Tercera semana: compartir archivos y colaborar con compañeros

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Colaborar con compañeros de trabajo compartiendo archivosPara empezar a compartir archivos y colaborar de forma eficaz con tus compañeros de trabajo, completa las tareas que se indican en este artículo.

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1. Gestionar archivos de Drive y de editores de Documentos

CasillaSubir archivos a Google Drive para acceder a ellos desde cualquier dispositivo

En Drive puedes almacenar cualquier archivo, como imágenes, dibujos o vídeos. Además, basta con que subas un archivo a Drive en un dispositivo para que esté disponible automáticamente en todos tus demás dispositivos. Hay tres formas de subir archivos a Drive.

Subir archivos a Drive en la Web

  1. Ve a Drive.
  2. Haz clic en Más Nuevo y luego Subir archivo o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
  3. Haz clic en Abrir.

Subir archivos desde dispositivos móviles

Nota: Si en algún momento desinstalas la aplicación, los archivos que tengas en Drive no se verán afectados; podrás seguir accediendo a ellos desde la versión web de Drive.

  1. En función de tu dispositivo, elige una de estas opciones:
    • Teléfono o tablet Android: toca Google Play Google Play.
    • Dispositivos iOS: toca App Store App Store de iOS.
  2. Busca e instala la aplicación Drive.
  3. Abre la aplicación que contiene el archivo que quieres subir, toca Compartir y, a continuación, toca Drive.

(Avanzado) Subir archivos a Drive desde un ordenador

Si quieres subir archivos desde tu ordenador, instala y utiliza File Stream de Drive

Nota: File Stream de Drive solo está disponible si tu administrador de G Suite ha activado este servicio en tu organización o en tu equipo.

Más información 

CasillaCrear archivos de Documentos mediante URLs de acceso directo

Puedes ahorrarte tener que crear archivos desde las páginas principales de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google si usas URLs de acceso directo.

En el navegador, introduce una de estas URL:

Documentos
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
Hojas de cálculo
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
Presentaciones
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
Formularios
  • forms.new
  • form.new

Se abrirá un archivo en blanco y podrás comenzar a editarlo directamente.

Más información

CasillaDestacar carpetas importantes con estrellas y códigos de colores

Destacar archivos y carpetas importantes

Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos en otro momento.

  1. Haz clic con el botón derecho en un archivo o en una carpeta.
  2. Selecciona Añadir a Destacados.
  3. (Opcional) En la barra lateral izquierda, haz clic en Destacados para ver todos tus archivos y carpetas destacados.

Codificar las carpetas de Drive con colores

Organiza tu unidad de Drive visualmente con carpetas de colores.

  1. Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieres cambiar.
  2. Haz clic en Cambiar color y elige el color que quieras. 

Más información 

CasillaGestionar versiones de archivos

Antes, es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Google Drive guarda todos tus borradores en un único archivo. De esta forma, puedes ver o restaurar versiones anteriores fácilmente.

Ver o recuperar versiones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

  1. En Drive, abre tu archivo.
  2. Haz clic en Archivo y luego Historial de versiones y luego Ver historial de versiones.
  3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
    • Los nombres de las personas que editaron el documento.
    • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
  4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

Descargar o recuperar versiones anteriores de archivos que no son de Google en Drive

  1. En Drive, haz clic en el archivo y, en la parte superior derecha, haz clic en Más Más y luego Gestionar versiones.
  2. Haz clic en Más Más y luego Descargar Descargar para descargar el archivo.
  3. (Opcional) Para restaurar otra versión, como la que has descargado antes, haz clic en Subir nueva versión, busca la versión del archivo y haz clic en Abrir.
  4. Haz clic en Cerrar.

Más información

CasillaAcceder a archivos sin conexión

Puedes seguir trabajando en Drive aunque te quedes sin conexión a Internet. Configura el acceso sin conexión para ver y editar tus archivos en cualquier momento.

Importante: Si no quieres que otras personas puedan ver tus archivos, configura el acceso sin conexión en dispositivos que solo tú utilices.

En la Web

Solo en el navegador Chrome

Configurar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

  1. Instala la extensión Documentos de Google sin conexión.
  2. En Drive, haz clic en Configuración Configuración y luego Configuración.
  3. En la sección Sin conexión, marca la casilla Crea archivos y abre y edita tus archivos recientes de Documentos de Google en este dispositivo sin conexión.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Haz clic con el botón derecho en un archivo y activa Disponible sin conexión.

En dispositivos móviles

Solo en el navegador Chrome

Configurar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

  1. En tu dispositivo Android o Apple® iOS®, abre Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Toca Menú  y luego Ajustes.
  3. Activa la opción Activar el acceso sin conexión a los archivos recientes.

En un ordenador

Configurar el acceso sin conexión a archivos PDF, de Microsoft® Office® y de otros tipos en tu ordenador:

  1. Haz clic en File Stream de Drive Drive File Stream y luego Abrir Google Drive Carpeta.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta a los que quieras acceder sin conexión.
  3. Haz clic en File Stream de Drive y luego Disponible sin conexión.
CasillaAdjuntar archivos de Drive en correos electrónicos y en eventos de calendarios

Adjuntar archivos de Drive en Gmail

  1. En Gmail, haz clic en Redactar.
  2. En la barra de herramientas de redacción, haz clic en Drive  y selecciona un archivo.
  3. Haz clic en Insertar.
  4. Cuando el mensaje esté listo, haz clic en Enviar.

Adjuntar archivos de Drive en eventos de Calendar

  1. Haz clic en el campo Añade una descripción o en Adjuntar archivo.
  2. Haz clic en Mi unidad o en Subir y selecciona el archivo.
  3. Haz clic en Seleccionar o en Subir. El archivo se adjuntará al evento.

Nota: Si tu administrador de G Suite no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.

Más información

2. Prácticas recomendadas a la hora de compartir

CasillaPersonalizar las opciones para compartir de archivos y carpetas

Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios y definir niveles de acceso

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. 
    • Importante: Si compartes el archivo con una dirección de correo que no pertenezca a una cuenta de Google, estos usuarios solo podrán verlo.
  4. Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige que quieres notificar a las personas.
    • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir archivos o carpetas con tu organización y definir niveles de acceso:

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Más información

CasillaSeleccionar hasta qué fecha se puede compartir un archivo
  1. Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en Compartir.
  3. Comparte el archivo con un usuario o selecciona el usuario al que quieras dar permiso temporal.
  4. Haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Dar acceso temporal.
  5. Junto a "El acceso caduca el", haz clic en el número de días para cambiar la fecha de caducidad. Elige una fecha que no supere el año desde la fecha actual.
  6. Haz clic en Guardar.

Más información

CasillaCompartir enlaces a archivos

Cuando compartes contenido en Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo.

Compartir la URL de un archivo desde el navegador:

Puedes copiar el enlace de un archivo directamente desde la barra de direcciones del navegador web. Luego, puedes pegarlo en un correo electrónico o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Nota: Recuerda comprobar los permisos antes de compartir archivos para asegurarte de que los usuarios con los que los compartas puedan acceder a ellos. 

Utilizar el botón Compartir

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share y luego Obtener enlace.
  3. En "Obtener enlace", haz clic en Cambiar a cualquier persona con el enlace.
  4. Para decidir qué pueden hacer los usuarios con tu enlace público cuando lo compartas, selecciona Lector, Comentador o Editor.
  5. Haz clic en Listo.
  6. Copia y pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión en una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos

Compartir un enlace:

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

 

CasillaCompartir un archivo desde la carpeta de una unidad compartida

Debes tener al menos acceso de colaborador

Al igual que en Drive, tienes distintas opciones para compartir archivos con personas que no sean miembros de la unidad compartida.

Nota: Las carpetas de las unidades compartidas no se pueden compartir. Además, es posible que tu organización limite tus opciones para compartir archivos. Para obtener más información, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Compartir archivos con usuarios o grupos

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. 
    • Importante: Si compartes el archivo con una dirección de correo que no pertenezca a una cuenta de Google, estos usuarios solo podrán verlo.
  4. Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige que quieres notificar a las personas.
    • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir un enlace:

Si quieres que todo el mundo pueda acceder a un archivo sin tener que gestionar los permisos de acceso en tu organización, puedes compartirlo mediante un enlace. Cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace podrá acceder al archivo. Si quieres, también puedes permitir que otros usuarios compartan el enlace con personas que no forman parte de tu organización.

  1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieras compartir.
  2. Arriba, haz clic en Compartir Compartir.
  3. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentarista o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  4. Haz clic en Copiar enlace.
  5. Haz clic en Listo.
  6. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

3. Crear archivos y colaborar en equipo

CasillaEditar documentos a la vez que otros miembros del equipo

Si has compartido un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, podrán trabajar en él varias personas al mismo tiempo. Verás los cambios de los usuarios a medida que se vayan haciendo y todos se guardarán automáticamente.

CasillaAñadir comentarios y asignar tareas
  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.
CasillaConfigurar las notificaciones de comentarios
  1. Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Haz clic en el icono  y luego Notificaciones.
  3. Elige las notificaciones que quieres recibir:
    • Todas: siempre que se hagan comentarios.
    • Solo del usuario: cuando otras personas respondan a tus comentarios o a comentarios a los que se te haya añadido.
    • Ninguna: nunca recibirás mensajes de correo electrónico cuando se comente ese archivo.

Más información

CasillaAñadir y revisar cambios sugeridos

Puedes proponer cambios directamente en documentos sin tener que editar el texto. Tus sugerencias no se aplicarán al documento hasta que uno de sus propietarios las apruebe. Para sugerir cambios, debes tener permiso para editar o comentar el documento.

1 En la esquina superior, comprueba que estás usando el modo Sugerencias, que también puede aparecer como Sugerir cambios.
2 Para sugerir un cambio, solo tienes que empezar a escribir donde creas que se debe introducir en el documento. Tus sugerencias se mostrarán en un nuevo color y el texto que marques para eliminar o reemplazar aparecerá tachado (pero no se eliminará hasta que el propietario del documento apruebe la sugerencia).
3

El propietario del documento recibirá un correo electrónico con tus sugerencias. Si hace clic en alguna de las sugerencias, podrá Aceptarla Marca de verificación o Rechazarla Cerrar.

Sugerir cambios

Más información

CasillaChatear en archivos de Documentos

También puedes colaborar en documentos, hojas de cálculo o presentaciones a través del chat. Si dos o más personas tienen tu archivo abierto, haz clic en Mostrar chat Mostrar chat para abrir un chat de grupo. Podrás recibir comentarios al instante sin tener que salir del archivo.

Más información

CasillaVer quién ha modificado archivos

Ver todos los cambios hechos en archivos o restaurar versiones anteriores

  1. En Google Drive, abre tu archivo.
  2. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona Archivo y luego Historial de versiones y luego Ver el historial de versiones.

    Nota: Necesitas acceso de Propietario o de Editor al archivo.

  3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás lo siguiente:
    • Los nombres de las personas que editaron el documento.
    • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya hecho esa persona aparecerán en ese color.
  4. (Opcional) Puedes restaurar versiones anteriores, ponerles un nombre o copiarlas; solo tienes que hacer lo siguiente:
    • Para convertir una versión anterior en la activa, selecciona Restaurar esta versión.
    • Para dar un nombre a una versión, haz clic en Más  y luego Poner nombre a esta versión
    • Para crear una copia de una versión anterior, haz clic en Más  y luego Hacer una copia.

Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido archivos

  1. En la parte superior derecha de Drive, haz clic en Ver detalles Icono de información.
  2. La pestaña Actividad se selecciona automáticamente y se muestra toda la actividad de Mi unidad. Para cada actividad, se muestran los datos siguientes:
    • La carpeta o el archivo al que afecta la actividad
    • El usuario que realizó el cambio
    • La fecha y hora de la actividad
    • Otros usuarios a los que ha afectado la actividad
  3. En Mi unidad, selecciona un elemento para ver sus detalles específicos.

Más información

CasillaUtilizar la herramienta Explorar de los editores de Documentos

Utilizar la herramienta Explorar con Documentos:

Busca y añade contenido sugerido en los documentos de Documentos de Google. El contenido sugerido está relacionado con el contenido del documento. También puedes buscar en tus documentos y en la Web desde un documento.

Utilizar temas sugeridos

  1. En la parte inferior de tu documento, haz clic en Explorar Explorar.

    A la derecha, verás sugerencias basadas en el contenido.

  2. Haz clic en un tema.
  3. Haz clic en los enlaces que sean relevantes para el tema.
  4. Copia el texto que desees del contenido sugerido y pégalo en el documento.

    Consejo: Para quitar cualquier formato de texto, selecciona el texto y haz clic en Formato y luego Borrar formato.

  5. En el documento, selecciona dónde quieres añadir la nota a pie de página. A continuación, en los resultados de Explorar, coloca el cursor sobre la fuente que has citado y haz clic en Citar Citar como nota al pie para añadir una nota a pie de página.

Utilizar la bibliografía relacionada

  1. En la parte inferior de tu documento, haz clic en Explorar Explorar.

    A la derecha, verás sugerencias basadas en tu contenido.

  2. (Opcional) Haz clic en un artículo de investigación relacionado para ver el contenido completo online.
  3. Coloca el cursor sobre un artículo de investigación y haz clic en Añadir  para añadir el texto y un pie de página.

Buscar temas

  1. En la parte inferior de tu documento, haz clic en Explorar Explorar.
  2. En el cuadro de búsqueda, introduce la información que sea pertinente para tu cita (libro, autor, título del artículo, etc.).
  3. Haz clic en los enlaces que sean relevantes para tu tema.
  4. Copia el texto que desees del contenido sugerido y pégalo en tu documento.

    Consejo: Para quitar cualquier formato de texto, selecciona el texto y haz clic en Formato y luego Borrar formato.

  5. En el documento, selecciona dónde quieres añadir la nota a pie de página. A continuación, en los resultados de Explorar, coloca el cursor sobre la fuente que has citado y haz clic en Citar Citar como nota al pie para añadir una nota a pie de página.

Más información

Utilizar la herramienta Explorar con Hojas de cálculo:

Si las hojas de cálculo tienen demasiados datos, puede ser difícil interpretarlas. Haz clic en el botón Explorar de Hojas de cálculo para generar resúmenes y gráficos a partir de tus datos.

Empezar a explorar datos

  1. En Hojas de cálculo, abre una hoja de cálculo que contenga datos.
  2. Selecciona un intervalo de celdas, columnas o filas. De lo contrario, se tomarán los datos de la celda donde tengas situado el cursor.
  3. En la parte inferior, haz clic en Explorar Abrir Explorar.
  4. Según los datos de la hoja, puedes hacer lo siguiente:
    1. Ver en qué datos se basa un gráfico: coloca el cursor sobre él para resaltar los datos de la hoja de cálculo.
    2. Hacer preguntas sobre tus datos: escribe una consulta o elige una de las preguntas sugeridas. Si la respuesta incluye una fórmula, puedes arrastrarla a una celda para añadirla a ella.
    3. Añadir un gráfico: coloca el cursor sobre él y haz clic en Insertar gráfico Insertar gráfico.
    4. Añadir una tabla dinámica: coloca el cursor sobre una tabla de este tipo y haz clic en Insertar tabla dinámica Añadir tabla.

Más información

Utilizar la herramienta Explorar con Presentaciones:

Para añadir y editar fantásticas imágenes en tus documentos y presentaciones; no necesitas utilizar otra aplicación ni tener software adicional.

Añadir y editar imágenes

  1. En Google Drive, abre tu documento o presentación.
  2. Arrastra una imagen desde el ordenador, o haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Insertar y luego Imagen y elige la procedencia de la imagen (Drive, Fotos, la Web, etc.).
    2. Haz doble clic en la imagen que quieres añadir.
  3. (Opcional) Para editar la imagen, haz clic en la imagen y luego Opciones de imagen u Opciones de formato.
  4. Haz los cambios que quieras.
    • Elige una opción de color diferente.
    • Ajusta la transparencia, el brillo o el contraste.
    • En Presentaciones, añade una sombra paralela.
    • En Presentaciones, añade un reflejo.

    Para deshacer estos cambios, haz clic en Restablecer imagen Restablecer imagen.

Recortar imágenes 

  1. Haz clic en la imagen para seleccionarla.
  2. Elige una opción:
    • Haz clic en Recortar  y arrastra el cuadro a la posición que quieras.
    • En Presentaciones, haz clic en la flecha Abajo  situada junto a Recortar  y selecciona una forma para recortar tu imagen con esa forma.

    Para deshacer todos los cambios, selecciona la imagen y haz clic en Restablecer imagen Restablecer imagen.

Recibir sugerencias sobre imágenes

  1. En la parte inferior de tu presentación o documento, haz clic en Explorar Explorar.
  2. En la ventana Explorar, haz clic en Búsqueda  y busca texto relacionado con la imagen que necesites.
  3. Haz clic en Imágenes, coloca el cursor sobre una imagen y haz clic en Añadir .

Recibir sugerencias sobre contenido para presentaciones

  1. En Presentaciones, abre una presentación y haz clic en Explorar Abrir Explorar.
  2. En la ventana Explorar, junto a Buscar , escribe tu consulta y pulsa Intro.
  3. Elige una opción:
    • Para abrir un resultado web, en Web, haz clic en un enlace.
    • Para añadir una imagen, haz clic en Imágenes. Coloca el cursor sobre una imagen y haz clic en Añadir .
    • Para abrir un archivo de Drive, haz clic en Drive y selecciona un archivo.

Más información

CasillaCrear encuestas y cuestionarios

Con Formularios, puedes gestionar el registro de asistentes a eventos, crear cuestionarios, analizar respuestas, y mucho más.

 

Pasos siguientes

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