Semaine 2 : Communiquer efficacement avec votre équipe

Maintenant que vous maîtrisez les principes de base, découvrez ces méthodes pour... 

• Utiliser le bon canal de communication
• Découvrir d'autres façons de gérer votre messagerie
• Personnaliser les événements d'agenda pour les entreprises ou établissements d'enseignement

Ces instructions ne s'appliquent qu'aux ordinateurs.

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Utiliser le bon canal de communication

Canaux disponibles via Google Workspace

Choisissez le canal de communication adapté à votre audience et à votre message.

Communiquer avec des personnes :

• Message de chat privé : si vous avez une question brève ou urgente, envoyez un message Google Chat.
• E-mail : si vous avez besoin de discuter d'un sujet plus complexe ou non urgent, envoyez un e-mail à l'aide de Gmail.

Communiquer avec des groupes d'utilisateurs :

• Groupe de contacts : pour les groupes temporaires, comme une équipe ou un projet à court terme, vous pouvez créer des groupes de contacts, utilisables à la fois dans les e-mails et les chats. Vous ne pouvez pas partager directement votre groupe de contacts avec d'autres personnes. Toutefois, si vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts, d'autres personnes peuvent répondre à tous les membres de votre groupe ou copier votre liste d'adresses.

• Listes de diffusion Groupes : facilitez la communication en créant une liste de diffusion Google Groupes pour chaque équipe. Au lieu de rédiger un e-mail pour chaque personne, envoyez des comptes rendus et partagez simultanément diverses ressources (par exemple, vos agendas d'équipe et documents Drive) via l'adresse e-mail du groupe.
  
  Remarque : Si votre administrateur n'a pas activé Groupes pour votre organisation, vous pouvez utiliser des groupes de contacts à la place.  

Discuter avec des utilisateurs depuis l'application Chat ou Gmail

Envoyer un message privé à un utilisateur

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Démarrer une conversation de groupe

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Modifier la position du panneau Chat dans Gmail

Vous pouvez déplacer le panneau Discussions vers la droite ou la gauche de votre boîte de réception Gmail.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Afficher tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur Chat et Meet.
4. À côté de Emplacement des discussions, sélectionnez À gauche de la boîte de réception ou À droite de la boîte de réception.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Ignorer les notifications de chat lorsque vous devez vous concentrer

1. Accédez à Chat ou à Gmail.
2. En haut de la page, cliquez sur votre statut.
3. Sélectionnez Ne pas déranger.  
4. Pour définir la durée souhaitée, sélectionnez-la dans la liste ou cliquez sur "Jusqu'à une heure précise".  
5. Cliquez sur Définir.

Conseil : Les notifications sont automatiquement réactivées à l'expiration du délai indiqué. Pour réactiver les notifications avant ce délai, cliquez sur votre statut  Ne pas déranger  Désactiver "Ne pas déranger".

En savoir plus

Créer une liste de diffusion Groupes

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
4. Cliquez sur Créer un groupe.
5. Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

En savoir plus

Créer un groupe de contacts

Si vous souhaitez contacter rapidement le même groupe de personnes par e-mail, vous pouvez créer et enregistrer un groupe de contacts. Lorsque vous voudrez envoyer un e-mail à cet ensemble de contacts, il vous suffira de saisir le nom du groupe comme destinataire de l'e-mail.

Vous pouvez également créer un groupe de contacts si votre administrateur n'a pas activé Groupes pour votre organisation.

Création d'un groupe de contacts

1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
2. Cliquez sur À, Cc ou Cci.
3. Recherchez les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe et cochez les cases associées à leur nom.
4. Cliquez sur Gérer les libellés Créer un libellé.
5. Attribuez un nom au libellé.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Cliquez sur Insérer pour ajouter les contacts au message que vous rédigez.

Envoyer un e-mail à un groupe de contacts

1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
2. À côté de À, saisissez un nom pour le libellé du groupe.
3. Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.

Découvrir d'autres façons de gérer votre messagerie

Mettre des e-mails en attente et programmer un rappel

Pour les e-mails de confirmation avec date et heure, mettez-les en attente jusqu'à l'heure exacte à laquelle vous en aurez besoin. Les e-mails concernés réapparaîtront en tête de liste dans votre boîte de réception le moment venu (à la fin de la journée, le lendemain, ou la semaine suivante, par exemple). 

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail. 
2. Pointez sur l'e-mail concerné.
3. Sur la droite, cliquez sur Mettre en attente .
4. Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez recevoir à nouveau ce message.

Pour mettre en attente plusieurs messages, sélectionnez-les. En haut, cliquez sur Mettre en attente .

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Ignorer les e-mails dont vous ne souhaitez pas voir les réponses

Si vous participez à une conversation Gmail qui ne vous concerne plus, ignorez-la. Cela vous évitera de recevoir de nouveaux messages dans votre boîte de réception et vous pourrez ainsi vous concentrer sur les messages importants.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Programmer l'envoi d'un e-mail

1. Ouvrez Gmail  sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Rédigez votre message.
4. En bas à gauche, à côté de l'option "Envoyer", cliquez sur la flèche vers le bas .
5. Cliquez sur Programmer l'envoi.

Remarque : Vous pouvez programmer jusqu'à 100 e-mails.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Transférer l'intégralité d'une conversation par e-mail

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. Ouvrez la conversation que vous souhaitez transférer.
3. En haut de la conversation, cliquez sur Plus Tout transférer.
4. Ajoutez des destinataires dans le champ À.
5. Saisissez tout contenu supplémentaire pour le message.
6. En bas, cliquez sur Envoyer. 

Découvrez d'autres méthodes pour répondre et transférer des messages.

Archiver automatiquement les e-mails après leur envoi

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Envoyer et archiver, puis sélectionnez l'option Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Ouvrez un e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre.
6. Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer .

Personnaliser les événements d'agenda pour les entreprises ou établissements d'enseignement

Créer un créneau horaire

Permettez à d'autres utilisateurs de prendre rendez-vous avec vous sur certains créneaux horaires de votre agenda. Les créneaux de rendez-vous réservés s'affichent dans votre agenda pour que vous puissiez savoir qui vous devez rencontrer et quand.

1. Connectez-vous au compte fourni par votre entreprise ou votre établissement scolaire sur votre ordinateur, puis ouvrez Google Agenda.
2. Affichez la vue Semaine ou la vue Jour.
3. Cliquez sur le calendrier à n'importe quel endroit. Dans le champ d'événement qui s'affiche, cliquez sur Créneaux horaires.
4. Saisissez les détails du créneau horaire (y compris son titre) et indiquez dans quel agenda vous souhaitez que l'événement s'affiche.
5. Pour ajouter des informations, telles qu'un lieu ou une description, cliquez sur Autres options.

Conseil : Si vous souhaitez rendre une plage de rendez-vous périodique, faites-le avant d'inviter des personnes à réserver un créneau. Lorsque vous rendez périodique une plage de rendez-vous dans laquelle des créneaux ont déjà été réservés, ces derniers sont dupliqués en tant que nouveaux créneaux, ce qui peut donner lieu à des réservations en double. Découvrez comment créer un événement périodique.

La plage de rendez-vous s'affiche comme un seul et même événement dans votre agenda, et un symbole représentant une grille apparaît en haut à gauche. Lorsque quelqu'un réserve un rendez-vous, l'événement standard qui est créé se superpose au créneau.

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Créer des événements depuis votre boîte de réception

Créer un événement à partir d'un e-mail

1. Dans Gmail, rédigez un e-mail.
2. Cliquez sur Plus Définir un horaire pour la réunion Créer un événement ,
3. Ajoutez les informations sur le nouvel événement, puis cliquez sur Enregistrer.

Consultez également Conseils pour gérer les événements Agenda dans Gmail.

Organiser une réunion d'équipe récurrente

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
3. Ajoutez le titre de l'événement et tous les détails le concernant.
4. À côté de "Une seule fois", cliquez sur la flèche vers le bas .
5. Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin.
6. En haut à droite, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un ordre du jour à votre événement

Agenda peut créer un ordre du jour pour vous, ou vous pouvez joindre un ordre du jour existant à votre événement.

Créer un ordre du jour pour un nouvel événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement.
3. Facultatif : Saisissez le titre, l'heure, les invités et d'autres informations.
4. Cliquez sur Ajouter une description ou une pièce jointe  Créer des notes de réunion  Enregistrer.
   • Les notes de réunion, préremplies avec les détails de l'événement, sont jointes à l'événement et partagées avec les invités, y compris les personnes externes à votre organisation.

Créer ou joindre un ordre du jour à un événement existant

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sélectionnez une option :
   • Cliquez sur un événement  Prendre des notes de réunion.
     Des notes de réunion préremplies incluant les détails de l'événement sont jointes à celui-ci.
   • Cliquez sur un événement  Menu   Joindre un document.
     Les notes de réunion sélectionnées sont jointes à l'événement.
3. Les notes de réunion s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sur la droite, cliquez sur Partager.

Remarque : Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Créer un document Notes et Tâches

Créer le document consacré aux notes et aux tâches

1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sur un ordinateur.
2. Cliquez sur Créer .

Vous pouvez également créer un document à partir d'un modèle.

Ajouter des commentaires et les attribuer à des personnes spécifiques

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Créer un événement privé (affiche "Occupé")

Vous pouvez ajouter à votre agenda professionnel des événements personnels dont les détails ne sont pas visibles par les autres utilisateurs. Par exemple, planifiez un rendez-vous médical ou un événement sportif personnel, puis définissez la visibilité de l'événement sur Privé. Les détails de l'événement s'affichent dans votre agenda, mais pour les autres, il apparaît comme "Occupé".

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Autoriser les invités à modifier un événement pour éviter les échanges incessants d'e-mails

Pour éviter que de nombreux e-mails soient échangés à propos de la disponibilité des invités à vos réunions, autorisez les invités à modifier l'événement afin qu'ils puissent choisir l'heure qui leur convient.

Autoriser les invités à modifier un événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement  Modifier l'événement .
3. À droite, sous "Les invités peuvent", cochez la case "Modifier l'événement".
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Lorsque vous cochez la case "Les invités peuvent modifier l'événement", ces derniers peuvent, tout comme vous, modifier tous les champs, consulter la liste des invités, réserver des salles et gérer l'événement.

Autoriser les invités à modifier les événements par défaut

1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Dans la section Paramètres des événements, cliquez sur Autorisations par défaut des invités, puis sélectionnez Modifier l'événement.

Proposer ou examiner de nouveaux horaires de réunion

Les invités peuvent proposer un nouvel horaire de réunion, que l'organisateur peut ensuite examiner et accepter s'il le souhaite. 

Proposer un nouvel horaire (en tant que participant)

1. Dans votre agenda, cliquez sur l'événement.
2. À côté de "Peut-être", cliquez sur la flèche vers le haut  Proposer un autre horaire.
3. Sélectionnez un jour ou un horaire différent.
   Astuce : Vous avez également la possibilité d'ajouter un message à l'horaire proposé.
4. Cliquez sur Envoyer la proposition.

Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.

Examiner les horaires proposés (en tant qu'organisateur)

1. Dans votre agenda, cliquez sur un événement associé à une icône représentant une horloge.
2. Sous "Invités", recherchez les horaires proposés.
3. Sous la proposition d'horaire que vous souhaitez consulter, cliquez sur Consulter l'horaire proposé.
4. Pour remplacer l'horaire de l'événement par l'horaire proposé, cliquez sur Enregistrer.

Fonctionnement des horaires proposés

• L'option permettant de proposer un autre horaire est désactivée pour les grands événements comptant plus de 200 invités et pour les événements d'une journée entière. En savoir plus sur les grands événements
• Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire. En revanche, les organisateurs n'ont pas cette possibilité.
• Sur un ordinateur, dans les paramètres Google Agenda, si les organisateurs activent l'option "Réponses aux invitations", ils reçoivent des notifications par e-mail pour les propositions.

Supprimer et restaurer des événements

Supprimer un événement pour l'annuler

Si vous avez créé un événement, vous pouvez le supprimer. Il est alors retiré de votre agenda et de celui de tous les invités.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur l'événement à supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer l'événement .

Restaurer un événement

Vous disposez d'environ 30 jours pour restaurer un événement que vous avez supprimé par erreur.

1. Ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Corbeille. Vous voyez les événements supprimés de cet agenda.
   • Pour restaurer un seul événement, cliquez sur Restaurer  à côté de son nom.
   • Pour restaurer les événements sélectionnés, cliquez sur Restaurer tous les événements sélectionnés  au-dessus de la liste.

Étapes suivantes

Semaine 3 : Partager des fichiers et collaborer dessus

               

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