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Google Workspace 實務應用:適合財務機構的 10 大秘訣

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接上滑鼠的電腦和小豬撲滿等物品

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建立財務模型進行專案評估藍色分隔線

如要評估自己提議的專案是否值得進行,您可以使用試算表建立財務模型,計算內部報酬率 (IRR)、投資報酬率 (ROI) 和淨現值 (NPV);您也可以在模型中調整主要輸入值,查看假設的情境會因此受到何種影響。您還能夠在試算表中利用條件式格式設定色彩,在成本達到預算上限時予以標示。您隨後可以將這份試算表和團隊共用,請大家提供意見。

操作說明

試算表

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2

使用資料透視表或瀑布圖顯示波動情形藍色分隔線

您可以使用瀑布圖顯示每年貴機構的季度收益,或以地區方式將業務總量進行分組。您可以使用試算表中的「探索」功能,只要按一下滑鼠,就能輕鬆建立資料透視表、圖表和圖形。

操作說明

試算表

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3

製作預算書並進行協作藍色分隔線

您可以使用文件起草專案預算書,並且獲得團隊成員提供的意見回饋。您選擇的草稿共用對象可以在其中加上註解,並且提供修改建議;而您隨後可以回應註解內容,並且取得必要的核准。此外,修訂版本記錄中也提供了稽核記錄,可讓您得知做出變更的使用者和對方修改的內容,您也可以隨時將檔案還原到先前的版本。

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文件

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針對預算考量和策略即時討論藍色分隔線

專案預算確認完成後,您可以利用 Google Meet 視訊會議召集團隊一起協同合作,在會議中分享 Google 試算表中的預算表連結,讓大家都可以編輯檔案,一起集思廣益。接下來,在通話過程中一同制定策略並記下各種想法,如此一來就能讓大家同步掌握最新進度或狀況。

操作說明

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5

共用及管理跨部門團隊的檔案存取權藍色分隔線

財務團隊通常必須與其他部門 (例如行銷和銷售) 進行跨部門合作。無論是與員工進行內部討論,還是與不同的部門溝通交流,要讓每個人都可以隨時掌握最新狀況絕非易事。網路論壇可讓您輕鬆迅速地同時和所有人交流,您也可以僅將部分使用者加到群組中,進一步限制機密專案資訊的共用方式。而將電子郵件帳戶新增到群組後,您就可以傳送電子郵件。

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網路論壇

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使用範本建立財務及預算報表藍色分隔線

使用試算表的範本,透過 Xero 會計軟體建立財務及收支平衡報表。也可以透過 Intuit Quickbooks 的範本追蹤年度收支。

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試算表

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7

使用函式整理財務資訊藍色分隔線

試算表可協助您輕鬆整理財務資料,並且從中找出資料所代表的意義。IMPORTRANGE 函式可將不同試算表中的財務資料移到同一份試算表中。或者透過 GOOGLEFINANCE 函式加入股價,以圖表呈現趨勢走向。

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試算表

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8

進行內部問卷調查藍色分隔線

如果您的財務部門正為其他團隊提供服務,您可以透過內部問卷調查來評估服務品質。您也可以對相關人員進行問卷調查,收集財務資料,協助排定專案的優先順序。此外,您還可以利用內部問卷調查找出幾乎沒有用途的多餘流程或程序,讓作業更順暢。只要使用表單來製作及送出問卷,就可以迅速分析試算表所記錄的回應,然後告知團隊決議。

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9

製作提案和目標規劃相關簡報藍色分隔線

專案開始進行時,您可以利用簡報製作提案草稿;您甚至可以由現有的範本著手,以便省下更多時間。您可以加入主要目標、專案里程碑、初步規劃和任何最新的資訊,然後將這份簡報與團隊共用,讓所有人都可以提供自己的意見,再向全球的跨部門團隊進行提案簡報。

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簡報

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在同一個網站上代管主要的即時指標和圖像資料藍色分隔線

跨部門合作時,團隊成員經常需要取得各項目 (例如預算、投資報酬率和淨收益) 的主要指標。您可以利用協作平台架設內部團隊網站,用來代管這項資料和連向重要文件的連結。隨後,再運用各種權限設定和網路論壇群組控管機密資料的存取權。

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