Неделя 2. Эффективное взаимодействие с командами

Освоив базовые навыки, ознакомьтесь со следующими темами…

• Выбор подходящего канала коммуникации
• Дополнительные способы управления электронной почтой
• Настройка мероприятий календаря для учебы или работы

Приведенные здесь инструкции предназначены только для пользователей компьютеров.

Развернуть все  |  Свернуть все

Выбор подходящего канала коммуникации

Какие каналы доступны в Google Workspace

Выбирайте канал коммуникации в зависимости от вида сообщения и аудитории.

Личное взаимодействие

• Прямая переписка в чате. Чтобы обсудить простой вопрос или вопрос, требующий срочного решения, отправьте сообщение в Google Chat.
• Электронная почта. Если вам требуется обсудить что-то более сложное или не слишком срочное, отправьте электронное письмо с помощью Gmail.

Как общаться с группами пользователей

• Группа контактов. Для удобства работы с временной рабочей группой, например в краткосрочном проекте, можно создать группу контактов. Такие группы используются для переписки как по электронной почте, так и в чатах. Поделиться группой контактов с другими пользователями нельзя. Но если вы отправите электронное письмо группе контактов, другие пользователи смогут написать каждому участнику этой группы или скопировать список получателей.

• Список рассылки группы. Чтобы упростить общение с командой, создайте список рассылки в Google Группах. Вместо пересылки писем каждому из коллег вы сможете отправлять нужные материалы на единый адрес электронной почты вашей группы, чтобы все участники сразу получали приглашения на встречу в календаре или доступ к файлу на Диске.
  
  Примечание. Если ваш администратор не включил Группы для организации, вы можете использовать с этой целью группы контактов.  

Используйте приложение Chat или Gmail для общения

Как начать прямую переписку

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать групповой чат

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как изменить положение панели Chat в Gmail

Панель Chat можно разместить как с правой, так и с левой части веб-интерфейса Gmail.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. В верхней части экрана нажмите Чат и встречи.
4. Для параметра "Расположение чата" выберите один из вариантов: Слева от входящих или Справа от входящих.
5. Нажмите Сохранить изменения.

Отключайте уведомления чата, когда вам нужно сосредоточиться

1. Откройте Chat или Gmail.
2. Вверху нажмите на статус.
3. Выберите Не беспокоить.  
4. Выберите из списка срок, в течение которого вас не должны тревожить, или нажмите "До определенного времени" и укажите значение.  
5. Нажмите Применить.

Совет. Уведомления будут автоматически включены по завершении выбранного периода. Чтобы включить уведомления раньше, нажмите на свой статусНе беспокоитьВыключить режим "Не беспокоить".

Подробнее…

Создавайте списки рассылки в Группах

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки.
4. Нажмите Создать группу.
5. Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Подробнее…

Создайте группу контактов

Чтобы быстрее отправлять письма по электронной почте группе одних и тех же пользователей, создайте и сохраните группу контактов. В дальнейшем достаточно будет указать в адресной строке название этой группы, чтобы все сохраненные в ней пользователи получили ваше электронное письмо.

Вы также можете создать группу контактов, если администратор не включил Группы для вашей организации.

Как создать группу контактов

1. В Gmail нажмите Написать.
2. В поле Кому выберите Копия или Скрытая копия.
3. Найдите контакты, которые хотите добавить в группу, и установите флажки напротив них.
4. Нажмите Управление ярлыками Создать ярлык.
5. Укажите название ярлыка.
6. Нажмите Сохранить.
7. Нажмите Вставить, чтобы добавить контакты в сообщение.

Как отправить электронное письмо группе контактов

1. В Gmail нажмите Написать.
2. В поле Кому укажите название ярлыка для группы.
3. Введите сообщение и нажмите Отправить.

Дополнительные способы управления электронной почтой

Откладывайте электронные письма, чтобы вернуться к ним позже, получив напоминание

Письма с подтверждением, в которых указана определенная дата и время, можно отложить до нужного момента. Письмо появится вверху списка входящих сообщений в назначенный вами срок.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Наведите указатель мыши на письмо.
3. Справа нажмите на значок "Отложить" .
4. Выберите дату и время, когда нужно будет показать письмо.

Чтобы отложить несколько писем сразу, выберите их. Нажмите на значок "Отложить" на верхней панели.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Отключайте уведомления для электронных писем, ответы на которые вас не интересуют

Если вы не хотите участвовать в переписке в Gmail, вы можете ее игнорировать. Все новые сообщения в этой цепочке не будут добавляться в папку "Входящие" и отвлекать вас.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Планируйте отправку писем

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Напишите письмо.
4. В левом нижнем углу рядом с кнопкой "Отправить" нажмите на стрелку .
5. Выберите Запланировать отправку.

Примечание. Запланировать для отправки можно не более 100 писем.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Пересылайте переписки целиком

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Откройте чат, который хотите переслать.
3. В верхней части страницы нажмите "Ещё" Переслать все.
4. Укажите получателей в поле Кому.
5. При необходимости введите дополнительный контент для письма.
6. Нажмите Отправить внизу страницы.

Дополнительные способы ответа и пересылки

Автоматически архивируйте письма после отправки

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. Найдите раздел Отправка и архивирование и выберите Показывать кнопку "Отправить и архивировать" в ответе.
4. Нажмите Сохранить изменения.
5. Откройте письмо, на которое нужно ответить, и нажмите Ответить.
6. Введите сообщение и нажмите Отправить+.

Настройка мероприятий календаря для учебы или работы

Создавайте интервалы для встреч

Свободное время в календаре можно превратить в интервалы для встреч, которые другие пользователи смогут резервировать. Когда кто-нибудь зарезервирует это время, вы увидите соответствующую запись в календаре.

1. Войдите в свой рабочий или учебный аккаунт на компьютере и откройте Google Календарь.
2. Откройте расписание на неделю или день.
3. Нажмите в любом месте календарной сетки. Во всплывающем окне мероприятия выберите Интервалы для встреч.
4. Введите название и необходимые данные, а также выберите календарь, в котором будет отображаться мероприятие.
5. Чтобы указать дополнительную информацию, например добавить место или описание, нажмите Другие параметры.

Совет. Если вы хотите создать повторяющийся блок встреч, сделайте это прежде, чем кто-то забронирует в нем хотя бы один интервал. Если сделать повторяющимся блок, в котором уже есть забронированные интервалы, то они также станут повторяющимися, а это может привести в излишним бронированиям. Подробнее о повторяющихся мероприятиях…

Интервалы для встреч отображаются в календаре как одно мероприятие и помечены символом решетки в левом верхнем углу. Забронированные периоды показываются поверх интервала как обычные мероприятия.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Создавайте мероприятия прямо в папке "Входящие"

Как создать мероприятие из письма

1. Создайте письмо в Gmail.
2. Нажмите на значок "Дополнительно" Выбрать время встречиСоздать мероприятие.
3. Укажите сведения о мероприятии и нажмите Сохранить.

Также ознакомьтесь с советами по управлению мероприятиями в календаре из Gmail.

Настраивайте повторяющиеся встречи команды

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левом верхнем углу нажмите на значок "Создать" .
3. Укажите название мероприятия и прочие сведения.
4. В поле "Не повторять" нажмите стрелку вниз .
5. Выберите частоту повторов и срок окончания.
6. В правом верхнем углу экрана нажмите Сохранить.

Добавляйте повестки к мероприятиям

Календарь может создать повестку автоматически. Кроме того, вы можете прикрепить к мероприятию имеющуюся повестку.

Как создать повестку для нового мероприятия

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Создайте мероприятие.
3. При необходимости добавьте название, время проведения и гостей мероприятия, а также другие сведения.
4. Нажмите Добавить описание или прикрепленные файлы Создать заметки к встрече Сохранить.
   • Заметки с внесенными в них сведениями прикрепляются к мероприятию и становятся доступны его гостям, даже если они не из вашей организации.

Как создать или прикрепить повестку для существующего мероприятия

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Выполните одно из следующих действий:
   • Нажмите на мероприятиеДобавить заметки к встрече.
     К мероприятию будут прикреплены заметки с автоматически добавленной информацией.
   • Нажмите на мероприятие меню в виде трех точек Прикрепить документ.
     Выбранные заметки будут прикреплены к мероприятию.
3. Созданные заметки откроются в новом окне. На панели справа нажмите Поделиться.

Примечание. Если администратор запретил предоставление доступа к файлам на Google Диске пользователям за пределами организации, можно отправить файлы сторонним участникам с помощью Gmail.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Создавайте документы с примечаниями и списком задач

Как создать документ с примечаниями и списком задач

1. На компьютере перейдите на сайт Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм.
2. Нажмите "Создать" .

При желании вы можете создать документ на основе шаблона.

Как добавить комментарии и адресовать их определенным пользователям

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Создавайте частные мероприятия (со статусом "Занят")

Вы можете добавлять в рабочий календарь частные мероприятия, сведения о которых не будут видны другим пользователям. Например, запланируйте визит к врачу или тренировку и установите уровень доступа к мероприятию Частное. Вы сможете видеть сведения о мероприятии в своем календаре, но для остальных оно будет показано просто как занятое время.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Разрешайте гостям менять мероприятия, чтобы избежать лишней переписки

Чтобы избежать огромного количества писем и согласований относительно присутствия приглашенных пользователей, разрешите им изменять мероприятие и выбирать подходящее время.

Как разрешить гостям изменять мероприятие

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. Нажмите на мероприятиенажмите на значок "Изменить мероприятие" .
3. Справа в разделе "Разрешения для гостей" установите флажок "изменять мероприятие".
4. Нажмите Сохранить.

Примечание. Указывая, что гости могут изменять мероприятие, вы позволяете участникам редактировать любые поля, просматривать список приглашенных, бронировать переговорные комнаты и управлять мероприятием наравне с вами.

Как по умолчанию разрешить гостям изменять мероприятия

1. В Календаре нажмите Настройки.
2. В разделе Мероприятия нажмите Разрешения по умолчанию для гостей и выберите Изменять мероприятие.

Предлагайте или просматривайте другое время встречи

Гости могут предложить другое время встречи, с которым организатор может ознакомиться, а затем принять, если посчитает нужным.

Как предложить другое время встречи (инструкции для участника)

1. Нажмите на мероприятие в календаре.
2. Рядом с ответом "Может быть" нажмите стрелку вверх Предложить другое время.
3. Выберите день и время.
   Совет. К предлагаемому времени также можно добавить сообщение.
4. Нажмите Отправить предложение.

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить в него изменения, вы можете сразу же изменить время проведения, не предлагая другое время.

Как посмотреть предложенные варианты времени (инструкции для организатора)

1. В календаре нажмите на мероприятие, у которого есть значок часов.
2. Ознакомьтесь с предлагаемым временем в разделе "Гости".
3. Нажмите Проверить время для нужного предложения.
4. Чтобы перенести мероприятие на предложенное время, нажмите Сохранить.

Как работают предложенные варианты времени

• Невозможно предложить другое время для больших мероприятий, на которые приглашено более 200 гостей, и для мероприятий, длящихся весь день. Подробнее о больших мероприятиях…
• Предложить другое время могут все гости. Организаторы не могут предложить другое время.
• Если в настройках Google Календаря на компьютере организатора включен параметр "Ответы на приглашения", он будет получать уведомления каждый раз, когда кто-то предлагает перенести мероприятие на другое время.

Удаляйте или восстанавливайте мероприятия

Как удалить мероприятие, чтобы отменить его

Вы можете удалять те мероприятия, которые создали сами. Удаленные мероприятия пропадают из вашего календаря и из календарей всех приглашенных пользователей.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Откройте мероприятие, которое хотите удалить.
3. Нажмите "Удалить мероприятие" .

Как восстановить мероприятие

Удаленные мероприятия можно восстановить в течение приблизительно 30 дней.

1. Откройте Google Календарь.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Корзина. Отобразятся мероприятия, удаленные из этого календаря.
   • Чтобы восстановить отдельно взятое мероприятие, нажмите на значок "Восстановить мероприятие" напротив него.
   • Чтобы восстановить все выбранные мероприятия, нажмите на значок "Удалить все выбранные мероприятия навсегда" над списком.

Дальнейшие действия

Неделя 3. Общий доступ к файлам и совместная работа над ними

               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}