:

Organize o Drive visualmente com pastas codificadas por cores.

  1. Clique com o botão direito do mouse na pasta que você quer alterar.
  2. Clique em Alterar cor e escolha a cor que preferir. 

Saiba mais 

Caixa de seleçãoGerenciar versões de arquivos

É provável que você já tenha guardado vários rascunhos dos seus documentos para consultá-los ou alternar para versões anteriores. O Drive salva seus rascunhos em um único arquivo. Você pode ver ou restaurar versões anteriores com facilidade.

Ver ou reverter para versões anteriores arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google:

  1. No Drive, abra seu arquivo.
  2. Clique em Arquivo e depois Histórico de versões e depois Ver histórico de versões.
  3. Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
    • Os nomes das pessoas que editaram o documento
    • Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas por ela na respectiva cor
  4. (Opcional) Se você quiser reverter para essa versão, clique em Restaurar esta versão.

Fazer o download ou reverter para versões anteriores arquivos que não são do Google no Drive:

  1. No Drive, clique no arquivo e, no canto superior direito, clique em Mais Mais e Gerenciar versões.
  2. Clique em Mais Mais e Fazer download Fazer download para fazer o download do arquivo.
  3. (Opcional) Se quiser reverter para uma versão anterior, como a que você acabou de salvar localmente, clique em Fazer o upload de nova versão, encontre a versão do arquivo e clique em Abrir.
  4. Clique em Fechar.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAcessar arquivos off-line

Falhas na conexão com a Internet não impedem que você trabalhe no Google Drive. Configure o acesso off-line para ver e editar seus arquivos a qualquer momento.

Importante: para que outras pessoas não vejam seus arquivos, configure o acesso off-line em computadores que só pertencem a você.

Na Web

Apenas no navegador Chrome

Configurar o acesso off-line no Documentos, Planilhas e Apresentações:

  1. Instale a extensão Documentos Google off-line.
  2. No Drive, clique em Configurações Configurações e depois Configurações.
  3. Na seção off-line, marque a caixa Criar, abrir e editar seus arquivos recentes do Documentos, Planilhas e Apresentações Google neste dispositivo off-line.
  4. Clique em Concluído.
  5. Clique com o botão direito em um arquivo e ative a opção Disponível off-line.

Em dispositivos móveis

Apenas no navegador Chrome

Configurar o acesso off-line no Documentos, Planilhas e Apresentações:

  1. No dispositivo Android ou Apple® iOS®, abra o app Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Toque em Menu "" e depois Configurações.
  3. Toque em Tornar os arquivos recentes disponíveis off-line.

No computador

Configurar o acesso off-line para PDFs, arquivos do Microsoft® Office® e mais no computador:

  1. Clique em Drive File Stream Drive File Stream e depois Abrir o Google Drive Pasta.
  2. Clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer acessar off-line.
  3. Clique em Drive File Stream e depois Disponível off-line.
Caixa de seleçãoAnexar os arquivos do Drive a e-mails e eventos da agenda

Anexar os arquivos do Drive no Gmail:

  1. No Gmail, clique em Escrever.
  2. Na barra de ferramentas "Escrever", clique em Drive "" e escolha um arquivo.
  3. Clique em Inserir.
  4. Quando a mensagem estiver pronta, clique em Enviar.

Anexar os arquivos do Drive aos eventos no Agenda:

  1. Clique no campo Adicionar descrição ou anexos.
  2. Clique em Meu Drive ou Fazer upload e selecione seu arquivo.
  3. Clique em Selecionar ou Enviar. Seu arquivo será anexado ao evento.

Observação: se o administrador do G Suite não permitir o compartilhamento de arquivos do Google Drive fora da sua organização, você poderá enviar anexos do Gmail para convidados externos.

Saiba mais

2. Seguir as práticas recomendadas de compartilhamento

Caixa de seleçãoPersonalizar as configurações de compartilhamento de arquivos e pastas

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas e definir os níveis de acesso:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  3. Em "Compartilhar com pessoas e grupos", digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar. 
    • Importante: se você compartilhar com um endereço de e-mail que não seja uma Conta do Google, o usuário só poderá ver o arquivo.
  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no documento, à direita, clique na seta para baixo Para baixo e Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas.
    • Se você quiser notificar as pessoas de que compartilhou um documento com elas, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Se você optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com sua organização e definir os níveis de acesso:

  1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar Compartilhar.

    Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

    Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

  2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
    • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo "" e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo ""e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

  3. Clique em Copiar link.
  4. Clique em Concluído.
  5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.

Saiba mais

Caixa de seleçãoEscolher uma data de validade para o compartilhamento
  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar.
  3. Compartilhe o arquivo com um usuário ou selecione o usuário a quem você quer conceder permissões temporárias.
  4. Clique na seta para baixo Para baixo e Permitir acesso temporário.
  5. Ao lado de "O acesso expira em", clique no número de dias para alterar a data de expiração. Escolha uma data no período de um ano a partir da atual.
  6. Clique em Salvar.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCompartilhar um link com um arquivo

Ao compartilhar no Google Drive, você controla quem pode editar, comentar ou apenas ver o arquivo.

Compartilhar o URL do arquivo no navegador:

Você pode copiar o link do arquivo diretamente da barra de endereço do seu navegador da Web. Cole o link em um e-mail ou no lugar onde você quer compartilhá-lo.

Observação: lembre-se de verificar as configurações de compartilhamento do arquivo antes de compartilhá-lo com alguém para garantir que essa pessoa possa acessá-lo. 

Usar o botão "Compartilhar":

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share e Gerar link.
  3. Em "Gerar link", clique em Mudar para qualquer pessoa com o link.
  4. Para decidir o que as pessoas poderão fazer com seu link público após você compartilhá-lo, selecione LeitorComentarista ou Editor.
  5. Clique em Concluído.
  6. Copie e cole o link em um e-mail ou onde você quer compartilhá-lo.

As pessoas que não fizerem login em uma Conta do Google aparecerão como animais anônimos no seu arquivo. Saiba mais sobre animais anônimos.

Compartilhar um link:

  1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar Compartilhar.

    Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

    Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

  2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
    • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo "" e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo ""e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

  3. Clique em Copiar link.
  4. Clique em Concluído.
  5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.

 

Caixa de seleçãoCompartilhar um arquivo de uma pasta do drive compartilhado

Requer pelo menos acesso de Colaborador

Assim como no Drive, existem várias formas de compartilhar arquivos com quem não é um participante do drive compartilhado.

Observação: não é possível compartilhar pastas em drives compartilhados. Além disso, sua organização pode limitar o compartilhamento de arquivos. Consulte o administrador do G Suite para mais informações.

Compartilhar arquivos com pessoas ou grupos:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  3. Em "Compartilhar com pessoas e grupos", digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar. 
    • Importante: se você compartilhar com um endereço de e-mail que não seja uma Conta do Google, o usuário só poderá ver o arquivo.
  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no documento, à direita, clique na seta para baixo Para baixo e Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas.
    • Se você quiser notificar as pessoas de que compartilhou um documento com elas, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Se você optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar um link:

Para tornar um arquivo acessível para todos e não precisar gerenciar o acesso na sua organização, você pode compartilhá-lo com o link. Qualquer pessoa da sua organização que tenha o link pode acessar o arquivo. Também é possível permitir que outros usuários compartilhem o link com pessoas fora da sua organização.

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer compartilhar.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar Compartilhar.
  3. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, clique em Alterar:
    • Se você quiser alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo "" e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Se quiser permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome da organização, clique na seta para baixo ""e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

  4. Clique em Copiar link.
  5. Clique em Concluído.
  6. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.

3. Criar e colaborar em arquivos com sua equipe

Caixa de seleçãoEditar documentos simultaneamente com sua equipe

Após você compartilhar um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações, várias pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo. Você vê na mesma hora quando alguém faz uma alteração, que é salva automaticamente.

Caixa de seleçãoAdicionar comentários e atribuir ações necessárias
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Comentário e depois Adicionar comentário Adicionar comentário.
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.
Caixa de seleçãoConfigurar notificações de comentários
  1. Abra um arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.
  2. Clique em Comentar e depoisNotificações.
  3. Especifique quando você quer receber notificações:
    • Todos: sempre que algum comentário for feito.
    • Somente seus: quando outras pessoas responderem aos seus comentários ou comentários aos quais você foi adicionado.
    • Nenhum: nunca receber e-mails sobre comentários no arquivo.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar e revisar as edições sugeridas

Você pode sugerir uma edição propondo alterações diretamente no documento sem editar o texto. As sugestões só alterarão o texto original se forem aprovadas pelo proprietário do documento. Você precisa ter acesso para edição ou comentários no documento para sugerir alterações.

1 No canto superior, verifique se você está no modo de Sugestões, que também pode aparecer como Sugerir edições.
2 Para sugerir uma edição, simplesmente comece a digitar onde você acha que a edição deve ser feita no documento. Suas sugestões aparecerão em uma nova cor, e o texto marcado para ser excluído ou substituído será riscado, mas só será excluído depois que o proprietário do documento aprovar a sugestão.
3

O proprietário do documento receberá um e-mail com suas sugestões. Ao clicar em qualquer sugestão, ele poderá Aceitar Marca de seleção ou Rejeitar Fechar.

Sugerir edições

Saiba mais

Caixa de seleçãoUsar o recurso de bate-papo nos arquivos do Documentos

Também é possível colaborar em documentos, planilhas ou apresentações usando o bate-papo. Se mais de uma pessoa tiver aberto seu arquivo, clique em Mostrar bate-papo Mostrar bate-papo para abrir um bate-papo em grupo. É possível receber feedback instantâneo sem sair do arquivo.

Saiba mais

Caixa de seleçãoVer quem alterou seus arquivos

Ver todas as alterações em um arquivo ou reverter para uma versão anterior:

  1. No Google Drive, abra o arquivo.
  2. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione ArquivoeHistórico de versõeseVer histórico de versões.

    Observação: você precisa ter o nível de acesso Proprietário ou Editor ao arquivo.

  3. Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
    • Os nomes das pessoas que editaram o arquivo
    • Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas destacadas nessa cor
  4. (Opcional) Para reverter, nomear ou copiar uma versão anterior, clique em:
    • Restaurar esta versão para torná-la ativa;
    • Mais""eNomear esta versão para nomear uma versão anterior; 
    • Mais""eFazer uma cópia para criar uma cópia de uma versão anterior.

Ver quem comentou, editou, moveu ou compartilhou um arquivo:

  1. No Drive, no canto superior direito, clique em Ver detalhes Ícone Informações.
  2. A guia "Atividade" é selecionada automaticamente, e todas as atividades em "Meu Drive" são listadas. Para cada atividade, os detalhes incluem:
    • a pasta ou o arquivo afetado;
    • o usuário que fez a alteração;
    • a data e a hora da alteração;
    • os outros usuários afetados pela atividade.
  3. Em "Meu Drive", selecione um item para ver detalhes específicos.

Saiba mais

Caixa de seleçãoUsar a ferramenta Explorar dos Editores de Documentos Google

Usar a ferramenta Explorar no Documentos Google:

Encontre e adicione conteúdo sugerido nos arquivos do Documentos Google. As sugestões são baseadas no conteúdo do seu documento. Você também pode pesquisar seus arquivos e a Web diretamente de um documento.

Usar um tópico sugerido:

  1. Na parte inferior do documento, clique em Explorar Explorar.

    À direita, você verá sugestões com base no conteúdo.

  2. Clique em um tópico.
  3. Clique nos links relevantes para o tópico.
  4. Copie e cole qualquer texto do conteúdo sugerido no documento.

    Dica: para remover a formatação, selecione o texto e clique em Formatar e depois Limpar formatação.

  5. No documento, selecione onde você quer inserir a nota de rodapé. Nos resultados de "Explorar", passe o cursor sobre a fonte citada e clique em Citar Citar como nota de rodapé para adicionar um rodapé.

Usar a pesquisa relacionada:

  1. Na parte inferior do documento, clique em Explorar Explorar.

    À direita, você verá sugestões com base no conteúdo.

  2. (Opcional) Clique em um item da pesquisa para ver todo o conteúdo on-line.
  3. Passe o cursor sobre um item da pesquisa e clique em Adicionar para adicionar o texto e uma nota de rodapé.

Pesquisar um tópico:

  1. Na parte inferior do documento, clique em Explorar Explorar.
  2. Na caixa "Pesquisar" digite as informações referentes à citação (livro, autor, título do artigo etc.).
  3. Clique nos links relevantes para o tópico.
  4. Copie e cole qualquer texto do conteúdo sugerido no documento.

    Dica: para remover a formatação, selecione o texto e clique em Formatar e depois Limpar formatação.

  5. No documento, selecione onde você quer inserir a nota de rodapé. Nos resultados de "Explorar", passe o cursor sobre a fonte citada e clique em Citar Citar como nota de rodapé para adicionar um rodapé.

Saiba mais

Usar a ferramenta Explorar no Planilhas Google:

Às vezes, é difícil interpretar uma planilha cheia de dados. Use o Planilhas Google para ver resumos e gráficos dos seus dados com apenas um clique.

Começar a analisar seus dados:

  1. No Planilhas, abra uma planilha com dados.
  2. Selecione um intervalo de células, colunas ou linhas. Caso contrário, você receberá insights com base na posição do cursor.
  3. Na parte inferior, clique em Explorar Abrir "Explorar".
  4. Dependendo dos dados na página, é possível fazer o seguinte:
    1. Ver em quais dados um gráfico é baseado: passe o cursor sobre o gráfico para destacar os dados na planilha.
    2. Fazer perguntas sobre os dados: digite uma pesquisa ou escolha uma sugestão de pergunta. Se a resposta incluir uma fórmula, arraste-a para uma célula.
    3. Adicionar um gráfico: passe o cursor sobre um gráfico e clique em Inserir gráfico Inserir gráfico.
    4. Adicionar uma tabela dinâmica: passe o cursor sobre uma tabela dinâmica e clique em Inserir tabela dinâmica Adicionar tabela.

Saiba mais

Usar a ferramenta Explorar no Apresentações Google:

Você não precisa migrar para outro app ou ter um software para adicionar e editar as imagens impactantes dos seus documentos e apresentações.

Adicionar e editar uma imagem:

  1. No Google Drive, abra o documento ou a apresentação.
  2. Arraste uma imagem do seu computador ou siga estas etapas:
    1. Clique em Inserir e depois Imagem e escolha a origem da imagem, como o Drive, o Fotos, a Web etc.
    2. Clique duas vezes na imagem que você quer adicionar.
  3. (Opcional) Para editar a imagem, clique na imagem e depois Opções de imagem ou Opções de formatação.
  4. Para fazer as alterações:
    • Escolha uma opção de cor diferente.
    • Ajuste a transparência, o brilho ou o contraste.
    • No Apresentações, adicione uma sombra projetada.
    • No Apresentações, adicione um reflexo.

    Para desfazer essas alterações, clique em Redefinir imagem Redefinir imagem.

Cortar uma imagem: 

  1. Clique na imagem para selecioná-la.
  2. Escolha uma opção:
    • Clique em Cortar e arraste a caixa para o local desejado.
    • No Apresentações, para cortar a imagem em uma formato específico, clique na seta para baixo "" ao lado de Cortar imagem e selecione uma forma.

    Para restaurar a imagem original, selecione a imagem e clique em Redefinir imagem Redefinir imagem.

Receber sugestões de imagens:

  1. Na parte inferior da apresentação ou do documento, clique em Explorar Explorar.
  2. Na janela Explorar, clique em Pesquisar e pesquise o texto relacionado à imagem desejada.
  3. Clique em Imagens, passe o cursor sobre uma imagem e clique em Adicionar .

Receber conteúdo sugerido para apresentações:

  1. No Apresentações, abra uma apresentação e clique em Explorar Abrir "Explorar".
  2. Na janela Explorar, ao lado de Pesquisar , digite a consulta e pressione Enter.
  3. Escolha uma opção:
    • Para abrir um resultado da Web, em Web, clique em um link.
    • Para adicionar uma imagem, clique em Imagens. Passe o cursor sobre uma imagem e clique em Adicionar .
    • Para abrir um arquivo do Drive, clique em Drive e em um arquivo.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar pesquisas e testes

Com o Formulários, você pode gerenciar inscrições em eventos, criar testes, analisar respostas e muito mais.

 

Próximas etapas

Quer aumentar sua produtividade rapidamente com o G Suite? Consulte a lista de verificação da semana 4.
 
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