Anpassa Gmail-inställningar för organisationen

Som G Suite-administratör kan du specialanpassa Gmail för organisationen och användarna. Du kan:

  • Anpassa webbadressen där användarna ansluter till Gmail.
  • Ställ avancerade filter och godkänn IP-adresser där du förväntar dig att ta emot legitim e-post.
  • Ange vart inkommande meddelanden ska levereras.
  • Dirigera meddelanden till en catch-all-adress eller till en annan server för arkivering, filtrering och övervakning.
  • Tillåt användarna att skicka utgående meddelanden med en annan från-adress.

Du kan även göra villkorsbaserade inställningar. Du kan till exempel avvisa meddelanden eller bilagor som överstiger 20 MB. Du kan även dirigera om meddelanden som innehåller vissa ord eller som skickas från en viss adress.

Vem gäller inställningarna för

Vissa inställningar, till exempel ändring av adressen där användarna får åtkomst till Gmail, tillämpas alltid för alla. Andra inställningar, som anpassning av skräppostfilternivåer, kan tillämpas på specifika användargrupper. Du tillämpar en inställning på en grupp av användare genom att placera användarna i en organisationsenhet. Läs mer om organisationsstrukturen och hur du anpassar inställningar för användargrupper.

Så här gör du det

Ändra en inställning
  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Gmail följt av Avancerade inställningar på startsidan för administratörskonsolen.

    Tips! Om du vill se Avancerade inställningar rullar du längst ned på Gmail-sidan.

  3. (Valfritt) Till vänster väljer du en organisation.

  4. Konfigurera önskade inställningar.

  5. Klicka på Spara längst ned.

Tips! Använd sökrutan för att hitta en inställning.

Det kan ta upp till en timme innan ändringarna har överförts till användarkontona. Vänta på en lugn period på jobbet om du vill ändra flera inställningar samtidigt, så att det inte påverkar meddelandeleveransen.

Obs! Om du konfigurerar POP3-hämtning gäller inställningar som du gör för inkommande e-post även för meddelanden i Mailhämtaren.

Använda muspekarkontrollerna

Vissa inställningar använder muspekarkontrollerna. Muspekarkontrollerna öppnas bara när du pekar på en inställning. Fler muspekarinställningar öppnas när du har konfigurerat en inställning. Följande muspekarinställningar kan öppnas:

  • Konfigurera – använd den här kontrollen om du inte har konfigurerat inställningen ännu.
  • Visa – använd den här kontrollen för att kontrollera konfigurationen av en ärvd inställning. Om du vill ändra konfigurationen för en ärvd inställning klickar du på Lägg till ytterligare en.
  • Redigera – använd den här kontrollen om du vill ändra inställningens konfiguration. Enbart tillgängligt för lokala inställningar.
  • Inaktivera eller Aktivera – använd det här alternativet om du vill aktivera eller inaktivera en inställning. Om du inaktiverar en inställning påverkas inte de alternativ du valde för inställningen. Du kan till exempel tillfälligt inaktivera en inställning om resultaten inte är som förväntat. Du kan sedan ändra inställningen och aktivera den igen. Du kan även kopiera en inställning, inaktivera den, ändra den och sedan jämföra de resultaten. Finns för ärvda och lokalt tillämpade inställningar.
  • Ta bort – använd den här kontrollen om du vill ta bort inställningens konfiguration. Om du vill aktivera den igen klickar du på Konfigurera. Till exempel kan du rensa listan med blockerade avsändare och börja om från början. Enbart tillgängligt för lokala inställningar.
  • Lägg till ytterligare en – använd den här kontrollen om du vill lägga till ytterligare en konfiguration för en inställning. Du kan till exempel lägga till en regel för att utlösa en aktivitet när ett visst villkor är uppfyllt. Finns för ärvda och lokalt tillämpade inställningar.
  • Kopiera till organisationen – använd den här kontrollen när du vill kopiera en konfigurerad inställning till en annan grupp. Välj organisation och markera rutan för att aktivera inställningen för gruppen. Du kan till exempel konfigurera överensstämmelse för en grupp och sedan kopiera den till andra grupper utan att tillämpa den på hela domänen.

Villkorsbaserade åtgärder

Med vissa inställningar ovan kan du konfigurera villkorsbaserade åtgärder. Till exempel:

  • Lägg till fler mottagare – meddelandet levereras även till dessa mottagare.
  • Lägg till rubriken X-Gm-Original-To, Lägg till rubriken X-Gm-Spam och rubriken X-Gm-Phishy samt Lägg till anpassade rubriker – lägg till anpassade meddelanderubriker som kan vara till hjälp. Om din e-post exempelvis skickas till en nedströmsserver kan du konfigurera servern för att bearbeta meddelanden baserat på rubrikerna. Används vanligtvis för att dirigera skräppostmärkta meddelanden till skräpposten.
  • Kringgå öskräppostfilter för detta meddelande – meddelanden som matchar villkoren för inställningen och som identifieras som skräppost levereras ändå till mottagaren.
  • Ändra kuvertmottagaren – ändra vart meddelandet levereras. När det används med Lägg till fler mottagare används funktionen Hemlig kopia. Om inte, vidarebefordras meddelandet på ett effektivt sätt.
  • Ändra rutt – ändra vart meddelandet dirigeras. Exempelvis kan användare utan inkorgar i Gmail få sin e-post dirigerad till en lokal Microsoft® Exchange-server.
  • Infoga anpassat ämne först – ändra ämnesrubriken så att prefixtext inkluderas.
  • Avvisa meddelande – meddelandet har inte levererats.
  • Ta bort bifogade filer från meddelande – bilagor tas bort före leverans till den avsedda mottagaren.
  • Kräv säker transport för vidare leverans – utgående meddelanden kräver säker leverans.

Läs mer om varje inställning

Konfiguera inställningarna

Dessa inställningar gäller för alla organisationer och kan enbart konfigureras och redigeras i toppnivåorganisationen.

  • Webbadress – byt webbadress för användarnas inloggningssida i Gmail.
  • MX-poster – visa MX-posterna och få tillgång till konfigurationsguiden i Gmail.
  • Användares e-post – tillåt användare att importera e-post och kontakter från andra webbmail- eller POP3-konton.
  • Avinstallera tjänsten – inaktivera Gmail för din organisation. Anvisningar finns i Inaktivera Gmail för din domän.
Inställningar för slutanvändaråtkomst

Du kommer åt dessa inställningar genom att öppna Appar via startsidan för administratörskonsolen > G Suite > Inställningar för Gmail > Åtkomst för slutanvändare.

  • POP- och IMAP-åtkomst – aktivera eller inaktivera POP- och IMAP-åtkomst för användarna.
  • G Suite​ Sync – aktivera G Suite Sync för Microsoft® Outlook®.
  • Automatisk vidarebefordran – förhindra användarna att automatiskt vidarebefordra inkommande meddelanden till en annan adress.
  • Proxyvitlista för bildwebbadress – skapa och underhåll en lista över godkända interna webbadresser som kringgår proxyskydd. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Chrome-tillägget Gmail Offline – aktivera Gmail Offline för användarna.
  • Tillåt utgående gateways per användare – tillåt användarna att skicka e-post via en extern SMTP-server.
  • Varning för oavsiktligt externt svar – varna användarna när de svarar på ett meddelande med externa mottagare som inte finns i deras kontakter.
Skräppostinställningar
  • Lista över godkända e-postadresser – skapa en lista över IP-adresser som användarna förväntar sig att ta emot legitim e-post från. E-post som skickas från dessa IP-adresser ska inte markeras som skräppost. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Inkommande gatewayange IP-adresserna för e-postservrar som vidarebefordrar e-post till Gmail. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Skräppostskapa en lista över godkända e-postadresser eller domäner som användarna förväntar sig att ta emot legitim e-post från. Du kan också dirigera skräppost till en administrativ karantän.
  • Blockerade avsändareblockera avsändare baserat på e-postadress eller domän.
Inställningar för efterlevnad
  • Automatisk radering av e-post – kontrollera mängden e-post som lagras för varje användare. Gäller enbart toppnivåorganisationen.
  • Infoga sidfot – använd sidfotstext i meddelanden för regelefterlevnad eller andra krav.
  • Innehållsefterlevnad – ange hur meddelanden hanteras baserat på fördefinierade ord, fraser, textmönster eller numeriska mönster.
  • Omfattande postlagring – kontrollera att alla meddelanden, inklusive meddelanden som skickas eller tas emot av postlådor utanför Gmail och SMTP-relä, är lagrade i användarnas Gmail-postlådor. Du konfigurerar normalt den här inställningen när du använder G Suite Arkiv med en postlåda utanför Gmail eller för att fånga upp alla skickade meddelanden, som kalenderinbjudningar och delningsaviseringar.
  • Begränsa leveransbegränsa de e-postadresser eller domäner som användarna kan skicka e-post till och ta emot e-post från.
  • Stötande innehåll – ange hur meddelanden hanteras baserat på ordlistor som du skapar.
  • Bilagans efterlevnad – ange hur meddelanden med bilagor ska hanteras.
  • TLS-efterlevnad – kräv att e-post skickas via en säker anslutning för specifika domäner och e-postinställningar.
Ruttinställningar

Innan du konfigurerar kontroller ska du läsa våra riktlinjer och metodtips för dirigering och leverans av e-post. Läs mer om ruttalternativen nedan.

Obs! Du kan använda kontrollerna på fliken Standardrutt men vi rekommenderar att du använder inställningen Rutt istället.

  • E-postrutt – det här är en ärvd inställning. Använd i stället inställningen Rutt för att ange e-postruttkontroller för din domän. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Utgående gateway – ange en server som alla meddelanden från domänen passerar. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Rutt – ange e-postrutt- och leveranskontroller för din domän.
  • Mottagarens adresskarta – tillämpa enskilda mappningar (alias) på mottagaradresser på meddelanden som tas emot av din domän. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Mottagningsrutt – konfigurera inkommande och interna mottagningsalternativ, exempelvis dubbel leverans och delad leverans.
  • Sändningsrutt – konfigurera utgående och interna leveransalternativ för sändning.
  • Godkänna inkommande Exchange-journaler i Arkiv – ange en e-postadress på domänen som tar emot Microsoft® Exchange-journalmeddelanden. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Postlåda utanför Gmail – om din organisation använder en e-postserver utanför Gmail, exempelvis Microsoft Exchange eller en annan SMTP-tjänst utanför Google, kan du dirigera om meddelanden till användarnas postlådor utanför Gmail.Du kan även konfigurera karantänöversiktsrapporter för dessa användare.
  • SMTP-relätjänst – om du använder servrar utanför Gmail och vill dirigera denna e-post via Gmail använder du denna inställning för ytterligare filtrering eller lagring. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.
  • Alternativ säker rutt – använd en alternativ säker rutt när säker transport (TLS) krävs. Kan enbart konfigureras i toppnivåorganisationen och gäller för alla organisationer.

Hur flera inställningar påverkar meddelandets beteende

Du kan skapa konfigurationer med flera inställningar. Detta kan påverka meddelandenas beteende och hur inställningarna tillämpas, inklusive, i förekommande fall, vilken inställning eller konfiguration som gäller framför en annan.

Inställningar kan ibland orsaka en leveranskonflikt. Ska ett meddelande till exempel avvisas eller levereras två gånger? Vad som händer beror på vilka villkor du anger och vilken inställning som har företräde.

Generellt beteende

När du skapar flera konfigurationer eller inställningar påverkas normalt inte beteendet för ett meddelande. Gmail tillämpar helt enkelt alla inställningar och hanterar meddelandet i enlighet med dem.

Det finns till exempel ingen konflikt om:

  • Du skapar en inställning för att bifoga sidfot och en inställning för innehållsefterlevnad. I Gmail utförs båda aktiviteterna på meddelandet.

  • Du ställer in två konfigurationer med konsekvensen Lägg till fler mottagare. Alla mottagare läggs till i Gmail.

På samma sätt gäller normalt en inställning inte framför en annan. I det första exemplet tillämpar Gmail både inställningen Bifoga sidfot och inställningen Innehållsefterlevnad utan att utvärdera vilken som ”kommer först”.

Det finns dock undantag från hur meddelanden beter sig när olika inställningar har flera konsekvenser och ibland hamnar i konflikt.

Konfigurera riktlinjer för beteende

Konsekvenser som orsakar konflikt

När två konsekvenser orsakar konflikt tillämpar Gmail enbart en av dem. Konsekvenser som inte orsakar konflikt tillämpas fortfarande.

En förklaring:

  • En inställning för innehållsefterlevnad som tillämpar följden ”ändra rutt" och dirigerar om meddelanden till host1.com och lägger till en X-GM-spam-rubrik.
  • En inställning för stötande innehåll tillämpar konsekvensen ”ändra rutt" som omdirigerar meddelanden till host2.com och även infogar ett anpassat ämne.

I detta scenario anses konsekvenser för ”ändra rutt” orsaka konflikt eftersom Gmail bara kan välja en rutt. Enbart ett alternativ för ”ändra rutt” kommer att väljas och alla återstående konsekvenser som inte orsakar konflikter tillämpas (rubrik för X-gm-spam och anpassat ämne).

I allmänhet utvärderas alla inställningar oberoende av varandra, deras konsekvenser sammanställs och eventuella konflikter blir lösta. Konsekvensen av en inställning kan inte användas för att påverka aktivering av en annan.

En förklaring:

  • En inställning för stötande innehåll föregår ett anpassat ämne "test".
  • En inställning för innehållsefterlevnad omdirigerar alla meddelanden med ett ämne som innehåller ordet "test" till host1.com.

I det här ämnet omdirigeras inte meddelandet i Gmail om ”test” inte redan finns i ämnet, trots att ordet ”test” har lagts till i ämnet av den första regeln.

Flera omdirigeringar eller ändringar av mottagare

En konflikt uppstår när två inställningar försöker ändra den primära rutten eller ändra den primära kuvertmottagaren. I det här fallet styr följande principer vilken aktivitet som tillämpas:

  • Specificitet – om en inställning är mer specifik än den andra har den företräde. Exempelvis gäller lokalt tillämpade inställningar framför ärvda. Alla organisationsspecifika inställningar gäller framför standardrutter.
  • Genereringsdatum – om alla inställningar har samma specificitet gäller äldre inställningar framför nyare. Visuellt har inställningar som är högre upp på sidan Avancerade inställningar i administratörskonsolen högre prioritet när det finns en konflikt.

Avvisa meddelande

Om en aktiverad regel orsakar en avvisning, avvisas meddelandet och inga andra regler tillämpas. Om flera inställningar aktiverar avvisningar med olika avvisningssvar används enbart ett svar.

Avsändarlistor

Alla inställningar kan ange en lista över godkända avsändare som ska åsidosätta aktiviteterna vid en matchning. Avsändarlistorna kan delas mellan inställningar. Till exempel kan du med inställningen Skräppost skapa en lista över godkända avsändare för att kringgå skräppostmappen. Samma lista över godkända avsändare kan användas för att åsidosätta inställningen Innehållsefterlevnad.

SMTP-relä

SMTP-reläinställningen anger vilka e-post- och IP-adresser som kan använda Google SMTP-relätjänsten och om SMTP-autentisering krävs. Om flera SMTP-reläinställningar har konfigurerats, gäller följande för SMTP-förmedlingstjänsten:

  • Godkänner meddelandet om någon av inställningarna tillåter det.
  • Avvisar meddelandet om ingen av inställningarna tillåter det.

Företrädesundantag

Det finns också några fall där Gmail ger företräde till en inställningskonfiguration framför en annan. I det här fallet tillämpar Gmail båda konfigurationerna, men en ”kommer först”.

Ordningen beror på var inställningen finns i organisationsenhetens struktur. Aktiviteter i en underordnad organisation tillämpas före aktiviteter i en överordnad organisation.

Lägg till sidfot

Om två inställningar medför olika åtgärder för att "lägga till sidfot" infogas båda sidfötterna. Ordningen för sidfötterna beror på inställningens plats i organisationsstrukturen. Aktiviteterna i en underordnad organisation har företräde framför en överordnad organisation.

Infoga ämne först

Om två inställningar leder till olika åtgärder för att "infoga ämne först", infogas båda prefixen. Ordningen för de infogade ämnena beror på inställningens placering i organisationsstrukturen. Aktiviteterna i en underordnad organisation har företräde framför en överordnad organisation.

Ordning för utvärdering och konsekvens

I Gmail utvärderas meddelanden och konsekvenser bestäms i följande ordning:

  1. Gmail utvärderar meddelandet mot alla policyer oberoende och sammanställer alla matchande konsekvenser i en konsekvenslista.

  2. Konsekvenslistan utvärderas i Gmail. Om det finns konsekvenser som innebär avvisning, avvisar Gmail meddelandet och ignorerar de återstående konsekvenserna.

  3. Om meddelandet inte avvisas, tolkar Gmail konsekvenslistan med avseende på eventuella konflikter. Matchande konflikter sammanställs i en konfliktlista. Konflikter uppstår enbart om:

    • Flera konsekvenser ändrar den primära rutten. Det finns en konsekvens för ändringsrutt som inte är en följd av inställningen Lägg till fler mottagare.

    • Flera konsekvenser ändrar den primära kuvertmottagaren. Det finns en konsekvens för ändra kuvertmottagare som inte är en följd av inställningen Lägg till fler mottagare.

  4. I Gmail utvärderas konfliktlistan med avseende på vilken av de konfliktkonsekvenserna som ska tillämpas. Detta bestäms av prioriteten för inställningen på följande sätt:

    • Specificitet – lokalt tillämpade inställningar gäller framför ärvda. Organisationsspecifika inställningar gäller framför standardrutten.

    • Genereringsdatum – äldre inställningar gäller framför nyare.  Visuellt har inställningar som är högre upp på sidan Avancerade inställningar i administratörskonsolen högre prioritet när det finns en konflikt.  Denna ordning gäller enbart regler inom ett visst avsnitt (Rutt, Innehållsefterlevnad osv.).  Det finns ingen väldefinierad sorteringsordning av motstridiga regler mellan olika avsnitt.

      Obs! Försök om möjligt att undvika att använda genereringsdatumet som en avgörande faktor vid konfliktlösning.  Regler ska i idealfallet skapas så att de fungerar separat utan en specifik sorteringsordning.

  5. I Gmail tillämpas de relevanta konsekvenserna på meddelandet samt alla konsekvenser som inte medför konflikt från alla inställningar.

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?