離職した従業員とそのデータを管理する

従業員が離職するときは、ユーザー ステータスを「アクティブ」から「アーカイブ済み」に変更するのが便利です。[アーカイブ済み] になったユーザーには、アーカイブ ユーザー(AU)ライセンスが割り当てられます。これにより、離職したユーザーのデータをより安全に保持しつつ、そのユーザーが Google Workspace サービスを利用することを防ぐことができます。

AU ライセンスの仕組み

ユーザーをアーカイブするには、AU ライセンスが必要です。

ライセンスのタイプは、ご利用中の Google Workspace エディションと同じです。たとえば、Enterprise Plus をご利用の場合は、Enterprise Plus - アーカイブ ユーザー ライセンスをご購入いただけます。AU ライセンスは、次のエディションでご利用いただけます。

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

ユーザーをアーカイブすると、アーカイブ後24 時間以内に、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスを別のユーザーに割り当てることができるようになります。

Google Workspace サブスクリプションを移行する場合は、さらなるユーザーをアーカイブする前に AU サブスクリプションも移行する必要があります。すでにアーカイブされているユーザーの AU ライセンスは、自動的に新しい AU サブスクリプションに移行されます。詳しくは、AU サブスクリプションを移行するをご覧ください。

アーカイブとアーカイブ解除によるユーザーへの影響

ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーが Google Workspace サービスで使っていたデータが安全に保持され、Google Vault からアクセスできるようになります。データは Vault の保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)に従って保護され、検索と書き出しが可能です。詳細

ユーザーデータ(Gmail やドライブなどのコアサービスや、Google Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ)は、組織内の他のユーザーが使用できます。

アーカイブ ユーザー

  • どのシステムからも自分の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
  • グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザー ディレクトリ リストには、[アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。グローバル アドレス一覧についてのページをご覧ください。
  • 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。

ユーザー レポートには、ユーザーのステータスが「アーカイブ済み」として表示され、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、最終的には削除が容易になります。

アーカイブとアーカイブ解除の仕組み

ユーザーのアーカイブは手動で行うか、Directory API の archived フィールドを使用して行うことができます。使用可能な AU ライセンスがない場合は、ユーザーをアーカイブしようとするとエラー メッセージが表示されます。

アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザーのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前の状態に戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。

ユーザーのアーカイブを解除するには、そのユーザーの Google Workspace エディションに対応するライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーは AU ライセンスでアーカイブされたままになります。

ユーザーのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる必要があります。

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