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Diez consejos para utilizar Google Workspace en el sector de finanzas

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Un ordenador con ratón, una hucha de cerdito y más objetos

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Crea modelos financieros para evaluar proyectos" "

Para averiguar si el proyecto que has propuesto merece la pena, crea modelos financieros con Hojas de cálculo. Calcula la tasa interna de retorno (TIR), el retorno de la inversión (ROI) y el valor actual neto (VAN). Examina el impacto de distintos casos posibles ajustando las entradas de datos clave en tu modelo. Comprueba cuándo se acercan los costes a los límites del presupuesto utilizando colores de formatos condicionales. A continuación, comparte la hoja de cálculo con los miembros de tu equipo para recibir sus comentarios.

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Hojas de cálculo

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2

Muestra las fluctuaciones mediante tablas dinámicas o gráficos en cascada" "

Examina la evolución trimestral de los beneficios de tu empresa de un año a otro con un gráfico en cascada. O agrupa ventas totales de diferentes regiones para que puedas ver un subtotal combinado en una tabla dinámica. En Hojas de cálculo, con la función Explorar puedes añadir fácilmente gráficas, tablas dinámicas y gráficos con un solo clic.

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Hojas de cálculo

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3

Crea propuestas de presupuesto y trabaja en ellas con otras personas" "

Puedes elaborar una propuesta de presupuesto para realizar un proyecto y obtener comentarios de tu equipo a través de Documentos. Las personas con las que compartas el borrador podrán añadir comentarios y sugerir cambios directos. Después, podrás responder a los comentarios y obtener las aprobaciones necesarias. En el historial de revisiones, se muestra un registro de auditoría donde podrás ver quién hizo los cambios y volver a una versión anterior en el momento que quieras.

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Documentos

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4

Intercambia ideas en tiempo real sobre la planificación y la solución de posibles problemas en los presupuestos" "

Una vez que hayas confirmado el presupuesto del proyecto, tu equipo puede colaborar en él mediante a través de videollamadas de Google Meet. En estas reuniones, comparte un enlace a tus hojas de cálculo de presupuestos en Hojas de cálculo; de esta forma, todos podrán editarlas y utilizarlas para intercambiar ideas. Durante esas llamadas, se pueden elaborar estrategias y anotar las ideas que surjan para que el equipo esté perfectamente coordinado.

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5

Comparte y gestiona el acceso a los archivos en equipos multifuncionales" "

Los equipos de finanzas trabajan a menudo en colaboración con departamentos dedicados a otras funciones como, por ejemplo, los de marketing y ventas. Por eso, mantener a todo el mundo informado puede ser una tarea abrumadora, tanto si organizas un debate interno con miembros del equipo como si necesitas comunicar información a los distintos departamentos. Gracias a Grupos, podrás comunicarte rápidamente con todos a la vez. Para controlar cómo se comparte la información confidencial o sensible, puedes añadir a un grupo únicamente a las personas que quieras. Una vez que estén añadidas sus cuentas de correo electrónico, podrás enviarles mensajes.

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Grupos

6

Crea informes y presupuestos financieros a partir de plantillas" "

Puedes crear informes financieros y llevar los libros de cuentas con una plantilla de Hojas de cálculo de Xero Accounting Software, mientras que con una plantilla de Intuit Quickbooks podrás controlar tus ingresos y gastos anuales.

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Hojas de cálculo

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7

Organiza la información financiera mediante funciones" "

Gracias a Hojas de cálculo, te será más fácil ordenar los datos financieros e interpretarlos. Con la función importrange, puedes transferir datos financieros de varias hojas de cálculo a una sola. Con la función googlefinance, puedes añadir precios de cotización para visualizar las tendencias.

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8

Haz encuestas internas" "

Si tu departamento de finanzas proporciona servicios a otro grupo, podrás evaluar la calidad de los servicios con una encuesta interna. También puedes asignar prioridades a los proyectos enviando a las partes interesadas una encuesta para recopilar información financiera. Asimismo, puedes simplificar las operaciones llevando a cabo encuestas internas para identificar los procesos o procedimientos redundantes que tengan un valor marginal. Utiliza Formularios para crear y enviar tu encuesta. A continuación, analiza rápidamente las respuestas recogidas en Hojas de cálculo para tomar las decisiones del equipo.

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9

Crea presentaciones de tus propuestas y objetivos de planificación" "

Al iniciar un proyecto, elabora una propuesta en Presentaciones; incluso puedes empezar con una plantilla disponible para ahorrar tiempo. Añade objetivos clave, etapas de proyecto, iniciativas de planificación y cualquier actualización. Comparte la presentación con los miembros de tu equipo para que todo el mundo pueda añadir sus comentarios. Después, podrás presentar la propuesta a equipos multifuncionales de cualquier parte del mundo.

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Presentaciones

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10

Aloja recursos visuales de datos y métricas clave en tiempo real en un único sitio web" "

Si un equipo es multifuncional, sus miembros a menudo necesitan consultar métricas clave sobre cuestiones como presupuestos, retorno de inversión y balances finales. Crea un sitio web interno del equipo en Sites para alojar estos datos, así como enlaces a documentos importantes. A continuación, utiliza los permisos y Grupos para controlar el acceso a información sensible.

Descubre cómo

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