Referência de configurações avançadas do Gmail para administradores

Configurações de spam, compliance e roteamento

Como administrador, você pode definir configurações avançadas do Gmail na sua organização. Por exemplo, você pode:

  • configurar filtros sofisticados e autorizar endereços IP onde espera receber e-mails legítimos;
  • especificar onde as mensagens recebidas serão entregues;
  • direcionar mensagens para um endereço "pega-tudo" ou outro servidor ou para arquivamento, filtragem e monitoramento;
  • permitir que os usuários enviem mensagens com um endereço "De" diferente.

Também é possível criar configurações condicionais. Por exemplo, você pode rejeitar mensagens ou anexos com mais de 20 MB ou redirecionar mensagens que contenham determinadas palavras ou sejam enviadas de um endereço específico.

A quem as configurações são aplicáveis

Algumas configurações, como a mudança do endereço de acesso ao Gmail, são sempre aplicáveis a todos. Outras configurações podem ser aplicadas a grupos de usuários específicos. Para aplicar uma configuração a um grupo de usuários, adicione os usuários a uma unidade organizacional.

Saiba mais sobre a estrutura da organização e como personalizar configurações para grupos de usuários.

Práticas recomendadas para testar regras em menos tempo

Quando você cria configurações e regras avançadas, muitas vezes é necessário fazer alterações e testá-las várias vezes para confirmar que elas estão funcionando corretamente. Cada vez que você altera uma regra, pode levar até 24 horas para a alteração entrar em vigor em toda a organização. Para reduzir o tempo de teste de configurações e regras, siga nossas recomendações em Práticas recomendadas para testar regras em menos tempo.

Como fazer

Mudar uma configuração
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse uma destas páginas:

    • Appse depoisGoogle Workspacee depoisGmaile depoisCompliance

    • Appse depoisGoogle Workspacee depoisGmaile depoisRoteamento

    • Appse depoisGoogle WorkspaceGmaile depoisSpam, phishing e malware

  3. (Opcional) À esquerda, selecione uma organização.

  4. Defina as configurações.

  5. Na parte inferior, clique em Salvar.

As alterações podem levar até 24 horas para entrar em vigor para os usuários.

Controles para configurações

Estes controles estão disponíveis para as configurações:

  • Configurar: use este controle se você ainda não tiver definido a configuração.
  • Visualizar: use esse controle para verificar a definição de uma configuração herdada. Para mudar uma configuração herdada, clique em Adicionar outro.
  • Editar: use esse controle para alterar a definição da configuração. Disponível apenas para as configurações aplicadas localmente.
  • Desativar ou Ativar: use este controle para ativar ou desativar uma configuração. A desativação não afeta as opções escolhidas. Por exemplo, você pode desativar uma configuração temporariamente se os resultados não forem os esperados. Depois, altere a configuração e ative-a novamente. Também é possível copiar uma configuração, desativá-la, alterá-la e comparar os resultados. Disponível para configurações herdadas e aplicadas localmente.
  • Excluir: use esse controle para desativar a configuração e excluir a definição. Para ativá-la novamente, clique em Configurar. Por exemplo, talvez você queira limpar a lista de remetentes bloqueados e começar novamente. Disponível apenas para as configurações aplicadas localmente.
  • Adicionar outro: use este controle para adicionar mais opções a uma configuração. Por exemplo, você pode adicionar uma regra para acionar uma ação quando uma determinada condição for atendida. Disponível para configurações herdadas e aplicadas localmente.                    

Ações condicionais

Em algumas configurações, é possível definir ações condicionais. Essas configurações incluem:

  • Adicionar mais destinatários: a mensagem também é entregue a esses destinatários.
  • Adicionar cabeçalho X-Gm-Original-To, Adicionar cabeçalho X-Gm-Spam e cabeçalho X-Gm-Phishy e Adicionar cabeçalhos personalizados: adiciona cabeçalhos personalizados a mensagens, o que pode ser útil. Por exemplo, caso seu e-mail seja roteado para outro servidor, você poderá configurar esse servidor para processar mensagens com base nos cabeçalhos. Esse recurso geralmente é usado para direcionar mensagens marcadas como spam para a pasta "Spam".
  • Ignorar o filtro de spam para esta mensagem: as mensagens que corresponderem às condições da configuração e forem identificadas como spam são entregues para o destinatário.
  • Alterar destinatário do envelope: altera o local onde a mensagem é entregue. Quando essa ação é usada com a opção Adicionar mais destinatários, ela implementa o recurso "Cco". Se esse não for o caso, a mensagem será encaminhada.
  • Alterar rota: modifica para onde a mensagem é roteada. Por exemplo, as mensagens de usuários com contas de e-mail de terceiros podem ser roteadas para um servidor de e-mail no local.
  • Adicionar assunto personalizado: altera o cabeçalho de assunto para incluir texto do prefixo do assunto.
  • Rejeitar mensagem: a mensagem não é entregue.
  • Remover anexos da mensagem: os anexos são removidos antes que a mensagem seja entregue ao destinatário.
  • Exigir transporte seguro para entrega posterior: mensagens de saída exigem entrega segura.

Saiba mais sobre cada configuração

Configurações

Estas configurações são aplicáveis a todas as organizações e só podem ser definidas e editadas na organização de nível superior.

  • Endereço da Web: altera o URL da página de login dos usuários do Gmail.
  • Registros MX: veja seus registros MX e acesse o assistente de configuração do Gmail.
  • Uploads de e-mail de usuários: permite a importação de e-mails e contatos de outras contas de webmail ou POP3.
  • Desinstalar serviço: desativa o Gmail para sua organização. Veja mais informações em Ativar ou desativar o Gmail para usuários.
Configurações de acesso do usuário final

 Essas configurações estão localizadas em Appse depoisGoogle Workspacee depoisGmaile depoisAcesso do usuário final. 

Configurações de spam
  • Lista de permissões de e-mail: crie uma lista de endereços IP que enviem e-mails legítimos. Os e-mails enviados desses endereços IP não serão marcados como spam. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e se aplica a todas as organizações.
  • Gateway de entrada: especifique os endereços IP dos seus servidores que encaminham e-mails para o Gmail. Essa opção só pode ser configurada na organização de nível superior e se aplica a todas as organizações.
  • Spam: crie uma lista de endereços de e-mail aprovados ou de domínios que enviem e-mails legítimos. Também é possível direcionar as mensagens de spam para uma quarentena administrativa.
  • Remetentes bloqueados: bloqueie os remetentes com base no endereço de e-mail ou no domínio.
Configurações de compliance
  • Exclusão automática de e-mails e chats: controle a quantidade de e-mails armazenados para cada usuário. Aplicável apenas à organização de nível superior.
  • Anexar rodapé: use o texto do rodapé nas mensagens para atender aos requisitos de compliance legal ou outros.
  • Compliance do conteúdo: especifique como as mensagens são gerenciadas com base em palavras, frases, padrões de texto ou numéricos predefinidos.
  • Armazenamento de e-mails abrangente: garanta que todas as mensagens sejam armazenadas nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários, inclusive as mensagens enviadas ou recebidas por caixas de correio que não sejam do Gmail e pelo redirecionamento SMTP. Defina essa configuração quando você estiver usando o Vault com uma caixa de e-mails que não é do Gmail ou para capturar todas as mensagens enviadas, como convites da agenda ou notificações de compartilhamento.
  • Restringir entrega: limite os endereços de e-mail ou os domínios com os quais os usuários podem trocar e-mails.
  • Conteúdo censurável: especifique como as mensagens são gerenciadas com base nas listas de palavras que você cria.
  • Compliance para anexos: especifique como as mensagens com anexos são gerenciadas.
  • Compliance com transporte seguro (TLS): exija que o e-mail seja transmitido por uma conexão segura para domínios e endereços de e-mail específicos.
Configurações de roteamento

Antes de configurar seus controles, leia nossas diretrizes e práticas recomendadas de roteamento e entrega de e-mails. Saiba mais sobre as opções de roteamento abaixo.

Como configurações múltiplas afetam o comportamento das mensagens

Você pode criar configurações com múltiplas definições. Isso pode afetar o comportamento das mensagens e como as configurações são aplicadas.

Às vezes as configurações causam um conflito na entrega. Por exemplo, uma mensagem deve ser rejeitada ou entregue duas vezes? O que acontece depende das condições definidas e da regra que tem precedência.

Comportamento geral

A criação de configurações múltiplas não costuma afetar o comportamento de uma mensagem. O Gmail simplesmente aplica todas as configurações às mensagens. Da mesma forma, uma configuração geralmente não têm precedência em relação a outra.

Por exemplo, não haverá conflito nestas situações:

  • Você criou uma configuração "Anexar rodapé" e uma configuração "Compliance do conteúdo". O Gmail aplicará as duas ações à mensagem.

  • Você definiu duas configurações com a consequência "Adicionar mais destinatários". O Gmail adicionará todos os destinatários.

No entanto, existem exceções na forma como as mensagens se comportam quando configurações diferentes têm consequências múltiplas. Isso pode causar conflitos nas configurações.

Definir diretrizes de comportamento

Consequências conflitantes

Quando duas consequências geram conflito, o Gmail aplica apenas uma delas. As consequências que não geram conflitos são sempre aplicadas.

Por exemplo:

  • Uma configuração "Compliance do conteúdo" que aplica uma consequência "alterar rota" que redireciona mensagens para host1.com e adiciona um cabeçalho "X-gm-spam".
  • Uma configuração "Conteúdo censurável" aplica uma consequência "alterar rota" que redireciona mensagens para host2.com e também anexa um assunto personalizado.

Nesse cenário, as consequências "alterar rota" são consideradas "em conflito" porque o Gmail só pode selecionar uma rota. Por isso, apenas uma consequência "alterar rota" será selecionada, e todas as demais consequências não conflitantes serão aplicadas (cabeçalho X-gm-spam e assunto personalizado).

Em geral, todas as configurações são avaliadas de forma independente, as consequências são compiladas e os conflitos são resolvidos. A consequência de uma configuração não pode ser usada para influenciar o acionamento de outra consequência.

Redirecionamentos múltiplos ou alteração no destinatário

Um conflito ocorre quando duas configurações tentam alterar o caminho principal ou o destinatário principal do envelope. Quando há um conflito, o Gmail determina qual ação será aplicada usando estes critérios:

  • Especificidade: as configurações mais específicas têm precedência Por exemplo, as configurações aplicadas localmente têm precedência em relação às herdadas. Todas as configurações específicas da organização têm precedência em relação ao roteamento padrão.
  • Data de criação: as configurações com a mesma especificidade mais antigas têm precedência em relação às mais recentes. Visualmente, todas as configurações em posição superior na página "Configurações avançadas" do Admin Console têm prioridade maior quando há um conflito.

Rejeitar mensagem

Se uma regra acionada causar uma rejeição, a mensagem será rejeitada, e nenhuma outra regra será aplicada. Se configurações múltiplas acionarem rejeições com respostas de rejeição diferentes, apenas uma resposta será usada.

Listas de remetentes

Qualquer configuração pode especificar uma lista de remetentes aprovados para ignorar as ações se houver uma correspondência. Listas de remetentes podem ser compartilhadas entre configurações. Por exemplo, a configuração "Spam" permite que você crie uma lista de remetentes aprovados para ignorar a pasta "Spam". Essa mesma lista de remetentes aprovados pode ser usada para ignorar uma configuração "Compliance do conteúdo".

Redirecionamento SMTP

A configuração de redirecionamento SMTP especifica quais endereços IP e de e-mail podem usar o serviço de redirecionamento SMTP do Google. Ela também especifica se a autenticação SMTP será exigida. Se configurações múltiplas de redirecionamento SMTP estiverem configuradas, o serviço de redirecionamento SMTP:

  • aceitará a mensagem se uma das configurações a permitir;
  • recusará a mensagem se nenhuma das configurações a permitir.
Exceções de precedência

Também existem alguns casos em que o Gmail dá precedência à definição de uma configuração em detrimento de outra. Nesse caso, o Gmail aplica as duas configurações, mas uma é aplicada primeiro.

A precedência de classificação depende da localização da configuração na estrutura da unidade organizacional. As ações na organização filha têm precedência em relação às ações na organização mãe.

Adicionar rodapé

Se duas configurações tiverem diferentes ações de adição de rodapé, os dois rodapés serão adicionados. A ordenação dos rodapés depende do local da configuração na estrutura da organização. As ações na organização filha têm precedência em relação às configurações na organização mãe.

Preceder assunto

Se duas configurações resultarem em diferentes ações de adição de assunto personalizado, os dois prefixos serão adicionados. A ordenação dos assuntos personalizados depende do local da configuração na estrutura da organização. As ações na organização filha têm precedência em relação às configurações na organização mãe.

Ordem de avaliação e consequência

O Gmail avalia as mensagens e determina as consequências na seguinte ordem:

  1. O Gmail avalia a mensagem com base em todas as políticas de forma independente e compila as consequências resultantes em uma lista de consequências.

  2. O Gmail avalia a lista de consequências. Se houver alguma consequência de rejeição, o Gmail rejeitará a mensagem e ignorará as demais consequências.

  3. Se a mensagem não for rejeitada, o Gmail verificará a lista de consequências para identificar conflitos. Os conflitos de correspondência são compilados em uma lista de conflitos. Eles só ocorrerão nas seguintes situações:

    • Consequências múltiplas alteram o caminho principal. Existe uma consequência "alterar rota" que não é uma subconsequência da configuração "Adicionar mais destinatários".

    • Consequências múltiplas alteram o destinatário principal do envelope. Existe uma consequência "alterar destinatário do envelope" que não é uma subconsequência de uma configuração "Adicionar mais destinatários".

  4. O Gmail avalia a lista de conflitos para determinar quais consequências de conflitos serão aplicadas. Estes são os critérios de aplicação das configurações:

    • Especificidade: as configurações aplicadas localmente têm precedência em relação às herdadas. As configurações específicas da organização têm precedência em relação ao caminho padrão.

    • Data de criação: as configurações mais antigas têm precedência em relação às mais recentes.  Qualquer configuração em posição superior na página de configurações terá prioridade mais alta quando houver um conflito.  Essa ordem só é usada nas regras de uma determinada seção, como "Roteamento". Não há uma ordem definida de regras conflitantes entre as diferentes seções

      Observação: não é recomendável usar a data de criação da regra como a forma de resolver conflitos. O ideal é que as regras não dependam de uma ordem específica.

  5. O Gmail aplica à mensagem as consequências resultantes e as que não geram conflito entre as configurações.

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