Puedes permitir que los usuarios de Calendar reserven recursos de calendario de Microsoft Exchange, como salas de reuniones, cuando programen reuniones en Google Calendar.
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Configurar el sistema de reserva de recursos de Exchange
Paso 1: Crear cuentas de rol adicionales en ExchangeCuando los usuarios de Google Workspace añaden un recurso a un evento de Calendar, se comprueba si hay varios recursos de Exchange disponibles para ofrecer sugerencias. Esta comprobación produce un aumento del tráfico a Exchange y podría limitar el flujo de datos en la cuenta de rol principal de Exchange.
Para solucionar este problema, debes configurar 10 cuentas de rol de buzón de correo adicionales, además de la que ya has creado siguiendo las instrucciones descritas en Permitir que los usuarios de Calendar vean datos de disponibilidad de Exchange. Google utiliza estas cuentas adicionales para hacer el balanceo de carga cuando comprueba si hay recursos de calendario de Exchange disponibles.
Configurar las cuentas de rol
- Verifica que la cuenta de rol principal que has creado siguiendo las instrucciones descritas en Permitir que los usuarios de Calendar vean datos de disponibilidad de Exchange sea una cuenta de buzón de correo y no una de usuario de correo.
- Configura diez cuentas de rol de buzón de correo adicionales en Exchange. Te recomendamos que utilices la misma contraseña que en la cuenta de rol principal que has creado siguiendo las instrucciones descritas en Permitir que los usuarios de Calendar vean datos de disponibilidad de Exchange.
Para obtener más información sobre cómo crear cuentas de rol adicionales con buzones de correo, consulta la documentación de Microsoft
Ejemplo: Crear cuentas de rol mediante Exchange PowerShell en un servidor de Exchange on-premise
$password = (ConvertTo-SecureString -String 'password' -AsPlainText -Force)
for ($i=1; $i -le 10; $i++) { New-Mailbox -name "Calendar Interop Load Balancing Account $i" -userprincipalname "calendar_interop_load_balancing_account$i@your_domain" -password
$password }
Ejemplo: Crear cuentas de rol mediante Exchange PowerShell en Exchange Online (Microsoft 365)
$password = (ConvertTo-SecureString -String 'password' -AsPlainText -Force)
for ($i=1; $i -le 10; $i++) { New-Mailbox -name "Calendar Interop Load Balancing Account $i" -MicrosoftOnlineServicesID "calendar_interop_load_balancing_account$i@your_domain" -password
$password }
Sustituye las variables password y your_domain por los valores que correspondan.
Para que los usuarios de Google Calendar tengan a su disposición los recursos de calendario de Exchange, ejecuta el comando Set-CalendarProcessing.
Ejemplo: Cómo utilizar Exchange PowerShell para hacer que un recurso de calendario concreto esté disponible
Set-CalendarProcessing -Identity "Room 221" -ProcessExternalMeetingMessages $true
Recuerda sustituir la variable Room 221 por el valor que corresponda.
Ejemplo: Cómo utilizar Exchange PowerShell para hacer que varios recursos de calendario estén disponibles
$Members = Get-Mailbox -Filter {(RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox")}
foreach ($r in $Members) { $r | Set-CalendarProcessing -ProcessExternalMeetingMessages $true}
Para obtener más información sobre el comando Set-CalendarProcessing, consulta la documentación de Microsoft.
Crea un filtro que solo permita hacer solicitudes de reserva a los usuarios de Google Workspace. Para hacerlo, configura una regla de flujo de correo en Exchange que tenga estos parámetros:
- Aplicar esta regla si
El destinatario es; a continuación, introduce todos los recursos que quieres que se puedan reservar en Calendar (por ejemplo, sala221@altostrat.com).
- Hacer lo siguiente
- Excepto si
Importante: Para evitar que se bloqueen los correos electrónicos de tus usuarios de Exchange, añade tus dominios de Exchange a la lista de excepciones de la regla de bloqueo.
Para obtener más información sobre cómo crear reglas de flujo de correo, consulta la documentación de Microsoft.
Crea un grupo de distribución de buzones de correo de salas de recursos de Exchange en el que se incluya la lista de recursos de calendario de Exchange que están disponibles para los usuarios de Google Workspace.
Importante:
- Solo puedes tener un grupo de distribución en tu configuración de Calendar Interop.
- Debes dar al grupo de distribución el nombre Recursos de Calendar Interop.
- Los recursos de Exchange que añadas al grupo no pueden tener el mismo nombre que un recurso de Google Calendar.
Ejemplo: Usar Exchange PowerShell para añadir todas las salas al grupo de distribución
$Members = Get-Mailbox -Filter {(RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox")} | Select -ExpandProperty Alias
New-DistributionGroup -Name "Calendar Interop Resources" -RoomList -Members $Members
Para que se añadan las salas correctas al grupo que acabas de crear, ejecuta este comando:
Get-DistributionGroupMember "Calendar Interop Resources"
Para obtener más información sobre cómo configurar buzones de correo de sala, consulta la documentación de Microsoft.
- Abre Calendar Interop Tools (Herramientas de Calendar Interop).
- A la derecha de Resource list tester (Prueba de la lista de recursos), haz clic en Refresh (Actualizar).
Deberían mostrarse los recursos que has añadido en el paso 2, aunque pueden tardar hasta 30 minutos en aparecer.
- Vuelve a Calendar Interop Tools (Herramientas de Calendar Interop).
- Junto a Resource availability lookup tester (Prueba de búsqueda de disponibilidad de recursos), escribe la dirección de correo electrónico de un recurso de calendario de Exchange.
- Haz clic en Perform test (Testar).
Deberías ver que la prueba se ha ejecutado correctamente diez veces, una por cada cuenta de función de buzón de correo que has añadido.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
- Haz clic en Gestión de Calendar Interop.
- Marca la casilla Reserva de salas.
- Haz clic en Guardar.
- Inicia sesión en una cuenta de Google Workspace.
- En Google Calendar, crea un evento.
- Haz clic en Más opciones.
- En la parte derecha, haz clic en Salas.
Los recursos de Exchange que hayas añadido aparecerán como sugerencias de salas.
- Selecciona las salas o recursos que quieras añadir al evento y haz clic en
Consulta más información en el artículo Añadir una sala a un evento.
- Si se te solicita, selecciona Invitar a usuarios externos.
Se envía un correo electrónico de reserva al recurso de Exchange, que queda reservado.
- Si el recurso no llega a reservarse, comprueba si está disponible. Para obtener más información, ve al Paso 2.
Si usas GCDS para sincronizar recursos de Exchange con Google Workspace, asegúrate de que los usuarios de Google Workspace no puedan ver el mismo recurso dos veces (una vez en cada sistema) para evitar duplicados.
Opción 1: Utilizar recursos de Exchange mediante Calendar Interop
Pide a los usuarios que usen Calendar Interop en lugar de Google Workspace para acceder a los recursos de Exchange. En este caso, te recomendamos que elimines los recursos de Google Workspace y configures la reserva de salas con Calendar Interop de la forma habitual.
El contenido de los calendarios de recursos que estén en Google se perderá.
Más información sobre la sincronización de recursos de calendario
Opción 2: Utilizar una combinación de recursos de Google Workspace y Exchange
Como con esta opción se utilizan los recursos de Google Workspace y Exchange, para evitar que aparezcan duplicados, comprueba lo siguiente:
- La sincronización con GCDS solo captura los recursos que quieres tener en Google Workspace. Consulta más información sobre la sincronización de recursos de calendario.
- En el grupo Recursos de Calendar Interop no se incluyen los recursos que se hayan sincronizado con GCDS.
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