第 2 週: 効果的な会議の開催とコミュニケーション

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コミュニケーション ツールが表示されているさまざまなデバイスチーム内のメンバーと効率的にコミュニケーションをとるために、次の作業を行います。

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1. 会議以外でのユーザーとのコミュニケーション

チェックボックス概要: 会議以外でユーザーとコミュニケーションをとる

G Suite を使用すれば、会議以外でもいろいろな方法でユーザーとコミュニケーションをとることができます。

それぞれのユーザーとコミュニケーションをとるには:

  • 直接チャット メッセージ - ちょっとした質問や急ぎの質問がある場合は、Hangouts Chat メッセージを送信します。
  • メール - Gmail を使用してメールを送信します。

グループのメンバーとコミュニケーションをとるには:

  • 連絡先グループ - 短期プロジェクトや短期チームなどに関わる一時的なグループの場合は、連絡先グループを作成します。連絡先グループはメールとチャットに使用できます。連絡先グループを他のユーザーと直接共有することはできませんが、連絡先グループにメールを送信すると、他のユーザーは連絡先グループのメンバー全員に返信したり、アドレスの一覧をコピーしたりできます。
  • グループ メーリング リスト - 組織内で長期的な目的のために編成されるチームや部門の場合は、グループ メーリング リストを作成します。グループ メーリング リストのメールアドレスは、コミュニケーションをとることの他にもメール、カレンダーの予定、ファイルなどの共有のために使用できます。

    注: G Suite 管理者が組織のグループを有効にしていない場合は、代わりに連絡先グループを使用できます。

チェックボックスGmail のユーザーとチャットする

チャット メッセージを送信するには:

  1. Gmail を開き、左下にあるハングアウト アイコン Start a Hangout をクリックします。
    頻繁に連絡をとるユーザーやグループが自分の名前の下に表示されます。
  2. ユーザー名またはグループ名をクリックすると、すぐにチャットを開始できます。
  3. 自分の名前の下にユーザーやグループが表示されない場合は、新しい会話アイコン New をクリックし、相手の名前を入力します。目的のユーザーが表示されたらクリックしてチャットを開始します。

チャット メッセージをユーザー グループに送信するには:

  1. Gmail を開き、左下にある新しい会話アイコン New 次に 新しいグループ アイコン グループにユーザーを追加 をクリックします。
  2. ユーザー アイコン ユーザー の横にグループ名を入力して、完了アイコン 選択 をクリックします。
  3. 右側のハングアウト ウィンドウで、ユーザー アイコン ユーザー 次に [ユーザーを追加] をクリックします。
  4. 追加するユーザーを選択して、[ユーザーを追加] をクリックします。グループは自動的に保存されます。
  5. (省略可)グループからユーザーを削除するには、名前の横にある削除アイコン 削除 をクリックし、[削除] をクリックして確定します。

チャット ウィンドウを移動するには:

  1. Gmail を開いて 設定アイコン 設定 次に [設定] 次に [詳細設定] をクリックします。
  2. [右側のチャット] までスクロールし、[有効にする] を選択します。
  3. [変更を保存] をクリックします。
チェックボックス作業に集中するためにチャット通知をミュートする
  1. Gmail で、ミュートするハングアウトの会話を選択します。
  2. 設定アイコン 設定 をクリックし、[通知] チェックボックスをオフにします。

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チェックボックスメールをスヌーズして後でリマインダーを受け取る
  1. メールにカーソルを合わせます。
  2. 右側にあるスヌーズ アイコン スヌーズ をクリックします。
  3. [スヌーズ期間] で時間を選択します。

    メールは自動的にスヌーズされ、受信トレイから移動します。指定した日時に達すると、スヌーズしたメールについての通知が届きます。

  4. (省略可)スヌーズしたすべてのメールを表示するには、左のサイドバーの [スヌーズ中] をクリックします。

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チェックボックス返信の確認が不要なメールをミュートする
  1. Gmail で、ミュートするスレッドを選択します。
  2. その他アイコンその他アイコン [ミュート] をクリックします。
  3. スレッドをミュートすると、そのスレッドは受信トレイから削除されてアーカイブされます。ただし、[すべてのメール] で [ミュート] ラベルが付いたものを探せば、スレッドを表示できます。

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チェックボックスメールスレッド全体を転送する
  1. メールを開きます。

    注: メールに署名や以前の返信が含まれていても、Gmail では表示されません。返信の下にある、コンテンツをすべて表示するアイコン 詳細 をクリックすると、返信に含まれるすべてのテキストが表示されます。

  2. 右上のその他アイコン その他アイコン をクリックします。
  3. [返信]、[全員に返信]、[転送]、[印刷] などのオプションをクリックします。

ヒント: Gmail のスマート リプライでは、受信したメールに応じて複数の返信候補が示されます。候補からいずれかを選択し、編集してから送信したり、そのまま送信したりすることで、時間を節約できます。

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チェックボックスメールやカレンダーの招待状を印刷する

メールやカレンダーの招待状を印刷するには:

  • メールを印刷する: Gmail でメールを開き、右上にあるすべて印刷アイコン Print Icon をクリックします。
  • カレンダーの招待状を印刷する: Google カレンダーで招待状を開き、右上にあるその他アイコン その他アイコン 次に [印刷] をクリックします。

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チェックボックスグループ メーリング リストを作成する

注: 作成する前に、グループ メーリング リストがグループに存在しないことを確認してください。グループが表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。組織でグループが有効になっていない場合は、代わりに連絡先グループを作成できます。

  1. グループで、[グループを作成] をクリックします。
    • 組織内でグループを作成する場合は、グループのアドレスの末尾が [ドメイン名].com となります。
    • 一般公開のグループを作成する場合は、グループのアドレスの末尾が googlegroups.com となります。
  2. グループの説明を入力します。
  3. [グループの種類] までスクロールして、[グループの種類を選択] で [メーリング リスト] を選択します。
  4. [基本的な権限] までスクロールして、トピックを表示できるユーザー、投稿できるユーザー、グループに参加できるユーザーを選択します。
  5. [グループを作成] をクリックします。

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チェックボックス連絡先グループを作成する

同じグループのメンバーにメールで連絡するには、連絡先グループを作成して保存します。次回メールを送信するときは、メールの受信者にグループ名を入力するだけでメンバー全員にメールを送信できます。

連絡先グループを作成するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [To] の横に複数のメールアドレスを入力します。
  3. [To] をクリックします。
  4. (省略可)別の連絡先をグループに追加するには、その連絡先のチェックボックスをオンにします。メールアドレスが下部に表示されます。
  5. [グループとして保存] をクリックします。
  6. グループに名前を付けて [保存] をクリックします。

連絡先グループにメールを送信するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [To] の横にグループの名前を入力します。
  3. メッセージを入力して [送信] をクリックします。

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2. カレンダーで予定の作成とカスタマイズを行う

チェックボックス予約枠を作成する
  1. Google カレンダーを開き、カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックして [予約枠] をクリックするか、[作成 作成] 次に [予約枠] をクリックします。
  2. (省略可)別のカレンダーに予約枠を作成する場合は、下部の自分の名前をクリックしてカレンダーを選択します。
  3. タイトルを追加し、日時を選択します。
  4. 各予約の時間枠の数と期間を選択します。
  5. (省略可)予約枠に詳細を追加する場合は、[その他のオプション] をクリックして情報を追加します。
  6. [保存] をクリックします。

予約枠は単一の予定としてカレンダーに表示され、左上にグリッド アイコン 予約 が付きます。ユーザーが予約を入れると、その予約枠に重なる通常の予定として表示されます。

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チェックボックス受信トレイから予定を作成する

メールから予定を作成するには:

  1. Gmail でメールを開きます。
  2. 上部のその他アイコン その他アイコン 次に [予定を作成] をクリックします。
  3. 新しい予定に詳細を追加し、[保存] をクリックします。

メールから自動的に作成された予定を表示するには:

フライトの確認やレストランの予約など、一部のメールは自動的にカレンダーに追加されます。

予定の自動追加をオフにするには:

Gmail からの予定をカレンダーに追加したくない場合は、予定を個別に削除するか、予定が自動的に追加されないように設定を変更します。

  1. カレンダーを開き、設定アイコン 設定 次に [設定] に移動します。
  2. [Gmail からの予定] までスクロールします。
  3. [Gmail の予定の公開設定] で、次のいずれかの設定を選択します。
    • カレンダーのデフォルト - カレンダーで予定の詳細を表示する権限があるユーザーには、Gmail で届いた予定の名前と日時が表示されます。予定を変更する権限があるユーザーだけに、確認番号、フライト情報、電話番号などの、メールから追加された他の詳細が表示されます。

      注:
      カレンダーを一般公開する場合にこのオプションを選択すると、Gmail の予定も一般公開されます。
    • 非公開 - カレンダーを変更する権限があるユーザーだけに予定の詳細が表示されます。カレンダーを表示できても変更できないユーザーには、[予定あり] とだけ表示されます。
    • 自分のみ - カレンダーの予定は自分だけに表示されます。
  4. (省略可)この機能を無効にするには、[Gmail からの予定を自動的にカレンダーに追加する] をオフにします。

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チェックボックス再度会議が必要な場合に予定を複製する

同じトピックについて再度会議で話し合いたい場合は、元の予定を複製すると簡単です。

  1. 予定をクリックし、編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 予定を開き、上部の [終日] の横にある [繰り返さない] をクリックします。
  3. 予定を繰り返す頻度を選びます。

    終了日を選択する場合は、[カスタム] をクリックして開始日と終了日を入力します。

  4. [保存] をクリックします。

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チェックボックス予定リストをドライブの添付ファイルとして追加する

予定リストを作成するには:

次のいずれかを行います。

予定リストを予定に添付するには:

  1. 予定をクリックし、編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 予定を開き、予定の説明までスクロールして添付アイコン 添付 をクリックします。
  3. [マイドライブ] または [アップロード] をクリックし、ファイルを選択します。
  4. [選択] または [アップロード] をクリックします。ファイルが予定に添付されます。
  5. [保存] をクリックします。

注: G Suite 管理者が組織外での Google ドライブ ファイルの共有を許可していない場合は、Gmail で添付ファイルを外部のゲストに送信してください。

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チェックボックスメモやアクション アイテムのドキュメント作成する

メモやアクション アイテムのドキュメント作成するには:

次のいずれかを行います。

コメントを追加して特定のユーザーに割り当てるには:

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント アイコン コメント 次に コメントを追加アイコン コメントを追加 をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せて、ファイルへのリンクを含むメールが各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

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チェックボックスカレンダー: 予定を非公開または非表示にする

カレンダーで作業時間帯を表示したくない場合は、追加した予定を非公開にすることができます。

  1. 次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで、予定のない時間枠をクリックします。
    • 作成 [作成] をクリックします。
  2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
  3. (省略可)予定に詳細を追加するには、[その他のオプション] をクリックします。
  4. [公開設定] で、[非公開] を選択します。
  5. 終わったら [保存] をクリックします。

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チェックボックスゲストが予定を変更できるようにしてメールでのやり取りを避ける

会議に参加してもらうゲストの空き時間を確認するためにメールで何度もやり取りしなくてすむよう、ゲストが自分の都合に合わせて予定を変更できるようにします。

ゲストが予定を変更できるようにするには:

  1. 予定を開きます。

  2. [ゲスト] タブの [ゲストを追加] で、追加するゲストの名前またはメールアドレスの最初の数文字をボックスに入力します。

    テキストを入力すると、組織のディレクトリ内で一致する名前やメールアドレスが表示されます。

    ヒント: Google グループのメーリング リストのアドレスを追加することで、多数のゲストを一度に招待することもできます。人数の多いグループの招待について詳しくは、カレンダーで大規模な予定を管理するをご覧ください。

  3. 候補をクリックし、そのゲストを予定に追加します。候補が表示されない場合は、ゲストの完全なメールアドレスを入力します。
  4. (省略可)ゲストの参加を任意にするには、ゲストの名前にカーソルを合わせて、任意参加者にするアイコン ユーザー をクリックします。
  5. (省略可)予定の変更、他のゲストの招待、ゲストリストの表示をゲストに許可するには、[ゲストの権限] で適切なチェックボックスをオンにします。

注: カレンダーで予定を作成する際に予定を変更する権限をゲストに付与しない場合、ゲストは自分のカレンダーで予定の日時を変更できません。

デフォルトでゲストが予定を変更できるようにするには:

  1. カレンダーを開いて、設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [予定の設定] で [デフォルトのゲストの権限] をクリックし、[予定を変更する] を選択します。

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チェックボックス会議の新しい時間を提案する

注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、新しい日時を提案せずに直接予定を変更することができます。

  1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. [参加しますか?] に移動して、 上矢印アイコン 上矢印 次に [新しい時間を提案] をクリックします。
  3. [日時の提案] で別の時刻または日付を選択して、メッセージを入力します。
  4. [提案を送信] をクリックします。

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チェックボックス予定を削除する、削除された予定を復元する

予定は自分のカレンダーから削除できますが、他のユーザーのカレンダーからも削除する場合はその予定のオーナーである必要があります。削除した予定は復元できます。

予定を削除するには:

カレンダー グリッドで予定をクリックし、削除アイコン 削除 をクリックします。

予定を復元するには:

  1. 削除した予定を見つけるには、設定アイコン 設定 次に [ゴミ箱] をクリックします。
  2. 予定にカーソルを合わせ、次のいずれかを行います。
    • 予定を復元するには、予定の横にあるチェックボックスをオンにして、復元アイコン 復元 をクリックします。
    • 予定を完全に削除するには、予定の横にあるチェックボックスをオンにして、削除アイコン 削除 をクリックします。
  3. (省略可)ゴミ箱内のすべての予定を削除するには、右上にある [ゴミ箱を空にする] をクリックします。

注: 削除した予定は、約 30 日間カレンダーのゴミ箱に残ります。

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3. 生産性の高い会議を開催する

チェックボックス会議に参加する

パソコンまたはスマートフォンを使って、外出先からでも簡単にハングアウトの会議に参加することができます。

ウェブの場合

  1. ブラウザで、Meet に移動します。
  2. スケジュールされた予定のリストから、目的のミーティングを選択します。
  3. [会議に参加] をクリックします。

詳しくは、Hangouts Meet スタートガイドをご覧ください。

モバイル デバイスの場合

  1. Hangouts Meet アプリを開きます。
  2. 下から上にスワイプして、スケジュールされた会議を表示します。
  3. リストから会議を選択して、[参加] をタップします。

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チェックボックス会議を録画する
  1. Meet を開き、ビデオ会議を開始するか、ビデオ会議に参加します。
  2. 会議中に、その他アイコン その他アイコン 次に [ミーティングを録画] をクリックしてから [開始] をクリックします。

    注: 他の参加者には、録画の開始時と停止時に通知が届きます。組織外のユーザー、モバイルアプリのユーザー、電話での参加者にも、録画が開始、停止されたときに通知が届きます。ただし、これらのユーザーが録画を制御することはできません。

  3. 録画を停止するには、その他アイコン その他アイコン 次に [録音を停止] をクリックします。
  4. [録音を停止] をクリックして確定します。参加者全員が会議から退出した場合も、録画は停止します。
  5. 数分後に録画ファイルが完成し、ドライブに保存されます。
    会議の主催者と録画を開始したユーザーには、録画へのリンクが記載されたメールが自動送信されます。録画は、会議の主催者と同一ドメインの参加者と自動的に共有されます。
  6. 録画ファイルが添付されたメールが届いたら、ファイルをクリックして開くか、[ドライブで開く] をクリックします。

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チェックボックス画面を共有する
  1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのファイルを開きます。
  2. (省略可)ゲストと同時にドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを編集するには、次のようにします。
    1. 右上にある [共有] をクリックします。
    2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
    3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
    4. [送信] をクリックします。
  3. Hangouts Meet を開いて、会議に参加します。
  4. [今すぐ表示] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
    • あなたの全画面
    • ウィンドウ
  5. [共有] をクリックします。
  6. (省略可)画面の共有を停止するには、[共有を停止] をクリックします。

詳細

次のステップ

G Suite を使用して、生産性を向上させましょう。第 3 週目のチェックリストをご覧ください。
 
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