Personalizar as configurações do Gmail para sua organização

Como administrador do G Suite, você pode personalizar o Gmail para sua organização e os usuários. Você pode:

  • personalizar o URL onde os usuários acessam o Gmail;
  • configurar filtros sofisticados e colocar na lista de permissões os endereços IP onde espera receber e-mails legítimos;
  • especificar onde as mensagens recebidas serão entregues;
  • direcionar mensagens para um endereço "pega-tudo" ou outro servidor ou para arquivamento, filtragem e monitoramento;
  • permitir que os usuários enviem mensagens de saída com um endereço "de" diferente.

Também é possível definir configurações condicionais. Por exemplo, você pode rejeitar mensagens ou anexos que excedam 20 MB ou redirecionar mensagens que contenham determinadas palavras ou sejam enviadas de um endereço específico.

A quem as configurações são aplicáveis

Algumas configurações, como a alteração do endereço no qual seus usuários acessam o Gmail, são sempre aplicáveis a todos. Outras configurações, como o ajuste dos níveis do filtro de spam, podem ser aplicadas a grupos de usuários específicos. Para aplicar uma configuração a um grupo de usuários, você deve colocá-los em uma unidade organizacional. Saiba mais sobre a estrutura da organização e como personalizar configurações para grupos de usuários.

Como fazer

Alterar uma configuração
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Gmail e Configurações avançadas.

    Dica: para ver "Configurações avançadas", role até a parte inferior da página do Gmail.

  3. (Opcional) No lado esquerdo, selecione uma organização.

  4. Defina as configurações.

  5. Na parte inferior, clique em Salvar.

Dica: use a caixa de pesquisa para encontrar uma configuração.

As alterações podem levar até uma hora para serem propagadas para as contas de usuário. Para não afetar a entrega de mensagens, aguarde um horário tranquilo no trabalho para alterar várias configurações de uma só vez.

Observação: se você configurar a busca de e-mail POP3, as configurações definidas para o e-mail recebido também serão aplicadas às mensagens do Coletor de e-mails.

Usar controles vistos ao passar o cursor

Algumas configurações usam controles vistos ao passar cursor. Eles só são abertos quando você passa o cursor sobre uma configuração. Outros controles são abertos ao passar o cursor depois que você define uma configuração. As seguintes opções podem ser abertas:

  • Configurar: use esse controle se você ainda não tiver definido a configuração.
  • Visualizar: use esse controle para verificar a definição de uma configuração herdada. Para alterar a definição de uma configuração herdada, clique em Adicionar outra.
  • Editar: use esse controle para alterar a definição da configuração. Disponível somente para configurações aplicadas localmente.
  • Desativar ou Ativar: use esse controle para ativar ou desativar uma configuração. A desativação de uma configuração não afeta as opções escolhidas para ela. Por exemplo, você pode desativar uma configuração temporariamente se os resultados não forem os esperados. Depois, altere a configuração e ative-a novamente. Também é possível copiar uma configuração, desativá-la, alterá-la e comparar os resultados. Disponível para configurações herdadas e aplicadas localmente.
  • Excluir: use esse controle para desativar a configuração e excluir a definição. Para ativá-la novamente, clique em Configurar. Por exemplo, talvez você queira limpar a lista de remetentes bloqueados e começar novamente. Disponível somente para configurações aplicadas localmente.
  • Adicionar outra: use esse controle para adicionar outra definição a uma configuração. Por exemplo, você pode adicionar uma regra para acionar uma ação quando uma determinada condição for atendida. Disponível para configurações herdadas e aplicadas localmente.
  • Cópia para a organização: use esse controle para copiar uma configuração definida para um grupo diferente. Selecione a organização e marque a caixa para ativar a configuração para o grupo. Por exemplo, você pode definir uma configuração de compliance de conteúdo para um grupo e copiá-la para outros grupos, sem aplicar a configuração ao domínio inteiro.

Ações condicionais

Algumas das configurações acima permitem que você defina ações condicionais. Essas ações incluem:

  • Adicionar mais destinatários: a mensagem também é entregue a esses destinatários.
  • Adicionar cabeçalho X-Gm-Original-To, Adicionar cabeçalho X-Gm-Spam e cabeçalho X-Gm-Phishy e Adicionar cabeçalhos personalizados: adiciona cabeçalhos personalizados a mensagens, o que pode ser útil. Por exemplo, se seu e-mail for roteado para outro servidor, você poderá configurar esse servidor para processar mensagens com base nos cabeçalhos. Essa opção costuma ser usada para direcionar mensagens marcadas como spam para a pasta "Spam".
  • Ignorar o filtro de spam para esta mensagem: as mensagens que corresponderem às condições da configuração e forem identificadas como spam são entregues para o destinatário desejado.
  • Alterar destinatário do envelope: altera o local onde a mensagem é entregue. Quando essa ação é usada com a opção Adicionar mais destinatários, ela implementa o recurso "Cco". Caso contrário, ela encaminha a mensagem.
  • Alterar caminho: altera para onde a mensagem é direcionada. Por exemplo, os usuários com Caixas de entrada que não sejam do Gmail podem direcionar mensagens para um servidor Microsoft® Exchange local.
  • Anexar assunto personalizado: altera o cabeçalho de assunto para incluir texto do prefixo do assunto.
  • Rejeitar mensagem: a mensagem não é entregue.
  • Remover anexos da mensagem: os anexos são removidos antes de serem entregues ao destinatário desejado.
  • Exigir transporte seguro para entrega posterior: mensagens de saída exigem entrega segura.

Saiba mais sobre cada configuração

Configurações

Estas configurações são aplicáveis a todas as organizações e só podem ser definidas e editadas na organização de nível superior.

  • Endereço da Web: altera o URL da página de login dos usuários do Gmail.
  • Registros MX: veja seus registros MX e acesse o Assistente de configuração do Gmail.
  • Uploads de e-mail de usuários: permite que os usuários importem o e-mail e os contatos de outras contas de webmail ou POP3.
  • Desinstalar serviço: desativa o Gmail para sua organização. Para orientações, consulte Desativar o serviço do Gmail para seu domínio.
Configurações de acesso do usuário final

Para ver essas configurações, na página inicial do Admin Console, clique em Apps > G Suite > Configurações do Gmail > Acesso do usuário final.

  • Acesso POP e IMAP: ative ou desative o Acesso POP e IMAP para os usuários.
  • G Suite Sync: ative o G Suite Sync for Microsoft® Outlook®.
  • Encaminhamento automático: impeça que os usuários encaminhem automaticamente as mensagens recebidas para outro endereço.
  • Lista de permissões de proxy do URL da imagem: crie e mantenha uma lista de permissões de URLs internos que ignore a proteção do proxy. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Plug-in do Chrome para o Gmail Off-line: ative o Gmail Off-line para os usuários.
  • Permitir gateways de saída por usuário: os usuários enviam e-mails por um servidor SMTP externo.
  • Aviso de resposta externa não intencional: avise os usuários quando eles responderem a uma mensagem com destinatários externos que não estejam nos contatos.
Configurações de spam
  • Lista de e-mails autorizados: crie uma lista dos endereços IP que enviam e-mails legítimos. Os e-mails enviados desses endereços IP não serão marcados como spam. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Gateway de entrada: especifique os endereços IP dos seus servidores que encaminham e-mails para o Gmail. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Spam: crie uma lista de endereços de e-mail aprovados ou domínios que enviam e-mails legítimos. Também é possível direcionar mensagens com spam para uma quarentena administrativa.
  • Remetentes bloqueados: bloqueie remetentes com base no endereço de e-mail ou no domínio.
Configurações de compliance
  • Exclusão automática de e-mail e bate-papo: controle a quantidade de e-mails armazenados para cada usuário. Aplicável apenas à organização de nível superior.
  • Anexar rodapé: use o texto do rodapé em mensagens para compliance legal e outros requisitos.
  • Compliance do conteúdo: especifique como as mensagens são gerenciadas com base em palavras, frases, padrões de texto ou numéricos predefinidos.
  • Armazenamento de e-mails abrangente: garanta que todas as mensagens, inclusive as enviadas ou recebidas por caixas de correio que não são do Gmail e pelo redirecionamento SMTP, sejam armazenadas em caixas de correio do Gmail dos usuários. Geralmente, você define essa configuração quando está usando o Vault do G Suite com uma caixa de correio que não é do Gmail ou para capturar todas as mensagens enviadas, como convites da agenda ou notificações de compartilhamento.
  • Restringir entrega: restrinja os endereços de e-mail ou os domínios com os quais os usuários podem trocar e-mails.
  • Conteúdo censurável: especifique como as mensagens são gerenciadas com base em listas de palavras que você cria.
  • Compliance para anexos: especifique como as mensagens com anexos são gerenciadas.
  • Compliance com os transportes seguros (TLS): exija que o e-mail seja transmitido por uma conexão segura para domínios e endereços de e-mail específicos.
Configurações de roteamento

Antes de configurar seus controles, leia nossas diretrizes e práticas recomendadas de roteamento e entrega de e-mails. Saiba mais sobre as opções de roteamento abaixo.

Observação: você pode usar os controles na guia Roteamento padrão, mas recomendamos o uso da configuração Roteamento.

  • Roteamento de e-mail: essa é uma configuração legada. Use a configuração Roteamento para especificar os controles de roteamento de e-mail do seu domínio. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Gateway de saída: defina o servidor por onde passam todas as mensagens do seu domínio. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Roteamento: especifica o roteamento de e-mails e os controles de entrega do seu domínio.
  • Mapa de endereço do destinatário: aplique o mapeamento individual (aliases) a endereços de destinatários nas mensagens recebidas pelo seu domínio. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Roteamento de recebimento: configure as opções de entrega de recebimento interno e de entrada, como entrega dupla e dividida.
  • Roteamento de envio: configure as opções de entrega de envio interno e de saída.
  • Aceitação do diário de e-mail recebido no Vault: especifique um endereço de e-mail no seu domínio que receba mensagens do Diário do Microsoft® Exchange. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Caixa de correio que não é do Gmail: se sua organização usa um serviço de e-mail que não é o Gmail, como o Microsoft Exchange ou outro serviço SMTP que não é do Google, você pode redirecionar mensagens para os usuários dessas caixas de correio.Você também pode configurar relatórios de resumo de quarentena para esses usuários.
  • Serviço de redirecionamento SMTP: se você usa servidores que não são do Gmail no envio de e-mails e quer direcionar essas mensagens pelo Gmail para filtragem ou armazenamento adicional, use essa configuração. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.
  • Rota segura alternativa: defina uma rota segura alternativa quando o transporte seguro (TLS) é exigido. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e é aplicável a todas as organizações.

Como configurações múltiplas afetam o comportamento das mensagens

Você pode criar configurações com múltiplas definições. Isso impacta o comportamento da mensagem e como as configurações são aplicadas, incluindo, quando for o caso, a configuração ou definição que terá precedência.

Às vezes, as configurações causam um conflito na entrega. Por exemplo, uma mensagem deve ser rejeitada ou entregue duas vezes? O que acontece depende das condições que você definir e da configuração que terá precedência.

Comportamento geral

A criação de configurações múltiplas não costuma afetar o comportamento de uma mensagem. O Gmail simplesmente aplica todas as configurações e gerencia as mensagens.

Por exemplo, não haverá conflito se:

  • você criar uma configuração "Anexar rodapé" e uma configuração "Compliance do conteúdo". O Gmail executará as duas ações na mensagem.

  • você definir duas configurações com a consequência "Adicionar mais destinatários". O Gmail adicionará todos os destinatários.

Da mesma forma, uma configuração geralmente não têm precedência em relação a outra. No primeiro exemplo, o Gmail aplica a configuração "Anexar rodapé" e a configuração "Compliance do conteúdo" sem avaliar "qual vem primeiro".

No entanto, existem exceções na forma como as mensagens se comportam quando configurações diferentes têm consequências múltiplas e podem gerar conflitos.

Definir diretrizes de comportamento

Consequências conflitantes

Quando houver um conflito entre duas consequências, o Gmail só aplicará uma delas. As consequências que não gerarem conflitos serão aplicadas.

Para ilustrar:

  • Uma configuração "Compliance do conteúdo" que aplica uma consequência "alterar caminho" que redireciona mensagens para host1.com e adiciona um cabeçalho "X-gm-spam".
  • Uma configuração "Conteúdo censurável" aplica uma consequência "alterar caminho" que redireciona mensagens para host2.com e também anexa um assunto personalizado.

Nesse cenário, as consequências "alterar caminho" são consideradas "em conflito" porque o Gmail só pode selecionar um caminho. Por isso, apenas uma consequência "alterar caminho" será selecionada, e todas as demais consequências não conflitantes serão aplicadas (cabeçalho X-gm-spam e assunto personalizado).

Em geral, todas as configurações são avaliadas de forma independente, as consequências são compiladas e os conflitos são resolvidos. A consequência de uma configuração não pode ser usada para influenciar o acionamento de outra consequência.

Para ilustrar:

  • Uma configuração "Conteúdo censurável" anexa o assunto personalizado "teste".
  • Uma configuração "Compliance do conteúdo" redireciona todas as mensagens com um assunto que contenha a palavra "teste" para host1.com.

Nesse cenário, se "teste" não estiver no assunto da mensagem, o Gmail não redirecionará a mensagem, mesmo que a palavra "teste" tenha sido adicionada ao assunto pela primeira regra.

Redirecionamentos múltiplos ou alteração no destinatário

Um conflito ocorre quando duas configurações tentam alterar o caminho principal ou o destinatário principal do envelope. Nesse caso, os seguintes princípios orientarão a ação que será aplicada:

  • Especificidade: se uma configuração for mais específica do que outra, ela terá precedência. Por exemplo, as configurações aplicadas localmente têm precedência em relação às herdadas. Todas as configurações específicas da organização têm precedência em relação ao roteamento padrão.
  • Data de criação: as configurações mais antigas têm precedência em relação às mais recentes. Visualmente, todas as configurações em posição superior na página "Configurações avançadas" do Admin Console têm prioridade maior quando há um conflito.

Rejeitar mensagem

Se uma regra acionada causar uma rejeição, a mensagem será rejeitada, e nenhuma outra regra será aplicada. Se configurações múltiplas acionarem rejeições com respostas de rejeição diferentes, apenas uma resposta será usada.

Listas de remetentes

Qualquer configuração pode especificar uma lista de remetentes aprovados para ignorar as ações se houver uma correspondência. Listas de remetentes podem ser compartilhadas entre configurações. Por exemplo, a configuração "Spam" permite que você crie uma lista de remetentes aprovados para ignorar a pasta "Spam". Essa mesma lista de remetentes aprovados pode ser usada para ignorar uma configuração "Compliance do conteúdo".

Redirecionamento SMTP

A configuração "Redirecionamento SMTP" especifica quais e-mails e endereços IP podem usar o serviço Redirecionamento SMTP do Google e se a autenticação SMTP é exigida. Se configurações múltiplas de redirecionamento SMTP estiverem configuradas, o serviço de redirecionamento SMTP:

  • aceitará a mensagem se uma das configurações a permitir;
  • recusará a mensagem se nenhuma das configurações a permitir.

Exceções de precedência

Também existem alguns casos em que o Gmail dá precedência à definição de uma configuração em detrimento de outra. Nesse caso, o Gmail aplica as duas configurações, mas uma "vem primeiro".

A precedência de classificação depende da localização da configuração na estrutura da unidade organizacional. As ações na organização filha têm precedência ("vêm primeiro"), e as ações na organização mãe têm uma precedência menor.

Adicionar rodapé

Se duas configurações resultarem em ações "adicionar rodapé" diferentes, os dois rodapés serão adicionados. A ordenação dos rodapés depende do local da configuração na estrutura da organização. As ações em uma organização filha têm precedência em relação a uma organização mãe.

Preceder assunto

Se duas configurações resultarem em ações de "anexar assunto personalizado" diferentes, ambos os prefixos serão anexados. A ordenação dos assuntos personalizados depende do local da configuração na estrutura da organização. As ações em uma organização filha têm precedência em relação a uma organização mãe.

Ordem de avaliação e consequência

O Gmail avalia as mensagens e determina as consequências na seguinte ordem:

  1. O Gmail avalia a mensagem com base em todas as políticas de forma independente e compila as consequências resultantes em uma lista de consequências.

  2. O Gmail avalia a lista de consequências. Se houver alguma consequência de "rejeição", o Gmail rejeitará a mensagem e ignorará as demais consequências.

  3. Se a mensagem não for rejeitada, o Gmail analisará a lista de consequências para identificar conflitos. Os conflitos de correspondência são compilados em uma lista de conflitos. Eles só ocorrerão nas seguintes situações:

    • Consequências múltiplas alteram o caminho principal. Existe uma consequência "alterar caminho" que não é uma subconsequência da configuração "Adicionar mais destinatários".

    • Consequências múltiplas alteram o destinatário principal do envelope. Existe uma consequência "alterar destinatário do envelope" que não é uma subconsequência de uma configuração "Adicionar mais destinatários".

  4. O Gmail avalia a lista de conflitos para determinar quais consequências de conflitos serão aplicadas. Isso é determinado pela prioridade da configuração, medida pelos seguintes critérios:

    • Especificidade: as configurações aplicadas localmente têm precedência em relação às herdadas. As configurações específicas da organização têm precedência em relação ao caminho padrão.

    • Data de criação: as configurações mais antigas têm precedência em relação às mais recentes.  Visualmente, todas as configurações em posição superior na página "Configurações avançadas" do Admin console têm prioridade quando há um conflito.  Essa classificação só é usada nas regras de uma determinada seção ("Roteamento", "Compliance do conteúdo" etc).  Não há uma classificação bem definida de regras conflitantes entre seções diferentes.

      Observação: quando possível, evite usar a data de criação como fator decisivo na resolução de conflitos.  As regras não devem depender de uma classificação específica.

  5. O Gmail aplica à mensagem as consequências resultantes, além das consequências que não geram conflito de todas as configurações.

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