Trabajar con la configuración de administrador de Gmail en Google Workspace

Como administrador, puedes configurar ajustes avanzados de Gmail en tu organización. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente: 

• Configurar filtros complejos e incluir en una lista de direcciones IPs permitidas aquellas desde las que esperas recibir correo legítimo.
• Especificar dónde se entregarán los mensajes entrantes.
• Dirigir los mensajes a una dirección catch-all o a otro servidor, o bien enrutarlos para archivarlos, filtrarlos o supervisarlos.
• Permitir a los usuarios enviar mensajes con otra dirección.

También puedes crear ajustes condicionales. Por ejemplo, puedes rechazar mensajes o archivos adjuntos que superen los 20 MB. También puedes redirigir los mensajes que contengan determinadas palabras o que se envíen desde una dirección determinada.

A quién se aplica la configuración

Algunos ajustes se aplican a todos los usuarios, como cambiar la dirección desde la que acceden a Gmail. Sin embargo, otras opciones se pueden aplicar a grupos concretos de usuarios. Aplica un ajuste a un grupo de usuarios añadiéndolos a una unidad organizativa.

Consulta más información sobre la estructura organizativa y sobre cómo personalizar la configuración de grupos de usuarios.

Prácticas recomendadas para probar reglas de forma más rápida

Cuando se crean ajustes avanzados y reglas, a menudo hay que cambiarlos y probarlos varias veces para comprobar que funcionan correctamente.Para minimizar el tiempo que se necesita para probar ajustes y reglas, sigue las recomendaciones que se indican en el artículo Prácticas recomendadas para probar reglas de forma más rápida.

Procedimiento

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Cambiar ajustes

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. Desde la página principal de la consola de administración, ve a una de estas páginas:

   • AplicacionesGoogle WorkspaceGmailCumplimiento

   • AplicacionesGoogle WorkspaceGmailEnrutamiento

   • AplicacionesGmail de Google WorkspaceSpam, phishing y software malicioso

3. (Opcional) A la izquierda, selecciona una organización.

4. Configura los ajustes necesarios.

5. Más abajo, haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

Controles de ajustes

Los controles que se indican a continuación están disponibles en los ajustes:

• Configurar: puedes utilizar este control si aún no has configurado el ajuste.
• Ver: con este control puedes revisar la configuración heredada de un ajuste. Para cambiar un ajuste heredado, haz clic en Añadir otro.
• Editar: puedes utilizar este control para cambiar ajustes. Solo está disponible para los que se han aplicado de forma local.
• Inhabilitar o Habilitar: con este control puedes activar o desactivar un ajuste. Aunque desactives un ajuste, las opciones que hayas configurado siguen vigentes. Por ejemplo, puedes desactivar temporalmente un ajuste si los resultados no son los que esperabas. Después, podrás hacer los cambios pertinentes y volver a activarlo. También puedes hacer una copia de un ajuste, desactivarlo, modificarlo y, a continuación, comparar los resultados consecuencia de volver a aplicarlo. Este control está disponible para los ajustes heredados y los que se han aplicado de forma local.
• Eliminar: te permite desactivar un ajuste y eliminarlo. Si quieres volver a activarlo, haz clic en Configurar. Por ejemplo, podría interesarte borrar tu lista de remitentes bloqueados y elaborar otra nueva. Solo está disponible para los que se han aplicado de forma local.
• Añadir otro: con este control puedes añadir más opciones a un ajuste. Por ejemplo, podrías añadir una regla para activar una acción cuando se cumpla una determinada condición. Este control está disponible para los ajustes heredados y los que se han aplicado de forma local.                    

Acciones condicionales

Algunos ajustes te permiten configurar acciones condicionales. Entre estos ajustes, se incluyen los siguientes:

• Añadir más destinatarios: los mensajes también se entregan a estos destinatarios.
• Añadir encabezado X-Gm-Original-To, Añadir encabezados X-Gm-Spam y X-Gm-Phishy y Añadir encabezados personalizados: te permiten añadir encabezados de mensajes personalizados, que pueden resultarte útiles. Por ejemplo, si tu correo se dirige a un servidor secundario, podrías configurar dicho servidor para que procese los mensajes según los encabezados. Generalmente, se utiliza para dirigir los mensajes etiquetados como spam a la carpeta Spam.
• Omitir el filtro de spam en este mensaje: los mensajes que cumplen las condiciones del ajuste y se identifican como spam se entregarán al destinatario.
• Modificar destinatario del sobre: permite cambiar la dirección donde se recibirá el mensaje. Cuando se utiliza con Añadir más destinatarios, con este ajuste se implementa la función Cco. En caso contrario, se reenvía el mensaje.
• Cambiar ruta: permite cambiar la ruta a donde se dirige el mensaje. Por ejemplo, los usuarios con cuentas de correo de terceros pueden enviar sus mensajes a un servidor de correo local.
• Introducir texto personalizado antes del asunto: se modifica el encabezado del asunto para que incluya texto como prefijo.
• Rechazar mensaje: el mensaje no se entrega.
• Eliminar los archivos adjuntos del mensaje: los archivos adjuntos se eliminan antes de que se entregue el mensaje al destinatario.
• Requerir transporte seguro para la entrega de correo electrónico: los mensajes salientes requieren una entrega segura.

Información acerca de cada ajuste

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Ajustes de configuración

Estos ajustes se aplican a todas las organizaciones y solo se pueden configurar y editar en el nivel organizativo superior.

• Dirección web: puedes cambiar la URL de la página desde la que tus usuarios inician sesión en Gmail.
• Registros MX: te permite ver tus registros MX y usar el asistente de configuración de Gmail.
• Subidas de correos electrónicos del usuario: puedes permitir que los usuarios importen correos y contactos de otras cuentas POP3 o de correo web.
• Desinstalar servicio: puedes desactivar Gmail en tu organización. Consulta más información en el artículo Activar o desactivar Gmail en cuentas de usuario.

Ajustes de acceso de usuario final

 Estos ajustes se encuentran enAplicacionesGoogle WorkspaceGmailAcceso de usuario final. 

• Acceso POP e IMAP: activa o desactiva el acceso a POP e IMAP para los usuarios.
• Sincronización de Google Workspace: Activa Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.
• Reenvío automático: impide que los usuarios reenvíen mensajes entrantes automáticamente a otra dirección.
• Lista de URLs de imagen permitidas para el proxy: permite crear y mantener una lista de URL internas permitidas que omiten la protección del proxy. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Complemento de Chrome Gmail sin conexión: activa Gmail sin conexión en las cuentas de los usuarios.
• Permitir pasarelas de salida por usuario: permite que los usuarios envíen correos a través de un servidor SMTP externo.
• Advertencia de respuesta externa no intencionada: advierte a los usuarios cuando vayan a contestar a un destinatario externo que no esté en su lista de contactos.

Ajustes de spam

• Lista de correos permitidos: crea una lista con direcciones IP que envíen correos legítimos. El correo enviado desde estas direcciones IP no se debería marcar como spam. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Pasarela de entrada: indica las direcciones IP de tus servidores de correo que reenvían mensajes a Gmail. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Spam: crea una lista con direcciones de correo aprobadas o dominios que envíen correos legítimos. También puedes enrutar los mensajes de spam a una cuarentena administrativa.
• Remitentes bloqueados: bloquea remitentes en función de su dirección de correo electrónico o de su dominio.

Cumplimiento

• Eliminación automática de correo electrónico y chat: gestiona la cantidad de correos que se guardan en cada cuenta de usuario. Solo se aplica al nivel organizativo superior.
• Añadir pie de página: incluye en tus mensajes un pie de página para cumplir requisitos legales o de otro tipo.
• Cumplimiento de las normas de contenido: indica cómo deben gestionarse los mensajes que incluyan palabras, frases, patrones de texto o patrones numéricos predefinidos.
• Almacenamiento de correo completo: asegúrate de que todos los mensajes se almacenen en los buzones de correo de Gmail de los usuarios. Se incluyen los mensajes enviados o recibidos en buzones de correo distintos a Gmail y en la retransmisión SMTP. Configura este ajuste cuando uses Vault con un buzón de correo distinto a Gmail. También puedes usarlo para capturar todos los mensajes enviados, como invitaciones de calendario y notificaciones de contenido compartido.
• Restricción de envío: restringe las direcciones de correo electrónico o los dominios con los que los usuarios pueden intercambiar correo.
• Contenido no admitido: indica cómo deben gestionarse los mensajes en los que se detecte algún término incluido en listas de palabras que puedes crear.
• Cumplimiento de las normas de archivos adjuntos: indica cómo deben gestionarse los mensajes que incluyen archivos adjuntos.
• Cumplimiento del protocolo TLS o de seguridad de la capa de transporte: requiere que el correo que se envíe a direcciones de correo y dominios específicos o que provenga de ellos se transmita a través de una conexión segura.

Ajustes de enrutamiento

Antes de configurar los controles, lee nuestras directrices y prácticas recomendadas sobre el enrutamiento y la entrega de correo electrónico. Más abajo encontrarás información sobre las opciones de enrutamiento.

• Pasarela de salida: configura un servidor por el que tengan que pasar todos los mensajes que se envíen desde tu dominio. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Enrutamiento: te permite especificar los controles de enrutamiento y entrega de correo en tu dominio.
• Reenvío de correo con mapeado de direcciones de destinatarios: aplica asignaciones individuales (direcciones) a las direcciones de los destinatarios en los mensajes recibidos por tu dominio. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Ruta de recepción: configura opciones de entrega de los mensajes entrantes y de los recibidos de direcciones internas, como opciones de entrega dual o dividida.
• Ruta de envío: configura opciones de entrega de los mensajes salientes y de los enviados desde direcciones internas.
• Aceptación del diario de mensajes entrantes en Vault: indica una dirección de correo de tu dominio para que reciba tus mensajes entrantes del diario de Microsoft Exchange. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Buzón de correo distinto a Gmail: si utilizas un servidor de correo distinto a Gmail, puedes redirigir mensajes a las cuentas que no sean de Gmail de tus usuarios.  
• Servicio de relay SMTP: si envías correos desde servidores distintos a Gmail, usa este ajuste para enrutar mensajes a través de Gmail para almacenarlos o aplicar más filtros. Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.
• Ruta segura alternativa: crea una ruta segura alternativa cuando sea obligatorio usar el protocolo Seguridad en la capa de transporte (TLS). Solo se puede configurar en el nivel organizativo superior y se aplica a todas las organizaciones.

Cómo afectan varios ajustes al comportamiento de los mensajes

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Puedes crear configuraciones con varios ajustes a la vez, lo que puede afectar al comportamiento de los mensajes y a la forma en que se aplican dichas configuraciones.

En algunas ocasiones, al configurar diferentes ajustes, pueden producirse conflictos con la entrega de mensajes. Por ejemplo, ¿debe rechazarse un mensaje o entregarse dos veces? Lo que ocurra dependerá de las condiciones que hayas elegido y de qué ajuste tenga prioridad sobre el otro.

Comportamiento general

Generalmente, el hecho de configurar varios ajustes a la vez no afecta en ningún modo al comportamiento de los mensajes. Gmail simplemente los aplica todos al mensaje. Generalmente, un ajuste no tiene prioridad sobre otro.

Por ejemplo, no se produce ningún conflicto si:

• Configuras los ajustes Añadir pie de página y Cumplimiento de las normas de contenido. Gmail aplica ambas acciones al mensaje.

• Configuras dos ajustes Añadir más destinatarios. Gmail añade todos los destinatarios.

Sin embargo, hay excepciones en la forma en que se comportan los mensajes cuando los distintos ajustes tienen consecuencias diferentes, lo que puede provocar que entren en conflicto.

Directrices sobre el comportamiento de los ajustes

Conflicto entre consecuencias

Cuando dos consecuencias entran en conflicto, Gmail aplica solo una de ellas. Las consecuencias que no estén en conflicto se aplican siempre.

Un ejemplo:

• Un ajuste de cumplimiento de las normas de contenido añade un encabezado X-gm-spam: y tiene una consecuencia de tipo "cambiar ruta" que redirige los mensajes a host1.com.
• Un ajuste de Contenido no admitido introduce un texto personalizado antes del asunto y tiene una consecuencia de tipo "cambiar ruta" que redirige los mensajes a host2.com.

En este ejemplo, las consecuencias "cambiar ruta" estarían en conflicto porque Gmail solo puede seleccionar una ruta. Por lo tanto, solo se seleccionará una de las dos y se aplicarán todas las demás consecuencias que no están en conflicto: el encabezado X-gm-spam: y el asunto personalizado.

En general, todos los ajustes se evalúan independientemente unos de otros. Se compilan sus consecuencias y se resuelven los posibles conflictos. La consecuencia de un ajuste no puede utilizarse para activar otro ajuste.

Varias redirecciones o cambios de destinatario

Se produce un conflicto cuando dos ajustes intentan cambiar la ruta principal o el destinatario principal del sobre. Cuando hay un conflicto, Gmail determina la acción que se aplicará mediante estos criterios:

• Nivel de especificidad: los ajustes más específicos tienen prioridad. Por ejemplo, un ajuste que se aplica a nivel local tiene prioridad sobre un ajuste heredado. Todos los ajustes específicos de la organización tienen prioridad sobre la ruta predeterminada.
• Fecha de creación: si todos los ajustes tienen el mismo nivel de especificidad, los antiguos tendrán prioridad sobre los nuevos.

Rechazar mensaje

Si la activación de una regla provoca un rechazo, el mensaje se rechazará y no se aplicará ninguna otra regla. Si hay varios ajustes que activen rechazos con diferentes respuestas de rechazo, solo se aplicará una respuesta.

Listas de remitentes

En cualquier ajuste se puede especificar una lista de remitentes con los que se omitirán las acciones en caso de que haya una coincidencia. Las listas de remitentes se pueden compartir entre distintos ajustes. Por ejemplo, los ajustes de spam permiten crear una lista de remitentes aprobados para los que se omite la carpeta de spam. Esta misma lista de remitentes aprobados se puede usar para omitir un ajuste de Cumplimiento de las normas de contenido.

Relay SMTP

El ajuste de relay SMTP especifica qué direcciones IP y de correo electrónico pueden utilizar el servicio de relay SMTP de Google. También indica si se requiere la autenticación SMTP. Si se configuran varios ajustes SMTP, el servicio de relay SMTP:

• Acepta el mensaje si alguno de los ajustes lo permite.
• Rechaza el mensaje si ninguno de los ajustes lo permite.

Excepciones en la asignación de prioridad

Hay casos muy concretos en los que Gmail le da prioridad a un ajuste sobre otro. En ese caso, Gmail aplica ambos, pero uno se aplica primero que el otro.

La asignación de la prioridad depende de si el ajuste se ha configurado en la estructura de la unidad organizativa. Las acciones de una organización secundaria tienen prioridad sobre las de una organización superior.

Añadir pie de página

Si dos ajustes tienen diferentes acciones para añadir pie de página, se añadirán ambos pies de página. El orden de los pies de página depende de la ubicación de los ajustes en la estructura organizativa. Los ajustes de una organización secundaria tienen prioridad sobre los de una organización superior.

Introducir texto antes del asunto

Si dos ajustes provocan diferentes acciones al introducir texto personalizado antes del asunto, se añadirán ambos prefijos. El orden de los textos antepuestos depende de dónde se ubiquen los ajustes dentro de la estructura organizativa. Los ajustes de una organización secundaria tienen prioridad sobre los de una organización superior.

Orden de evaluación y consecuencia

Gmail evalúa los mensajes y determina las consecuencias siguiendo este orden:

1. Gmail evalúa el mensaje contrastándolo con todas las políticas de forma independiente e incluye las consecuencias que se deban aplicar en una lista de consecuencias.

2. Gmail evalúa la lista de consecuencias. Si hay alguna consecuencia de tipo "rechazo", Gmail rechazará el mensaje e ignorará todas las demás.

3. Si no se rechaza el mensaje, Gmail comprobará la lista de consecuencias para detectar posibles conflictos. Los conflictos que coincidan se recopilan en una lista. Solo surgen conflictos en las siguientes circunstancias:

   • Varias consecuencias cambiarían la ruta principal. Hay una consecuencia de tipo "cambiar ruta" que no es una consecuencia secundaria de un ajuste "Añadir más destinatarios".

   • Varias consecuencias cambiarían el destinatario del sobre principal. Hay una consecuencia de tipo "modificación del destinatario del sobre" que no es una consecuencia secundaria de un ajuste "Añadir más destinatarios".

4. Gmail evalúa la lista de conflictos para determinar cuál de las consecuencias en conflicto se aplicará. Los ajustes se aplican mediante estos criterios:

   • Nivel de especificidad: los ajustes aplicados a nivel local tienen prioridad sobre los ajustes heredados. Los ajustes específicos de la organización tienen prioridad sobre la ruta predeterminada.

   • Fecha de creación: los ajustes antiguos tienen prioridad sobre los nuevos.  Cuanto más arriba aparezca un ajuste en la página de los ajustes, más prioridad tendrá en caso de conflicto.  Este orden de prioridad se aplica solo a las reglas de una misma sección de ajustes como, por ejemplo, Enrutamiento. No hay ningún orden bien definido si entran en conflicto reglas de diferentes secciones.

     Nota: No recomendamos que se tome de referencia la fecha de creación de una regla para resolver conflictos entre reglas.  Lo ideal es que crees reglas que no tengan que depender de ningún orden específico para funcionar.

5. Gmail aplica las consecuencias al mensaje, además de las consecuencias de todos los ajustes entre los que no haya habido conflictos.

Temas relacionados

• Configurar los ajustes de Gmail de los usuarios 

 

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