Tercera semana: compartir archivos y colaborar con compañeros

Completa esta lista de comprobación para dominar el almacenamiento en la nube y la colaboración

• Gestionar tus archivos de Drive y de los editores de Documentos
• Prácticas recomendadas a la hora de compartir
• Colaborar en archivos con un equipo

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Gestionar tus archivos de Drive y de los editores de Documentos

Subir archivos a Google Drive para acceder a ellos desde cualquier dispositivo

En Drive puedes almacenar cualquier archivo, como imágenes, dibujos o vídeos. Además, basta con que subas un archivo a Drive en un dispositivo para que esté disponible automáticamente en todos tus demás dispositivos. Hay tres formas de subir archivos a Drive.

Subir archivos a Drive en la Web

Si usas un ordenador, puedes subir archivos a carpetas privadas o compartidas desde drive.google.com o desde el propio ordenador.

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo   Subir archivo o Subir carpeta.
3. Elige el archivo o la carpeta que quieras subir.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

Subir archivos desde dispositivos móviles

1. En función de tu dispositivo, elige una de estas opciones:
   • Teléfono o tablet Android: toca Google Play .
   • Dispositivos iOS: toca App Store .
2. Busca e instala la aplicación Drive.
3. Abre la aplicación que contiene el archivo que quieres subir, toca Compartir y, a continuación, toca Drive.

Nota: Si en algún momento desinstalas la aplicación, los archivos que tengas en Drive no se verán afectados y podrás seguir accediendo a ellos desde la versión web de Drive.

(Avanzado) Subir archivos a Drive desde tu ordenador

Si quieres subir archivos desde tu ordenador, instala y utiliza Google Drive para ordenadores.

Nota: Drive para ordenadores solo está disponible si tu administrador lo ha activado en tu organización o en tu equipo.

Empieza a usar Drive para ordenadores

Crear archivos de Documentos mediante URLs de acceso directo

Puedes ahorrarte tener que crear archivos desde las páginas principales de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google si usas URLs de acceso directo.

En el navegador, introduce una de estas URL:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Se abrirá un archivo en blanco y podrás comenzar a editarlo directamente.

Se abrirá un archivo en blanco y podrás empezar a añadir tu contenido.

Destacar carpetas importantes con estrellas y códigos de colores

Destacar archivos y carpetas importantes

1. Haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta.
2. Selecciona OrganizarAñadir a Destacados.
3. (Opcional) En la barra lateral izquierda, haz clic en Destacados para ver todos tus archivos y carpetas destacados.

Aplicar un código de color a una carpeta de Drive

Organiza tu unidad de Drive visualmente con carpetas de colores.

1. Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieres cambiar.
2. Haz clic en Cambiar color y elige el color que quieras. 

Gestionar versiones de archivos

Antes es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Drive guarda todos tus borradores en un único archivo, por lo que puedes ver o recuperar versiones anteriores fácilmente.

Ver o recuperar versiones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

1. En Drive, abre tu archivo.
2. Haz clic en Archivo  Historial de versiones  Ver historial de versiones.
3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
   • Los nombres de las personas que editaron el documento.
   • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

Subir a Drive una versión nueva de un archivo cuyo formato no es de Google

En el caso de los archivos que no sean de Google, como los PDFs, puedes subir nuevas versiones a Drive desde tu ordenador:

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Más   Gestionar versiones  Subir nueva versión.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

Acceder a archivos sin conexión

Puedes seguir trabajando en Drive aunque te quedes sin conexión a Internet. Configura el acceso sin conexión para ver y editar tus archivos en el momento que quieras. Puedes trabajar sin conexión en los siguientes productos:

• Documentos de Google
• Hojas de cálculo de Google
• Presentaciones de Google

Importante: Por motivos de seguridad, y para evitar accesos no deseados a tus archivos, configura el acceso sin conexión solo en tus dispositivos y no en dispositivos públicos.

Configura el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Solo navegadores Chrome y Microsoft Edge

1. Instala la extensión Documentos de Google sin conexión.
2. En Drive, haz clic en Configuración  Configuración.
3. En la sección Sin conexión, marca la casilla Crea archivos y abre y edita tus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión.
4. Haz clic en Listo.
5. Haz clic con el botón derecho en un archivo y activa Disponible sin conexión.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive 

Adjuntar archivos de Drive en correos electrónicos y en eventos de calendarios

Adjuntar archivos de Drive a un correo

Enviar un archivo adjunto de Google Drive

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Redactar.
3. En la parte inferior del mensaje, haz clic en Insertar archivos con Drive .
4. Selecciona los archivos que quieras adjuntar.
5. En la parte inferior de la página, elige cómo quieres enviar el archivo:
   • Enlace de Drive: sirve para cualquier archivo almacenado en Drive, incluidos los que hayas creado con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
   • Archivo adjunto: solo sirve para los archivos que no se hayan creado con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones ni Formularios de Google.
6. Haz clic en Insertar.

Adjuntar archivos de Drive en eventos de Calendar

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Crea un evento o edita uno que ya tengas.
3. Si creas un evento nuevo, haz clic en Más opciones.
4. En la parte inferior del cuadro de descripción, haz clic en Añadir archivo adjunto .
5. Elige un archivo de tu Google Drive. Para adjuntar un archivo desde el ordenador, haz clic en Subir.
6. Cuando termines, haz clic en Seleccionar o en Subir.

Nota: Si tu administrador no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.

Prácticas recomendadas a la hora de compartir

Personalizar las opciones para compartir de archivos y carpetas

Compartir archivos o carpetas con determinadas personas y definir niveles de acceso

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
3. Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
4. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
5. Si tu cuenta cumple los requisitos, puedes añadir una fecha de caducidad al acceso.
6. Decide si quieres notificar a los usuarios.
   • Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a Notificar a los usuarios. Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo.
   • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

Seleccionar hasta qué fecha se puede compartir un archivo

1. Abre un archivo en Google Drive.
2. Haz clic en Compartir.
3. Busca el usuario y, junto al nombre del usuario, haz clic en la flecha hacia abajo Añadir caducidad.
4. Para aceptar la fecha de vencimiento de 30 días, haz clic en Enviar.
5. Si quieres cambiar la fecha de vencimiento predeterminada, en El acceso caduca el, haz clic en Editar y selecciona una fecha de vencimiento en el calendario.
6. (Opcional) Para quitar la caducidad, haz clic en Quitar la caducidad.
7. Haz clic en ListoEnviar.

Permitir el acceso general a un archivo

Puedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
3. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Elige quién puede acceder al archivo.

5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
   • Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas
6. Haz clic en Hecho.

Compartir archivos con un equipo mediante unidades compartidas

Las unidades compartidas son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. A diferencia de los archivos de Mi unidad, los de una unidad compartida pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Incluso si algún miembro deja la unidad, los archivos permanecen en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Estos son algunos de los usos más habituales de las unidades compartidas:

• Proyectos: casos en los que distintas personas van a colaborar en un mismo proyecto.
• Eventos: casos en los que distintas personas van a trabajar durante un periodo de tiempo determinado en un evento o en una entrega.
• Plantillas: para compartir archivos que se pueden copiar y reutilizar.
• Archivos de toda la organización: para compartir archivos a los que todos los usuarios necesitan acceder, como archivos de recursos de formación.
• Archivos sensibles: para almacenar archivos extremadamente sensibles a los que se quiere añadir un nivel extra de seguridad para limitar el acceso.

Empezar a utilizar unidades compartidas

Colaborar en archivos con un equipo

Editar documentos a la vez que otros miembros del equipo

Si has compartido un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, podrán trabajar en él varias personas al mismo tiempo. Verás los cambios de los usuarios a medida que se vayan haciendo y todos se guardarán automáticamente.

Añadir comentarios y asignar tareas

Añadir un comentario

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Resalta el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que quieras comentar.
3. Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario  en la barra de herramientas.
4. Escribe tu comentario.
5. Haz clic en Comentar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Asigna una tarea

Puedes utilizar los comentarios para asignar tareas con tu cuenta del trabajo o de tu centro educativo. Puedes asignar un comentario a un compañero de trabajo y, si alguien te asigna una tarea, puedes marcarla como completada.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Configurar las notificaciones de comentarios

Puedes cambiar la frecuencia con la que recibes notificaciones por correo electrónico de comentarios realizados en Documentos, Dibujos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. En Documentos y Hojas de cálculo de Google, también puedes modificar los ajustes de las notificaciones de cambios. Además, puedes elegir si quieres recibir notificaciones por correo electrónico o en el navegador.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Añadir y revisar cambios sugeridos

Puedes proponer cambios directamente en documentos sin tener que editar el texto. Tus sugerencias no se aplicarán al documento hasta que uno de sus propietarios las apruebe. Para sugerir cambios, debes tener permiso para editar o comentar el documento.

	En la esquina superior, comprueba que estás usando el modo Sugerencias, que también puede aparecer como .
	Para sugerir un cambio, solo tienes que empezar a escribir donde creas que se debe introducir en el documento. Tus sugerencias se mostrarán en un nuevo color y el texto que marques para eliminar o reemplazar aparecerá tachado (pero no se eliminará hasta que el propietario del documento apruebe la sugerencia).
	El propietario del documento recibirá un correo electrónico con tus sugerencias. Si hace clic en alguna de las sugerencias, podrá Aceptarla  o Rechazarla .

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Chatear en archivos de Documentos

Si estás trabajando en un archivo que también han abierto otras personas, puedes colaborar con ellas directamente abriendo un chat de grupo. Chatea en documentos, hojas de cálculo o presentaciones. Conoce la opinión de tus compañeros al instante sin salir del archivo.

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Mostrar chat . Esta función no está disponible si eres la única persona que está viendo el archivo.
   1. Nota: Si hay muchos colaboradores en el archivo, en la parte superior derecha, a la derecha de los avatares, aparecerá un círculo azul que muestra el número de colaboradores adicionales. Haz clic en el círculo azul Unirme al chat .
3. Escribe un mensaje en el cuadro del chat.
4. Cuando termines, haz clic en Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana del chat.

Nota: En los chats de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google, se incluyen a todos los usuarios que estén viendo el archivo. Los chats no se guardan.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Ver quién ha modificado archivos

Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido un archivo

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
2. A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Información .
4. Para acceder a los cambios recientes, haz clic en Actividad.
5. Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta específicos, haz clic en ellos.
6. Para ver los cambios recientes, desplázate hacia abajo en la parte derecha.

Ver o recuperar una versión anterior

1. En Drive, abre tu archivo.
2. Haz clic en Archivo  Historial de versiones  Ver historial de versiones.
3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
   • Los nombres de las personas que editaron el documento.
   • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

Crear encuestas y cuestionarios

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