Migrar contenido a unidades compartidas

Como administrador, puedes permitir que los editores de archivos de tu organización añadan contenido a unidades compartidas, así como mover carpetas de Drive de tu organización a unidades compartidas.

Cuando elijas los permisos de los usuarios para mover archivos, ten en cuenta hasta qué punto los cambios pueden afectar a otros ajustes, como los de las unidades organizativas. A menos que sea necesario, no muevas contenido de unidades compartidas a otras carpetas o fuera de tu organización. Aunque es importante proceder con cuidado para evitar posibles conflictos de permisos, mover los archivos a unidades compartidas puede facilitar la colaboración entre los miembros de los equipos. 

Nota: En todos los casos, los usuarios necesitan acceso de colaborador, de gestor de contenido o de administrador a la unidad de destino para mover archivos o carpetas.

Usuarios externos

  • Los superadministradores y los administradores delegados no pueden mover carpetas ni archivos que pertenezcan a usuarios externos, aunque ese usuario sea miembro de la unidad compartida de destino.
  • Los usuarios externos no pueden mover carpetas a unidades compartidas de tu organización aunque tengan acceso de administrador.
     

Antes de empezar

Ten en cuenta lo siguiente antes de pasar archivos y carpetas a una unidad compartida:
  • Al mover archivos, pasan a ser propiedad de la unidad compartida. 
  • Una vez que estén en la nueva unidad compartida, solo los miembros de esa unidad podrán acceder a ellos, a menos que se compartan directamente con otro usuario. 
  • Al mover carpetas, la estructura de la carpeta se traslada a la unidad compartida de destino. Actualiza los enlaces directos para que dirijan a las carpetas en su nueva ubicación dentro de la nueva unidad compartida.
  • Los permisos concedidos explícitamente en archivos concretos se conservan, a menos que se habilite el ajuste Impedir que los usuarios que no pertenezcan a la unidad compartida accedan a los archivos incluidos en ella. No se copiarán los permisos que se hayan dado a las carpetas ni los que se hayan heredado de ellas.
  • Los permisos de las carpetas no se mantienen. Los usuarios con permiso de acceso a una carpeta compartida no podrán seguir accediendo a los archivos que se encuentren en ella una vez que la hayas movido a una unidad compartida. Si quieres que conserven el acceso, añádelos como miembros a la unidad compartida. En caso de que a un usuario se le haya dado permiso directamente para acceder a un archivo de una carpeta, seguirá teniendo acceso a ese archivo en la nueva ubicación.
  • Los archivos que se trasladan se quitan de otras ubicaciones de Drive, como Mi unidad, pero se puede seguir accediendo a ellos desde las vistas Compartido conmigo y Reciente de los usuarios.
  • Si un superadministrador mueve contenido a una unidad compartida, también se trasladan los archivos ocultos, que podrán ver todos los miembros de dicha unidad compartida. 
    • Los archivos ocultos se crean cuando compartes una carpeta con alguien, pero decides no compartir un archivo concreto de dicha carpeta.
    • Cuando la carpeta se mueve a una unidad compartida, todos los archivos se convierten en visibles, incluidos los ocultos.
  • En la consola de administración hay un ajuste de uso compartido con el que los administradores pueden controlar el acceso a los archivos de las unidades compartidas y mover contenido fuera de las unidades compartidas.
  • Los miembros de la unidad compartida pueden gestionar los archivos en función de su nivel de acceso. Por ejemplo, los administradores y los gestores de contenido pueden mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida, pero solo los administradores pueden mover archivos de una unidad compartida a otra.
Permitir que los usuarios muevan archivos de otros usuarios a unidades compartidas
Los propietarios y los administradores de archivos siempre pueden mover archivos a unidades compartidas, aunque los propietarios deben ser miembros de tu organización y de la unidad compartida de destino.
  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración de migración.
  4. Junto a Opciones de usuario, selecciona Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas.
  5. Haz clic en Guardar.
Migrar carpetas de Drive a unidades compartidas como administrador
Para ayudar a los usuarios a familiarizarse con las unidades compartidas, los administradores y administradores delegados pueden trasladar las carpetas de Mi unidad a unidades compartidas. 
  1. Si las carpetas ya están creadas, pide a los usuarios que den a tu cuenta de administrador como mínimo el permiso de lector. Recuerda que solo se pueden migrar las carpetas que pertenezcan a usuarios de tu organización.
  2. Pídeles que te añadan como miembro de la unidad compartida a la que se van a mover las carpetas.
  3. En un navegador web, abre drive.google.com y comprueba que has iniciado sesión en tu cuenta de administrador:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en la foto de perfil de tu cuenta.
    2. Cierra sesión y vuelve a iniciarla con tu cuenta de administrador. 
  4. En la ventana del navegador, despliega las carpetas Mi unidad y Unidades compartidas para que aparezcan las carpetas de Mi unidad que quieres trasladar, así como las unidades compartidas donde quieres incluirlas. 
  5. Arrastra las carpetas de Mi unidad a las unidades compartidas.
  6. Acepta el mensaje de confirmación para iniciar el proceso de migración.

Delegar en usuarios derechos de administrador para migrar contenido

Puedes permitir que un usuario de tu organización mueva carpetas enteras desde una ubicación de Mi unidad a unidades compartidas.

Importante: Asegúrate de que los usuarios delegados entiendan qué implica migrar contenido, tal como se describe en la sección anterior "Antes de empezar". Los usuarios podrían perder acceso a los archivos, por ejemplo, si los permisos se dan desde la estructura de carpetas de Mi unidad.

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. Haz clic en el nombre del usuario para abrir la página de su cuenta.
  4. Haz clic en Privilegios y funciones de administrador.
    • Para ver las funciones de administrador, es posible que debas ir a la parte inferior y hacer clic en la opción Ver más
    • Para ver los privilegios que otorgan las funciones actuales del usuario, haz clic en Ver privilegios.
  5. Haz clic en Crear función personalizada.
    Nota: Consulta cómo crear funciones de administrador personalizadas.

  6. En la pestaña Privilegios, selecciona Servicios y luego Drive y Documentos y luego marca la casilla Mover archivos o carpetas a unidades compartidas.

  7. Haz clic en Guardar cambios.

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