新しいツールをチームに導入するにあたっては、何かと課題が生じることもあるかもしれません。Google Meet への移行中は、以下にご紹介する一連のメール文を使って組織内のユーザーをサポートできます。
ステップ 1: 導入目標とトラッキングを計画する
- 導入目標を設定し、目標達成とフィードバック トラッキングに向けた計画を事前に作成します。
- 誰からメールを送信するのが適切かを決定します。
- Meet に関する内部フィードバック用のメール エイリアスやウェブサイトを指定、設定する必要があるかどうかを判断します。
ステップ 2: メッセージングのスケジュールを設定する
Meet への移行期間を通じて導入への機運と関心を保つために、次のスケジュールでメールを送信することをおすすめします。
- メール 1
- メール 2（メール 1 の翌日）
- メール 3（メール 2 の 1 週間後）
- メール 4（メール 3 の 1 週間後）
ステップ 3: 組織用にメール テンプレートをカスタマイズする
次のメール テンプレートをコピーして、Google ドキュメントなどの編集ツールに貼り付けます。必要に応じて組織の意向やスタイルに合うように修正します。赤字の部分は適宜変更してください。変更を加えたら、おすすめのスケジュールに沿って、Meet への理解を深めてもらうためのメールを各ユーザーに送信します。
メール 1: 全社に向けて Meet への移行を促すお知らせ
件名: Google Meet スタートガイド: 新しい会議ツールの導入
社員各位
このたび、新しい会議ツール Google Meet を導入することになりました。このツールを利用すると、どこにいても会議を開催したり、会議に参加したりできるようになります。すでに共同作業の効率化と働き方改革のために Google Workspace を導入していますが、今後は Meet の利用によって、この投資効果を最大限に得られることになります。また、社内だけでなく、パートナー各社やお客様とのやり取りにおいても大幅な改善が見込まれます。
Meet をぜひ活用してください。ワンクリックで会議に参加でき、ソフトウェアをダウンロードする必要もありません。Gmail や Google カレンダーなどの使い慣れたツールと Meet を組み合わせることもできます。
業務手順の変更にあたっては課題が生じることも予想されますが、Meet をできるだけ簡単に導入できるようにしたいと考えています。数週間以内に、Meet とその機能を最大限に活用する方法についてメールをお送りする予定です。今すぐ Meet の機能を知りたい場合や、Meet を使い始めたいという場合は、Google Workspace ラーニング センターで詳細を確認できます。
当社では Meet に大きな期待を寄せて、[導入目標を挿入（例: X 月 X 日までに社員の 90% が Meet を会議に使用する）] ことを導入目標とします。早速 Meet を使用して、目標達成に努めていただくようお願いいたします。
皆さんの会議がよりよいものになるよう、引き続きよろしくお願いいたします。
[署名を挿入]
件名: Google Meet で会議への参加、画面共有、録画を行う
社員各位
新しい会議ツール Google Meet を簡単に起動して利用する方法のご案内です。会議に参加する手順については、会議に参加するをご覧ください。
スマートフォンから音声のみで会議に参加する手順については、ビデオ会議に電話音声を使用するをご覧ください。
オフィスにいる場合は、会議室から参加することもできます。[If: Meet ハードウェア] Google Meet ハードウェア デバイスからワンクリックで会議に参加できます。[/EndIf] [If: サードパーティ製ハードウェアとの相互運用が有効になっている] Google カレンダーの招待状に記載されている手順に沿って、[サードパーティ ベンダーを挿入] の機器から Meet の会議に参加してください。[/EndIf]
会議への他の参加方法（リンクまたはスマートフォンのロック画面から参加する方法）については、Google Workspace ラーニング センターをご覧ください。
会議で画面を共有する手順については、ビデオ会議中にプレゼンテーションを行うをご覧ください。
[If: Business Starter エディションをご利用でない] 会議の全体または一部を Meet から直接録画することもできます。録画は Google ドライブに保存され、Google カレンダーの予定にリンクされます。詳しくは、ビデオ会議を録画するをご覧ください。[/EndIf]
Meet の使い勝手についてのご意見やご感想は、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てのメール、またはこちらのリンク [フィードバック トラッキング用の URL を挿入] を使ってお寄せいただけます。
皆さんの会議がよりよいものになるよう、引き続きよろしくお願いいたします。
[署名を挿入]
件名: Google Meet の便利な機能を活用する
社員各位
前回は Google Meet での会議への参加、画面共有、録画の手順について説明しました。[省略可: 最新の状況を挿入（例: その結果、今週は Meet 使用率 75% を達成しています）] 今回は、会議を充実させる便利な機能をいくつかご紹介します。
レイアウトを変更する
Meet では、会議の参加者の数に応じて画面レイアウトが自動的に切り替わります。手動で別のレイアウトに切り替えることも可能です。Meet のレイアウト オプションについて詳しくは、Google Meet で参加者を表示する方法をご覧ください。
固定表示、ミュートする
自分自身や他のユーザーを固定表示したり、ミュートしたりできます。詳しくは、Google Meet の参加者を固定、ミュートするをご覧ください。
字幕を使用する
字幕をオンにすると、リアルタイムの会話がテキスト表示され、会議での会話内容を確認しやすくなります。
- パソコンで自動字幕起こしをオンにする方法については、会議で字幕を使用するをご覧ください。
- 会議室のデバイスを使用している場合は、Meet ハードウェアで字幕をオンにする方法についての記事をご覧ください。
会議をライブ配信する
（Enterprise エディションと一部の Education エディションのみ）
Meet では会議をライブ配信でき、組織内の最大 10 万人のユーザーを招待して視聴専用モードで視聴してもらうことも可能です。招待されたゲストはライブ配信のリンクを共有でき、組織内の全員がストリーミング イベントを視聴できます。
ライブ配信に視聴のみで参加するユーザーのために別途カレンダーの予定を作成し、ストリーミングのリンクを貼り付ける必要があります。手順について詳しくは、ビデオ会議のライブ ストリーミングをご覧ください。
参加用国際電話番号を追加する
会議を作成すると、参加用の国際電話番号が自動的に追加されます。参加用電話番号の使用方法とサポートされている国の一覧については、Meet で電話を使用できる国をご覧ください。
Meet への移行に関するこれまでのご協力に感謝します。今後も、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てのメール、またはこちらのリンク [フィードバック トラッキングの用の URL を挿入] で、移行の状況をお知らせください。上述の機能の使用に関する詳細情報や、Meet の他の機能については、Google Workspace ラーニング センターをご覧ください。
Meet のさまざまな機能をぜひご活用ください。
Meet への移行に関するこれまでのご協力に感謝します。今後も、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てのメール、またはこちらのリンク [フィードバック トラッキングの用の URL を挿入] で、移行の状況をお知らせください。上述の機能の使用に関する詳細情報や、Meet の他の機能については、Google Workspace ラーニング センターをご覧ください。
Meet のさまざまな機能をぜひご活用ください。
[署名を挿入]
Zoom
件名: Zoom から Google Meet に移行する手順
社員各位
Google Meet への移行にご協力いただき、ありがとうございます。当社では、[導入目標を挿入（例: X 月 X 日までに社員の 90% が Meet を会議に使用する）] ことを導入目標とします。皆さんのご協力を得て、現在 [最新の目標達成状況を挿入（例: 社員 ## 名が Meet の使用を開始し、目標の XX% を達成）] という状況になっています。皆さんのご理解とご協力、そして柔軟な対応に感謝します。
目標達成に向け、Google Workspace ラーニング センターやこれまでお送りした一連のメールで、会議への参加、会議の録画、字幕の使用など、Meet のメリットと機能を再度ご確認ください。
Zoom から Meet への移行についてさらにサポートが必要な場合は、Zoom から Google Meet への移行をご覧ください。
フィードバックをお寄せいただく場合は、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てにメールをお送りいただくか、こちらのリンク [フィードバック トラッキング用の URL を挿入] をご利用ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[署名を挿入]
Webex
件名: Webex から Google Meet に移行する手順
社員各位
Google Meet への移行にご協力いただき、ありがとうございます。当社では、[導入目標を挿入（例: X 月 X 日までに社員の 90% が Meet を会議に使用する）] ことを導入目標とします。皆さんのご協力を得て、現在 [最新の目標達成状況を挿入（例: 社員 ## 名が Meet の使用を開始し、目標の XX% を達成）] という状況になっています。皆さんのご理解とご協力、そして柔軟な対応に感謝します。
目標達成に向け、Google Workspace ラーニング センターやこれまでお送りした一連のメールで、会議への参加、会議の録画、字幕の使用など、Meet のメリットと機能を再度ご確認ください。
Webex から Meet への移行についてさらにサポートが必要な場合は、Webex から Meet への移行をご覧ください。フィードバックをお寄せいただく場合は、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てにメールをお送りいただくか、こちらのリンク [フィードバック トラッキング用の URL を挿入] をご利用ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[署名を挿入]
Skype for Business
件名: Skype for Business から Google Meet に移行する手順
社員各位
Google Meet への移行にご協力いただき、ありがとうございます。当社では、[導入目標を挿入（例: X 月 X 日までに社員の 90% が Meet を会議に使用する）] ことを導入目標とします。皆さんのご協力を得て、現在 [最新の目標達成状況を挿入（例: 社員 ## 名が Meet の使用を開始し、目標の XX% を達成）] という状況になっています。皆さんのご理解とご協力、そして柔軟な対応に感謝します。
目標達成に向け、Google Workspace ラーニング センターやこれまでお送りした一連のメールで、会議への参加、会議の録画、字幕の使用など、Meet のメリットと機能を再度ご確認ください。
Skype for Business から Meet への移行についてさらにサポートが必要な場合は、Skype for Business から Meet に移行するをご覧ください。
フィードバックをお寄せいただく場合は、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てにメールをお送りいただくか、こちらのリンク [フィードバック トラッキング用の URL を挿入] をご利用ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[署名を挿入]
汎用メール
件名: Google Meet の詳細
社員各位
Google Meet への移行にご協力いただき、ありがとうございます。当社では、[導入目標を挿入（例: X 月 X 日までに社員の 90% が Meet を会議に使用する）] ことを導入目標とします。皆さんのご協力を得て、現在 [最新の目標達成状況を挿入（例: 社員 ## 名が Meet の使用を開始し、目標の XX% を達成）] という状況になっています。皆さんのご理解とご協力、そして柔軟な対応に感謝します。
目標達成に向け、Google Workspace ラーニング センターやこれまでお送りした一連のメールで、会議への参加、会議の録画、字幕の使用など、Meet のメリットと機能を再度ご確認ください。
フィードバックをお寄せいただく場合は、[フィードバック トラッキング用のメールアドレスを挿入] 宛てにメールをお送りいただくか、こちらのリンク [フィードバック トラッキング用の URL を挿入] をご利用ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[署名を挿入]
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