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離職した従業員とそのデータを管理する

従業員が離職した場合、ユーザーのデータを安全に保持してユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止するために、そのユーザー アカウントをアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーのステータスが「アーカイブ済み」に変わり、アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられます。

アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか?

ユーザー アカウントをアーカイブすると、Google でそのユーザーの Google Workspace サービスのデータが安全に保管されます。ユーザーが Google Vault ライセンスまたは Vault を含むアーカイブ ユーザーのサブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。詳細

ユーザーデータ(Gmail や Google ドライブなどのコアサービスや、Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ)は、組織内の他のユーザーが使用できます。

ユーザーが Vault や Google Voice などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ライセンスはアーカイブ後も保持されます。そのユーザーのアドオン サブスクリプションが不要になった場合は、ユーザー アカウントのアーカイブ後にライセンスを削除できます。詳しくは、ライセンスを削除するをご覧ください。

アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、アーカイブ後 24 時間以内に、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスを別のユーザーに再度割り当てることができるようになります。

アーカイブ ユーザー

  • どのシステムからも自分の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
  • グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザーは、ユーザー ディレクトリ リストで [アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。ユーザー アカウントのステータスを表示するをご覧ください。
  • 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
  • ユーザー レポートでステータスが [アーカイブ済み] と表示されると、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
  • 新しいメールとカレンダーの招待状は、アーカイブされたユーザーのアカウントに送信されるとブロックされるため、受信できません。

アーカイブ解除の仕組み

ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。

ユーザー アカウントのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる必要があります。

始める前に

  • 組織にアーカイブ ユーザーのサブスクリプションが必要です。アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入するには、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせください。
  • ユーザーをアーカイブするには、利用可能なアーカイブ ユーザー ライセンスが必要です。使用可能なアーカイブ ユーザー ライセンスがない場合は、ユーザーをアーカイブしようとするとエラー メッセージが表示されます。
  • ユーザーのアーカイブを解除するには、そのユーザーの Google Workspace エディションに対応する利用可能なライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。

個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する

ユーザー アカウントを個別にアーカイブまたはアーカイブ解除するには、[ユーザー] ページまたは個々のユーザーのページを使用します。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [ディレクトリ] 次に [ユーザー] に移動します。
  3. [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。
  4. アーカイブまたはアーカイブ解除するユーザー アカウントにカーソルを合わせ、[その他のオプション] 次に [ユーザーをアーカイブ] または [ユーザーのアーカイブ解除] のいずれかをクリックします。
    • これらのオプションはアーカイブ ユーザーのサブスクリプションがある場合にのみ表示されます。
    • これらのオプションは、ユーザーのアカウント ページの左側にもあります。
  5. [アーカイブ] または [アーカイブ解除] をクリックして操作を確定します。

ユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

複数のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除するには、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用します。

CSV ファイルを使用する

CSV ファイルを使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには、複数のユーザーをまとめて追加する手順で操作します。

ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [UPLOAD ONLY]] 列に、ユーザーをアーカイブする場合は「Archived」、ユーザーをアーカイブ解除する場合は「Active」と入力します。

Admin SDK API を使用する

Admin SDK API を使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには、Users: update ページの手順に沿って操作を行ってください。必要に応じて、各ユーザーの archived のブール型変数を TRUE または FALSE に設定します。

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