Maintenant que vous connaissez les principes de base, découvrez comment...
- Utiliser le bon canal de communication
- Découvrir d'autres façons de gérer votre messagerie
- Personnaliser les événements d'agenda pour les entreprises ou établissements d'enseignement
Ces instructions ne s'appliquent qu'aux ordinateurs.
Utiliser le bon canal de communication
Choisissez le canal de communication adapté à votre audience et à votre message.
Communiquer avec des personnes :
- Message de chat privé : si vous avez une question brève ou urgente, envoyez un message Google Chat.
- E-mail : si vous avez besoin de discuter d'un sujet plus complexe ou non urgent, envoyez un e-mail à l'aide de Gmail.
Communiquer avec des groupes d'utilisateurs :
- Groupe de contacts : pour les groupes temporaires, comme une équipe ou un projet à court terme, vous pouvez créer des groupes de contacts, utilisables à la fois dans les e-mails et les chats. Vous ne pouvez pas partager directement votre groupe de contacts avec d'autres personnes. Toutefois, si vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts, d'autres personnes peuvent répondre à tous les membres de votre groupe ou copier votre liste d'adresses.
-
Listes de diffusion Groupes : facilitez la communication en créant une liste de diffusion Google Groupes pour chaque équipe. Au lieu de rédiger un e-mail pour chaque personne, envoyez des comptes rendus et partagez simultanément diverses ressources (par exemple, vos agendas d'équipe et documents Drive) via l'adresse e-mail du groupe.
Remarque : Si votre administrateur n'a pas activé Groupes pour votre organisation, vous pouvez utiliser des groupes de contacts à la place.
Envoyer un message privé à un utilisateur
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
.
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
- Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
.
Démarrer une conversation de groupe
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message
cliquez sur Envoyer
- Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Cliquez sur OK
.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
cliquez sur Envoyer Modifier la position du panneau Chat dans Gmail
Vous pouvez déplacer le panneau Discussions vers la droite ou la gauche de votre boîte de réception Gmail.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- En haut de la page, cliquez sur Chat et Meet.
- À côté de Emplacement des discussions, sélectionnez À gauche de la boîte de réception ou À droite de la boîte de réception.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- En haut de la page, cliquez sur votre statut.
- Sélectionnez Ne pas déranger.
- Pour définir la durée souhaitée, sélectionnez-la dans la liste ou cliquez sur "Jusqu'à une heure précise".
- Cliquez sur Définir.
Conseil : Les notifications sont automatiquement réactivées à l'expiration du délai indiqué. Pour réactiver les notifications avant ce délai, cliquez sur votre statut Ne pas déranger
Désactiver "Ne pas déranger".
- Connectez-vous à Google Groupes.
- En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
-
Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.
Si vous souhaitez contacter rapidement le même groupe de personnes par e-mail, vous pouvez créer et enregistrer un groupe de contacts. Lorsque vous voudrez envoyer un e-mail à cet ensemble de contacts, il vous suffira de saisir le nom du groupe comme destinataire de l'e-mail.
Vous pouvez également créer un groupe de contacts si votre administrateur n'active pas Groupes pour votre organisation.
Création d'un groupe de contacts
- Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
- Cliquez sur À, Cc ou Cci.
- Recherchez les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe et cochez les cases associées à leur nom.
- Cliquez sur Gérer les libellés
Créer un libellé.
- Attribuez un nom au libellé.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Insérer pour ajouter les contacts au message que vous rédigez.
Envoyer un e-mail à un groupe de contacts
- Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
- À côté de À, saisissez un nom pour le libellé du groupe.
- Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.
Découvrir d'autres façons de gérer votre messagerie
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Pointez sur l'e-mail concerné.
- Sur la droite, cliquez sur Mettre en attente
.
- Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez recevoir à nouveau ce message.
Pour mettre en attente plusieurs messages, sélectionnez-les. En haut, cliquez sur Mettre en attente 
Si vous participez à une conversation Gmail qui ne vous concerne plus, ignorez-la. Cela vous évitera de recevoir de nouveaux messages dans votre boîte de réception et vous pourrez ainsi vous concentrer sur les messages importants.
- Ouvrez Gmail
sur votre ordinateur.
- En haut à gauche, cliquez sur
Nouveau message.
- Rédigez votre message.
- En bas à gauche, à côté de l'option "Envoyer", cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Cliquez sur Programmer l'envoi.
sur votre ordinateur.
.Remarque : Vous pouvez programmer jusqu'à 100 e-mails.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Ouvrez la conversation que vous souhaitez transférer.
- En haut de la conversation, cliquez sur Plus
Tout transférer.
- Ajoutez des destinataires dans le champ À.
- Saisissez tout contenu supplémentaire pour le message.
- En bas, cliquez sur Envoyer.
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Faites défiler la page jusqu'à la section Envoyer et archiver, puis sélectionnez l'option Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Ouvrez un e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre.
- Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer
.
.Personnaliser les événements d'agenda pour les entreprises ou établissements d'enseignement
Le bloc de créneaux horaires s'affiche comme un seul et même événement dans votre agenda, et un symbole représentant une grille 
Créer un événement à partir d'un e-mail
- Dans Gmail, ouvrez l'e-mail souhaité.
- En haut de la page, cliquez sur Plus
- Ajoutez les informations sur le nouvel événement, puis cliquez sur Enregistrer.
Voir les événements automatiques créés à partir d'e-mails
Certains e-mails sont automatiquement ajoutés à votre agenda, tels que les confirmations de vols et les réservations au restaurant.
Désactiver les événements automatiques
Si vous ne souhaitez pas que des événements Gmail figurent dans votre agenda, vous pouvez les supprimer ou modifier vos paramètres afin d'empêcher leur ajout automatique.
- Ouvrez Agenda et accédez à Paramètres
- Faites défiler la page vers Événements ajoutés à partir de Gmail.
- Dans le champ Visibilité des événements Gmail, sélectionnez une option :
- Visibilité par défaut : toute personne autorisée à consulter le détail des événements de votre agenda peut voir le nom et l'heure des événements ajoutés à partir de Gmail. Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier vos événements ont accès aux autres informations, telles que les numéros de confirmation, l'état des vols ou les numéros de téléphone.
Remarque : Si vous partagez votre agenda en mode Public, tous les internautes pourront également voir les événements ajoutés à partir de Gmail.- Privé : seuls les utilisateurs autorisés à apporter des modifications dans votre agenda peuvent afficher les détails de vos événements. Pour les personnes autorisées à consulter votre agenda, mais pas à le modifier, les événements portent la mention "Occupé".
- Seulement moi : vous seul pouvez voir les événements de votre agenda.
- (Facultatif) Pour désactiver cette fonctionnalité, désélectionnez l'option Ajouter automatiquement dans mon agenda les événements issus de Gmail.
Parfois, vous devrez peut-être planifier un événement couvrant le même sujet qu'un événement passé. Dans ce cas, vous pouvez facilement dupliquer l'événement d'origine.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer
.
- Ajoutez le titre de l'événement et tous les détails le concernant.
- À côté de "Une seule fois", cliquez sur la flèche vers le bas
.
- Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin.
- En haut à droite, cliquez sur Enregistrer.
.
.Créer un planning
- Ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sur un ordinateur.
- Cliquez sur Créer
.
.Vous pouvez également créer un document à partir d'un modèle.
Pour joindre le planning à l'événement
Remarque : Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.
Créer le document consacré aux notes et aux tâches
- Ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sur un ordinateur.
- Cliquez sur Créer
Vous pouvez également créer un document à partir d'un modèle.
Ajouter des commentaires et les attribuer à des personnes spécifiques
- Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
- Cliquez sur Ajouter un commentaire
.
- Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
- (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
- (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
- Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.
Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.
Si vous souhaitez bloquer du temps de travail dans votre agenda, vous pouvez ajouter des événements et les rendre privés.
Pour éviter que de nombreux e-mails soient échangés à propos de la disponibilité des invités à vos réunions, autorisez les invités à modifier l'événement afin qu'ils puissent choisir l'heure qui leur convient.
Autoriser les invités à modifier un événement
Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
- Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer
- Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.
Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda sans autoriser les invités à le modifier, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de cet événement dans leur propre agenda.
Autoriser les invités à modifier les événements par défaut
- Dans Agenda, cliquez sur Paramètres
- Dans la section Paramètres des événements, cliquez sur Autorisations par défaut des invités, puis sélectionnez Modifier l'événement.
Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.
- Dans votre agenda, cliquez sur l'événement.
- À côté de "Peut-être", cliquez sur la flèche vers le haut
- Sélectionnez un jour ou un horaire différent.
Astuce : Vous avez également la possibilité d'ajouter un message à l'horaire proposé. - Cliquez sur Envoyer la proposition.
Vous pouvez supprimer un événement si vous en êtes le propriétaire ou, dans le cas contraire, le retirer. Vous pouvez restaurer l'événement après l'avoir supprimé ou retiré.
Supprimer un événement
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Cliquez sur l'événement à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer ou sur Supprimer l'événement
.
.Restaurer un événement
- Ouvrez Google Agenda.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Pour restaurer un seul événement, cliquez sur Restaurer
à côté de son nom.
- Pour restaurer les événements sélectionnés, cliquez sur Restaurer tous les événements sélectionnés
- Pour restaurer un seul événement, cliquez sur Restaurer
à côté de son nom.Remarque : Les événements supprimés restent dans la corbeille de l'agenda associé pendant 30 jours environ.
