Settimana 2: comunica in modo efficace

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Dispositivi vari con strumenti di comunicazionePer comunicare in modo rapido ed efficiente con le persone del tuo team, completa le attività descritte di seguito.

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1. Usa il canale di comunicazione più adatto

Casella di controlloCanali disponibili tramite G Suite

Scegli il canale di comunicazione più adatto per il tuo pubblico e il tuo messaggio.

Comunicare con singole persone:

  • Messaggio diretto nella chat: per una domanda veloce o che necessita di una risposta immediata, invia un messaggio di Google Chat.
  • Email: se devi discutere una questione più complessa o non hai fretta, invia un'email con Gmail.

Comunicare con gruppi di persone:

  • Gruppo di contatti: per gruppi temporanei, ad esempio un team per un progetto a breve termine, puoi creare un gruppo di contatti. I gruppi di contatti si possono utilizzare nelle email e anche nelle chat. Non puoi condividere direttamente il tuo gruppo di contatti con altri. Tuttavia, se invii un'email a un gruppo di contatti, le altre persone possono rispondere a tutti i destinatari del gruppo o copiare il tuo elenco di indirizzi.
  • Mailing list di Gruppi: per i team consolidati o le sezioni di un'organizzazione, puoi creare una mailing list di Gruppi. L'indirizzo email di una mailing list di Gruppi può essere utilizzato per comunicare e condividere elementi con più persone contemporaneamente, ad esempio le email, gli eventi di calendario e i file. 

    Nota: se l'amministratore di G Suite non ha attivato Gruppi per l'organizzazione, puoi utilizzare come alternativa i gruppi di contatti.  

Casella di controlloChattare con le persone in Chat o in Gmail

Inviare un messaggio diretto a una persona:

  1. Accedi a Chat o Gmail.
  2. In Chat, fai clic su un nome, inserisci un messaggio e fai clic su Invia "".
  3. Se il nome non è presente in Chat, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot o su Avvia una chat "".
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    Per inviare un messaggio diretto a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email completo.
  5. Seleziona la persona a cui vuoi inviare il messaggio.
  6. Digita un messaggio e fai clic su Invia "".
    Nei suggerimenti sono inclusi tutti gli utenti della tua organizzazione, compresi quelli che non hanno Chat.

Avviare una conversazione di gruppo:

  1. Accedi a Chat o Gmail.
  2. In Chat, fai clic sul nome di un gruppo, inserisci un messaggio e fai clic su Invia "".
  3. Se il nome del gruppo non è presente in Chat:
    • In Chat, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bote poiAvvia conversazione di gruppo.
    • In Gmail, nella sezione Chat, fai clic su Avvia una chat""e poiAvvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Man mano che digiti il testo, vengono visualizzati dei suggerimenti. 
  5. Fai clic su Messaggio o su Fine "".
  6. Digita un messaggio e fai clic su Invia "".
    Nei suggerimenti sono inclusi tutti gli utenti della tua organizzazione, compresi quelli che non hanno Chat.

Cambiare la posizione del riquadro di Chat in Gmail

  1. Apri Gmail sul computer.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni "" e poiVisualizza tutte le impostazioni.
  3. In alto, fai clic su Chat e Meet.
  4. Accanto a Posizione della chat, seleziona A sinistra della Posta in arrivo o A destra della Posta in arrivo.
  5. Fai clic su Salva modifiche.
Casella di controlloDisattivare le notifiche di Chat quando devi concentrarti
  1. Accedi a Chat o Gmail.
  2. In alto a sinistra, fai clic sul tuo stato.
  3. In Disattiva audio notifiche, seleziona un periodo di tempo per disattivare l'audio delle notifiche.
    Le notifiche vengono riattivate automaticamente al termine del periodo di disattivazione dell'audio.
  4. (Facoltativo) Per interrompere la disattivazione dell'audio, fai clic sul tuo stato e poiDisattiva Non disturbare.

Ulteriori informazioni

2. Gestisci le tue email

Casella di controlloPosticipare le email per ricevere un promemoria in un secondo momento
  1. Seleziona un'email.
  2. A destra, fai clic su Posticipa Posticipa.
  3. In Posticipa a…, scegli una data e un'ora.

    L'email viene automaticamente posticipata e rimossa dalla Posta in arrivo. Riceverai un promemoria relativo all'email posticipata dopo l'orario specificato.

  4. Per visualizzare tutte le email posticipate, fai clic su Posticipati nella barra laterale sinistra. (facoltativo)

Ulteriori informazioni

Casella di controlloDisattivare le email di cui non vuoi visualizzare le risposte
  1. In Gmail, seleziona la conversazione che vuoi disattivare.
  2. Fai clic su Altro "" e seleziona Disattiva.
  3. In seguito alla disattivazione, la conversazione viene rimossa dalla Posta in arrivo e archiviata. La conversazione sarà comunque visibile in Tutti i messaggi, contrassegnata dall'etichetta Disattivati.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloInoltrare interi thread di email
  1. Apri l'email.

    Nota: se il messaggio contiene una firma o le risposte precedenti, Gmail le nasconde dalla visualizzazione. Sotto la risposta, fai clic su Mostra contenuti abbreviati "" per visualizzare tutto il testo che verrà incluso nella risposta.

  2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Altro "".
  3. Fai clic su un'opzione, ad esempio Rispondi, Rispondi a tutti, Inoltra o Stampa.

Suggerimento: la funzionalità Risposta rapida di Gmail può suggerire alcune risposte in base all'email che hai ricevuto. Per risparmiare tempo, selezionane una e modifica il testo suggerito oppure inviala senza modificarla.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloStampare email e inviti di calendario

Stampare un'email o un invito del calendario:

  • Stampare un'email: apri l'email in Gmail. In alto a destra, fai clic su Stampa tutto "".
  • Stampare un invito di calendario: apri l'invito in Google Calendar. In alto a destra, fai clic su Altro ""e poiStampa.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloCreare una mailing list di Gruppi

Nota: prima di creare una mailing list di Gruppi, assicurati che non esista già in Gruppi. Se non riesci a visualizzare Gruppi, contatta l'amministratore di G Suite. Se Gruppi non è attivo per la tua organizzazione, come alternativa puoi creare un gruppo di contatti.

  1. Accedi a Google Gruppi.
  2. Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su Crea gruppo.
  3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo.
  4. Scorri fino a visualizzare Tipo di gruppo e seleziona Mailing list in corrispondenza di Seleziona un tipo di gruppo.
  5. Scorri fino a visualizzare Autorizzazioni di base e scegli chi può visualizzare argomenti, pubblicare post e unirsi al tuo gruppo.
  6. Fai clic su Crea gruppo.
  • Se stai creando un gruppo nel tuo account di lavoro o della scuola, l'indirizzo del gruppo termina con example.com.
  • Se stai creando un gruppo di consumatori, l'indirizzo del gruppo termina con googlegroups.com.
Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloCreare gruppi di contatti

Se vuoi contattare rapidamente lo stesso gruppo di persone via email, puoi creare e salvare un gruppo di contatti. La volta successiva che vuoi inviare un'email a quell'insieme di contatti, dovrai solo inserire il nome del gruppo come destinatario dell'email.

Creare un gruppo di contatti:

  1. In Gmail, fai clic su Scrivi.
  2. Fai clic su A, Cc o Ccn. 
  3. Trova i contatti che vuoi aggiungere al gruppo e seleziona le caselle accanto ai loro nomi.
  4. Fai clic su Gestisci etichettequindiCrea etichetta.
  5. Inserisci il nome dell'etichetta.
  6. Fai clic su Salva.
  7. Chiudi la finestra per tornare al messaggio.

Inviare email a un gruppo di contatti:

  1. In Gmail, fai clic su Scrivi.
  2. Inserisci il nome del gruppo accanto ad A.
  3. Scrivi il messaggio e fai clic su Invia.

Ulteriori informazioni

3. Crea e personalizza gli eventi del calendario

Casella di controlloCreare spazi per appuntamenti
  1. Apri Google Calendar. Nella griglia del tuo calendario, fai clic su un intervallo di tempo vuoto e scegli Spazi per appuntamenti o fai clic su Più Crea e poi Spazi per appuntamenti.
  2. Se vuoi creare uno spazio per gli appuntamenti su un altro calendario, fai clic sul tuo nome in fondo alla pagina e seleziona il calendario. (facoltativo)
  3. Aggiungi un titolo e scegli una data e un'ora.
  4. Seleziona il numero di spazi per appuntamenti e la durata di ogni appuntamento.
  5. Se vuoi aggiungere altri dettagli allo spazio per gli appuntamenti, fai clic su Altre opzioni e aggiungi le informazioni. (facoltativo)
  6. Fai clic su Salva.

Lo spazio per gli appuntamenti viene visualizzato come evento singolo nel tuo calendario, con il simbolo della griglia Appuntamento nell'angolo in alto a sinistra. Man mano che vengono aggiunti, gli appuntamenti verranno visualizzati come normali eventi in corrispondenza di quella fascia oraria.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloCreare eventi dalla Posta in arrivo

Creare un evento da un'email:

  1. Apri l'email in Gmail.
  2. In alto, fai clic su Altro "" e poi Crea evento.
  3. Aggiungi i dettagli al nuovo evento e fai clic su Salva.

Visualizzare gli eventi automatici creati dalle email:

Alcune email (ad esempio le conferme dei voli o le prenotazioni di ristoranti) vengono aggiunte automaticamente al calendario.

Disattivare gli eventi automatici:

Se non vuoi che gli eventi vengano aggiunti da Gmail al tuo calendario, puoi eliminare un singolo evento o modificare le impostazioni in modo che gli eventi non vengano aggiunti automaticamente.

  1. Apri Calendar e vai a Impostazioni Impostazioni e poi Impostazioni.
  2. Fai scorrere fino a visualizzare Eventi da Gmail.
  3. Nel campo Visibilità degli eventi di Gmail, scegli un'opzione:
    • Predefinita di Calendar: chiunque abbia accesso alla visualizzazione dei dettagli degli eventi del tuo calendario può visualizzare il nome e l'ora dell'evento da Gmail. Solo le persone autorizzate ad apportare modifiche agli eventi possono vedere altri dettagli della tua email, come numeri di conferma, stato dei voli o numeri di telefono.

      Nota
      : se condividi il tuo calendario pubblicamente, la scelta di questa opzione rende visibili pubblicamente anche gli eventi di Gmail.  
    • Privata: solo persone autorizzate ad apportare modifiche al tuo calendario possono vedere i dettagli degli eventi. Per tutti coloro che possono visualizzare il tuo calendario, ma non modificarlo, l'evento risulterà "Occupato".
    • Solo io solo tu puoi accedere agli eventi del tuo calendario e visualizzarli.
  4. Per disattivare questa funzionalità, deseleziona la casella Aggiungi automaticamente eventi da Gmail al mio calendario. (facoltativo)

Ulteriori informazioni

Casella di controlloDuplicare gli eventi per ripetere una riunione

Ti può capitare di dover pianificare un ulteriore evento riguardo uno stesso argomento. Puoi farlo facilmente duplicando l'evento originale.

  1. Fai clic una sola volta sull'evento e poi su Modifica evento Modificare.
  2. Apri l'evento e, nella parte superiore della pagina, accanto a Tutto il giorno, fai clic su Non si ripete.
  3. Scegli la frequenza con cui si deve ripetere l'evento.

    Per scegliere una data di fine, fai clic su Personalizza e inserisci le date di inizio e di fine.

  4. Fai clic su Salva.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloAggiungere un'agenda come allegato di Drive

Creare l'agenda:

Scegli un'opzione:

  • Dalla home page di Documenti, Fogli o Presentazioni, sopra Vuoto, fai clic su Crea "" .
  • In Drive, fai clic su Nuovoe poiDocumenti Google/Fogli Google/Presentazioni Googlee poiDocumento vuoto o Da un modello.

Allegare l'agenda all'evento:

  1. Fai clic sul campo Aggiungi descrizione o allegati.
  2. Fai clic su Il mio Drive o su Carica e seleziona il file.
  3. Fai clic su Seleziona o Carica. Il file verrà allegato all'evento.

Nota: se l'amministratore di G Suite non consente la condivisione di file di Google Drive all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare Gmail per inviare i file come allegati agli invitati esterni.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloCreare un documento di note e attività

Creare il documento di note e attività:

Scegli un'opzione:

  • Dalla home page di Documenti, Fogli o Presentazioni, sopra Vuoto, fai clic su Crea "" .
  • In Drive, fai clic su Nuovoe poiDocumenti Google/Fogli Google/Presentazioni Googlee poiDocumento vuoto o Da un modello.

Aggiungere commenti e assegnarli a persone specifiche:

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Commento "" e poi Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. Puoi aggiungere tutti i calendari che vuoi. La persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file. (facoltativo)
  5. Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a. (facoltativo)
  6. Fai clic su Commento o Assegna.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloCalendar: configurare eventi privati o invisibili

Se vuoi bloccare alcuni orari di lavoro nel tuo calendario, puoi aggiungere eventi e renderli privati.

  1. Scegli un'opzione:
    • Nella griglia del calendario, fai clic su un intervallo di tempo vuoto.
    • Fai clic su Più Crea.
  2. Aggiungi il titolo dell'evento, la data e l'ora.
  3. Per aggiungere ulteriori dettagli all'evento, fai clic su Altre opzioni. (facoltativo)
  4. Nella sezione Visibilità, scegli Privato.
  5. Al termine, fai clic su Salva.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloConsentire agli invitati di modificare gli eventi per evitare il viavai di email

Per evitare il viavai di email quando devi verificare la disponibilità degli invitati a partecipare alle riunioni, consenti agli utenti di modificare l'evento in modo che possano scegliere un orario consono.

Consentire agli invitati di modificare un evento:

  1. Nel campo Aggiungi invitati, inserisci le prime lettere del nome o dell'indirizzo email di una persona. Man mano che inserisci il testo vengono visualizzati gli indirizzi corrispondenti presenti nella directory della tua organizzazione.
  2. Fai clic su un suggerimento per aggiungere quella persona all'evento. Se non vengono visualizzati suggerimenti, inserisci l'indirizzo completo dell'invitato. Dopo aver aggiunto un invitato all'evento:
    • All'evento viene aggiunta automaticamente una riunione video di Google Meet.
    • Il calendario dell'invitato viene visualizzato accanto al tuo.
  3. (Facoltativo) Puoi aggiungere l'indirizzo di una mailing list di Google Gruppi per invitare contemporaneamente un folto gruppo di persone.
    Per ulteriori informazioni su come invitare gruppi di grandi dimensioni, vedi Gestire eventi di grandi dimensioni in Calendar.
  4. (Facoltativo) Per contrassegnare la presenza di un invitato come facoltativa, posiziona il cursore sul suo nome e fai clic su Persone Persona.
  5. (Facoltativo) Per consentire agli invitati di modificare l'evento, invitare altre persone o vedere l'elenco degli invitati, fai clic su Autorizzazioni per gli invitati e seleziona le caselle appropriate.

Nota: se crei un evento in Calendar e non concedi agli invitati l'autorizzazione a modificarlo, questi non potranno cambiare la data o l'ora dell'evento nel loro calendario.

Consentire agli invitati di modificare gli eventi per impostazione predefinita:

  1. In Calendar, fai clic su Impostazioni Impostazioni e poi Impostazioni.
  2. Nella sezione Impostazioni evento, fai clic su Autorizzazioni predefinite per gli invitati e seleziona Modificare l'evento.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloProporre un nuovo orario per una riunione

Nota: se l'organizzatore dell'evento ti ha autorizzato ad accedere per modificare gli eventi, puoi riprogrammarli direttamente senza proporre un nuovo orario.

  1. In Calendar, fai clic una sola volta sull'evento nella griglia del tuo calendario.
  2. Vai alla sezione Parteciperai? e fai clic sulla freccia su "" e poi Proponi un nuovo orario.
  3. Nella sezione La tua proposta, seleziona un orario o un giorno diverso e aggiungi un messaggio.
  4. Fai clic su Invia proposta.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloEliminare e ripristinare gli eventi eliminati

Puoi eliminare un evento se ne sei il proprietario, altrimenti puoi rimuoverlo. Dopo averlo eliminato o rimosso puoi ripristinarlo di nuovo.

Elimina un evento:

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento.
  2. Fai clic su Elimina Eliminare.

Ripristinare un evento:

  1. Fai clic su Impostazioni Impostazionie poiCestino.
  2. Seleziona la casella in corrispondenza dell'evento eliminato e fai clic su RipristinaRipristinare.

Nota: gli eventi eliminati rimangono nel cestino del calendario per circa 30 giorni.

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Passaggi successivi

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