Week 2: Effectief communiceren met teams

Nu u bekend bent met de basisprincipes, kunt u hiermee: 

• Het juiste communicatiekanaal gebruiken
• Op meer manieren uw e-mail beheren
• Agenda-afspraken aanpassen voor werk of school

Deze instructies zijn alleen bedoeld voor desktops.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Het juiste communicatiekanaal gebruiken

Kanalen die beschikbaar zijn in Google Workspace

Kies het juiste communicatiekanaal voor uw doelgroep en boodschap.

Communiceren met individuele personen:

• Privéchat: Als u een snelle of urgente vraag heeft, kunt u een bericht sturen in Google Chat.
• E-mail: Als je iets ingewikkelders of niet urgents wilt bespreken, kun je een e-mail sturen met Gmail.

Communiceren met groepen mensen:

• Contactgroep: Voor tijdelijke groepen, zoals voor een kortlopend project, kun je een contactgroep maken. Je kunt contactgroepen gebruiken in e-mails en chats. Je kunt een contactgroep niet rechtstreeks delen met anderen. Als je een e-mail stuurt naar een contactgroep, kunnen anderen echter alle leden van de contactgroep beantwoorden of de lijst met adressen kopiëren.

• Mailinglijst in Groepen: Maak communicatie makkelijker door een mailinglijst in Google Groepen te maken voor uw team. Gebruik vervolgens het e-mailadres van de groep om statusupdates te sturen en bronnen te delen, zoals agenda's en Drive-documenten voor het team. Zo kunt u iedereen tegelijkertijd e-mailen in plaats van iedereen afzonderlijk.
  
  Opmerking: Als uw beheerder Groepen niet heeft aangezet voor uw organisatie, kunt u in plaats daarvan contactgroepen gebruiken.  

Chatten met mensen vanuit de Chat-app of Gmail

Een privéchat sturen naar iemand

1. Ga naar Google Chat of je Gmail-account.
2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klik je op Een chat starten .
3. Geef een naam of e-mailadres op. Je ziet suggesties terwijl je typt.
   • Als je een 1:1-bericht naar iemand buiten je organisatie wilt sturen, geef je het e-mailadres van die persoon op.
4. Klik op de persoon naar wie je een bericht wilt sturen.
5. Typ een bericht en klik op Sturen .

Een groepsgesprek starten

1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht klik op Sturen .
3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten  Groepsgesprek starten.
4. Geef een naam of e-mailadres op. U ziet suggesties terwijl u typt.
5. Klik op Klaar .
6. Typ een bericht en klik op Sturen .

De positie van het Chat-venster in Gmail wijzigen

U kunt het Chat-venster rechts of links van uw Gmail-inbox zetten.

1. Open Gmail op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Klik bovenaan op Chat en Meet.
4. Selecteer naast Chatpositie de optie Links van de inbox of Rechts van de inbox.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Chat-meldingen dempen als u zich wilt concentreren

1. Ga naar Chat of Gmail.
2. Klik bovenaan op uw status.
3. Selecteer Niet storen.  
4. Als u de duur wilt aanpassen, selecteert u een duur in de lijst of tikt u op Tot een specifieke tijd.  
5. Klik op Instellen.

Tip: Meldingen worden automatisch weer aangezet als de periode voor negeren voorbij is. Als u het negeren eerder wilt beëindigen, klikt u op uw status Niet storen 'Niet storen' uitzetten.

Meer informatie

Een mailinglijst maken in Groepen

1. Log in bij Google Groepen.
2. Klik bovenaan op Groep maken.
3. Geef informatie over en instellingen voor de groep op.
4. Klik op Groep maken.
5. Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.

Meer informatie

Een contactgroep maken

Als je via e-mail snel contact wilt opnemen met dezelfde groep mensen, kun je een contactgroep maken. De volgende keer dat je die contacten wilt e-mailen, voer je de groepsnaam in als de ontvanger.

U kunt ook een contactgroep maken als uw beheerder Google Groepen niet heeft aangezet voor uw organisatie.

Een groep contactpersonen maken

1. Klik in Gmail op Opstellen.
2. Klik op Aan, Cc of Bcc. 
3. Zoek de contacten die u aan de groep wilt toevoegen en vink de vakjes naast hun naam aan.
4. Klik op Labels beherenLabel maken.
5. Voer een naam in voor het label.
6. Klik op Opslaan.
7. Klik op Invoegen om de contacten toe te voegen aan het huidige bericht. 

Een contactgroep e-mailen

1. Klik in Gmail op Opstellen.
2. Voer naast Aan de labelnaam van de groep in.
3. Stel het bericht op en klik op Verzenden.

Op meer manieren uw e-mail beheren

E-mails snoozen om er later een herinnering voor te ontvangen

Bevestigingsmails met datums en tijden kunt u snoozen totdat u ze echt nodig heeft. De e-mail komt weer boven in uw inbox te staan wanneer u dat wilt: morgen, volgende week of vanavond. 

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Wijs de e-mail aan.
3. Klik aan de rechterkant op Snoozen .
4. Kies een latere datum of tijd om deze e-mail te ontvangen.

Als je meerdere berichten wilt snoozen, selecteer je de berichten. Klik bovenaan op Snoozen .

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

E-mails negeren waarvoor je geen reacties wilt zien

Als u deelneemt aan een gesprek in Gmail dat niet meer relevant is voor u, kunt u het gesprek negeren. Door een gesprek te negeren, komen toekomstige e-mails uit dat gesprek niet in uw inbox terecht. Zo kunt u uw aandacht richten op de belangrijke berichten.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail.

Een e-mail inplannen om later te verzenden

1. Ga op je computer naar Gmail .
2. Tik linksboven op Opstellen .
3. Stel je e-mail op.
4. Klik linksonder naast Verzenden op de dropdownpijl .
5. Klik op Verzenden plannen.

Opmerking: Je kunt tot 100 geplande e-mails hebben.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

Een volledig e-mailgesprek doorsturen

1. Ga op uw computer naar Gmail.
2. Open het gesprek dat u wilt afdrukken.
3. Klik bovenaan het gesprek op Meer Alles doorsturen.
4. Voeg ontvangers toe in het veld Aan.
5. Typ eventuele aanvullende tekst voor het bericht.
6. Klik onderaan op Verzenden. 

Meer manieren waarop u kunt reageren en doorsturen

E-mails automatisch archiveren nadat u deze heeft verzonden

1. Open Gmail.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Ga naar het gedeelte Verzenden en archiveren en selecteer Knop 'Verzenden en archiveren' weergeven in antwoord.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.
5. Open een e-mail waarop u wilt reageren en klik op Beantwoorden.
6. Stel het bericht op en klik op Verzenden+.

Agenda-afspraken aanpassen voor werk of school

Afspraakschema's maken

Maak van tijdsblokken in uw agenda afspraakschema's die anderen kunnen boeken. Geboekte afspraken worden weergegeven in uw agenda, zodat u weet met wie u op welk moment een afspraak heeft.

1. Open Google Agenda op een computer via je werk- of schoolaccount.
2. Zorg ervoor dat je de Week-weergave of een willekeurige Dag-weergave gebruikt.
3. Klik ergens in de agenda. In de pop-up met het afsprakenvak klik je op Afspraakschema's.
4. Geef de details op, inclusief een titel, en kies de agenda waarin je de afspraak wilt weergeven.
5. Klik op Meer opties om meer informatie toe te voegen, zoals een locatie of beschrijving.

Tip: Als je wilt dat het afspraakschema wordt herhaald, moet je dat instellen voordat je anderen uitnodigt om een tijdblok te reserveren. Als je een bestaand afspraakblok met gereserveerde tijdblokken laat herhalen, worden de al gereserveerde tijdblokken gedupliceerd als nieuwe tijdblokken en kunnen afspraken dubbel worden geboekt. Meer informatie over hoe je herhalende afspraken kunt instellen

Het afspraakblok wordt als één afspraak weergegeven in uw agenda, met een rastersymbool linksboven. Als mensen afspraken boeken, worden ze weergegeven als gewone afspraken die overlappen met het afspraakblok.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Google Agenda.

Afspraken maken vanuit je inbox

Een afspraak maken vanuit een e-mail

1. Stel in Gmail een e-mail op.
2. Klik op Meer Een vergadertijd instellenMaak een afspraak.
3. Voeg gegevens toe aan de nieuwe afspraak en klik op Opslaan.

Zie ook:  Tips om agenda-afspraken te beheren in Gmail

Een terugkerende teamvergadering instellen

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik linksboven op Maken .
3. Voeg de titel van de afspraak en andere details toe.
4. Klik naast Niet herhaald op de pijl-omlaag .
5. Kies hoe vaak je de afspraak wilt herhalen en wanneer de afspraak moet worden herhaald.
6. Tik rechtsboven op Opslaan.

Een agenda toevoegen aan een afspraak

Agenda kan een agenda voor u maken of u kunt een bestaande agenda aan uw afspraak toevoegen.

Een agenda voor een nieuwe afspraak maken

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Maak een afspraak.
3. Optioneel: Geef de titel, tijd, gasten en andere informatie op.
4. Klik op Beschrijving of bijlagen toevoegen Notulen maken Opslaan.
   • Je notulen, vooraf ingevuld met de afspraakgegevens, worden bijgevoegd bij de afspraak en gedeeld met je gasten, waaronder die van buiten je organisatie.

Een agenda maken of toevoegen aan een bestaande afspraak

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Selecteer een optie:
   • Klik op een afspraak Notulen maken.
     Vooraf ingevulde notulen met de afspraakgegevens worden bijgevoegd bij de afspraak.
   • Klik op een afspraak Menu  Document bijvoegen.
     De geselecteerde notulen worden bijgevoegd bij de afspraak.
3. De notulen worden geopend in een nieuw venster. Klik aan de rechterkant op Delen.

Opmerking: Als uw beheerder het delen van Google Drive-bestanden buiten uw organisatie niet toestaat, kunt u Gmail-bijlagen naar externe gasten sturen.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Google Agenda.

Een document met opmerkingen en actie-items maken

Het document met opmerkingen en actie-items maken

1. Open het startscherm van Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren op je computer.
2. Klik op Maken .

Je kunt ook een document maken op basis van een template.

Opmerkingen toevoegen en toewijzen aan specifieke mensen

1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
2. Klik op Opmerking toevoegen .
3. Typ een opmerking in het vak.
4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Een privéafspraak maken (wordt weergegeven als 'bezet')

U kunt persoonlijke afspraken toevoegen aan uw werkagenda, waarbij details niet zichtbaar zijn voor andere mensen. Plan bijvoorbeeld een afspraak met een arts of een persoonlijk sportevenement en stel de zichtbaarheid van de afspraak in op Privé. U ziet afspraakgegevens in uw agenda, maar voor anderen wordt de afspraak alleen getoond als 'bezet'.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Google Agenda.

Gasten een afspraak laten aanpassen om heen en weer gemail te voorkomen

Als u veel heen en weer gemail met de beschikbaarheid van gasten voor vergaderingen wilt voorkomen, staat u de gasten toe de afspraak aan te passen, zodat ze een tijdstip kunnen kiezen dat ze het beste uitkomt.

Toestaan dat gasten een afspraak wijzigen

1. Open Google Agenda op een computer.
2. Klik op een afspraak Afspraak bewerken .
3. Vink aan de rechterkant onder 'Gasten kunnen' de optie 'Afspraak bewerken' aan.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Wanneer je 'Gasten kunnen afspraak bewerken' aanvinkt, kunnen ze net als jij alle velden bewerken, de gastenlijst bekijken, ruimten reserveren en de afspraak beheren.

Standaard toestaan dat gasten een afspraak wijzigen

1. Klik in Agenda op 'Instellingen' Instellingen.
2. Klik in het gedeelte Afspraakinstellingen op Standaardrechten voor gasten en selecteer Afspraak bewerken.

Nieuwe vergadertijden voorstellen of checken

Gasten kunnen een nieuw vergadertijd voorstellen, dat de organisator dan kan checken en eventueel kan accepteren.

Een andere tijd voorstellen (als deelnemer)

1. Klik op de afspraak in je agenda.
2. Klik naast 'Misschien' op de pijl-omhoog  Andere tijd voorstellen.
3. Selecteer een andere tijd of dag.
   Tip: Je kunt ook een bericht aan je voorgestelde tijd toevoegen.
4. Klik op Voorstel versturen.

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

Voorgestelde tijden checken (als organisator)

1. Klik op een afspraak met een klokicoon in je agenda.
2. Bekijk de voorgestelde tijden onder 'Gasten'.
3. Klik op Bekijk voorgestelde tijd onder het tijdsvoorstel dat je wilt bekijken.
4. Klik op Opslaan om de afspraak te verzetten naar de voorgestelde tijd.

Hoe voorgestelde tijden werken

• Voorstellen zijn uitgeschakeld voor afspraken voor grote groepen (met meer dan 200 gasten) en voor afspraken die de hele dag duren. Meer informatie over afspraken voor grote groepen.
• Alle gasten kunnen een andere tijd voorstellen. Organisatoren kunnen geen andere tijd voorstellen.
• Als een organisator op een computer in de Google Agenda-instellingen de optie 'Reacties op afspraak' inschakelt, krijgt hij of zij een e-mailmelding voor voorstellen.

Afspraken verwijderen en herstellen

Een afspraak verwijderen om deze te annuleren

Als je een afspraak hebt gemaakt, kun je deze verwijderen. Hiermee wordt de afspraak verwijderd uit je agenda en uit de agenda's van alle andere genodigden.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik op de afspraak die je wilt verwijderen.
3. Klik op Afspraak verwijderen .

Een afspraak herstellen

U heeft ongeveer 30 dagen de tijd om een afspraak te herstellen die u per ongeluk heeft verwijderd.

1. Open Google Agenda.
2. Klik rechtsboven op instellingen  Prullenbak. Je krijgt de afspraken te zien die uit deze agenda zijn verwijderd.
   • Als je een afzonderlijke afspraak wilt herstellen, klik je naast de afspraak op Herstellen .
   • Als je alle geselecteerde afspraken wilt herstellen, klik je boven de lijst op Alle geselecteerde herstellen .

Volgende stappen

Week 3: Bestanden delen en erin samenwerken

               

Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?

Probeer Google Workspace vandaag nog.

 

 

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}