離職した従業員とそのデータを管理する

従業員が離職するときは、ユーザー ステータスを「アクティブ」から「アーカイブ済み」に変更するのが便利です。[アーカイブ済み] になったユーザーには、アーカイブ ユーザー(AU)ライセンスが割り当てられます。これにより、離職したユーザーのデータをより安全に保持しつつ、そのユーザーが Google Workspace サービスを利用することを防ぐことができます。

AU ライセンスの仕組み

ユーザーをアーカイブするには、AU ライセンスが必要です。

ライセンスのタイプは、ご利用中の Google Workspace エディションと同じです。たとえば、Enterprise Plus をご利用の場合は、Enterprise Plus - アーカイブ ユーザー ライセンスをご購入いただけます。AU ライセンスは、次のエディションでご利用いただけます。

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスを別のユーザーに割り当てることができるようになります。別のユーザーに有効なライセンスを割り当てることができるようになるまでに、24 時間ほどかかる場合があります。

Google Workspace サブスクリプションを移行する場合は、ユーザーをアーカイブする前に AU サブスクリプションも移行する必要があります。すでにアーカイブされているユーザーの AU ライセンスは、自動的に新しい AU サブスクリプションに移行されます。詳しくは、AU サブスクリプションを移行するをご覧ください。

アーカイブとアーカイブ解除によるユーザーへの影響

ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーが Google Workspace サービスで使っていたデータが安全に保持され、Google Vault からアクセスできるようになります。データは Vault の保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)に従って保護され、検索と書き出しが可能です。詳細

ユーザーデータ(Gmail やドライブなどのコアサービスや、Google Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ)は、組織内の他のユーザーが使用できます。

アーカイブ ユーザーは以下のようになります。

  • どのシステムからも自分の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
  • グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザー ディレクトリ リストには、[アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。グローバル アドレス一覧についてのページをご覧ください。

ユーザー レポートには、ユーザーのステータスが「アーカイブ済み」として表示され、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、最終的には削除が容易になります。

ユーザーのアーカイブを解除すると、そのユーザーには自身の AU ライセンスに対応する Google Workspace エディションのライセンスが割り当てられます。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーは AU ライセンスでアーカイブされたままになります。

ユーザーのアーカイブを解除すると、そのユーザーは自動的に以前のすべてのデータにアクセスできるようになります。

アーカイブとアーカイブ解除の仕組み

ユーザーのアーカイブは手動で行うか、Directory API の archived フィールドを使用して行うことができます。使用可能な AU ライセンスがない場合は、ユーザーをアーカイブしようとするとエラー メッセージが表示されます。

アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザーのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前の状態に戻ります。

管理コンソールでアーカイブ ユーザーの削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。

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