Неделя 2. Настройка эффективного взаимодействия

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace .
" "

На некоторых устройствах показаны инструменты взаимодействияДля эффективного взаимодействия внутри команды следуйте приведенным ниже рекомендациям.

" "


Показать все инструкции | Скрыть все инструкции

1. Выбирайте подходящий канал коммуникации

ФлажокКакие каналы доступны в Google Workspace

Выбирайте канал коммуникации в зависимости от вида сообщения и аудитории.

Личное взаимодействие

  • Прямая переписка в чате. Чтобы обсудить простой вопрос или вопрос, требующий срочного решения, отправьте сообщение в Google Chat.
  • Электронная почта. Если вам требуется обсудить что-то более сложное или не слишком срочное, отправьте электронное письмо с помощью Gmail.

Взаимодействие с группами пользователей

  • Группа контактов. Для удобства работы с временной рабочей группой, например в краткосрочном проекте, можно создать группу контактов. Такие группы используются для переписки как по электронной почте, так и в чатах. Поделиться группой контактов с другими пользователями нельзя. Но если вы отправите электронное письмо группе контактов, другие пользователи смогут написать каждому участнику этой группы или скопировать список получателей.
  • Список рассылки группы. Чтобы упростить общение с командой, создайте список рассылки в Google Группах. Вместо пересылки писем каждому из коллег вы сможете отправлять нужные материалы на единый адрес электронной почты вашей группы, чтобы все участники сразу получали приглашения на встречу в календаре или доступ к файлу на Диске.

    Примечание. Если ваш администратор не включил Группы для организации, вы можете использовать с этой целью группы контактов.  

ФлажокОбщайтесь в Chat и Gmail

Как начать прямую переписку

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "".
  3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
    • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
  4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
  5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Как начать групповой чат

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение затем нажмите "Отправить" "".
  3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "" затем Начать групповой чат.
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
  5. Нажмите на значок "Готово" "".
  6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Как изменить положение панели Chat в Gmail

Панель Chat можно разместить как с правой, так и с левой части веб-интерфейса Gmail.

  1. Откройте Gmail на компьютере.
  2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" "" затем Все настройки.
  3. В верхней части экрана нажмите Чат и встречи.
  4. Для параметра "Расположение чата" выберите один из вариантов: Слева от входящих или Справа от входящих.
  5. Нажмите Сохранить изменения.
ФлажокОтключайте уведомления чата, когда вам нужно сосредоточиться
  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. Вверху нажмите на статус.
  3. Выберите Не беспокоить а затем укажите временной промежуток, в течение которого не хотите получать уведомления.

Совет. Уведомления будут автоматически включены по завершении выбранного периода. Чтобы включить уведомления раньше, нажмите на свой статус а затем Не беспокоить а затем Выключить режим "Не беспокоить".

Подробнее…

2. Управляйте электронной почтой

ФлажокОткладывайте электронные письма, чтобы вернуться к ним позже, получив напоминание
  1. Откройте Gmail и наведите указатель на письмо.
  2. Справа нажмите на значок "Отложить" Отложить.
  3. В разделе Отложить выберите время.

    Сообщение будет автоматически отложено и перемещено из папки "Входящие". В указанное время вы получите напоминание об отложенном письме.

  4. Чтобы посмотреть отложенные сообщения, нажмите Отложенные на боковой панели слева.

Подробнее…

ФлажокОтключайте уведомления для электронных писем, ответы на которые вас не интересуют
  1. В Gmail выберите цепочку сообщений, которую нужно игнорировать.
  2. Нажмите на значок "Ещё" "" и выберите Игнорировать.
  3. После этого цепочка будет удалена из входящих и добавлена в архив. При необходимости вы сможете найти ее на вкладке Вся почта (она будет помечена ярлыком Игнорируется).

Подробнее…

ФлажокПересылайте цепочки писем целиком
  1. Откройте письмо.

    Примечание. Если письмо содержит подпись или предыдущие ответы, Gmail скроет их. Под ответом нажмите на значок "", чтобы посмотреть весь текст, который будет включен в ответ.

  2. В правом верхнем углу нажмите на значок "".
  3. Выберите нужное действие, например Ответить, Ответить всем, Переслать или Печать.

Совет. Функция быстрого ответа в Gmail предлагает варианты ответов на основе полученного сообщения. Чтобы сэкономить время, выберите один из них, отредактируйте предлагаемый текст или отправьте без изменений.

Подробнее…

ФлажокРаспечатывайте электронные письма и приглашения из календаря

Как распечатать электронное письмо или приглашение из календаря

  • Печать электронного письма: откройте электронное письмо в Gmail, в правом верхнем углу окна нажмите на значок "Печатать все" "".
  • Печать приглашения из календаря: откройте приглашение в Google Календаре, в правом верхнем углу окна нажмите на значок "Ещё" ""а затемПечать.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте списки рассылки в Группах
  1. Войдите в Google Группы.
  2. В левом верхнем углу нажмите Создать группу.
  3. Введите необходимые данные и выберите настройки.
  4. Нажмите Создать группу.
  5. Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте группы контактов

Чтобы быстрее отправлять письма по электронной почте группе одних и тех же пользователей, создайте и сохраните группу контактов. В дальнейшем достаточно будет указать в адресной строке название этой группы, чтобы все сохраненные в ней пользователи получили ваше электронное письмо.

Как создать группу контактов

  1. В Gmail нажмите Написать.
  2. Нажмите Кому, Копия или Скрытая копия.
  3. Найдите контакты, которые хотите добавить в группу, и установите флажки напротив них.
  4. Нажмите Управление ярлыками затем Создать ярлык.
  5. Укажите название ярлыка.
  6. Нажмите Сохранить.
  7. Закройте окно, чтобы вернуться к сообщению.

Как отправить электронное письмо группе контактов

  1. В Gmail нажмите Написать.
  2. Введите название группы в поле Кому.
  3. Введите сообщение и нажмите Отправить.

Подробнее…

3. Создавайте и настраивайте мероприятия

ФлажокСоздавайте интервалы для встреч
  1. Откройте Google Календарь, нажмите на пустой интервал и выберите Доступные интервалы.
  2. Чтобы создать интервал в другом календаре, внизу страницы рядом со своим именем нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз и выберите календарь.
  3. Введите название и выберите дату и время.
  4. Укажите количество интервалов и длительность каждой встречи.
  5. Чтобы добавить в интервал дополнительную информацию, нажмите Другие параметры и введите данные.
  6. Нажмите Сохранить.

Интервалы для встреч отображаются в календаре как одно мероприятие и помечены символом решетки Встреча в левом верхнем углу. Забронированные периоды показываются поверх интервала как обычные мероприятия.

Интервалы для встреч отображаются в календаре как одно мероприятие и помечены символом решетки Встреча в левом верхнем углу. Забронированные периоды показываются поверх интервала как обычные мероприятия.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте мероприятия прямо в папке "Входящие"

Как создать мероприятие из письма

  1. В Gmail откройте сообщение.
  2. Вверху страницы нажмите на значок "" а затем выберите Добавить в календарь.
  3. Укажите сведения о мероприятии и нажмите Сохранить.

Как посмотреть мероприятия, созданные автоматически из электронных писем

При получении некоторых электронных писем (таких как подтверждение бронирования авиабилета или зарезервированного столика в ресторане) в календарь автоматически добавляются соответствующие мероприятия.

Как отключить функцию автоматического добавления мероприятий

Вы всегда можете удалить из календаря отдельное мероприятие или отключить добавление мероприятий из Gmail.

  1. Откройте Календарь и нажмите Настройки а затем Настройки.
  2. Найдите раздел Мероприятия из Gmail.
  3. В поле Приватность мероприятий Gmail выберите один из следующих вариантов:
    • По умолчанию. Пользователи, которым разрешен просмотр сведений о мероприятиях календаря, могут видеть название и время мероприятий из Gmail. Другие данные из этого сервиса, такие как номера подтверждения, статус авиарейсов и номера телефонов, доступны только пользователям с правами на изменение ваших мероприятий.

      Примечание.
      Если к календарю предоставлен доступ всем в Интернете, при выборе этого параметра мероприятие из Gmail станет общедоступным.  
    • Личное. Только пользователи с правами на изменение ваших мероприятий могут просматривать сведения о них. Пользователи, которые могут просматривать календарь, но не могут вносить изменения, вместо мероприятия увидят статус "Занят(a)".
    • Доступно только мне. Мероприятия в календаре будут доступны только вам.
  4. Чтобы отключить эту функцию, снимите флажок Автоматически добавлять мероприятия из Gmail в мой календарь.

Подробнее…

ФлажокДублируйте мероприятия, если вам нужны повторные встречи

При необходимости внести в расписание другое мероприятие с той же темой просто продублируйте исходное мероприятие.

  1. Нажмите на мероприятие один раз, а затем – на значок Изменить.
  2. Откройте мероприятие и вверху рядом с параметром Весь день нажмите Не повторять.
  3. Выберите частоту повторов.

    Если нужно выбрать дату окончания, нажмите Другое и введите дату начала и окончания.

  4. Нажмите Сохранить.

Подробнее…

ФлажокДобавляйте файлы с Диска в качестве повестки

Как создать повестку

Выберите нужный вариант:

  • На главной странице Документов нажмите на значок "Создать" "" выше надписи "Пустой файл".
  • НаДиске вверху нажмите Создатьа затемGoogle Документыа затемСоздать новый документ или Использовать шаблон.

Как прикрепить повестку к мероприятию

  1. Нажмите на поле Добавьте описание или прикрепленные файлы.
  2. Нажмите Мой диск или Загрузка и выберите файл.
  3. Нажмите Выбрать или Загрузить. Файл будет прикреплен к мероприятию.

Примечание. Если администратор запретил предоставление доступа к файлам на Google Диске пользователям за пределами организации, можно отправить файлы сторонним участникам с помощью Gmail.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте документы с примечаниями и списком задач

Как создать документ с примечаниями и списком задач

Выберите нужный вариант:

  • На главной странице Документов нажмите на значок "Создать" "" выше надписи "Пустой файл".
  • НаДиске вверху нажмите Создатьа затемGoogle Документыа затемСоздать новый документ или Использовать шаблон.

Как добавить комментарии и адресовать их определенным пользователям

  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Подробнее…

ФлажокНастраивайте в Календаре личные или скрытые мероприятия

Если вы хотите заблокировать рабочее время в календаре, добавьте в эти часы мероприятия и ограничьте к ним доступ другим пользователям.

  1. Воспользуйтесь одним из вариантов:
    • В календаре нажмите на пустой интервал.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Укажите название, дату и время мероприятия.
  3. Чтобы добавить дополнительную информацию о мероприятии, нажмите Другие параметры.
  4. В разделе Приватность выберите Личное.
  5. Когда все будет готово, нажмите Сохранить.

Подробнее…

ФлажокРазрешайте гостям изменять мероприятия, чтобы избежать лишней переписки

Чтобы избежать огромного количества писем и согласований относительно присутствия приглашенных пользователей, разрешите им изменять мероприятие и выбирать подходящее время.

Как разрешить гостям изменять мероприятие

  1. В поле Добавьте гостей начните вводить имя пользователя или его адрес электронной почты. Вы увидите подходящие адреса из каталога организации.
  2. Нажмите на подсказку, чтобы добавить пользователя в мероприятие. Если нужный вариант не появился, введите адрес целиком. После добавления гостя в мероприятие произойдет следующее:
    • В Google Meet к мероприятию автоматически добавится видеовстреча.
    • Календарь гостя появится рядом с вашим.
  3. Чтобы пригласить сразу большое число пользователей, укажите адрес списка рассылки группы Google.
    Подробнее…
  4. Чтобы указать, что присутствие гостя необязательно, наведите указатель на его имя и нажмите "Присутствие необязательно" Контакты.
  5. Чтобы разрешить гостям вносить изменения в мероприятие, приглашать других пользователей или просматривать список гостей, в разделе Разрешения для гостей установите соответствующие флажки.

Примечание. Если вы создали мероприятие в Календаре и не предоставили гостям разрешение вносить в него изменения, они не смогут изменять его дату и время в собственных календарях.

Как по умолчанию разрешить гостям изменять мероприятия

  1. В Календаре нажмите Настройки а затем Настройки.
  2. В разделе Мероприятия нажмите Разрешения по умолчанию для гостей и выберите Изменять мероприятие.

Подробнее…

ФлажокПредлагайте другое время встречи

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить в него изменения, вы можете сразу же изменить время проведения, не предлагая другое время.

  1. В Календаре нажмите на мероприятие один раз.
  2. В разделе Вы пойдете? нажмите на стрелку вверх "" а затем выберите Предложить другое время.
  3. В разделе Ваше предложение выберите другой день или время и добавьте сообщение.
  4. Нажмите Отправить предложение.

Подробнее…

ФлажокУдаляйте и восстанавливайте мероприятия

Если вы владелец мероприятия, то можете удалить его. Все остальные пользователи могут только убрать его из своих календарей. Восстановить мероприятие можно в обоих случаях.

Как удалить мероприятие

  1. Нажмите на мероприятие в календаре.
  2. Нажмите на значок "Удалить" Удалить.

Как восстановить мероприятие

  1. Нажмите "Настройки" Настройки а затем Корзина.
  2. Установите флажок рядом с удаленным мероприятием и нажмите "Восстановить" Восстановить.

Примечание. Удаленные мероприятия можно восстановить в течение приблизительно 30 дней.

Подробнее…

Дальнейшие действия

Хотите быстро начать работу с Google Workspace? Перейдите к контрольному списку для недели 3.
 
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?