Personalizar la configuración de Gmail de una organización

Como administrador de G Suite, puedes personalizar Gmail para adaptarlo a tu organización y tus usuarios. Para ello, tienes las opciones siguientes:

  • Personalizar la URL con la que los usuarios acceden a Gmail.
  • Configurar filtros complejos e incluir en una lista blanca las direcciones IP desde las que esperas recibir correo legítimo.
  • Especificar dónde se entregarán los mensajes entrantes.
  • Dirigir los mensajes a una dirección catch-all o a otro servidor, o para archivar, filtrar o supervisar los correos.
  • Autorizar a los usuarios a enviar mensajes desde otra dirección "De".

También puedes activar opciones condicionales. Por ejemplo, puedes rechazar mensajes o archivos adjuntos de más de 20 MB, o redirigir los mensajes que contengan determinadas palabras o que procedan de una dirección específica.

A quién se aplica la configuración

Algunos ajustes, como cambiar la dirección desde la que los usuarios acceden a Gmail, se aplican a todos los usuarios. Sin embargo, otras opciones, como ajustar el nivel de los filtros de spam, se pueden aplicar a grupos específicos de usuarios. Para aplicar un ajuste a un grupo específico, debes colocar a esos usuarios en una unidad organizativa. Consulta más información sobre la estructura organizativa y sobre cómo personalizar la configuración de grupos de usuarios.

Procedimiento

Cambiar un ajuste
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones y luego G Suite y luego Gmail y luego Configuración avanzada.

    Nota: Para acceder a Configuración avanzada, debes desplazarte hasta la parte inferior de la página de Gmail.

  3. (Opcional) A la izquierda, selecciona una organización.

  4. Configura los ajustes necesarios.

  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Consejo: Utiliza el cuadro de búsqueda para encontrar ajustes concretos.

Los cambios pueden tardar hasta una hora en aplicarse a las cuentas de los usuarios. Espera a que haya un momento de poca actividad en el trabajo para cambiar varios ajustes a la vez; de esta forma, la entrega de mensajes no se verá afectada.

Nota: Si indicas que los correos se obtengan mediante POP3, los ajustes que apliques al correo entrante se aplicarán también a los mensajes que recibas a través de Obtención de mensajes.

Utilizar controles flotantes

Algunos ajustes utilizan controles flotantes. Estos controles solo se abren cuando colocas el cursor sobre una opción. Después de configurar un ajuste, se abrirán más controles flotantes. Se pueden abrir los siguientes controles flotantes:

  • Configurar: puedes utilizar este control si aún no has configurado el ajuste.
  • Ver: con este control puedes revisar la configuración heredada de un ajuste. Para cambiar un ajuste heredado, haz clic en Añadir otro.
  • Editar: puedes utilizar este control para cambiar ajustes. Solo está disponible para los que se han aplicado de forma local.
  • Inhabilitar o Habilitar: con este control puedes activar o desactivar un ajuste. Desactivar un ajuste no afecta a las opciones que hayas elegido para él. Por ejemplo, puedes desactivar temporalmente un ajuste si los resultados no son los que esperabas. Después, podrás realizar los cambios pertinentes y volver a activarlo. También puedes hacer una copia de un ajuste, desactivarlo, modificarlo y, a continuación, comparar los diferentes resultados que se obtienen al volver a aplicarlo. Este control está disponible para los ajustes heredados y los que se han aplicado de forma local.
  • Eliminar: te permite desactivar un ajuste y eliminarlo. Si quieres volver a activarlo, haz clic en Configurar. Por ejemplo, podría interesarte borrar tu lista de remitentes bloqueados y elaborar otra nueva. Solo está disponible para los que se han aplicado de forma local.
  • Añadir otro: te permite añadir un ajuste adicional en una configuración. Por ejemplo, podrías añadir una regla para activar una acción cuando se cumpla una determinada condición. Este control está disponible para los ajustes heredados y los que se han aplicado de forma local.
  • Copiar en la organización: te permite copiar un ajuste para usarlo en un grupo diferente. Debes seleccionar la organización y marcar la casilla para activar el ajuste en ese grupo. Por ejemplo, puedes fijar los ajustes de cumplimiento de las normas de contenido en un grupo y, a continuación, copiarlos en otros sin aplicarlos en todo el dominio.

Acciones condicionales

Algunos de los ajustes anteriores te permiten configurar acciones condicionales. Por ejemplo:

  • Añadir más destinatarios: los mensajes también se entregan a estos destinatarios.
  • Añadir encabezado X-Gm-Original-To, Añadir encabezados X-Gm-Spam y X-Gm-Phishy y Añadir encabezados personalizados: te permiten añadir encabezados de mensajes personalizados, que pueden resultarte útiles. Por ejemplo, si tu correo se dirige a un servidor secundario, podrías configurar dicho servidor para que procesara los mensajes según los encabezados. Generalmente, se utiliza para dirigir los mensajes etiquetados como spam a la carpeta Spam.
  • Omitir el filtro de spam en este mensaje: los mensajes que cumplen las condiciones del ajuste y se identifican como spam se entregarán al destinatario.
  • Modificar destinatario del mensaje: permite cambiar la dirección donde se recibirá el mensaje. Cuando se utiliza con Añadir más destinatarios, este ajuste implementa la función Cco. En caso contrario, los mensajes se reenvían.
  • Cambiar ruta: permite cambiar la ruta a donde se dirige el mensaje. Por ejemplo, se puede enviar el correo de los usuarios de buzones de correo distintos a Gmail a un servidor Microsoft® Exchange local.
  • Introducir texto personalizado antes del asunto: se modifica la cabecera del asunto para que incluya texto como prefijo.
  • Rechazar mensaje: el mensaje no se entrega.
  • Eliminar los archivos adjuntos del mensaje: los archivos adjuntos se eliminan antes de entregar el mensaje al destinatario seleccionado.
  • Requerir transporte seguro para la entrega de correo electrónico: los mensajes salientes requieren una entrega segura.

Información acerca de cada ajuste

Ajustes de configuración

Estos ajustes se aplican a todas las organizaciones y solo se pueden configurar y editar en la organización de nivel superior.

  • Dirección web: puedes cambiar la URL de la página desde la que tus usuarios inician sesión en Gmail.
  • Registros MX: te permite ver tus registros MX y acceder al asistente de configuración de Gmail.
  • Subidas de los mensajes de correo electrónico del usuario: puedes permitir a los usuarios importar el correo y los contactos de otras cuentas POP3 o de correo web.
  • Desinstalar el servicio: puedes desactivar Gmail en tu organización. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar Gmail en cuentas de usuario.
Ajustes de acceso de usuario final

Para acceder a estos ajustes, ve a Aplicaciones > G Suite > Configuración de Gmail > Acceso de usuario final en la página principal de la consola de administración.

  • Acceso POP e IMAP: habilita o inhabilita el acceso POP e IMAP en las cuentas de los usuarios.
  • Sincronización de G Suite: habilita G Suite Sync for Microsoft® Outlook®.
  • Reenvío automático: impide que los usuarios reenvíen mensajes entrantes automáticamente a otra dirección.
  • Lista blanca de URL de imagen para el proxy: crea y mantén una lista blanca de URL internas que omitan la protección del proxy. Solo se puede configurar en la organización de nivel superior y se aplica a todas las organizaciones.
  • Complemento de Chrome Gmail sin conexión: habilita Gmail sin conexión en las cuentas de los usuarios.
  • Permitir pasarelas de salida por usuario: permite que los usuarios envíen correo a través de un servidor SMTP externo.
  • Advertencia de respuesta externa no intencionada: advierte a los usuarios cuando contestan a un mensaje con destinatarios externos que no están en sus contactos.
Ajustes de spam
  • Lista blanca de correo electrónico: crea una lista de direcciones IP desde las que se espera recibir correo legítimo. El correo enviado desde estas direcciones IP no se debería marcar como spam. Solo se puede configurar en la organización de nivel superior y se aplica a todas las organizaciones.
  • Pasarela de entrada: indica las direcciones IP de tus servidores de correo que reenvían mensajes a Gmail. Solo se puede configurar en la organización de nivel superior y se aplica a todas las organizaciones.
  • Spam: crea una lista de direcciones de correo o de dominios aprobados desde los que se espera recibir correo legítimo. También puedes dirigir los mensajes de spam a una cuarentena administrativa.
  • Remitentes bloqueados: bloquea remitentes en función de su dirección de correo electrónico o de su dominio.
Ajustes de cumplimiento
Ajustes de enrutamiento

Antes de configurar los controles, lee nuestras directrices y prácticas recomendadas sobre el enrutamiento y la entrega de correo electrónico. Más abajo encontrarás información sobre las opciones de enrutamiento.

Nota: Aunque puedes usar los controles de la pestaña Enrutamiento predeterminado, es preferible utilizar la opción Enrutamiento.

Cómo afectan varios ajustes al comportamiento de los mensajes

Puedes crear configuraciones con varios ajustes a la vez. Si lo haces, es posible que el comportamiento de los mensajes y el modo en que se aplican esos ajustes se vean afectados, por ejemplo, por la prioridad que tengan asignada.

En algunas ocasiones, al configurar diferentes ajustes, pueden producirse conflictos con la entrega de mensajes. Por ejemplo, ¿debe rechazarse un mensaje o entregarse dos veces? Lo que ocurra dependerá de las condiciones que hayas elegido y de qué configuración tenga prioridad sobre la otra.

Comportamiento general

Generalmente, el hecho de configurar varios ajustes a la vez no afecta en ningún modo al comportamiento de los mensajes. Gmail simplemente los aplica todos y gestiona cada mensaje conforme a ellos.

Por ejemplo, no se produce ningún conflicto si:

  • Configuras los ajustes Añadir pie de página y Cumplimiento de las normas de contenido. Gmail lleva a cabo ambas acciones en el mensaje.

  • Configuras dos ajustes Añadir más destinatarios. Gmail añade todos los destinatarios.

Del mismo modo, generalmente un ajuste no tiene prioridad sobre otro. En el primer ejemplo, Gmail aplica los ajustes Añadir pie de página y Cumplimiento de las normas de contenido sin evaluar cuál de los dos tiene preferencia.

Sin embargo, hay excepciones en la forma en que se comportan los mensajes cuando los distintos ajustes tienen consecuencias diferentes y, en ocasiones, entran en conflicto.

Directrices sobre el comportamiento de los ajustes

Conflicto entre consecuencias

Cuando se produzca un conflicto entre dos consecuencias, Gmail solo aplicará una de ellas. Las consecuencias que no estén en conflicto se seguirán aplicando.

Por ejemplo:

  • Un ajuste de Cumplimiento de las normas de contenido añade un encabezado X-gm-spam y tiene una consecuencia de tipo "cambiar ruta" que redirige los mensajes a host1.com.
  • Un ajuste de Contenido no admitido introduce un texto personalizado antes del asunto y tiene una consecuencia de tipo "cambiar ruta" que redirige los mensajes a host2.com.

En este caso, las dos consecuencias "cambiar ruta" estarían en conflicto porque Gmail solo puede seleccionar una ruta. Por lo tanto, solo se seleccionará una de las dos y se aplicarán todas las demás consecuencias que no están en conflicto (el encabezado X-gm-spam y el asunto personalizado).

En general, todos los ajustes se evalúan independientemente unos de otros, se compilan sus consecuencias y se resuelven los posibles conflictos. La consecuencia de un ajuste no puede utilizarse para determinar la activación de otro.

Por ejemplo:

  • Un ajuste de Contenido no admitido introduce el texto personalizado "prueba" antes del asunto.
  • Un ajuste de Cumplimiento de las normas de contenido redirige todos los mensajes cuyo asunto contenga la palabra "prueba" a host1.com.

En este caso, si en el asunto del mensaje no aparece ya la palabra "prueba", Gmail no redirigirá el mensaje, incluso aunque la primera regla haya añadido dicha palabra en el asunto.

Varias redirecciones o cambios de destinatario

Se produce un conflicto cuando dos ajustes intentan cambiar la ruta principal o el destinatario principal del sobre. En este caso, para decidir qué acción se llevará a cabo, se seguirán estos criterios:

  • Nivel de especificidad: si un ajuste es más específico que el otro, tendrá prioridad. Por ejemplo, un ajuste que se aplica a nivel local tiene prioridad sobre un ajuste heredado. Todos los ajustes específicos de la organización tienen prioridad sobre la ruta predeterminada.
  • Fecha de creación: si todos los ajustes tienen el mismo nivel de especificidad, los antiguos tienen prioridad sobre los nuevos. Visualmente, cuanto más arriba aparezca un ajuste en la página Configuración avanzada de la consola de administración, más prioridad tendrá en caso de conflicto.

Rechazar mensajes

Si la activación de una regla provoca un rechazo, el mensaje se rechazará y no se aplicará ninguna otra regla. Si hay varios ajustes que activen rechazos con diferentes respuestas de rechazo, solo se aplicará una respuesta.

Listas de remitentes

En cualquier ajuste se puede especificar una lista de remitentes para los que se omitirán las acciones en caso de que haya una coincidencia. Las listas de remitentes se pueden compartir entre distintos ajustes. Por ejemplo, los ajustes de spam permiten crear una lista de remitentes aprobados para los que se omite la carpeta de spam. Esta misma lista de remitentes aprobados se puede usar para omitir un ajuste de Cumplimiento de las normas de contenido.

Relay SMTP

El ajuste Relay SMTP especifica qué direcciones IP y de correo electrónico pueden usar el servicio de relay SMTP de Google y si se requerirá la autenticación SMTP. Si se establecen varios ajustes SMTP, el servicio de relay SMTP:

  • Acepta el mensaje si alguno de los ajustes lo permite.
  • Rechaza el mensaje si ninguno de los ajustes lo permite.

Excepciones en la asignación de prioridad

También hay algunas ocasiones en las que Gmail da prioridad a un ajuste sobre otro. En ese caso, Gmail aplica ambos, pero uno de ellos tiene preferencia.

La asignación de la prioridad depende de si el ajuste se ha configurado en la estructura de la unidad organizativa. Las acciones de una organización secundaria tienen prioridad (preferencia), mientras que las acciones de una organización principal tienen un nivel de prioridad inferior.

Añadir pie de página

Si dos ajustes provocan diferentes acciones al añadir pie de página, se añadirán ambos pies de página. El orden de los pies de página depende de la ubicación de los ajustes en la estructura organizativa. Las acciones de una organización secundaria tienen prioridad sobre las de una organización principal.

Introducir texto antes del asunto

Si dos ajustes provocan diferentes acciones al introducir texto personalizado antes del asunto, se antepondrán ambos prefijos. El orden de los textos antepuestos depende de dónde se ubiquen los ajustes dentro de la estructura organizativa. Las acciones de una organización secundaria tienen prioridad sobre las de una organización principal.

Orden de evaluación y consecuencia

Gmail evalúa los mensajes y determina las consecuencias siguiendo este orden:

  1. Gmail evalúa el mensaje contrastándolo con todas las políticas de forma independiente e incluye las consecuencias que se deban aplicar en una lista de consecuencias.

  2. Gmail evalúa la lista de consecuencias. Si hay alguna consecuencia de tipo "rechazo", Gmail rechazará el mensaje e ignorará todas las demás.

  3. Si no se rechaza el mensaje, Gmail analizará la lista de consecuencias para detectar posibles conflictos. Los conflictos que coincidan se recopilan en una lista. Solo surgen conflictos en las siguientes circunstancias:

    • Varias consecuencias cambiarían la ruta principal. Hay una consecuencia de tipo "cambiar ruta" que no es una consecuencia secundaria de un ajuste de Añadir más destinatarios.

    • Varias consecuencias cambiarían el destinatario del sobre principal. Hay una consecuencia de tipo "cambio del destinatario del sobre" que no es una consecuencia secundaria de un ajuste de Añadir más destinatarios.

  4. Gmail evalúa la lista de conflictos para determinar cuál de las consecuencias en conflicto se aplicará. Esto se determina por la prioridad de los ajustes, que se mide por:

    • Especificidad: los ajustes aplicados a nivel local tienen prioridad sobre los ajustes heredados. Los ajustes específicos de la organización tienen prioridad sobre la ruta predeterminada.

    • Fecha de creación: los ajustes antiguos tienen prioridad sobre los nuevos.  Visualmente, cuanto más arriba aparezca un ajuste en la página Configuración avanzada de la consola de administración, más prioridad tendrá en caso de conflicto.  Este orden se aplica solo a reglas de una determinada sección (Enrutamiento, Cumplimiento de las normas de contenido, etc.).  No hay un orden establecido para reglas en conflicto de diferentes secciones.

      Nota: En la medida de lo posible, intenta que la fecha de creación no sea el factor decisivo para resolver un conflicto.  Lo ideal es que crees reglas que no tengan que depender de ningún orden específico para funcionar.

  5. Gmail aplica las consecuencias que tienen prioridad al mensaje, además de las consecuencias sin conflictos de todos los ajustes.

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