Woche 3: Dateien freigeben und gemeinsam mit anderen bearbeiten

Gehen Sie diese Checkliste für Cloud-Speicher und Zusammenarbeit durch:

• Dateien aus Google Drive und den Google Docs-Editoren verwalten
• Best Practices für das Freigeben von Inhalten
• Im Team gemeinsam an Dateien arbeiten

Alle maximieren  |  Alle minimieren

Dateien aus Google Drive und den Google Docs-Editoren verwalten

Dateien in Google Drive hochladen, um von jedem Gerät aus darauf zugreifen zu können

In Google Drive können Sie Dateien aller Art speichern. Speichern Sie die Datei einfach über ein beliebiges Gerät. Sie ist dann automatisch auf Ihren anderen Geräten verfügbar. Es gibt drei Möglichkeiten, Dateien in Google Drive hochzuladen.

Dateien über den Browser in Google Drive hochladen

Auf dem Computer können Sie Dateien über drive.google.com oder direkt vom Desktop in private oder freigegebene Ordner hochladen.

1. Öffnen Sie drive.google.com auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf Neu  Dateien hochladen oder Ordner hochladen.
3. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie hochladen möchten.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Dateien über ein Mobilgerät hochladen

1. Wählen Sie die passende Option für Ihr Gerät aus:
   • Android-Smartphone oder -Tablet: Tippen Sie auf "Google Play" .
   • iOS-Geräte: Tippen Sie auf "App Store" .
2. Suchen und installieren Sie die Google Drive App.
3. Öffnen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, in ihrer App, tippen Sie auf Freigeben und dann auf Google Drive.

Hinweis: Wenn Sie die App irgendwann deinstallieren, hat das keine Auswirkungen auf Ihre Drive-Dateien. Über die Webversion von Google Drive können Sie weiter auf die Dateien zugreifen.

(Erweitert) Dateien über Ihren Computer in Google Drive hochladen

Wenn Sie Dateien über Ihren Computer hochladen möchten, sollten Sie Google Drive für den Desktop installieren und verwenden.

Drive for Desktop ist nur verfügbar, wenn Ihr Administrator den Dienst für Ihre Organisation oder Ihr Team aktiviert. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Einstieg in Drive for Desktop.

Neue Google Docs-, Sheets-, Präsentationen-, Vids- oder Formulare-Dateien per URL-Verknüpfung erstellen

Geben Sie im Browser eine der folgenden URLs ein:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new .
• forms.new

Daraufhin öffnet sich eine leere Datei und Sie können sofort mit dem Bearbeiten beginnen.

Wichtige Ordner mit dem Sternsymbol markieren und/oder farblich hervorheben

Wichtige Dateien und Ordner markieren

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner.
2. Wählen Sie OrganisierenZu „Markiert“ hinzufügen aus.
3. Optional: Klicken Sie links auf Markiert, um sich alle markierten Dateien und Ordner anzeigen zu lassen.

Drive-Ordner farblich hervorheben

Sie können Ihre Dateien in Google Drive in farbigen Ordnern sortieren.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
2. Klicken Sie auf Farbe ändern und wählen Sie eine Farbe aus. 

Dateiversionen verwalten

Bisher mussten Sie Dateiversionen einzeln speichern, falls Sie später darauf zugreifen oder eine frühere Version wiederherstellen wollten. In Google Drive werden alle Versionen eines Entwurfs in einer Datei gespeichert, in der Sie frühere Versionen ganz einfach aufrufen oder wiederherstellen können.

Ältere Version von Google Docs, Sheets und Präsentationen aufrufen oder wiederherstellen

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Datei  Versionsverlauf Versionsverlauf ansehen.
3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
   • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
   • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

So laden Sie eine neue Version einer Drittanbieterdatei in Google Drive hoch:

Sie können Dateien, die keine Google-Dateien sind, z. B. PDF-Dateien, von Ihrem Computer in Google Drive hochladen:

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ersetzen möchten.
3. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü  Versionen verwalten Neue Version hochladen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Offline auf Dateien zugreifen

Sie können Ihre Dateien in Google Drive auch ohne Internetverbindung jederzeit öffnen und bearbeiten. Hierfür müssen Sie einfach den Offlinezugriff einrichten. Sie können offline arbeiten in:

• Google Docs
• Google Sheets
• Google Präsentationen

Wichtig: Aus Sicherheitsgründen und um unbeabsichtigten Zugriff auf Ihre Dateien zu verhindern, sollten Sie den Offlinezugriff nur auf Ihren eigenen Geräten und nicht auf öffentlichen Geräten einrichten.

So richten Sie den Offlinezugriff für Google Docs, Google Sheets und Google Präsentationen ein:

Nur Google Chrome- und Microsoft Edge-Browser

1. Installieren Sie die Erweiterung Google Docs Offline.
2. Klicken Sie in Google Drive auf „Einstellungen“   Einstellungen.
3. Klicken Sie im Abschnitt Offline auf das Kästchen neben Vor Kurzem verwendete Dateien aus Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen auf diesem Gerät erstellen, öffnen und bearbeiten, während ich offline bin.
4. Klicken Sie auf Fertig.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und aktivieren Sie die Option Offline verfügbar.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe. 

Google Drive-Dateien an E-Mails und Kalendertermine anhängen

Drive-Dateien an E-Mails anhängen

Dateien aus Google Drive als Anhang senden

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf Schreiben.
3. Klicken Sie unten in der Nachricht auf „Dateien über Google Drive einfügen“ .
4. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie anhängen möchten.
5. Wählen Sie unten auf der Seite aus, wie Sie die Datei senden möchten:
   • Als Google Drive-Link: Diese Option ist für alle Dateien vorgesehen, die in Google Drive gespeichert sind, einschließlich Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare erstellt wurden.
   • Als Anhang: Diese Option ist ausschließlich für Dateien vorgesehen, die nicht mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare erstellt wurden.
6. Klicken Sie auf Einfügen.

Google Drive-Dateien an Kalendertermine anhängen

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Termin.
3. Wenn Sie einen Termin erstellen, klicken Sie auf Weitere Optionen.
4. Klicken Sie unten im Beschreibungsfeld auf „Google Drive-Anhang hinzufügen“ .
5. Wählen Sie eine Datei aus, die sich bereits in Ihrer Google Drive-Ablage befindet. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer anhängen möchten, klicken Sie auf Hochladen.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf Auswählen oder Hochladen.

Hinweis: Wenn Ihr Administrator festgelegt hat, dass Google Drive-Dateien nicht außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden dürfen, können Sie stattdessen Anhänge mit Ihrer Gmail-Nachricht senden.

Drive-Dateien mit Gemini

zusammenfassen

Sie können diese Funktion nur verwenden, wenn sie von Ihrer Organisation unterstützt wird. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

 

1. On your computer, go to drive.google.com.
2. At the top, click Ask Gemini .
3. In the side panel, create a prompt, insert @, and then select the file. For example, Summarize the key points in @Sales Team Meeting Notes.
4. Press Enter.
   Gemini displays the summary of your file or document.

After receiving a response:

• Show the whole summary of the suggested content: Click View more .
• View which files and documents were used to generate the response: Click Sources.
• Generate new text: Click Retry .

Best Practices für das Freigeben von Inhalten

Freigabeeinstellungen für Dateien und Ordner anpassen

Bestimmten Personen Zugriff auf Dateien oder Ordner gewähren und Zugriffsebenen festlegen

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Symbol „Freigeben“ .
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
4. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
5. Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff hinzufügen.
6. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
   • Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Element für sie freigegeben haben, setzen Sie das Häkchen für „Personen benachrichtigen“. Wenn die Option aktiviert ist, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
   • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
7. Klicken Sie auf Senden oder Freigeben.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Ablaufdatum für eine Freigabe auswählen

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Freigeben.
3. Suchen Sie den Nutzer und klicken Sie neben seinem Namen auf den Abwärtspfeil Ablaufdatum hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Senden, um das Ablaufdatum von 30 Tagen zu akzeptieren.
5. Wenn Sie das Standardablaufdatum ändern möchten, klicken Sie unter Zugriff endet am auf „Bearbeiten“ und wählen Sie das Ablaufdatum im Kalender aus.
6. (Optional): Klicken Sie auf Ablaufdatum entfernen, um das Ablaufdatum zu entfernen.
7. Klicken Sie auf FertigSenden.

Allgemeinen Zugriff auf eine Datei erlauben

Sie können festlegen, ob Ihre Datei für alle Nutzer oder nur für solche mit entsprechender Zugriffsberechtigung zugänglich ist. Wenn Sie den Zugriff für alle Nutzer erlauben, für die der Link verfügbar ist, gilt für Ihren Ordner keine Zugriffsbeschränkung.

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
3. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Abwärtspfeil .
4. Wählen Sie aus, wer auf die Datei zugreifen kann.

5. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
   • Hier finden Sie Informationen zu den verschiedenen Rollen.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Dateien über geteilte Ablagen für ein Team freigeben

Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern, danach suchen und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können. Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Selbst wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können vom Team weiterhin bearbeitet werden.

Geteilte Ablagen werden häufig für Folgendes verwendet:

• Projekte: für alle, die an einem Projekt arbeiten.
• Veranstaltungen/Termine: für alle, die in einem bestimmten Zeitraum für eine Veranstaltung oder einen Termin zuständig sind.
• Vorlagen: für Dateien, die kopiert und wiederverwendet werden können.
• Unternehmensweite Dateien: für Dateien, die alle Mitarbeiter im Unternehmen benötigen, z. B. Schulungsunterlagen.
• Vertrauliche Dateien: für Dateien mit vertraulichem Inhalt, die sich zusätzlich mit besonderen Zugriffsrichtlinien schützen lassen.

Einstieg in geteilte Ablagen

Im Team gemeinsam an Dateien arbeiten

Dokumente gleichzeitig mit Ihrem Team bearbeiten

Sobald eine Datei in Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen freigegeben wurde, können mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Änderungen lassen sich so in Echtzeit beobachten und werden automatisch gespeichert.

Kommentare hinzufügen und Aufgaben zuweisen

Kommentar hinzufügen

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle, eine Präsentation oder ein Video.
2. Markieren Sie die Textstellen, Bilder, Zellen, Folien oder Szenen, die Sie kommentieren möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Kommentar hinzufügen“ .
4. Geben Sie Ihren Kommentar ein.
5. Klicken Sie auf Kommentieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

Aufgabe zuweisen

Mithilfe von Kommentaren können Sie über das Konto Ihrer Arbeitsstelle oder Bildungseinrichtung anderen Nutzern Aufgaben zuweisen. Sie können Kollegen einen Kommentar zuweisen. Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, können Sie sie als erledigt markieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Google Docs-Editoren.

Kommentarbenachrichtigungen einrichten

Sie können festlegen, wie oft Sie per E-Mail über Kommentare in Google Docs, Google Zeichnungen, Google Sheets oder Google Präsentationen benachrichtigt werden. In Google Docs und Google Sheets können Sie auch die Einstellungen für Benachrichtigungen bei Bearbeitungen ändern. Sie können festzulegen, ob Benachrichtigungen per E-Mail oder über Ihren Browser gesendet werden sollen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Google Docs-Editoren.

E-Mails an Mitbearbeiter senden

Wenn Sie eine Datei in Google Drive öffnen, können Sie Mitbearbeitern direkt über das Feld „Teilen“ eine E-Mail senden.

Hinweis: Diese Funktion ist in allen Google Workspace-Produkten verfügbar, in denen die Schaltfläche „Teilen“ verwendet wird, mit Ausnahme von Google Formulare und Sites.

1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive und klicken Sie auf Freigeben.
   Wenn Sie die Datei noch nicht freigegeben haben, lesen Sie den Hilfeartikel Best Practices für die Freigabe.
2. Klicken Sie im angezeigten Freigabefeld auf „E-Mail“ und geben Sie eine Nachricht ein.
3. Klicken Sie auf Senden.

Änderungsvorschläge hinzufügen und prüfen

Änderungen lassen sich direkt in einem Dokument vorschlagen. Der Originaltext bleibt solange von Ihrem Vorschlag unberührt, bis der Eigentümer des Dokuments die Änderung annimmt. Um Änderungen vorschlagen zu dürfen, benötigen Sie die Berechtigung zum Bearbeiten oder Kommentieren.

	Der Vorschlagsmodus muss aktiv sein. Sie erkennen dies in der oberen Ecke an der Anzeige Vorschlagen oder .
	Wenn Sie eine Änderung vorschlagen möchten, geben Sie Ihren Änderungswunsch einfach an der betreffenden Stelle ein. Ihr vorgeschlagener Text wird in einer anderen Farbe dargestellt. Text, den Sie löschen oder ersetzen möchten, wird durchgestrichen dargestellt, aber erst dann tatsächlich gelöscht, wenn der Eigentümer des Dokuments Ihren Änderungsvorschlag annimmt.
	Der Eigentümer des Dokuments erhält eine E-Mail mit Ihrem Vorschlag. Wenn er einen Vorschlag anklickt, kann er jeweils zwischen  "Annehmen" und  "Ablehnen" wählen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

In Google Docs-Dateien chatten

Wenn Sie an einer Datei arbeiten, die mehrere Personen geöffnet haben, können Sie direkt über einen Gruppenchat mit ihnen zusammenarbeiten. Sie können in Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen chatten. So können Sie sofort Feedback einholen, ohne die Datei verlassen zu müssen.

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Chat anzeigen“ . Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie nicht die einzige Person sind, die sich gerade diese Datei ansieht.
   1. Tipp: Wenn die Datei viele Mitbearbeiter enthält, wird rechts oben neben dem Avatar ein blauer Kreis mit der Anzahl der weiteren Mitbearbeiter angezeigt. Klicken Sie auf den blauen Kreis „Chat beitreten“ .
3. Geben Sie Ihre Nachricht in das Chatfeld ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts im Chatfenster auf "Schließen"

Hinweis: Jeder, der sich gerade die Datei ansieht, kann an Chats in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen teilnehmen. Die Chats werden nicht gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

Sehen, wer eine Datei geändert hat

Ansehen, wer eine Datei kommentiert, bearbeitet, verschoben oder freigegeben hat

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie links auf Meine Ablage.
3. Klicken Sie rechts oben auf „Info“ .
4. Wählen Sie eine Option aus.
   • Um die letzten Änderungen zu sehen, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
     1. Klicken Sie auf Aktivitäten.
     2. Scrollen Sie rechts nach unten.
   • Wenn Sie die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner ansehen möchten, klicken Sie auf die Datei oder den Ordner.

Eine frühere Version aufrufen oder wiederherstellen

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Datei  Versionsverlauf Versionsverlauf ansehen.
3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
   • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
   • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Umfragen und Quizze erstellen

Mit Google Formulare können Sie z. B. Anmeldungen für Veranstaltungen verwalten, Quizze erstellen und Antworten analysieren.

Einstieg in Google Formulare

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