Utilizzare le impostazioni dell'amministratore di Gmail in Google Workspace

In qualità di amministratore, puoi configurare impostazioni avanzate di Gmail per la tua organizzazione. Ad esempio, puoi: 

• Configurare filtri complessi e aggiungere alla lista consentita gli indirizzi IP a cui prevedi di ricevere posta legittima.
• Specificare dove dovranno essere recapitati i messaggi in entrata.
• Indirizzare i messaggi a un indirizzo catch-all o a un altro server per archiviarli, filtrarli e monitorarli.
• Consentire agli utenti di inviare i messaggi in uscita con un indirizzo del mittente diverso.

Puoi anche creare impostazioni condizionali. Ad esempio, puoi rifiutare i messaggi o gli allegati di dimensioni superiori a 20 MB oppure reindirizzare i messaggi che contengono determinate parole o che provengono da un determinato indirizzo.

A chi si applicano le impostazioni

Alcune impostazioni, ad esempio la modifica dell'indirizzo utilizzato dagli utenti per accedere a Gmail, vengono sempre applicate a tutti. Altre impostazioni possono essere applicate a gruppi specifici di utenti. Per applicare un'impostazione a un gruppo di utenti, aggiungi gli utenti a un'unità organizzativa.

Scopri di più sulla struttura organizzativa e su come personalizzare le impostazioni per gruppi di utenti.

Best practice per velocizzare la verifica delle regole

Quando crei impostazioni e regole avanzate, di solito devi modificarle e provarle più volte per assicurarti che funzionino come previsto. Per ridurre al minimo il tempo necessario per provare le impostazioni e le regole, attieniti ai consigli riportati nell'articolo Best practice per velocizzare la verifica delle regole.

Istruzioni

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Modificare un'impostazione

1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

   Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

2. Nella home page della Console di amministrazione, accedi a una di queste pagine:

   • AppGoogle WorkspaceGmailConformità

   • AppGoogle WorkspaceGmailRouting

   • ApplicazioniGoogle WorkspaceGmailSpam, phishing e malware

3. (Facoltativo) Seleziona un'organizzazione sulla sinistra.

4. Configura tutte le impostazioni desiderate.

5. Fai clic su Salva in fondo alla pagina.

Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

Controlli per le impostazioni

Per le impostazioni sono disponibili i controlli seguenti:

• Configura: utilizza questo controllo se non hai ancora configurato l'impostazione.
• Visualizza: utilizza questo controllo per verificare la configurazione di un'impostazione ereditata. Per modificare la configurazione di un'impostazione ereditata, fai clic su Aggiungi un'altra regola.
• Modifica: utilizza questo controllo per modificare la configurazione dell'impostazione. Il controllo è disponibile solo per le impostazioni applicate localmente.
• Disattiva o Attiva: utilizza questo controllo per attivare o disattivare un'impostazione. La disattivazione di un'impostazione non influisce sulle opzioni configurate. Ad esempio, puoi disattivare temporaneamente un'impostazione se i risultati non sono quelli che avevi previsto. Puoi quindi modificare l'impostazione e riattivarla. Puoi anche creare una copia di un'impostazione, disattivarla, modificarla e quindi confrontare i diversi risultati. Questo controllo è disponibile sia per le impostazioni ereditate sia per quelle applicate localmente.
• Elimina: utilizza questo comando per disattivare l'impostazione ed eliminarne la configurazione. Per riattivarla, fai clic su Configura. Ad esempio, potresti voler cancellare il tuo elenco di mittenti bloccati e ricrearlo dall'inizio. Il controllo è disponibile solo per le impostazioni applicate localmente.
• Aggiungi un'altra regola: utilizza questo controllo per aggiungere altre opzioni per un'impostazione. Ad esempio, puoi aggiungere una regola per attivare un'azione quando viene soddisfatta una determinata condizione. Questo controllo è disponibile sia per le impostazioni ereditate sia per quelle applicate localmente.                    

Azioni condizionali

Alcune impostazioni consentono di configurare azioni condizionali. Le impostazioni includono:

• Aggiungi altri destinatari: il messaggio viene recapitato anche ai destinatari aggiunti.
• Aggiungi l'intestazione X-Gm-Original-To, Aggiungi intestazioni X-Gm-Spam e X-Gm-Phishy e Aggiungi intestazioni personalizzate: queste opzioni consentono di aggiungere utili intestazioni personalizzate ai messaggi. Ad esempio, se la tua posta viene indirizzata a un server downstream, puoi configurare quel server per elaborare i messaggi in base alle intestazioni. In genere queste impostazioni vengono utilizzate per indirizzare i messaggi contrassegnati come spam alla cartella Spam.
• Ignora il filtro antispam per questo messaggio: i messaggi che soddisfano le condizioni dell'impostazione vengono recapitati al destinatario previsto anche se sono identificati come spam.
• Cambia il destinatario della busta: modifica la destinazione di recapito del messaggio. Se utilizzata insieme ad Aggiungi altri destinatari, questa impostazione implementa la funzionalità Ccn. In caso contrario, inoltra il messaggio.
• Cambia percorso: modifica il percorso di routing del messaggio. Ad esempio, gli utenti con account email di terze parti possono indirizzare i propri messaggi a un server di posta on-premise.
• Anteponi oggetto personalizzato: modifica l'intestazione dell'oggetto aggiungendo un prefisso.
• Rifiuta messaggio: il messaggio non viene recapitato.
• Rimuovi gli allegati dal messaggio: gli allegati vengono rimossi prima che il messaggio venga recapitato al destinatario indicato.
• Richiedi trasporto sicuro per il recapito successivo: i messaggi in uscita richiedono il recapito sicuro.

Informazioni sulle singole impostazioni

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Impostazioni di configurazione

Queste impostazioni si applicano a tutte le organizzazioni e possono essere configurate e modificate esclusivamente a livello di organizzazione di primo livello.

• Indirizzo web: consente di modificare l'URL della pagina di accesso di Gmail degli utenti.
• Record MX: consente di visualizzare i record MX e di accedere alla configurazione guidata di Gmail.
• Caricamenti email utente: consente agli utenti di importare la posta e i contatti da altri account webmail o POP3.
• Disinstalla servizio: disattiva Gmail per la tua organizzazione. Per saperne di più, vai ad Attivare o disattivare Gmail per gli utenti.

Impostazioni di accesso per l'utente finale

 Queste impostazioni si trovano in ApplicazioniGoogle WorkspaceGmailAccesso utente finale. 

• Accesso POP e IMAP: consente di attivare o disattivare l'accesso POP e IMAP per gli utenti.
• Sincronizzazione di Google Workspace: consente di attivare Google Workspace Sync per Microsoft Outlook.
• Inoltro automatico: consente di impedire agli utenti di inoltrare automaticamente i messaggi in arrivo a un altro indirizzo.
• Lista consentita del proxy per gli URL immagine: consente di creare e di gestire una lista consentita di URL interni che ignorano la protezione del proxy. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Plug-in Chrome di Gmail Offline: consente di attivare Gmail offline per gli utenti.
• Consenti gateway in uscita per utente: consente di autorizzare gli utenti a inviare messaggi tramite un server SMTP esterno.
• Avviso risposta esterna non prevista: attiva gli avvisi per gli utenti quando rispondono a un messaggio con destinatari esterni che non sono nei loro contatti.

Impostazioni antispam

• Lista consentita email: consente di creare un elenco di indirizzi IP che inviano posta legittima. La posta inviata da questi indirizzi IP non deve essere contrassegnata come spam. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Gateway in entrata: consente di specificare gli indirizzi IP dei tuoi server di posta che inoltrano email a Gmail. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Spam: consente di creare un elenco di indirizzi email o domini approvati che inviano posta legittima. Puoi anche indirizzare i messaggi di spam a una quarantena amministrativa.
• Mittenti bloccati: consente di bloccare i mittenti in base all'indirizzo email o al dominio.

Impostazioni di conformità

• Eliminazione automatica di email e chat: consente di gestire la quantità di email da conservare per ciascun utente. Si applica solo all'organizzazione di primo livello.
• Aggiungi piè di pagina: consente di utilizzare un testo per il piè di pagina dei messaggi per esigenze di conformità legale o per soddisfare altri requisiti.
• Conformità dei contenuti: consente di specificare come vengono gestiti i messaggi in base a parole, frasi e pattern testuali o numerici predefiniti.
• Archiviazione completa della posta: consente di verificare che tutti i messaggi vengano archiviati nelle caselle di posta Gmail degli utenti, compresi i messaggi inviati o ricevuti da caselle di posta non Gmail e tramite inoltro SMTP. Configura questa impostazione se utilizzi Vault con una casella di posta non Gmail. Puoi usare questa impostazione anche per acquisire tutti i messaggi inviati, inclusi gli inviti di calendario e le notifiche di condivisione.
• Limita il recapito della posta: consente di limitare gli indirizzi email o i domini con cui gli utenti possono scambiare posta.
• Contenuti discutibili: consente di specificare come devono essere gestiti i messaggi in base a elenchi di parole creati da te.
• Conformità degli allegati: consente di specificare come vengono gestiti i messaggi con allegati.
• Conformità con il trasporto sicuro (TLS): consente di richiedere la trasmissione della posta mediante connessione sicura per determinati domini e indirizzi email.

Impostazioni routing

Prima di configurare qualsiasi comando, leggi le linee guida e le best practice per il routing e il recapito della posta. Di seguito puoi trovare ulteriori informazioni sulle opzioni di routing.

• Gateway in uscita: consente di impostare un server attraverso cui passano tutti i messaggi inviati dal tuo dominio. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Routing: consente di specificare i comandi di routing e di recapito della posta per il tuo dominio.
• Inoltro email mediante mappa degli indirizzi dei destinatari: consente di applicare una mappatura one-to-one tra alias e indirizzi dei destinatari per i messaggi ricevuti dal tuo dominio. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Routing di ricezione: consente di impostare le opzioni di recapito in entrata e di ricezione interna, come la doppia consegna e la consegna differenziata.
• Routing di invio: consente di impostare le opzioni di recapito per l'invio interno.
• Ricezione journal email in entrata in Vault: consente di specificare un indirizzo email nel tuo dominio a cui verranno inviati tutti i messaggi journal di Microsoft Exchange. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Casella di posta non Gmail: se utilizzi un server di posta non Gmail, puoi reindirizzare i messaggi alle caselle di posta non Gmail degli utenti.  
• Servizio di inoltro SMTP: se utilizzi server non Gmail per l'invio della posta, questa impostazione ti consente di indirizzare i messaggi attraverso Gmail per l'archiviazione o l'applicazione di ulteriori filtri. Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
• Percorso sicuro alternativo: consente di impostare un percorso sicuro alternativo quando è richiesto il trasporto sicuro (TLS). Questa impostazione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.

Come influisce l'uso di più impostazioni sul comportamento dei messaggi

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Puoi creare configurazioni con più impostazioni. Questo può influire sul comportamento dei messaggi e sul modo in cui vengono applicate le impostazioni.

Le impostazioni a volte possono causare un conflitto di recapito, ad esempio se occorre determinare se un messaggio debba o meno essere rifiutato oppure recapitato due volte. L'esito dipende dalle condizioni configurate e da quale impostazione ha la precedenza.

Comportamento generale

La creazione di più configurazioni o impostazioni di solito non influisce sul comportamento dei messaggi. Gmail applica semplicemente tutte le impostazioni al messaggio. Un'impostazione di solito non ha la precedenza su un'altra.

Ad esempio, non si verifica nessun conflitto se:

• Crei un'impostazione Aggiungi piè di pagina e un'impostazione Conformità dei contenuti. Gmail applica entrambe le azioni al messaggio.

• Imposti due configurazioni che hanno come risultato l'impostazione Aggiungi altri destinatari. Gmail aggiunge tutti i destinatari.

Ci sono tuttavia eccezioni al modo in cui si comportano i messaggi quando diverse impostazioni hanno più conseguenze e per questo possono essere in conflitto tra loro.

Linee guida per il comportamento in base alle impostazioni

Conseguenze in conflitto

Quando due conseguenze sono in conflitto, Gmail applica solo una delle conseguenze. Le conseguenze non in conflitto vengono applicate in tutti i casi.

Ad esempio:

• Un'impostazione Conformità dei contenuti applica una conseguenza di tipo "cambia percorso" che reindirizza i messaggi a host1.com e aggiunge un'intestazione X-gm-spam:.
• Un'impostazione Contenuti discutibili applica una conseguenza di tipo "cambia percorso" che reindirizza i messaggi a host2.com e antepone anche un oggetto personalizzato.

In questo esempio, le conseguenze di tipo "cambia percorso" sono in conflitto perché Gmail può selezionare solo un percorso. Quindi, viene selezionata una sola opzione "cambia percorso" e vengono applicate le altre conseguenze non in conflitto: l'intestazione X-gm-spam: e l'oggetto personalizzato.

In genere, tutte le impostazioni vengono valutate indipendentemente l'una dall'altra. Le conseguenze delle impostazioni vengono compilate e gli eventuali conflitti vengono risolti. La conseguenza di un'impostazione non può essere utilizzata per attivare un'altra impostazione.

Più reindirizzamenti o cambi di destinatario

Si verifica un conflitto quando due impostazioni tentano di cambiare il percorso principale o di cambiare il destinatario principale della busta. In presenza di un conflitto, Gmail determina quale azione applicare utilizzando questi criteri:

• Specificità: le impostazioni più specifiche hanno la precedenza. Ad esempio, le impostazioni applicate localmente hanno la precedenza su quelle ereditate. Tutte le impostazioni specifiche dell'organizzazione hanno la precedenza sul routing predefinito.
• Data di creazione: per le impostazioni con la stessa specificità, le impostazioni più datate hanno la precedenza su quelle più recenti.

Rifiuta messaggio

Se una delle regole attivate genera un rifiuto, il messaggio viene rifiutato e non viene applicata nessun'altra regola. Se più impostazioni attivano un rifiuto con diverse risposte di rifiuto, viene utilizzata una sola risposta.

Elenchi di mittenti

Per qualsiasi impostazione è possibile specificare un elenco di mittenti attendibili o approvati per ignorare le azioni in caso di corrispondenza. Gli elenchi di mittenti possono essere comuni a più impostazioni. Ad esempio, l'impostazione Spam consente di creare un elenco di mittenti approvati per evitare che i messaggi siano consegnati nella cartella Spam. Lo stesso elenco può essere utilizzato per ignorare un'impostazione di Conformità dei contenuti.

Inoltro SMTP

L'impostazione Inoltro SMTP specifica quali indirizzi email e IP possono utilizzare il servizio di inoltro SMTP Google e se è necessaria l'autenticazione SMTP. Se sono state configurate più impostazioni di inoltro SMTP, il servizio di inoltro SMTP:

• Accetta il messaggio se una delle impostazioni lo consente.
• Rifiuta il messaggio se nessuna impostazione lo consente.

Eccezioni di precedenza

Esistono alcuni casi in cui Gmail dà la precedenza a un'impostazione rispetto a un'altra. In questo caso, Gmail applica entrambe le impostazioni, ma una viene applicata prima.

L'ordine di precedenza dipende dalla posizione dell'impostazione all'interno della struttura dell'unità organizzativa. Le azioni di un'organizzazione secondaria hanno la precedenza su quelle dell'organizzazione principale.

Aggiunta di piè di pagina

Se due impostazioni implicano l'aggiunta di piè di pagina diversi, vengono aggiunti entrambi i piè di pagina. L'ordine dei piè di pagina dipende dalla posizione dell'impostazione all'interno della struttura organizzativa. Le impostazioni di un'organizzazione secondaria hanno la precedenza su quelle dell'organizzazione principale.

Anteposizione di un oggetto

Se due impostazioni implicano l'anteposizione di oggetti personalizzati diversi, vengono aggiunti entrambi i prefissi. L'ordine in cui verranno anteposti i due oggetti dipende dalla posizione dell'impostazione nella struttura organizzativa. Le impostazioni di un'organizzazione secondaria hanno la precedenza su quelle dell'organizzazione principale.

Ordine di valutazione e di applicazione delle conseguenze

Gmail valuta i messaggi e determina le conseguenze in base al seguente ordine:

1. Gmail analizza il messaggio a fronte di ciascuna norma indipendentemente e inserisce tutte le conseguenze applicabili in un elenco delle conseguenze.

2. Gmail valuta l'elenco delle conseguenze. Se sono presenti conseguenze di tipo "rifiuta", Gmail rifiuta il messaggio e ignora le altre conseguenze.

3. Se il messaggio non viene rifiutato, Gmail verifica se nell'elenco delle conseguenze sono presenti conflitti. I conflitti riscontrati vengono inseriti in un elenco dei conflitti. I conflitti sorgono solo se:

   • Più conseguenze implicano il cambio del percorso principale. È presente una conseguenza di tipo "cambia percorso" che non è a sua volta conseguente a un'impostazione Aggiungi altri destinatari.

   • Più conseguenze implicano il cambio del destinatario principale della busta. È presente una conseguenza di tipo "cambia il destinatario della busta" che non è a sua volta conseguente a un'impostazione Aggiungi altri destinatari.

4. Gmail esamina l'elenco dei conflitti per determinare quale delle conseguenze in conflitto applicare. Le impostazioni vengono applicate utilizzando questi criteri:

   • Specificità: le impostazioni applicate localmente hanno la precedenza su quelle ereditate. Le impostazioni specifiche dell'organizzazione hanno la precedenza sul percorso predefinito.

   • Data di creazione: le impostazioni più datate hanno la precedenza su quelle più recenti.  Tutte le impostazioni visualizzate più in alto nella pagina Impostazioni avanzate hanno un priorità più elevata in caso di conflitto.  Questo ordine si applica solo alle regole all'interno di una sezione di impostazioni, ad esempio nella sezione Routing. Non esiste un ordine rigorosamente definito delle regole in conflitto tra le diverse sezioni.

     Nota: non è consigliabile affidarsi alla data di creazione delle regole come metodo per risolvere i conflitti tra le regole. In teoria, le regole dovrebbero essere create in modo che la loro validità non dipenda da un ordine specifico.

5. Gmail applica le conseguenze al messaggio e applica tutte le conseguenze non in conflitto di tutte le impostazioni.

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