Tydzień 2. Skuteczna komunikacja

Chcesz lepiej wykorzystywać możliwości aplikacji Google w pracy lub w szkole? Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej Google Workspace

Aby szybko i sprawnie komunikować się z członkami zespołu, wykonaj poniższe zadania.

1. Kontaktowanie się z innymi osobami poza spotkaniami

2. Tworzenie i dostosowywanie wydarzeń w kalendarzu

3. Organizowanie produktywnych spotkań

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

1. Korzystanie z odpowiedniego kanału komunikacji

Kanały dostępne w Google Workspace

Wybierz kanał komunikacji odpowiedni dla odbiorców i treści, które chcesz przekazać.

Kontaktowanie się z jedną osobą:

• Bezpośrednia wiadomość na czacie – jeśli masz krótkie lub pilne pytanie, wyślij wiadomość przez Google Chat.
• E-mail – jeśli chcesz porozmawiać o czymś bardziej złożonym lub niewymagającym pośpiechu, wyślij wiadomość za pomocą Gmaila.

Kontaktowanie się z grupami osób:

• Grupa kontaktów – w przypadku grup tymczasowych (np. zespołu projektu krótkoterminowego) możesz utworzyć grupę kontaktów. Grup kontaktów można używać zarówno w e-mailach, jak i na czacie. Nie możesz bezpośrednio udostępniać grupy kontaktów innym osobom. Jeśli jednak wyślesz e-maila do grupy Kontakty, inne osoby będą mogły odpowiedzieć wszystkim w grupie Kontakty lub skopiować listę adresów.

• Lista e-mailowa w Grupach dyskusyjnych – ułatw sobie komunikację, tworząc dla zespołu listę e-mailową w Grupach dyskusyjnych Google. Dzięki temu zamiast wysyłać e-maile do poszczególnych osób, możesz używać adresu e-mail grupy, aby przekazywać wszystkim aktualne informacje i udostępniać zasoby, takie jak kalendarze zespołu czy dokumenty na Dysku.
  
  Uwaga: jeśli administrator nie włączył Grup dyskusyjnych w Twojej organizacji, możesz zamiast nich użyć grup kontaktów.  

Czatowanie z innymi osobami w Google Chat lub Gmailu

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Rozpoczynanie rozmowy grupowej:

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. W sekcji „Czat” kliknij istniejącą rozmowę grupową, wpisz wiadomość  kliknij Wyślij .
3. Jeśli rozmowy grupowej nie ma w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat   Rozpocznij rozmowę grupową.
4. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
5. Kliknij Gotowe .
6. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Zmienianie położenia panelu czatu w Gmailu:

Panel czatu możesz umieścić po prawej lub lewej stronie skrzynki odbiorczej w Gmailu.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. U góry kliknij Czat i Meet.
4. W sekcji „Położenie czatu” wybierz Po lewej stronie skrzynki odbiorczej lub Po prawej stronie skrzynki odbiorczej.
5. Kliknij Zapisz zmiany.

Wyciszanie powiadomień czatu, gdy musisz się skupić

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. U góry kliknij swój stan.
3. Wybierz Nie przeszkadzać.  
4. Aby ustawić preferowany czas działania tej funkcji, wybierz czas z listy lub kliknij „Do określonej godziny”.  
5. Kliknij Ustaw.

Wskazówka: po upływie okresu wyciszenia powiadomienia są włączane automatycznie. Aby szybciej zakończyć wyciszenie, kliknij swój stan  Nie przeszkadzać  Wyłącz tryb Nie przeszkadzać

Więcej informacji

2. Zarządzanie pocztą e-mail

Odkładanie e-maili, by otrzymać przypomnienie później

1. Otwórz Gmaila i wskaż konkretnego e-maila.
2. Po prawej stronie kliknij Odłóż .
3. W sekcji Odłóż na wybierz godzinę.

   E-mail zostanie automatycznie odłożony i przeniesiony ze skrzynki odbiorczej. Po upływie określonego czasu otrzymasz przypomnienie o odłożonym e-mailu.

4. (Opcjonalnie) Aby wyświetlić wszystkie odłożone e-maile, na pasku bocznym po lewej stronie kliknij Odłożone.

Więcej informacji

Wyciszanie e-maili, na które nie chcesz otrzymywać odpowiedzi

1. W Gmailu wybierz wątek, który chcesz ignorować.
2. Kliknij Więcej  i wybierz opcję Ignoruj.
3. Jeśli zignorujesz wątek, zostanie on usunięty ze skrzynki odbiorczej i zarchiwizowany. Będzie on nadal widoczny w folderze Wszystkie z etykietą Zignorowano.

Więcej informacji

Przekazywanie dalej całych wątków e-maili

1. Otwórz e-maila.

   Uwaga: jeśli wiadomość zawiera podpis lub poprzednie odpowiedzi, Gmail ukryje je przed wyświetleniem wiadomości. Pod treścią odpowiedzi kliknij opcję Pokaż pełną treść , aby wyświetlić cały tekst zawarty w odpowiedzi.

2. W prawym górnym rogu kliknij Więcej .
3. Kliknij opcję, np. Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Przekaż dalej lub Drukuj.

Wskazówka: Inteligentna odpowiedź Gmaila może sugerować odpowiedzi na podstawie otrzymanego e-maila. Aby zaoszczędzić czas, wybierz jedną z nich, a następnie edytuj podpowiadany tekst lub wyślij go w niezmienionej postaci.

Więcej informacji

Drukowanie e-maili i zaproszeń z kalendarza

Drukowanie e-maila lub zaproszenia z kalendarza:

• Drukowanie e-maila: otwórz e-maila w Gmailu. W prawym górnym rogu kliknij Drukuj wszystko .
• Drukowanie zaproszenia z kalendarza: otwórz zaproszenie w Kalendarzu Google. W prawym górnym rogu kliknij Więcej Drukuj.

Więcej informacji

Tworzenie listy e-mailowej w Grupach dyskusyjnych

1. Zaloguj się w Grupach dyskusyjnych Google.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz grupę.
3. Wpisz informacje o grupie i wybierz jej ustawienia.
4. Kliknij Utwórz grupę.
5. Zanim wyślesz wiadomość do nowej grupy, poczekaj kilka minut, aż będzie aktywna. W przeciwnym razie możesz otrzymać powiadomienie, że wiadomości nie udało się dostarczyć.

Więcej informacji

Tworzenie grupy kontaktów

Jeśli chcesz szybko skontaktować się z tą samą grupą osób e-mailem, możesz utworzyć i zapisać grupę kontaktów. Następnym razem, gdy zechcesz wysłać e-maila do tych kontaktów, wystarczy jako adresata wprowadzić nazwę grupy.

Tworzenie grupy kontaktów:

1. W Gmailu kliknij Utwórz.
2. Kliknij Do, DW lub UDW. 
3. Znajdź kontakty, które chcesz dodać do grupy, i zaznacz pola obok ich nazw.
4. Kliknij Zarządzaj etykietami  Utwórz etykietę.
5. Wpisz nazwę etykiety.
6. Kliknij Zapisz.
7. Zamknij okno, aby wrócić do wiadomości.

Wysyłanie e-maila do grupy kontaktów:

1. W Gmailu kliknij Utwórz.
2. W polu Do wpisz nazwę grupy.
3. Napisz wiadomość i kliknij Wyślij.

Więcej informacji

3. Tworzenie i dostosowywanie wydarzeń

Tworzenie terminów spotkań

1. Otwórz Kalendarz Google i w siatce kalendarza kliknij pusty przedział czasu, a następnie kliknij Terminy spotkań.
2. (Opcjonalnie) Jeśli chcesz utworzyć termin spotkania w innym kalendarzu, kliknij strzałkę w dół  znajdującą się u dołu obok nazwy i wybierz kalendarz.
3. Dodaj tytuł, a następnie wybierz datę i godzinę.
4. Wybierz liczbę terminów i czas trwania każdego spotkania.
5. (Opcjonalnie) Jeśli chcesz dodać więcej szczegółów do terminu spotkania, kliknij Więcej opcji i dodaj informacje.
6. Kliknij Zapisz.

Blok spotkań jest wyświetlany jako jedno wydarzenie w kalendarzu z symbolem siatki  w lewym górnym rogu. Gdy osoby rezerwują spotkania, pojawiają się one jako zwykłe wydarzenia pokrywające się z blokiem spotkań.

Blok spotkań jest wyświetlany w kalendarzu jako jedno wydarzenie. W lewym górnym rogu widoczny jest wtedy symbol siatki . Gdy osoby rezerwują spotkania, pojawiają się one jako zwykłe wydarzenia pokrywające się z blokiem spotkań.

Więcej informacji

Tworzenie wydarzeń na podstawie skrzynki odbiorczej

Tworzenie wydarzenia na podstawie e-maila:

1. Otwórz e-maila w Gmailu.
2. U góry kliknij Więcej   Utwórz wydarzenie.
3. Do nowego wydarzenia dodaj szczegóły i kliknij Zapisz.

Wyświetlanie automatycznych wydarzeń utworzonych na podstawie e-maili:

Niektóre e-maile (np. z potwierdzeniami lotów lub rezerwacji w restauracjach) są automatycznie uwzględniane w kalendarzu.

Wyłączanie wydarzeń automatycznych:

Jeśli jednak nie chcesz mieć w kalendarzu wydarzeń z Gmaila, możesz usunąć pojedyncze wydarzenie lub tak zmienić ustawienia, by wydarzenia nie były dodawane automatycznie.

1. Otwórz Kalendarz i kliknij Ustawienia   Ustawienia.
2. Przewiń stronę do pozycji Wydarzenia z Gmaila.
3. W polu Widoczność wydarzeń z Gmaila wybierz opcję:

   • Domyślne ustawienie kalendarza – każdy, kto ma dostęp do szczegółów wydarzenia w kalendarzu, może zobaczyć nazwę i godzinę wydarzenia z Gmaila. Tylko osoby, które mają dostęp do wprowadzania zmian w wydarzeniach, mogą zobaczyć inne szczegóły z e-maila, takie jak numery potwierdzeń, stan lotu czy numery telefonów.
     
     Uwaga: jeśli udostępnisz swój kalendarz publicznie, wybranie tej opcji sprawi, że wydarzenie z Gmaila będzie publicznie widoczne.  
   • Prywatne – tylko osoby, które mają dostęp do wprowadzania zmian w Twoim kalendarzu, mogą zobaczyć szczegóły wydarzenia. Każdy, kto może wyświetlać Twój kalendarz, ale nie może wprowadzać zmian, widzi wydarzenie jako „Zajęty”.
   • Tylko ja – wydarzenia w kalendarzu są widoczne tyko dla Ciebie.

4. (Opcjonalnie) Aby wyłączyć tę funkcję, odznacz pole Automatycznie dodawaj wydarzenia z Gmaila do mojego kalendarza.

Więcej informacji

Duplikowanie wydarzenia w przypadku konieczności ponownego spotkania

Jeśli chcesz zaplanować kolejne wydarzenie obejmujące ten sam temat, wystarczy, że skopiujesz pierwotne wydarzenie.

1. Kliknij raz wydarzenie i wybierz Edytuj .
2. Otwórz wydarzenie i kliknij Nie powtarza się u góry obok opcji Cały dzień.
3. Wybierz, jak często wydarzenie ma być powtarzane.

   Jeśli chcesz wybrać datę zakończenia, kliknij Niestandardowe i wpisz daty rozpoczęcia i zakończenia.

4. Kliknij Zapisz.

Więcej informacji

Dodawanie planu spotkania jako załącznika na Dysku

Tworzenie planu spotkania:

Wybierz opcję:

• W Dokumentach kliknij Utwórz .
• Na Dysku kliknij Nowy, następnie obok pozycji Dokumenty Google najedź kursorem na strzałkę w prawo i kliknij Pusty dokument lub Z szablonu.

Dołączanie planu spotkania do wydarzenia:

1. Kliknij pole Dodaj opis lub załączniki.
2. Kliknij Mój dysk lub Prześlij i wybierz plik.
3. Kliknij Wybierz lub Prześlij. Twój plik zostanie dołączony do wydarzenia.

Uwaga: jeśli administrator nie zezwala na udostępnianie plików z Dysku Google poza organizację, możesz wysłać załączniki z Gmaila do gości zewnętrznych.

Więcej informacji

Tworzenie dokumentu z uwagami i działaniami

Tworzenie dokumentu z uwagami i działaniami:

Wybierz opcję:

• W Dokumentach kliknij Utwórz .
• Na Dysku kliknij Nowy, następnie obok pozycji Dokumenty Google najedź kursorem na strzałkę w prawo i kliknij Pusty dokument lub Z szablonu.

Dodawanie komentarzy i przypisywanie ich do konkretnych osób:

1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
2. Kliknij Dodaj komentarz .
3. Wpisz swój komentarz w polu.
4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem i linkiem do pliku.
5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Uwaga: po osiągnięciu maksymalnej liczby komentarzy do pliku możesz utworzyć jego kopię bez kopiowania komentarzy.

Więcej informacji

Kalendarz: konfigurowanie prywatnych (lub niewidocznych) wydarzeń

Jeśli chcesz zarezerwować w kalendarzu czas na pracę, możesz dodać wydarzenia i ustawić je jako prywatne.

1. Wybierz opcję:

   • W siatce kalendarza kliknij pusty przedział czasu.
   • Kliknij  Utwórz.

2. Dodaj tytuł, datę i godzinę wydarzenia.
3. (Opcjonalnie) Aby dodać więcej szczegółów do wydarzenia, kliknij Więcej opcji.
4. W sekcji Widoczność wybierz Prywatny.
5. Gdy skończysz, kliknij Zapisz.

Więcej informacji

Zezwalanie gościom na modyfikowanie wydarzeń, by uniknąć wymiany wielu e-maili

Aby uniknąć wymiany wielu e-maili zawierających informacje o dostępności, możesz pozwolić gościom na modyfikowanie wydarzenia i ustawianie pasującej im godziny.

Zezwalanie gościom na modyfikowanie wydarzenia:

1. W polu Dodaj gości wpisz kilka pierwszych liter nazwy lub adresu e-mail użytkownika. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się pasujące nazwy i adresy znajdujące się w katalogu organizacji.
2. Kliknij sugestię, aby dodać osobę do wydarzenia. Jeśli nie pojawią się żadne sugestie, wpisz pełny adres e-mail gościa. Gdy dodasz gościa do wydarzenia:
   • Do wydarzenia zostanie automatycznie dodane spotkanie wideo w Google Meet.
   • Obok swojego kalendarza zobaczysz kalendarz gościa.
3. Opcjonalnie możesz dodać adres listy adresowej Grup dyskusyjnych Google, aby zaprosić dużą grupę osób jednocześnie.
   Więcej informacji o zapraszaniu dużej grupy osób znajdziesz w artykule Zarządzanie dużymi wydarzeniami w Kalendarzu.
4. (Opcjonalnie) Aby oznaczyć uczestnictwo gościa jako opcjonalne, wskaż jego nazwę i kliknij Osoby .
5. (Opcjonalnie) Aby goście mogli modyfikować wydarzenie, zapraszać innych i wyświetlać listę gości, kliknij Uprawnienia gości i zaznacz odpowiednie pola.

Uwaga:jeśli utworzysz wydarzenie w Kalendarzu i nie przyznasz gościom uprawnień do jego modyfikowania, nie będą oni mogli zmieniać daty ani godziny wydarzenia w swoich kalendarzach.

Domyślne zezwalanie gościom na modyfikowanie wydarzeń:

1. W Kalendarzu kliknij Ustawienia   Ustawienia.
2. W sekcji Ustawienia wydarzeń kliknij Domyślne uprawnienia gości i wybierz opcję modyfikować wydarzenie.

Więcej informacji

Proponowanie nowego terminu spotkania

Uwaga: jeśli organizator wydarzenia przyznał Ci uprawnienia do jego modyfikowania, możesz je samodzielnie przełożyć bez proponowania nowego terminu.

1. W Kalendarzu kliknij raz wydarzenie w siatce kalendarza.
2. Przejdź do sekcji Bierzesz udział? i kliknij strzałkę w górę   Zaproponuj inny termin.
3. W sekcji Twoja propozycja wybierz inną godzinę lub dzień i dodaj wiadomość.
4. Kliknij Wyślij propozycję.

Więcej informacji

Usuwanie i przywracanie usuniętych wydarzeń

Jeśli jesteś właścicielem wydarzenia, możesz je usunąć. W przeciwnym razie możesz usunąć je ze swojego kalendarza. Usunięte wydarzenia w obu przypadkach można przywrócić.

Usuwanie wydarzenia:

1. Kliknij wydarzenie w siatce kalendarza.
2. Kliknij Usuń .

Przywracanie wydarzenia:

1. Kliknij Ustawienia   Kosz.
2. Zaznacz pole obok usuniętego wydarzenia i kliknij Przywróć .

Uwaga: usunięte wydarzenia pozostają w koszu kalendarza przez około 30 dni.

Więcej informacji

Dalsze kroki

Chcesz szybko nauczyć się wydajnie korzystać z Google Workspace? Zobacz Listę kontrolną z tygodnia 3.