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Duet AI 現已更名為 Google Workspace 專用 Gemini。瞭解詳情

Meet 採用目標與轉換說明範本

要說服團隊採用新工具可能不太容易,在改用 Google Meet 的過程中,您可以運用這些電子郵件範本為貴機構的使用者提供支援。  

步驟 1:制定採用目標與追蹤計畫

  1. 設定採用目標,並事先規劃如何達成目標及追蹤意見。
  2. 決定負責寄出電子郵件的人員。
  3. 判斷是否需要讓機構人員經由特定管道針對 Meet 提供意見,比如指定或設定專門的電子郵件別名或網站。

步驟 2:排定郵件傳送時間

為了讓人員在改用 Meet 的過程中保有動力和興趣,我們建議依照下列時程寄出郵件:

  • 電子郵件 1
  • 電子郵件 2 (電子郵件 1 寄出的隔天)
  • 電子郵件 3 (電子郵件 2 寄出的一週後)
  • 電子郵件 4 (電子郵件 3 寄出的一週後)

步驟 3:自訂貴機構的電子郵件範本

請複製以下電子郵件範本並貼到編輯工具 (例如 Google 文件) 中,然後根據貴機構的調性與風格做出相應修改。紅字部分是需要修改的地方,修改完畢後,即可依建議時程寄出郵件,協助使用者熟悉 Meet。

 

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電子郵件 1:鼓勵公司全體人員改用 Meet 的公告

主旨:開始使用全新的會議工具 Google Meet

各位同仁好:

好消息!我們即將導入 Google Meet 這項全新的會議工具,讓大家不論身在何處都能發起及參與會議。先前,我們為了創造更好的協同合作體驗並改變工作方式,而啟用了 Google Workspace 服務。現在,Meet 有助於讓投注在 Google Workspace 的資源發揮最大效益,大幅改善公司內部協作及與外部合作夥伴和客戶共事的方式。

相信各位會對 Meet 愛不釋手,因為使用這項產品後,只要輕輕一點就能加入會議,無需下載任何軟體。此外,Meet 還能與大家熟悉的 Gmail、Google 日曆等工具搭配使用。

我們瞭解要做出變更並不容易,因此我們盡可能簡化 Meet 的使用方式,讓你快速上手。未來幾週內,我們將傳送幾封電子郵件,協助各位充分運用 Meet 的功能。等不及的話,歡迎先造訪 Google Workspace 學習中心,馬上開始使用 Meet 或取得更多資訊。

我們十分期待各位同仁能善用 Meet 服務,因此設定了以下採用目標:[在這裡插入採用目標,例如:在 <月/日>前讓全公司 90% 的人員改用 Meet]。馬上試用看看,協助我們達成目標吧。

開會愉快!

[插入簽名]

電子郵件 2:如何使用 Meet 加入會議、分享螢幕畫面及錄製會議內容

主旨:使用 Google Meet 加入會議、分享螢幕畫面及錄製會議內容

各位同仁好:

我們想協助大家輕鬆使用全新的會議工具 Google Meet。如需加入會議的操作說明,請參閱「加入會議」。

如要透過電話加入會議 (只能進行語音交流),請參閱「使用電話在會議中進行語音交流」。

如果人在辦公室,建議透過會議室設備加入會議。[If: 使用 Meet 設備]只要在 Google Meet 設備裝置上按一下,即可加入會議。[/EndIf][If: 使用第三方設備且已啟用互通性功能]只要按照 Google 日曆邀請中的指示操作,即可透過 [插入第三方供應商] 設備加入會議。[/EndIf]

如果想瞭解加入會議的其他方式 (例如透過連結或在手機的螢幕鎖定畫面上加入會議),請造訪 Google Workspace 學習中心

若需在會議中分享螢幕畫面的操作說明,請參閱「在會議中分享螢幕畫面」。

[If: 如果您未使用 Business Starter 版本] 您也可以直接在 Meet 中錄製會議的全部或部分內容。這些錄製內容會儲存在 Google 雲端硬碟,並與日曆活動連結。詳情請參閱「錄製會議內容」。[/EndIf]

如果想與我們分享使用 Meet 的心得,請傳送電子郵件到 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址],或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 告訴我們。

開會愉快!

[插入簽名]

電子郵件 3:瞭解其他 Meet 功能

主旨:充分運用 Google Meet 的實用功能

各位同仁好:

大家已經知道該怎麼在 Google Meet 中加入會議、分享螢幕畫面及錄製會議內容,[選用:插入最新數據,例如:本週有 75% 的機構成員使用了 Meet],現在我們來看看還有哪些實用功能可以讓會議更有效率。

變更版面配置

Meet 會自動根據會議中有多少人來更換螢幕版面配置,參與者也可以隨時改成其他版面配置。如要查看 Meet 的版面配置選項,請參閱「如何查看 Google Meet 參與者」。

置頂和靜音

您可以將自己或他人置頂或設為靜音。詳情請參閱「將 Google Meet 參與者置頂或設為靜音」。

使用字幕

開啟字幕功能後,系統就會將即時對話轉換成文字並顯示在畫面上,讓參與者更容易掌握別人的發言內容。

  • 如果想知道該如何在電腦上開啟即時字幕功能,請參閱「在會議中使用字幕」。
  • 使用會議室設備嗎?請參閱這篇文章,瞭解如何在 Meet 設備上開啟字幕功能。

直播會議

(僅適用於 Enterprise 和某些 Education 版本)

您可以透過 Meet 直播會議,並邀請多達 100,000 名機構成員以僅限觀看模式參與會議。邀請對象可以分享直播連結,而且貴機構中的任何人都能觀看直播活動。

對於只有觀看權限的參與者,您需要另外建立日曆活動,然後貼上相應的直播連結。進一步瞭解如何直播會議

新增國際會議撥入號碼

建立會議時,系統會自動新增國際會議撥入號碼。如要進一步瞭解如何使用撥入功能,並取得支援這項功能的國家/地區清單,請參閱「可透過電話參加 Meet 會議的國家/地區」。

感謝各位大力配合,協助我們改用 Meet。如果想向我們提供意見,請來信至 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址] 或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 與我們聯絡。如需上述功能的其他使用資訊,或想進一步瞭解 Meet 的其他功能,請造訪 Google Workspace 學習中心

盡情體驗 Meet 的各種功能吧!

感謝各位大力配合,協助我們改用 Meet。如果想向我們提供意見,請來信至 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址] 或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 與我們聯絡。如需上述功能的其他使用資訊,或想進一步瞭解 Meet 的其他功能,請造訪 Google Workspace 學習中心

盡情體驗 Meet 的各種功能吧!

[插入簽名]

電子郵件 4:提供使用統計資料並鼓勵使用者參閱轉換指南

Zoom

主旨:如何從 Zoom 改用 Google Meet

恭喜各位!

感謝大家協助我們改用 Google Meet。我們的目標是[插入採用目標,例如:在 <月/日>前讓全公司 90% 的人員改用 Meet]。目前[插入目標完成進度,目前已有 ## 名人員開始使用 Meet,相當於 XX% 的目標達成率]。這是團隊共同努力的成果,在此感謝各位的耐心配合,讓相關作業能順利進行。

為協助我們達成目標,請造訪 Google Workspace 學習中心或參閱本系列電子郵件中過往的內容,進一步瞭解 Meet 的優點和功能,包括如何加入會議、錄製會議內容及使用字幕功能。

如要進一步瞭解如何從 Zoom 改用 Meet,請參閱「從 Zoom 改用 Meet」。

如要提供任何意見,請來信至 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址] 或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 連結。

給自己一點掌聲吧!

[插入簽名]

Webex

主旨:如何從 Webex 改用 Google Meet

恭喜各位!

感謝大家協助我們改用 Google Meet。我們的目標是[插入採用目標,例如:在 <月/日>前讓全公司 90% 的人員改用 Meet]。目前[插入目標完成進度,目前已有 ## 名人員開始使用 Meet,相當於 XX% 的目標達成率]。這是團隊共同努力的成果,在此感謝各位的耐心配合,讓相關作業能順利進行。

為協助我們達成目標,請造訪 Google Workspace 學習中心或參閱本系列電子郵件中過往的內容,進一步瞭解 Meet 的優點和功能,包括如何加入會議、錄製會議內容及使用字幕功能。

如要進一步瞭解如何從 Webex 改用 Meet,請參閱「從 Webex 改用 Meet」。如要提供任何意見,請來信至 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址] 或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 連結。

給自己一點掌聲吧!

[插入簽名]

商務用 Skype

主旨:如何從商務用 Skype 改用 Google Meet

恭喜各位!

感謝大家協助我們改用 Google Meet。我們的目標是[插入採用目標,例如:在 <月/日>前讓全公司 90% 的人員改用 Meet]。目前[插入目標完成進度,目前已有 ## 名人員開始使用 Meet,相當於 XX% 的目標達成率]。這是團隊共同努力的成果,在此感謝各位的耐心配合,讓相關作業能順利進行。

為協助我們達成目標,請造訪 Google Workspace 學習中心或參閱本系列電子郵件中過往的內容,進一步瞭解 Meet 的優點和功能,包括如何加入會議、錄製會議內容及使用字幕功能。

如要進一步瞭解如何從商務用 Skype 改用 Meet,請參閱「從商務用 Skype 改用 Meet」。

如要提供任何意見,請來信至 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址] 或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 連結。

給自己一點掌聲吧!

[插入簽名]

通用電子郵件

主旨:進一步瞭解 Google Meet

恭喜各位!

感謝大家協助我們改用 Google Meet。我們的目標是[插入採用目標,例如:在 <月/日>前讓全公司 90% 的人員改用 Meet]。目前[插入目標完成進度,目前已有 ## 名人員開始使用 Meet,相當於 XX% 的目標達成率]。這是團隊共同努力的成果,在此感謝各位的耐心配合,讓相關作業能順利進行。

為協助我們達成目標,請造訪 Google Workspace 學習中心或參閱本系列電子郵件中過往的內容,進一步瞭解 Meet 的優點和功能,包括如何加入會議、錄製會議內容及使用字幕功能。

如要提供任何意見,請來信至 [插入用於追蹤意見的電子郵件地址] 或點選 [插入用於追蹤意見的網址] 連結。

給自己一點掌聲吧!

[插入簽名]


Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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