第 2 周：与团队成员高效沟通

现在，您已经掌握了基本知识，不妨探索一下以下操作来... 

• 使用合适的沟通渠道
• 了解更多管理电子邮件的方法
• 自定义组织或学校的日历活动

以下说明仅适用于桌面设备。

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使用合适的沟通渠道

Google Workspace 提供的各种渠道

根据您的沟通对象和沟通内容选择合适的沟通渠道。

与个人沟通：

• 直接聊天消息 - 如果您的问题较简短或很紧急，则可以通过 Google Chat 发送消息。
• 电子邮件 - 如果您需要谈论的问题较复杂或不紧急，则可以使用 Gmail 发送电子邮件。

与群组沟通：

• 联系人群组 - 对于临时性群组（例如，短期项目的团队），您可以创建联系人群组。在发送电子邮件和聊天消息时，都可以使用联系人群组。您无法直接与他人共享您的联系人群组。但是，如果您向联系人群组发送电子邮件，该群组内的其他人就可以彼此互相回复，也可以复制您的电子邮件地址列表。

• 网上论坛电子邮件收件人列表 - 使用网上论坛为您的团队创建电子邮件收件人列表，以便更轻松地交流沟通。然后，您可以直接使用群组电子邮件地址一次性向所有人发送状态更新和共享资源（例如团队日历和云端硬盘文档），而无需逐一发送电子邮件。 
  
  注意：如果您的管理员没有为您的组织启用网上论坛，您可以改为使用联系人群组。 

通过 Chat 应用或 Gmail 与他人聊天

向他人发送私信

1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方，请点击“发起聊天”图标 。
3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
   • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息，请输入对方的电子邮件地址。
4. 点击您要发送消息的人员。
5. 输入消息，接着点击“发送”图标 。

发起群组对话

1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
2. 在“聊天”下方，点击某个现有的群组对话，输入消息 点击“发送”图标 。
3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话，请点击“发起聊天”图标 发起群组对话。
4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
5. 点击“完成”图标 。
6. 输入消息，接着点击“发送”图标 。

更改“Chat”面板在 Gmail 中的位置

您可以将“聊天”面板移到收件箱的右侧或左侧。

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击右上方的“设置”图标 查看所有设置。
3. 点击顶部的聊天和会议。
4. 在“聊天工具的位置”旁边，选择在收件箱左侧或在收件箱右侧。
5. 点击保存更改。

在需要专心工作时关闭聊天通知

1. 转到 Chat 或 Gmail。
2. 点击顶部您的状态。
3. 选择勿扰。 
4. 如需设置首选时长，请从列表中选择一个时长，或者点击“到特定时间为止”。  
5. 点击设置。

提示：忽略通知的时长结束后，通知功能会自动重新开启。如需尽快结束忽略通知模式，请依次点击您的状态  勿扰  关闭“勿扰”模式。

了解详情

创建网上论坛电子邮件收件人列表

1. 登录 Google 网上论坛。
2. 点击顶部的创建群组。
3. 输入相关信息，并为群组选择设置。
4. 点击创建群组。
5. 请耐心等候几分钟，待新群组启用后再向其发帖。否则，您可能会收到帖子无法递送的通知。

了解详情

创建联系人群组

如果您想通过电子邮件快速联系同一群用户，则可以为他们创建并保存一个联系人群组。您下次只需输入该群组的名称作为电子邮件收件人，即可向这组联系人发送电子邮件。

如果您的管理员没有为您的组织启用网上论坛，您也可以创建联系人群组。

创建联系人群组

1. 在 Gmail 中，点击写邮件。
2. 点击收件人、抄送或密送。
3. 找到要添加到群组中的联系人，并勾选其名称旁边的复选框。
4. 点击管理标签 创建标签。
5. 输入标签名称。
6. 点击保存。
7. 点击插入以将联系人添加到当前邮件。

向联系人群组发送电子邮件

1. 在 Gmail 中，点击写邮件。
2. 在收件人旁边输入群组的标签名称。
3. 撰写邮件，然后点击发送。

了解更多管理电子邮件的方法

延后处理电子邮件，并在晚些时候收到提醒

对于包含日期和时间的确认电子邮件，您可以将其延后到您需要阅读的时间。电子邮件会在您选择的时间回到收件箱顶部，这一时间可以是明天、下周或是今晚。

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 将光标指向电子邮件。
3. 点击右侧的“延后”图标 。
4. 选择在稍晚的日期和时间接收该邮件。

要延后多封邮件，请选择相应邮件，然后点击顶部的“延后”图标 。

请访问 Gmail 帮助中心，了解详情

忽略您不想查看回复的电子邮件

如果您加入的 Gmail 会话与您不再有关联，可以忽略该会话。“忽略”功能会将会话中日后的回复移出您的收件箱，以便您专注于重要的邮件。

在 Gmail 帮助中心了解操作方法

安排以后发送电子邮件

1. 在计算机上，前往 Gmail 。
2. 点击左上方的“写邮件”图标 。
3. 创建电子邮件。
4. 点击左下方“发送”旁边的下拉箭头 。
5. 点击安排发送时间。

注意：您最多可有 100 封定时发送的电子邮件。

请访问 Gmail 帮助中心，了解详情

转发整个电子邮件会话

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 打开您要转发的会话。
3. 点击会话顶部的“更多”图标 全部转发。
4. 在收件人字段中，添加收件人。
5. 输入邮件的任何其他内容。
6. 点击底部的发送。

了解更多回复和转发邮件的方法

发送电子邮件后，系统自动将其归档

1. 打开 Gmail。
2. 点击右上角的“设置”图标  查看所有设置。
3. 滚动到发送并归档部分，然后选择在回复中显示“发送并归档”按钮。
4. 点击保存更改。
5. 打开您要回复的电子邮件，然后点击回复。
6. 撰写回复邮件，然后点击发送 + 。

自定义组织或学校的日历活动

创建预约空档

将日历上的时间段变成其他人可以预定的预约空档。 预约情况会显示在您的日历上，以便您知道自己将在何时与何人开会。

1. 在计算机上，使用单位或学校帐号打开 Google 日历。
2. 确保您处于周视图或任意日视图中。
3. 点击日历中的任意位置。在弹出的活动框中，点击预约空档。
4. 输入详细信息（包括标题），然后选择您想要显示活动的日历。
5. 要添加更多信息（如地点或说明），请点击更多选项。

提示：如果您想重复预约某个时段，请在邀请他人预约空档前执行此操作。如果现有的预约时段与已预订的空档重复，则已预订的空档将与新空档重复，如此可能出现重复预订的情况。了解如何创建周期性活动。

您的预约时段将以单次活动的形式显示在您的日历上，并且会在左上角显示网格符号 。当有人预订预约空档时，相应空档会作为一般活动重叠在预约时段上。

请访问 Google 日历帮助中心，了解详情

在收件箱中创建活动

通过电子邮件创建活动

1. 在 Gmail 中撰写电子邮件。
2. 点击“更多”图标 设置会议时间创建活动。
3. 向新活动添加详细信息，然后点击保存。

另请参阅：在 Gmail 中管理日历活动的提示

设置周期性团队会议

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击左上角的“创建”图标 。
3. 为活动添加标题和任何其他详细信息。
4. 在“不重复”旁边，点击向下箭头 。
5. 选择您想要的活动重复周期以及重复性活动的结束时间。
6. 点击右上角的保存。

为活动添加日程

Google 日历可为您创建日程，也可以将现有日程附加到活动。

为新活动创建日程

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 创建活动。
3. 可选：输入标题、时间、邀请对象和其他详细信息。
4. 点击添加说明或附件 创建会议记录 保存。
   • 系统会将预先填充了活动详情的会议记录附加到您的活动中，并共享给邀请对象（包括单位外部的邀请对象）共。

为现有活动创建或附加日程

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 选择相应选项：
   • 点击相应活动  撰写会议记录。
     系统会将预先填充了活动详情的会议记录附加到您的活动中。
   • 点击相应活动 “菜单”图标   附加文档。
     系统会将所选会议记录附加到活动中。
3. 会议记录会在新的窗口中打开。请点击右侧的共享。

注意：如果您的管理员不允许与单位以外的人员共享 Google 云端硬盘文件，则可以改为向外部邀请对象发送 Gmail 附件。

请访问 Google 日历帮助中心，了解详情

创建记事和操作项文档

创建记事和待办项文档

1. 在计算机上打开 Google 文档、表格、幻灯片或表单首页。
2. 点击“创建”图标 。

您也可以通过模板创建文件。

添加评论并将其分配给特定用户

1. 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
2. 点击“添加评论”图标 。
3. 在文本框中输入您的评论。
4. （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
5. （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
6. 点击评论或分配。

注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。

创建私人活动（显示为“忙碌”）

您可以在工作日历中添加个人活动，但不向他人显示详细信息。例如，安排医生预约或个人体育活动，并将活动的公开范围设置为不公开。您会在自己的日历上看到活动详情，但对于其他活动，系统只会显示为“忙碌”。

在 Google 日历帮助中心了解操作方法

允许邀请对象修改活动，省去通过电子邮件反复沟通的麻烦

为了避免通过大量电子邮件反复讨论邀请对象何时有空参加您的会议，不妨允许邀请对象自行修改活动，以便他们选择最适合自己的时间。

允许邀请对象修改活动

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击相应活动“编辑活动”图标 。
3. 在右侧“邀请对象可以”下方，勾选“修改活动”。
4. 点击保存。

注意：当您勾选“邀请对象可以修改活动”时，他们便可以像您一样编辑所有字段、查看邀请对象列表、预订会议室及管理活动。

默认允许邀请对象修改活动

1. 在日历中，点击“设置”图标 设置。
2. 在活动设置部分，点击默认邀请对象权限，然后选择修改活动。

建议或查看新的会议时间

邀请对象可以建议新的会议时间，然后组织者可以对其进行审核，并选择接受。

建议新的时间（作为参加者）

1. 在日历上点击相应活动。
2. 点击“不确定”旁边的向上箭头  建议新的时间。
3. 选择其他时间或日期。
   提示：您还可以为建议的时间添加备注消息。
4. 点击发送建议。

注意：如果活动组织者授予您修改活动的权限，则您可以直接重新安排活动，而无需提出新的时间建议。

查看建议的时间（以组织者身份）

1. 在日历上，点击带有时钟图标的活动。
2. 在“邀请对象”下方，点击建议的时间。
3. 在您想查看的时间建议下，点击查看时间建议。
4. 点击保存即可将活动时间更改为建议的时间。

建议时间的工作原理

• 对于超过 200 位邀请对象的大型活动和全天活动，系统会停用建议功能。详细了解大型活动。
• 所有邀请对象均可建议新的时间，但组织者无法建议新时间。
• 如果组织者在计算机上 Google 日历的设置中启用“活动回复”，则如有建议，他们就会收到相关电子邮件通知。

删除和恢复活动

删除活动即可取消

创建某个活动后，您可以删除该活动。执行删除操作后，系统会将该活动从您的日历以及其他所有受邀用户的日历中移除。

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击要删除的活动。
3. 点击“删除活动”图标 。

恢复活动

您有大约 30 天的时间来恢复被误删的活动。

1. 打开 Google 日历。
2. 点击右上角的“设置”图标 回收站。您会看到从此日历中删除的活动。
   • 要恢复单个活动，请点击相应活动旁边的“恢复”图标 。
   • 要恢复选中的多个活动，请点击列表上方的“恢复所有已选活动”图标 。

后续步骤

第 3 周：共享和协作处理文件

               

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