Pour communiquer rapidement et efficacement avec les membres de votre équipe, réalisez les tâches ci-dessous.
1. Utiliser le bon canal de communication
Choisissez le canal de communication adapté à votre audience et à votre message.
Communiquer avec des personnes :
- Message de chat privé : si vous avez une question brève ou urgente, envoyez un message Google Chat.
- E-mail : si vous avez besoin de discuter d'un sujet plus complexe ou non urgent, envoyez un e-mail à l'aide de Gmail.
Communiquer avec des groupes d'utilisateurs :
- Groupe de contacts : pour les groupes temporaires, comme une équipe ou un projet à court terme, vous pouvez créer des groupes de contacts. Ces derniers peuvent être utilisés à la fois dans les e-mails et les chats. Vous ne pouvez pas partager directement votre groupe de contacts avec d'autres personnes. Toutefois, si vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts, d'autres personnes peuvent répondre à tous les membres de votre groupe ou copier votre liste d'adresses.
Listes de diffusion Groupes : facilitez la communication en créant une liste de diffusion Google Groupes pour chaque équipe. Au lieu de rédiger un e-mail pour chaque personne, envoyez des comptes rendus et partagez simultanément diverses ressources (par exemple, vos agendas d'équipe et documents Drive) via l'adresse e-mail du groupe.
Remarque : Si votre administrateur n'a pas activé Groupes pour votre organisation, vous pouvez utiliser des groupes de contacts à la place.
Envoyer un message privé à une personne :
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
.
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
- Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
.
Pour démarrer une conversation de groupe :
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message
cliquez sur Envoyer
- Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Cliquez sur OK
.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
cliquez sur Envoyer Modifier la position du panneau Chat dans Gmail :
Vous pouvez déplacer le panneau Discussions vers la droite ou la gauche de votre boîte de réception Gmail.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- En haut de l'écran, cliquez sur Chat et Meet.
- À côté de "Emplacement des discussions", sélectionnez À gauche de la boîte de réception ou À droite de la boîte de réception.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- En haut de la page, cliquez sur votre état.
- Sélectionnez Ne pas déranger
sélectionnez la période pendant laquelle les notifications seront désactivées.
Conseil : Les notifications sont automatiquement réactivées à l'expiration du délai indiqué. Pour réactiver les notifications avant ce délai, cliquez sur votre état Ne pas déranger
Désactiver "Ne pas déranger".
2. Gérer vos e-mails
- Placez le curseur sur un e-mail.
- Sur la droite, cliquez sur Mettre en attente
.
- Sous Mettre en attente jusqu'à, choisissez une heure et date.
L'e-mail est automatiquement mis en attente et retiré de votre boîte de réception. Vous recevrez un rappel concernant l'e-mail mis en attente à la date et l'heure définies.
- (Facultatif) Pour afficher tous les e-mails mis en attente, cliquez sur En attente dans la barre latérale de gauche.
.
- Dans Gmail, sélectionnez la conversation que vous souhaitez ignorer.
- Cliquez sur Plus
et sélectionnez Ignorer la conversation.
- Une fois ignorée, la conversation est supprimée de votre boîte de réception et est archivée. Elle reste toutefois présente dans la section Tous les messages, où elle est associée au libellé Ignoré(e).
- Ouvrez l'e-mail.
Remarque : Si un message inclut une signature ou des réponses antérieures, Gmail les masque. Sous votre réponse, cliquez sur Afficher le contenu abrégé
pour afficher l'ensemble du texte qui sera inclus dans votre réponse.
- En haut à droite de la page, cliquez sur Plus
- Cliquez sur une option, par exemple Répondre, Répondre à tous, Transférer ou Imprimer.
Conseil : La fonctionnalité Réponse suggérée de Gmail peut proposer des réponses en fonction de l'e-mail que vous avez reçu. Pour gagner du temps, sélectionnez-en une, puis modifiez son contenu ou envoyez-la telle quelle.
Imprimer un e-mail ou une invitation d'agenda :
- Imprimer un e-mail : dans Gmail, ouvrez l'e-mail. En haut à droite, cliquez sur Tout imprimer
.
- Imprimer une invitation d'agenda : dans Google Agenda, ouvrez l'invitation. En haut à droite, cliquez sur Plus
- Connectez-vous à Google Groupes.
- Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Créer un groupe.
-
Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.
Si vous souhaitez contacter rapidement le même groupe de personnes par e-mail, vous pouvez créer et enregistrer un groupe de contacts. Lorsque vous voudrez envoyer un e-mail à cet ensemble de contacts, il vous suffira de saisir le nom du groupe comme destinataire de l'e-mail.
Créer un groupe de contacts :
- Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
- Cliquez sur À, Cc ou Cci.
- Recherchez les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe et cochez les cases associées à leur nom.
- Cliquez sur Gérer les libellés
Créer un libellé.
- Attribuez un nom au libellé.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Fermez la fenêtre pour revenir à votre message.
Créer un libellé.Envoyer un e-mail à un groupe de contacts :
- Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
- Dans le champ À, saisissez le nom du groupe souhaité.
- Rédigez votre message, puis cliquez sur Envoyer.
3. Créer et personnaliser des événements
- Ouvrez Google Agenda. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur un créneau vide, puis sur Créneaux horaires, ou cliquez sur
Créer
- (Facultatif) Si vous souhaitez créer un créneau horaire dans un autre agenda, cliquez sur votre nom au bas de l'agenda et sélectionnez l'autre agenda.
- Ajoutez un titre, puis sélectionnez une date et une heure.
- Sélectionnez les créneaux et la durée de chaque rendez-vous.
- (Facultatif) Si vous souhaitez ajouter des détails à votre bloc de créneaux horaires, cliquez sur Autres options et ajoutez les informations voulues.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer Le bloc de créneaux horaires s'affiche comme un seul et même événement dans votre agenda, et un symbole représentant une grille 
Créer un événement à partir d'un e-mail :
- Dans Gmail, ouvrez l'e-mail souhaité.
- En haut de la page, cliquez sur Plus
- Ajoutez les informations sur le nouvel événement, puis cliquez sur Enregistrer.
Voir les événements automatiques créés à partir d'e-mails :
Certains e-mails sont automatiquement ajoutés à votre agenda, tels que les confirmations de vols et les réservations au restaurant.
Désactiver les événements automatiques :
Si vous ne souhaitez pas que des événements Gmail figurent dans votre agenda, vous pouvez les supprimer ou modifier vos paramètres afin d'empêcher leur ajout automatique.
- Ouvrez Agenda et accédez à Paramètres
- Faites défiler la page vers Événements ajoutés à partir de Gmail.
- Dans le champ Visibilité des événements Gmail, sélectionnez une option :
- Visibilité par défaut : toute personne autorisée à consulter le détail des événements de votre agenda peut voir le nom et l'heure des événements ajoutés à partir de Gmail. Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier vos événements ont accès aux autres informations, telles que les numéros de confirmation, l'état des vols ou les numéros de téléphone.
Remarque : Si vous partagez votre agenda en mode Public, tous les internautes pourront également voir les événements ajoutés à partir de Gmail.- Privé : seuls les utilisateurs autorisés à apporter des modifications dans votre agenda peuvent afficher les détails de vos événements. Pour les personnes autorisées à consulter votre agenda, mais pas à le modifier, les événements portent la mention "Occupé".
- Seulement moi : vous seul pouvez voir les événements de votre agenda.
- (Facultatif) Pour désactiver cette fonctionnalité, désélectionnez l'option Ajouter automatiquement dans mon agenda les événements issus de Gmail.
Parfois, vous devrez peut-être planifier un événement couvrant le même sujet qu'un événement passé. Dans ce cas, vous pouvez facilement dupliquer l'événement d'origine.
- Cliquez une fois sur votre événement, puis cliquez sur Modifier
.
- Ouvrez votre événement et, à côté de Toute la journée en haut de la page, cliquez sur Une seule fois.
- Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter.
Si vous souhaitez définir une date de fin, cliquez sur Personnalisé, puis saisissez vos dates de début et de fin.
- Cliquez sur Enregistrer.
.Créer un ordre du jour :
Choisissez une option :
Joindre l'ordre du jour à l'événement :
- Cliquez sur le champ Ajouter une description ou des pièces jointes.
- Cliquez sur Mon Drive ou sur Importer, puis sélectionnez votre fichier.
- Cliquez sur Sélectionner ou Importer. Votre fichier est alors joint à l'événement.
Remarque : Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.
Créer le document consacré aux notes et aux tâches :
Choisissez une option :
Ajouter des commentaires et les attribuer à des personnes spécifiques :
- Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
- Cliquez sur Ajouter un commentaire
.
- Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
- (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
- (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
- Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.
Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.
Si vous souhaitez bloquer du temps de travail dans votre agenda, vous pouvez ajouter des événements et les rendre privés.
- Sélectionnez une option :
- Dans la grille de l'agenda, cliquez sur un créneau vide.
- Cliquez sur
- Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
- (Facultatif) Pour ajouter d'autres détails à l'événement, cliquez sur Autres options.
- Dans la section Visibilité, choisissez Privé.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Pour éviter que de nombreux e-mails soient échangés à propos de la disponibilité des invités à vos réunions, autorisez les invités à modifier l'événement afin qu'ils puissent choisir l'heure qui leur convient.
Autoriser les invités à modifier un événement :
- Dans le champ Ajouter des invités, saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail d'une personne. Les adresses correspondantes dans l'annuaire de votre organisation s'affichent à mesure que vous saisissez des caractères.
- Cliquez sur une suggestion pour ajouter la personne concernée à l'événement. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité. Une fois que vous avez ajouté un invité à votre événement, les actions suivantes s'appliquent :
- Une visioconférence dans Google Meet est automatiquement ajoutée à l'événement.
- L'agenda de l'invité s'affiche à côté du vôtre.
- (Facultatif) Vous pouvez ajouter l'adresse d'une liste de diffusion Google Groupes pour inviter simultanément un grand nombre de personnes.
Pour savoir comment inviter un grand groupe, consultez Gérer de grands événements dans Agenda.- (Facultatif) Pour indiquer que la présence d'un invité n'est pas obligatoire, placez le curseur sur son nom, puis cliquez sur Contacts
.
- (Facultatif) Pour autoriser les invités à modifier l'événement, à inviter d'autres personnes ou à consulter la liste des invités, cliquez sur Autorisations des invités, puis cochez les options souhaitées.
.Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda sans autoriser les invités à le modifier, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de cet événement dans leur propre agenda.
Autoriser les invités à modifier les événements par défaut :
- Dans Agenda, cliquez sur Paramètres
- Dans la section Paramètres des événements, cliquez sur Autorisations par défaut des invités, puis sélectionnez Modifier l'événement.
Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.
- Dans Agenda, cliquez sur l'événement concerné dans la grille de votre agenda.
- Accédez à la section Participer ? et cliquez sur la flèche vers le haut
- Dans la section Votre proposition, sélectionnez une autre date ou une autre heure, puis ajoutez un message.
- Cliquez sur Envoyer la proposition.
Vous pouvez supprimer un événement si vous en êtes le propriétaire ou, dans le cas contraire, le retirer. Vous pouvez restaurer l'événement après l'avoir supprimé ou retiré.
Supprimer un événement :
- Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement souhaité.
- Cliquez sur Supprimer
.
.Restaurer un événement :
- Cliquez sur Paramètres
- Cochez la case située à côté de l'événement supprimé, puis cliquez sur Restaurer
.
.Remarque : Les événements supprimés restent dans la corbeille de l'agenda associé pendant 30 jours environ.
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