Adapter les paramètres Gmail pour votre organisation

En tant qu'administrateur G Suite, vous avez la possibilité de personnaliser Gmail pour votre organisation et vos utilisateurs. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Personnaliser l'URL d'accès à Gmail pour vos utilisateurs
  • Définir des filtres complexes et une liste blanche d'adresses IP censées vous envoyer des messages légitimes
  • Indiquer l'emplacement de destination des messages entrants
  • Router les messages vers un alias collecteur ou un autre serveur, ou vers un système d'archivage, de filtrage et de surveillance
  • Autoriser les utilisateurs à envoyer des messages sortants avec une adresse d'expéditeur différente

Vous pouvez également définir des paramètres conditionnels. Par exemple, vous pouvez rejeter les messages ou les pièces jointes qui excèdent 20 Mo, ou réacheminer les messages qui contiennent des mots spécifiques ou qui sont envoyés à partir d'une certaine adresse.

À qui s'appliquent les paramètres ?

Certains paramètres, notamment la modification de l'adresse Web d'accès à Gmail, s'appliquent systématiquement à tous les utilisateurs. D'autres paramètres, comme le réglage du niveau de filtrage du spam, peuvent être appliqués à des groupes d'utilisateurs désignés. Pour appliquer un paramètre à un groupe d'utilisateurs, il suffit de placer ces derniers dans une unité organisationnelle. Pour plus d'informations, consultez les articles Fonctionnement de la structure organisationnelle et Personnaliser les paramètres des services en fonction du type d'utilisateur.

Procédure

Modifier un paramètre
  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Gmail puis Paramètres avancés.

    Conseil : Pour voir l'option "Paramètres avancés", faites défiler la page des paramètres de Gmail vers le bas.

  3. (Facultatif) Sur la gauche, sélectionnez une organisation.

  4. Configurez les paramètres de votre choix.

  5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Utilisez le champ de recherche pour accéder à un paramètre.

Un délai d'une heure peut être nécessaire pour que les modifications soient appliquées aux comptes utilisateur. Si vous devez modifier plusieurs paramètres simultanément, faites-le durant une période de calme afin de ne pas perturber la distribution des messages.

Remarque : Si vous activez la récupération du courrier via POP3, les paramètres applicables aux messages entrants s'appliquent également aux messages traités par l'outil de récupération des messages.

Utiliser les commandes par pointage

Certains paramètres fonctionnent par pointage. Ils n'apparaissent que lorsque vous passez la souris dessus. D'autres commandes par pointage peuvent apparaître lorsque vous activez un paramètre. Les options de ce type sont les suivantes :

  • Configurer : utilisez cette commande lorsque vous n'avez pas encore configuré le paramètre concerné.
  • Afficher : utilisez cette commande pour vérifier la configuration d'un paramètre hérité. Pour modifier la configuration d'un paramètre hérité, cliquez sur En ajouter un autre.
  • Modifier : utilisez cette commande pour modifier la configuration du paramètre concerné. Disponible uniquement pour les paramètres appliqués localement.
  • Désactiver ou Activer : utilisez cette commande pour activer ou désactiver un paramètre. La désactivation d'un paramètre n'a pas d'incidence sur les options que vous avez sélectionnées pour celui-ci. Par exemple, vous pouvez désactiver temporairement un paramètre s'il ne produit pas l'effet voulu. Ensuite, ajustez le paramètre, puis réactivez-le. Vous pouvez également créer une copie d'un paramètre, le désactiver, l'ajuster, puis comparer les différents résultats. Disponible pour les paramètres hérités et appliqués localement.
  • Supprimer : utilisez cette commande pour désactiver le paramètre concerné et supprimer sa configuration. Pour réactiver le paramètre, cliquez sur Configurer. Cela peut s'avérer utile, par exemple pour effacer votre liste d'expéditeurs bloqués. Disponible uniquement pour les paramètres appliqués localement.
  • En ajouter un autre : utilisez cette commande pour ajouter une configuration à un paramètre. Par exemple, vous pouvez ajouter une règle qui déclenche une action lorsqu'une certaine condition est remplie. Disponible pour les paramètres hérités et appliqués localement.
  • Copier dans l'organisation : utilisez cette commande pour copier dans un autre groupe un paramètre déjà configuré. Sélectionnez l'organisation voulue, puis cochez la case afin d'activer le paramètre pour ce groupe. Par exemple, vous pouvez configurer une règle de conformité du contenu pour un groupe, puis la copier dans d'autres groupes, sans l'appliquer à l'ensemble du domaine.

Actions conditionnelles

Certains des paramètres décrits ci-dessus sont compatibles avec les actions conditionnelles. Exemples :

  • Ajouter d'autres destinataires : le message est également distribué à ces destinataires.
  • Ajouter l'en-tête X-Gm-Original-To, Ajouter les en-têtes X-Gm-Spam header et X-Gm-Phishy et Ajouter des en-têtes personnalisés : l'ajout d'en-têtes de message personnalisés peut s'avérer utile. Par exemple, si votre courrier est routé vers un serveur en aval, vous pouvez configurer ce serveur de manière à traiter les messages en fonction des en-têtes. Cette fonctionnalité est généralement utilisée pour router les messages marqués comme spam vers le dossier Spam.
  • Ignorer le filtre anti-spam pour ce message : les messages qui correspondent aux conditions du paramètre et qui sont identifiés en tant que spam sont distribués au destinataire.
  • Modifier le destinataire de l'enveloppe : cette option modifie la destination d'un message. Utilisée conjointement avec Ajouter d'autres destinataires, elle permet de mettre en œuvre la fonctionnalité "Cci". Dans le cas contraire, il s'agit d'un véritable transfert du message.
  • Modifier la route : modifiez le routage du message. Par exemple, les e-mails des utilisateurs possédant une boîte de réception non Gmail peuvent être routés vers un serveur Microsoft® Exchange sur site.
  • Préfixe personnalisé de l'objet : ajoutez un texte en préfixe à l'objet des messages.
  • Rejeter le message : le message n'est pas distribué.
  • Supprimer les pièces jointes du message : les pièces jointes sont supprimées avant que le message soit distribué au destinataire.
  • Exiger le transfert sécurisé lors de la distribution : les messages sortants requièrent une distribution sécurisée.

Description des paramètres

Paramètres de configuration

Ces paramètres s'appliquent à toutes les organisations et ne peuvent être configurés et modifiés qu'au niveau de l'organisation racine.

  • Adresse Web : modifiez l'URL de la page de connexion à Gmail de vos utilisateurs.
  • Enregistrements MX : affichez vos enregistrements MX et accédez à l'assistant de configuration de Gmail.
  • Transfert des e-mails de l'utilisateur : autorisez les utilisateurs à importer leurs messages et leurs contacts à partir d'autres comptes de messagerie Web ou POP3.
  • Désinstaller le service : désactivez Gmail pour votre organisation. Reportez-vous à la rubrique Désactiver le service Gmail pour votre domaine pour obtenir des instructions.
Paramètres d'accès des utilisateurs finaux

Remarque : Selon la version de G Suite que vous utilisez, ces paramètres peuvent se trouver dans Applications > G Suite > Paramètres de Gmail > Accès des utilisateurs finaux.

  • Accès POP et IMAP : activez ou désactivez l'accès POP et IMAP pour les utilisateurs.
  • G Suite Sync : activez G Suite Sync for Microsoft® Outlook®.
  • Transfert automatique : empêchez les utilisateurs de transférer automatiquement les e-mails entrants vers une autre adresse.
  • Gmail hors connexion : activez Gmail hors connexion pour vos utilisateurs.
  • Autoriser les passerelles sortantes au niveau de l'utilisateur : autorisez les utilisateurs à envoyer des messages via un serveur SMTP externe.
  • Liste blanche des URL d'image pour le proxy : créez et mettez à jour une liste blanche d'URL internes qui contournent la protection du proxy. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
Paramètres de spam
  • Liste blanche de messagerie : créez une liste d'adresses IP à partir desquelles les utilisateurs reçoivent habituellement des e-mails légitimes. Les messages envoyés à partir de ces adresses IP ne sont pas marqués comme spam. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Passerelle entrante : spécifiez les adresses IP de vos serveurs de messagerie qui transfèrent les e-mails vers Gmail. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Spam : créez une liste d'adresses e-mail approuvées ou de domaines à partir desquels les utilisateurs reçoivent habituellement des e-mails légitimes. Vous pouvez également router les messages de spam vers une zone de quarantaine administrative.
  • Expéditeurs bloqués : bloquez des expéditeurs en fonction de leur adresse e-mail ou d'un nom de domaine.
Paramètres de conformité
  • Suppression automatique des e-mails et des messages de chat : contrôlez le volume d'e-mails stockés pour chaque utilisateur. Cette option s'applique uniquement à l'organisation racine.
  • Ajouter un pied de page : définissez un texte à insérer en pied de page des messages, par exemple à des fins juridiques.
  • Conformité du contenu : spécifiez les actions à appliquer aux messages en fonction de listes prédéfinies de mots ou d'expressions, ou de modèles de texte ou de nombre.
  • Stockage complet des e-mails : assurez-vous que tous les messages, y compris ceux envoyés ou reçus par des boîtes aux lettres autres que Gmail et des relais SMTP, seront bien stockés dans les boîtes aux lettres des utilisateurs. En règle générale, ce paramètre est utilisé par les clients qui associent G Suite Vault à une boîte aux lettres non Gmail ou pour conserver tous les messages envoyés, par exemple les invitations d'agenda et les notifications de partage.
  • Restreindre la distribution : limitez les adresses e-mail ou les domaines avec lesquels les utilisateurs peuvent échanger des messages.
  • Contenu répréhensible : spécifiez les actions à appliquer aux messages en fonction de listes de mots que vous créez.
  • Conformité des pièces jointes : spécifiez les actions à appliquer aux messages comportant des pièces jointes.
  • Conformité au protocole TLS : demandez que le courrier des utilisateurs soit transmis via une connexion sécurisée pour des domaines et des adresses e-mail spécifiques.
Paramètres de routage

Avant de commencer à configurer des commandes, lisez nos consignes et bonnes pratiques en matière de routage et de distribution des e-mails. Vous trouverez ci-dessous davantage d'informations sur vos options de routage.

Remarque : Vous pouvez utiliser les commandes de l'onglet Routage par défaut, mais nous vous recommandons d'utiliser plutôt le paramètre Routage.

  • Routage des e-mails : il s'agit des anciens paramètres de routage. Si vous souhaitez spécifier des commandes de routage du courrier pour votre domaine, utilisez plutôt le paramètre Routage. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Passerelle sortante : définissez le serveur par lequel tous les messages de votre domaine transiteront. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Routage : spécifiez les commandes de routage et de distribution des e-mails pour votre domaine.
  • Mappage d'adresses des destinataires : appliquez des mappages (alias) entre des paires d'adresses de destination pour les messages reçus sur votre domaine. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Routage de réception : définissez des options de distribution pour les messages provenant d'adresses internes et les messages entrants, telles que la double distribution ou la distribution partagée.
  • Routage d'envoi : définissez les options de distribution pour les messages envoyés à partir d'adresses internes et les messages sortants.
  • Acceptation des journaux des e-mails entrants dans Vault : spécifiez une adresse e-mail au sein de votre domaine destinée à recevoir les messages de journal Microsoft® Exchange. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Boîte aux lettres autre que Gmail : si votre organisation utilise un serveur de messagerie autre que Gmail, tel que Microsoft Exchange ou tout autre service SMTP autre que Google, vous pouvez réacheminer les messages vers les boîtes aux lettres autres que Gmail de vos utilisateurs.Vous pouvez également configurer des rapports récapitulant les mises en quarantaine pour ces utilisateurs.
  • Service de relais SMTP : utilisez ce paramètre si vous souhaitez router via Gmail du courrier envoyé par le biais de serveurs autres que Gmail, afin de bénéficier d'un filtrage ou d'un espace de stockage supplémentaire. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.
  • Routage sécurisé secondaire : définissez un routage sécurisé secondaire lorsque le protocole TLS est requis. Cette option ne peut être configurée qu'au niveau de l'organisation racine et s'applique à toutes les organisations.

Paramètres multiples et comportement des messages

Vous avez la possibilité de créer des configurations comportant de nombreux paramètres qui déterminent le comportement des messages et la manière de mettre en œuvre les paramètres, y compris lorsqu'il faut déterminer la priorité des paramètres et configurations.

Les paramètres peuvent parfois entraîner un conflit de distribution. Par exemple, un message doit-il être rejeté ou distribué deux fois ? La manière dont il est traité dépend des conditions que vous avez définies et de l'ordre de priorité des paramètres.

Comportement général

Lorsque vous créez plusieurs configurations ou paramètres, cela n'a généralement aucune incidence sur le comportement d'un message donné. Gmail applique simplement tous les paramètres et traite le message en conséquence.

Par exemple, il n'y a pas de conflit dans les cas suivants :

  • Vous créez un paramètre "Ajouter un pied de page" et un paramètre "Conformité du contenu". Gmail applique les deux opérations au message.

  • Vous définissez deux configurations ayant la conséquence "Ajouter d'autres destinataires". Gmail ajoute l'ensemble des destinataires concernés.

De même, en règle générale, aucun paramètre ne prévaut sur les autres. Dans le premier exemple, Gmail applique les paramètres "Ajouter un pied de page" et "Conformité du contenu" sans chercher à déterminer leur ordre de priorité.

Cependant, dans certains cas exceptionnels, les messages sont soumis à différents paramètres ayant des conséquences multiples qui peuvent être contradictoires.

Consignes relatives au comportement des paramètres

Conséquences contradictoires

Face à deux conséquences contradictoires, Gmail n'en applique qu'une des deux. Les autres conséquences sont appliquées normalement.

Exemple :

  • Un paramètre "Conformité du contenu" a pour conséquence une modification de la route qui transfère les messages vers host1.com et ajoute un en-tête X-gm-spam.
  • Un paramètre "Contenu répréhensible" a pour conséquence une modification de la route qui transfère les messages vers host2.com et ajoute un préfixe personnalisé à l'objet des messages.

Dans ce cas, les conséquences "Modifier la route" sont considérées comme contradictoires parce que Gmail ne peut sélectionner qu'une seule route. Gmail sélectionne une des conséquences "Modifier la route" et applique toutes les autres conséquences non contradictoires (en-tête X-gm-spam et objet personnalisé).

En général, tous les paramètres sont évalués indépendamment les uns des autres, leurs conséquences sont calculées, puis les éventuelles conséquences contradictoires sont résolues. Vous ne pouvez pas utiliser la conséquence d'un paramètre pour influencer le déclenchement d'une autre.

Exemple :

  • Un paramètre "Contenu répréhensible" ajoute le préfixe personnalisé "test" à l'objet du message.
  • Un paramètre "Conformité du contenu" transfère tous les messages dont l'objet contient le mot "test" vers host1.com.

Dans ce cas, si l'objet initial du message ne contient pas le mot "test", Gmail ne transfère pas le message, et ce même si le mot "test" a été ajouté à l'objet par la première règle.

Transferts multiples ou modification du destinataire

Deux paramètres sont contradictoires lorsqu'ils visent à modifier la route principale ou le destinataire principal de l'enveloppe. Dans de tels cas, la priorité est donnée à une action selon les critères suivants :

  • Spécificité : le paramètre le plus spécifique prévaut. Par exemple, les paramètres appliqués localement prévalent sur les paramètres hérités. Tous les paramètres spécifiques à une organisation prévalent sur le routage par défaut.
  • Date de création : lorsque tous les paramètres ont la même spécificité, les paramètres les plus anciens prévalent sur les plus récents. Visuellement, les paramètres apparaissent sur la page "Paramètres avancés" de la console d'administration par ordre décroissant de priorité, en cas de conflit.

Rejeter le message

Lorsqu'une règle déclenche le rejet d'un message, celui-ci est rejeté et aucune autre règle n'est appliquée. Si plusieurs paramètres déclenchent des rejets associés à des réponses différentes, une seule réponse est utilisée.

Listes d'expéditeurs

Chaque paramètre peut être associé à une liste d'expéditeurs approuvés auxquels les actions ne sont pas appliquées en cas de correspondance. Vous avez la possibilité d'utiliser ces listes d'expéditeurs dans plusieurs paramètres. Par exemple, le paramètre "Spam" vous permet de créer une liste d'expéditeurs approuvés dont les messages ne sont jamais envoyés dans le dossier de spam. Cette même liste d'expéditeurs approuvés peut être utilisée pour contourner un paramètre "Conformité du contenu".

Relais SMTP

Le paramètre "Relais SMTP" répertorie les adresses e-mail et les adresses IP qui sont autorisées à utiliser le service de relais SMTP de Google et détermine si l'authentification SMTP est requise. Lorsque plusieurs paramètres de relais SMTP sont configurés, le service de relais SMTP :

  • accepte le message si l'un des paramètres l'autorise ;
  • refuse le message si aucun des paramètres ne l'autorise.

Exceptions liées à la priorité

Il existe également certains cas exceptionnels, dans lesquels Gmail donne la priorité à une configuration, par rapport à une autre. Lorsque cela se produit, Gmail applique les deux configurations, en donnant la priorité à l'une d'entre elles.

L'ordre de priorité des configurations dépend de leur emplacement dans la structure des unités organisationnelles. Les actions applicables à une organisation enfant prévalent sur celles des organisations parent.

Ajout de pieds de page

Lorsque deux paramètres "Ajouter un pied de page" sont déclenchés, les deux pieds de page sont ajoutés. L'ordre des pieds de page dépend de l'emplacement des paramètres associés dans la structure de l'organisation. Les actions applicables à une organisation enfant prévalent sur celles des organisations parent.

Ajout d'un préfixe à l'objet des messages

Lorsque deux paramètres déclenchent l'ajout d'un préfixe personnalisé de l'objet, les deux préfixes sont ajoutés à l'objet des messages concernés. L'ordre des préfixes dans l'objet dépend de l'emplacement des paramètres dans la structure de l'organisation. Les actions applicables à une organisation enfant prévalent sur celles des organisations parent.

Ordre d'évaluation et conséquence

Gmail évalue les messages et détermine les conséquences applicables dans l'ordre suivant :

  1. Gmail évalue le message par rapport à chaque règle définie, l'une après l'autre, puis dresse la liste de toutes les conséquences applicables.

  2. Gmail examine la liste des conséquences. Si l'une de ces conséquences donne lieu à un rejet, Gmail rejette le message, puis ignore les autres conséquences.

  3. Si le message n'est pas rejeté, Gmail recherche des conséquences contradictoires dans la liste. Les conflits éventuels sont répertoriés dans une liste et ne sont confirmés que dans les cas suivants :

    • Plusieurs conséquences entraînent une modification de la route principale. Une conséquence "Modifier la route" n'est pas une sous-conséquence d'un paramètre "Ajouter d'autres destinataires".

    • Plusieurs conséquences entraînent une modification du destinataire principal de l'enveloppe. Une conséquence "Modifier le destinataire de l'enveloppe" n'est pas une sous-conséquence d'un paramètre "Ajouter d'autres destinataires".

  4. Gmail évalue la liste des conflits pour déterminer quelle conséquence contradictoire appliquer, en fonction des deux critères de priorité suivants :

    • Spécificité : les paramètres appliqués localement prévalent sur les paramètres hérités. Les paramètres spécifiques à une organisation prévalent sur le routage par défaut.

    • Date de création : les paramètres les plus anciens prévalent sur les plus récents.  En cas de conflit, les paramètres s'affichent par ordre décroissant de priorité sur la page "Paramètres avancés" de la console d'administration.  Cet ordre s'applique uniquement aux règles d'une section donnée ("Routage", "Conformité du contenu", etc.).  Les règles contradictoires des différentes sections ne suivent pas d'ordre bien défini.

      Remarque : Évitez si possible d'utiliser la date de création comme facteur décisif dans la résolution des conflits.  Dans l'idéal, les règles devraient être créées pour être autonomes, sans devoir être classées dans un ordre spécifique.

  5. Gmail applique ensuite au message les conséquences ainsi identifiées, ainsi que les conséquences non contradictoires associées à l'ensemble des paramètres.

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