組織からユーザーを削除する

この記事は、企業、学校、その他の団体でユーザー アカウントを管理する G Suite 管理者や、Cloud Identity 管理者を対象としています。個人の Google アカウントをご自身で削除する方法については、こちらの記事をご覧ください。

ユーザーが組織を離れる場合、G Suite 管理者はそのユーザーのアカウントを削除することができます。アカウントを削除するにあたり、そのユーザーが所有しているデータを確認し、それらのデータのオーナー権限を別のユーザー(上司など)に移行することができます。また、そのユーザーのメールアドレスにメールが送信されることを想定して自動返信を設定し、届いたメールを組織内の他のユーザーに転送することもできます。

注: 移行できるのは、削除対象のユーザーが所有しているファイルのみです。移行先のユーザーが新しいオーナーになります。閲覧権があるファイル(所有はしていない)には、アカウント削除の影響はありません。

ユーザー アカウントを削除する前にオーナー権限の移行ができるユーザーデータの種類は次のとおりです。

  • ドライブ、ドキュメント
  • カレンダー
  • ブランド アカウント

単にチームメンバーのユーザー名を変更したいだけであれば、そのアカウントを削除する必要はありません。そのユーザーのエイリアス(ニックネーム)を作成し、その名前を使用してメールアドレスを設定できます。詳しくは、ユーザー名の変更をご覧ください。

重要: メールはオーナー権限の移行の対象にはなりません。ユーザーのメールを別のアカウントに移行するには、アカウントを削除する前に、データ移行ツールでメールを移行してください。メールを別のアカウントに移行する前にアカウントを削除してしまうと、すべてのメールが削除され、復元できませんのでご注意ください。

その他のファイル ストレージの方法

上記の代わりとしておすすめなのは、共有ドライブにファイルを保存する方法です。共有ドライブのファイルのオーナーはメンバー全員であるため、離職したメンバーがいても、その他のメンバーはこれまでどおりファイルを使用できます。このため、ファイルのオーナーのアカウントが削除されても、ファイルが削除されることはありません。詳しくは、共有ドライブの概要共有ドライブへの既存のコンテンツの移行についてのページをご覧ください。

アカウントの競合を解決する必要がある場合: 競合するアカウントの問題に対処する目的でユーザー アカウントを削除することは避けてください。そのユーザーが G Suite のメールやカレンダー、その他のサービスを使用している場合、アカウントが削除されると、ユーザーはデータを失い、サービスにもアクセスできなくなります。この場合はアカウントの競合の解決に関する記事をご覧のうえ、ご対応ください。

ユーザーを削除する前に

ユーザーの削除によるアカウントとデータへの影響
警告: ユーザーを削除すると、次のデータが削除されます。
  • G Suite のデータ - すべてのファイル形式、Gmail、カレンダーのデータ(共有カレンダーを除く)
  • サイトのページ - 以前の Google サイトでユーザーが作成したページを除く
  • Google Vault - ユーザーのすべての Vault データ
  • Google Play - ユーザーの Google Play デベロッパー アカウント
  • ブランド アカウントのアセット - YouTube チャンネルなど、オーナー権限が 1 人のユーザーだけにあるアセット
  • YouTube の動画などコアサービス以外のサービスのコンテンツ - YouTube の動画や Blogger のブログなど、コアサービス以外のサービスのユーザー コンテンツ
  • Cloud Identity - ユーザーのすべてのデータ

詳しくは下記をご覧ください。

  • G Suite の使用 - アカウントを削除されたユーザーは、組織で利用している G Suite サービス(Google ドライブのファイル、Gmail など)を一切使用できなくなります。
  • ファイルとカレンダー - ユーザーが作成した予定はすべて、招待されたユーザーのカレンダーに残ります。ユーザーの G Suite データは 30 日後に削除されます。これには、すべての種類のファイル、Gmail、カレンダーのデータ(共有カレンダーを除く)が含まれます。管理者が一部のデータのオーナー権限を別のユーザーに移行することもできます。ドライブのコンテンツのみオーナー権限の移行が可能で、移行先のユーザーが新しいオーナーになります。
  • サイトのページ新しい Google サイトでユーザーが作成したページは削除されますが、以前の Google サイトでユーザーが作成したページは削除されません。以前の Google サイトで作成されたページは管理者が削除できます。
  • グループ - ユーザーはすべてのグループから削除されますが、グループのメンバーがそのユーザーだけであっても、グループは削除されません。
  • Google Vault - ユーザーの Vault データは、保持の設定や記録保持(リティゲーション ホールド)の適用状況にかかわらず、30 日後にすべて削除されます。削除された状態が 30 日以上続いているデータは直ちに消去されます。
  • Google Play - ユーザーの Google Play デベロッパー アカウントが削除されます。別のデベロッパー アカウントに移行できるアプリもありますが、サブスクリプション サービスを提供するアプリは移行できません。
  • Google Cloud Platform(GCP) - アカウントが削除されると、ユーザーは GCP の各種リソースにアクセスできなくなります。ユーザーの Identity and Access Management(IAM)ポリシーのバインディングは、関連付けられたリソースに最長 30 日間残り、その後完全に削除されます。ユーザーが GCP 組織のメンバーでない場合、プロジェクトは孤立状態になります。孤立状態のプロジェクトについて詳しくは、プロジェクト停止のガイドラインをご覧ください。
  • Classroom - G Suite for Education アカウントを削除すると、教師や生徒は Classroom やドライブを使用できなくなります。

    教師のアカウントを削除する前に、その教師のクラスがまだ利用されているかどうかご確認ください。利用されている場合は、その教師のクラスのオーナー権限を他の教師に移行できます。詳しくは、クラスのオーナー権限を譲渡するをご覧ください。

  • ブランド アカウント - 組織でブランド アカウントを使用している場合、オーナー権限が 1 人のユーザーだけにあるアセット(YouTube チャンネルなど)は、直ちに削除されます。他にもオーナーがいる場合、アセットは別のオーナーの G Suite アカウントに移行されます。
  • コアサービス以外のサービス - コアサービス以外のサービス(YouTube、Blogger など)のユーザー コンテンツは直ちに削除されます。
  • Cloud Identity - Cloud Identity ユーザーを削除すると、管理者はそのユーザーを管理したり、Google 管理コンソールからそのユーザーのデータにアクセスしたりできなくなります。そのユーザーのすべてのデータが削除されます。また、削除した Cloud Identity ユーザーが G Suite のサービスも利用していた場合、ユーザーはそれらのサービスにもアクセスできなくなります。

上記のサービスでユーザーデータの書き出しやオーナー権限の移行を行う方法について詳しくは、各サービスのヘルプセンター記事をご覧ください。

ユーザーのアカウントを削除する前に

ユーザーのメールアドレスから自動返信とメール転送が行われるように設定する

ユーザーが組織を離れる場合、管理者はメール転送を設定してメールの継続性を確保できます。また、自動返信を設定して、新しい連絡先を相手に紹介することもできます。

たとえば、自動返信メールの件名に「このアドレスは現在使われておりませんが、メールは拝受いたしました。」と入力します。メールの本文では、このメールアドレスがすでに使用されていないことや、別のユーザーが問い合わせに対応する予定であることなどを伝えます。

こうした操作を行うには、ユーザーのパスワードを再設定します。次に、そのユーザーとしてログインし、メールの自動転送不在時の自動返信が行われるように Gmail の受信トレイで設定します。

ファイルや重要なデータを移行する、または書き出す

  • 管理者はファイルのオーナー権限を移行したり、ユーザーのデータを書き出したりできます。特権管理者は、削除処理中にドライブ、ドキュメント、ブランド アカウント(該当する場合)を移行できます。
  • Classroom については、教師が学校を退職する場合に、利用中のクラスのオーナー権限を他の教師に移行することができます。詳しくは、クラスのオーナー権限の移行に関する記事をご覧ください。

共有ドライブにファイルを移行する

ファイルを共有ドライブに移行して、共有ドライブのメンバー全員をオーナーにすることができます。離職したメンバーがいても、その他のメンバーはこれまでどおりファイルを使用できます。このため、ファイルのオーナーのアカウントが削除されても、ファイルが削除されることはありません。

詳しくは、共有ドライブの概要共有ドライブへの既存のコンテンツの移行についてのページをご覧ください。

共有カレンダーを譲渡する

ユーザーのメイン カレンダーは 20 日後に削除されます。共有カレンダーは削除されません。共有カレンダーのオーナー権限を移行するには、その共有カレンダーについての変更および共有の管理権限を別のユーザーに付与します。

G Suite のビジネス向けメールがあるかどうか確認する

ビジネス向けメールサービスを申し込み、個人用メールとビジネス向けメールを Google の同じ受信トレイで管理できるようにしている場合は、すでに G Suite のビジネス向けメールの購入が完了しています。詳細

警告: 個人用の Gmail アカウントを使って G Suite のビジネス向けメールを申し込んだユーザーのアカウントを削除する際は、次の 2 点にご注意ください。

  • ユーザー アカウントを削除すると、個人のアカウントにアクセスできなくなります。
  • Google Domains では、ビジネス向けメール用に購入したドメインを管理できなくなります。引き続き利用するには、別の Google Domains アカウントにドメインを移行します。

ブランド アカウントのデータを保持する

ユーザーが組織のブランド アカウント アセットの唯一のオーナーである場合は、ユーザーを削除する前に新しいオーナーを選出することを検討してください。唯一のオーナーであるユーザーを削除した場合、ブランド アカウントのすべてのアセットが直ちに削除されます。

データを書き出す他の方法を検討する

ユーザーのアカウントを削除する前にデータを抽出する別の方法があります。

削除したユーザーの G Suite ライセンスを再利用したい場合

ユーザーの G Suite ライセンスを再利用するには、ユーザーのアカウントが G Suite から完全に削除されるまで待つ必要があります。削除が完了するまでに数時間ほどかかることがあります。

ユーザーの削除

重要: ユーザーのアカウントを削除する前に、保存しておきたいファイルのオーナー権限の移行データの書き出しを行ってください。ドライブ、ドキュメント、ブランド アカウントのデータは削除処理中に移行できます。特権管理者は、下記の削除処理中にファイルのオーナー権限を移行できます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ユーザー] にアクセスします。
  3. (省略可)1 人のユーザーを削除するには次の操作を行います。

  4. (省略可)複数のユーザーを削除するには次の操作を行います。

    • [ユーザー] のリストで、削除するユーザーのチェックボックスをオンにします。
    • ページの上部にある、選択したユーザーを削除アイコンをクリックします。

      ヒント: すべてのユーザーが同じ組織部門に属している場合は、左側でその組織部門を選択するとユーザーを見つけやすくなります(左上の 開く をクリックすると組織ツリーが表示されます)。ユーザーが別々の組織部門に属している場合は、左側で [すべての組織部門のユーザー] をオンにします。

  5. 特権管理者ではなく代理管理者の場合は、チェックボックスをオンにして、アカウントを削除した場合の影響について理解したことを確認してください。
  6. (省略可。特権管理者のみ)ユーザー コンテンツのオーナー権限を移行するには:
    • 目的のチェックボックスをオンにします。
      重要
      • ドライブのコンテンツのみをオーナー権限を別のユーザーに移行することができ、移行先のユーザーが新しいオーナーになります。
      • オーナー権限が移行されなかったコンテンツは削除されます。Google ドライブのファイルは 20 日後に削除されます。ブランド アカウントのアセットは、そのユーザーが唯一のオーナーである場合、直ちに削除されます。
      • Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどだけでなく、すべてのファイル形式のコンテンツが移行の対象となります。
    • [移行先] ボックスに、ユーザーの名前またはメールアドレスの最初の数文字を入力してユーザー アカウントを検索します。目的のアカウントが表示されたら、そのアカウントを選択します。
  7. [ユーザーを削除] をクリックします。
  8. 必要に応じて、Gmail の連絡先リストからユーザーを削除します。

データの移行とアカウントの削除が完了すると、[会社プロフィール] 次に [プロフィール] 次に [連絡先情報] で指定されている連絡先にメールが届きます。

削除したユーザーを復元する

削除後 20 日間は、削除したアカウントを復元できます。この期間を過ぎると、削除したアカウントを復元することはできなくなります。

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