Неделя 2. Эффективные встречи и продуктивное взаимодействие

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,подпишитесь на бесплатную пробную версию G Suite.
" "

На некоторых устройствах показаны инструменты взаимодействияЧтобы добиться оперативного и эффективного взаимодействия с коллегами по команде, выполните приведенные ниже задания.

" "


Показать все инструкции | Скрыть все инструкции

1. Общайтесь с коллегами вне рабочих встреч

ФлажокОбзор: общайтесь с коллегами вне рабочих встреч

Помимо рабочих встреч, для общения с коллегами можно использовать целый ряд инструментов, доступных в пакете G Suite.

Как связаться с определенным пользователем

  • Прямая переписка в чате. Чтобы обсудить простой вопрос или вопрос, требующий срочного решения, отправьте сообщение в Google Chat.
  • Электронная почта. Если вам требуется обсудить что-то более сложное или не слишком срочное, отправьте электронное письмо с помощью Gmail.

Как общаться с группами пользователей

  • Группа контактов. Для удобства работы с временной рабочей группой, например в краткосрочном проекте, можно создать группу контактов. Такие группы используются для переписки как по электронной почте, так и в чатах. Поделиться группой контактов с другими пользователями можно напрямую. Кроме того, если вы отправите электронное письмо в группу контактов, другие пользователи смогут написать каждому участнику этой группы или скопировать список получателей.
  • Список рассылки в Группах. Для рабочих групп в рамках долгосрочных проектов или отдельных подразделений организации можно создать список рассылки в Группах. Электронный адрес, присвоенный списку рассылки в Группах, можно использовать для общения сразу с большим количеством пользователей и предоставления им доступа к ресурсам, например в переписке по электронной почте, при создании мероприятий и для совместной работы с файлами. 

    Примечание. Если ваш администратор G Suite не включил Группы для организации, вы можете использовать с этой целью группы контактов.  

ФлажокОбщайтесь в чате Gmail

Как начать переписку в чате с отдельным пользователем

  1. Откройте Gmail и нажмите на значок Hangouts Start a Hangout в левом нижнем углу.
    Под вашим именем отобразятся пользователи или группы, с которыми вы часто общаетесь.
  2. Нажмите на имя пользователя или название группы, чтобы начать чат.
  3. Если требуемые имя пользователя или название группы не отображаются, нажмите на значок "Новый чат" , введите адрес и выберите нужный контакт.

Как начать переписку в чате с группой пользователей

  1. Откройте Gmail и в левом нижнем углу нажмите "Новый чат"а затемСоздать групповой чатДобавить пользователя в группу.
  2. Рядом со значком "" введите название группового чата и нажмите на значок .
  3. Справа в окне Google Chat нажмите на значок ""а затемДобавить.
  4. Выберите пользователей, которых нужно добавить, и нажмите Добавить участников. Ваш групповой чат будет сохранен автоматически.
  5. Чтобы удалить пользователя из группового чата, нажмите на значок "" рядом с его именем, а затем выберите Удалить.

Как переместить окно чата

  1. Откройте Gmail.
  2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройкиа затемВсе настройки.
  3. Нажмите Чат.
  4. В разделе Положение выберите Справа от входящих.
  5. Нажмите Сохранить.
ФлажокОтключайте уведомления чата, когда вам нужно сосредоточиться
  1. В Gmail выберите чат Google Chat, который вы хотите игнорировать.
  2. Нажмите на значок настроек Настройки и снимите флажок Уведомления.

Подробнее…

ФлажокОткладывайте электронные письма, чтобы вернуться к ним позже, получив напоминание
  1. Откройте Gmail и наведите указатель на письмо.
  2. Справа нажмите на значок "Отложить" Отложить.
  3. В разделе Отложить выберите время.

    Сообщение будет автоматически отложено и перемещено из папки "Входящие". В указанное время вы получите напоминание об отложенном письме.

  4. Чтобы посмотреть отложенные сообщения, нажмите Отложенные на боковой панели слева.

Подробнее…

ФлажокОтключите уведомления для электронных писем, ответы на которые вас не интересуют
  1. В Gmail выберите цепочку сообщений, которую нужно игнорировать.
  2. Нажмите на значок "Ещё" "" и выберите Игнорировать.
  3. После этого цепочка будет удалена из входящих и добавлена в архив. При необходимости вы сможете найти ее на вкладке Вся почта (она будет помечена ярлыком Игнорируется).

Подробнее…

ФлажокПересылайте цепочки писем целиком
  1. Откройте письмо.

    Примечание. Если письмо содержит подпись или предыдущие ответы, Gmail скроет их. Под ответом нажмите на значок "", чтобы посмотреть весь текст, который будет включен в ответ.

  2. В правом верхнем углу нажмите на значок "".
  3. Выберите нужное действие, например Ответить, Ответить всем, Переслать или Печать.

Совет. Функция быстрого ответа в Gmail предлагает варианты ответов на основе полученного сообщения. Чтобы сэкономить время, выберите один из них, отредактируйте предлагаемый текст или отправьте без изменений.

Подробнее…

ФлажокРаспечатывайте электронные письма и приглашения из календаря

Как распечатать электронное письмо или приглашение из календаря

  • Печать электронного письма: откройте электронное письмо в Gmail, в правом верхнем углу окна нажмите на значок "Печатать все" Print Icon.
  • Печать приглашения из календаря: откройте приглашение в Google Календаре,в правом верхнем углу окна нажмите на значок "Ещё" Ещё затем Печать.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте списки рассылки в Группах

Примечание. Перед созданием списка рассылки в Группах убедитесь, что в Группах его ещё нет. Если вы не можете просматривать Группы, обратитесь к администратору G Suite. Если в вашей организации Группы не включены, создайте вместо списка рассылки группу контактов.

  1. Войдите в Google Группы.
  2. В левом верхнем углу нажмите Создать группу.
  3. Введите необходимые данные и выберите настройки.
  4. Найдите раздел Тип группы и выберите в меню Выбор типа группы вариант Список рассылки.
  5. В разделе Основные укажите, кто может просматривать темы, публиковать записи и присоединяться к группе.
  6. Нажмите Создать группу.
  • Если вы создаете группу в рабочем или учебном аккаунте, адрес группы будет заканчиваться на example.com.
  • Если вы создаете обычную группу, ее адрес будет заканчиваться на googlegroups.com.
Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте группы контактов

Чтобы ускорить переписку по электронной почте с группой одних и тех же пользователей, создайте и сохраните группу контактов. В дальнейшем достаточно будет указать в адресной строке название этой группы, чтобы все сохраненные в ней пользователи получили ваше электронное письмо.

Как создать группу контактов

  1. В Gmail нажмите Написать.
  2. Нажмите Кому, Копия или Скрытая копия.
  3. Найдите контакты, которые хотите добавить в группу, и установите флажки напротив них.
  4. Нажмите Управление ярлыками и затем Создать ярлык.
  5. Укажите название ярлыка.
  6. Нажмите Сохранить.
  7. Закройте окно, чтобы вернуться к сообщению.

Как отправить электронное письмо группе контактов

  1. В Gmail нажмите Написать.
  2. Введите название группы в поле Кому.
  3. Введите сообщение и нажмите Отправить.

Подробнее…

2. Создавайте и настраивайте мероприятия в календаре

ФлажокСоздавайте интервалы для встреч
  1. Откройте Google Календарь, нажмите на пустой интервал и выберите Доступные интервалы.
  2. Чтобы создать интервал в другом календаре, внизу страницы рядом со своим именем нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз и выберите календарь.
  3. Введите название и выберите дату и время.
  4. Укажите количество интервалов и длительность каждой встречи.
  5. Чтобы добавить в интервал дополнительную информацию, нажмите Другие параметры и введите данные.
  6. Нажмите Сохранить.

Интервалы для встреч отображаются в календаре как одно мероприятие и помечены символом решетки Встреча в левом верхнем углу. Забронированные периоды показываются поверх интервала как обычные мероприятия.

Интервалы для встреч отображаются в календаре как одно мероприятие и помечены символом решетки Встреча в левом верхнем углу. Забронированные периоды времени показываются поверх интервала как обычные мероприятия.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте мероприятия прямо в папке "Входящие"

Как создать мероприятие из письма

  1. В Gmail откройте сообщение.
  2. Вверху страницы нажмите на значок "" а затем выберите Добавить в календарь.
  3. Укажите сведения о мероприятии и нажмите Сохранить.

Как посмотреть мероприятия, созданные автоматически из электронных писем

При получении некоторых электронных писем (таких как подтверждение бронирования авиабилета или зарезервированного столика в ресторане) в календарь автоматически добавляются соответствующие мероприятия.

Как отключить функцию автоматического добавления мероприятий

Вы всегда можете удалить из календаря отдельное мероприятие или отключить добавление мероприятий из Gmail.

  1. Откройте Календарь и нажмите Настройки а затем Настройки.
  2. Найдите раздел Мероприятия из Gmail.
  3. В поле Приватность мероприятий Gmail выберите один из следующих вариантов:
    • По умолчанию. Пользователи, которым разрешен просмотр сведений о мероприятиях календаря, могут видеть название и время мероприятий из Gmail. Другие данные из этого сервиса, такие как номера подтверждения, статус авиарейсов и номера телефонов, доступны только пользователям с правами на изменение ваших мероприятий.

      Примечание.
      Если к календарю предоставлен доступ всем в Интернете, при выборе этого параметра мероприятие из Gmail станет общедоступным.  
    • Личное. Только пользователи с правами на изменение ваших мероприятий могут просматривать сведения о них. Пользователи, которые могут просматривать календарь, но не могут вносить изменения, вместо мероприятия увидят статус "Занят(a)".
    • Доступно только мне. Мероприятия в календаре будут доступны только вам.
  4. Чтобы отключить эту функцию, снимите флажок Автоматически добавлять мероприятия из Gmail в мой календарь.

Подробнее…

ФлажокДублируйте мероприятия, если вам нужны повторные встречи

При необходимости внести в расписание другое мероприятие с той же темой просто продублируйте исходное мероприятие.

  1. Нажмите на мероприятие один раз, а затем – на значок Изменить.
  2. Откройте мероприятие и вверху рядом с параметром Весь день нажмите Не повторять.
  3. Выберите частоту повторов.

    Если нужно выбрать дату окончания, нажмите Другое и введите дату начала и окончания.

  4. Нажмите Сохранить.

Подробнее…

ФлажокДобавьте повестку как файл с Диска

Как создать повестку

Выберите нужный вариант:

  • На главной странице Документов, Таблиц или Презентаций нажмите на значок "Создать" выше надписи Пустой файл.
  • На Диске: нажмите Создать а затем Google Документы/Таблицы/Презентации а затем Создать новый документ или Использовать шаблон.

Как прикрепить повестку к мероприятию

  1. Нажмите на поле Добавьте описание или прикрепленные файлы.
  2. Нажмите Мой диск или Загрузка и выберите файл.
  3. Нажмите Выбрать или Загрузить. Файл будет прикреплен к мероприятию.

Примечание. Если администратор G Suite запретил предоставление доступа к файлам на Google Диске пользователям за пределами организации, можно отправить файлы сторонним участникам с помощью Gmail.

Подробнее…

ФлажокСоздайте документ с примечаниями и списком задач

Как создать документ с примечаниями и списком задач

Выберите нужный вариант:

  • На главной странице Документов, Таблиц или Презентаций нажмите на значок "Создать" выше надписи Пустой файл.
  • На Диске: нажмите Создать а затем Google Документы/Таблицы/Презентации а затем Создать новый документ или Использовать шаблон.

Как добавить комментарии и адресовать их определенным пользователям

  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" Add comment.
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и добавьте адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылку на файл.
  5. Если вы хотите назначить комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить.
  6. Нажмите Комментировать или Назначить.

Подробнее…

ФлажокНастройте в Календаре личные или скрытые мероприятия

Если вы хотите заблокировать рабочее время в календаре, добавьте в эти часы мероприятия и ограничьте к ним доступ другим пользователям.

  1. Воспользуйтесь одним из вариантов:
    • В календаре нажмите на пустой интервал.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Укажите название, дату и время мероприятия.
  3. Чтобы добавить дополнительную информацию о мероприятии, нажмите Другие параметры.
  4. В разделе Приватность выберите Личное.
  5. Когда все будет готово, нажмите Сохранить.

Подробнее…

ФлажокРазрешите гостям изменять мероприятия, чтобы избежать лишней переписки

Чтобы избежать огромного количества писем и согласований относительно присутствия приглашенных пользователей, разрешите им изменять мероприятие и выбирать подходящее время.

Как разрешить гостям изменять мероприятие

  1. В поле Добавьте гостей начните вводить имя пользователя или его адрес электронной почты. Вы увидите подходящие адреса из каталога организации.
  2. Нажмите на подсказку, чтобы добавить пользователя в мероприятие. Если нужный вариант не появился, введите адрес целиком. После добавления гостя в мероприятие произойдет следующее:
    • В Google Meet к мероприятию автоматически добавится видеовстреча.
    • Календарь гостя появится рядом с вашим.
  3. Чтобы пригласить сразу большое число пользователей, укажите адрес списка рассылки группы Google.
    Подробнее…
  4. Чтобы указать, что присутствие гостя необязательно, наведите указатель на его имя и нажмите "Присутствие необязательно" Контакты.
  5. Чтобы разрешить гостям вносить изменения в мероприятие, приглашать других пользователей или просматривать список гостей, в разделе Разрешения для гостей установите соответствующие флажки.

Примечание. Если вы создали мероприятие в Календаре и не предоставили гостям разрешение вносить в него изменения, они не смогут изменять его дату и время в собственных календарях.

Как по умолчанию разрешить гостям изменять мероприятия

  1. В Календаре нажмите Настройки а затем Настройки.
  2. В разделе Мероприятия нажмите Разрешения по умолчанию для гостей и выберите Изменять мероприятие.

Подробнее…

ФлажокПредложите другое время встречи

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить изменения, вы можете сразу же изменить время проведения, не предлагая другое время.

  1. В Календаре нажмите на мероприятие один раз.
  2. В разделе Вы пойдете? нажмите на стрелку вверх а затем выберите Предложить другое время.
  3. В разделе Ваше предложение выберите другой день или время и добавьте сообщение.
  4. Нажмите Отправить предложение.

Подробнее…

ФлажокУдаляйте и восстанавливайте мероприятия

Если вы владелец мероприятия, то можете удалить его. Все остальные пользователи могут только убрать его из своих календарей. Восстановить мероприятие можно в обоих случаях.

Как удалить мероприятие

  1. Нажмите на мероприятие в календаре.
  2. Нажмите на значок "Удалить" Удалить.

Как восстановить мероприятие

  1. Нажмите "Настройки" Настройки а затем Корзина.
  2. Установите флажок рядом с удаленным мероприятием и нажмите "Восстановить" Восстановить.

Примечание. Удаленные мероприятия можно восстановить в течение приблизительно 30 дней.

Подробнее…

3. Проводите продуктивные встречи

ФлажокПрисоединяйтесь к видеовстречам

Присоединяться к видеовстречам можно как с компьютера, так и с мобильного устройства.

На сайте

Из Gmail

  1. Откройте Gmail.

  2. На боковой панели нажмите Перейти на встречу.

    Примечание. Если вы не видите этот параметр, обратитесь к администратору G Suite.

  3. Введите код встречи или ее псевдоним.
    • Пользователи G Suite могут задавать псевдонимы встреч, чтобы коллегам внутри организации было проще их находить и присоединяться.
  4. Нажмите Присоединиться.
В Meet
  1. В браузере откройте Meet.
  2. Выберите встречу из списка запланированных мероприятий.
  3. Нажмите Присоединиться.

Подробнее о начале работы с Google Meet

На мобильном устройстве

  1. Откройте приложение Google Meet.
  2. Проведите снизу вверх, чтобы посмотреть запланированные встречи. В Google Meet видны только встречи, запланированные в Google Календаре.
  3. Нажмите Присоединиться или выберите встречу из списка и нажмите Присоединиться.

Подробнее…

ФлажокЗаписывайте видеовстречи
  1. Откройте Meet и начните видеовстречу или присоединитесь к ней.
  2. Нажмите на значок "Ещё" Ещё > Записать встречу.
    О том, как найти кнопку записи, читайте здесь.
  3. Дождитесь начала записи.  
    Другие участники видеовстречи получают уведомления о начале и завершении записи.
  4. По завершении нажмите на значок "Ещё" Ещё > Остановить запись.
    • Запись также останавливается, когда все участники покидают видеовстречу.
  5. Нажмите Остановить запись для подтверждения.
  6. Через некоторое время файл записи будет создан и сохранен в папке с записями Meet, находящейся в разделе "Мой диск" организатора встречи. Организатор видеовстречи и пользователь, начавший запись, получат электронное письмо со ссылкой на нее.

Подробнее…

ФлажокПоказывайте свой экран
  1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
  2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
    1. В правом верхнем углу нажмите Поделиться.
    2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
    3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
    4. Нажмите Отправить.
  3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
  4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
    • Весь ваш экран
    • Окно
  5. Нажмите Поделиться.
  6. Если нужно прекратить демонстрацию экрана, нажмите кнопку Выключить в нижней части экрана. Это можно сделать в любое время.

Подробнее…

Дальнейшие действия

Хотите быстро начать работу с G Suite? Перейдите к контрольному списку для недели 3.
 
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?