Gmail-Einstellungen für die Organisation anpassen

Als G Suite-Administrator können Sie Gmail für Ihre Organisation und Ihre Nutzer anpassen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Eigene URL für den Zugriff auf Gmail festlegen
  • Komplexe Filter einrichten und IP-Adressen auf die weiße Liste setzen, die als vertrauenswürdige Absender von E-Mails eingestuft werden können
  • Festlegen, wo eingehende Nachrichten zugestellt werden
  • E-Mails an eine Auffangadresse, einen anderen Server oder für die Archivierung, Filterung und Überwachung weiterleiten
  • Nutzern erlauben, ausgehende Nachrichten mit einer anderen "Von"-Adresse zu versenden

Sie können auch mit Bedingungen verknüpfte Einstellungen einrichten. Mit einer solchen Einstellung können beispielsweise Nachrichten oder Anhänge abgelehnt werden, die größer als 20 MB sind. Oder Sie richten eine Weiterleitung für Nachrichten ein, die bestimmte Wörter enthalten oder von einem bestimmten Absender stammen.

Für wen gelten diese Einstellungen?

Manche Einstellungen gelten stets für alle Nutzer, z. B. eine benutzerdefinierte URL für den Zugriff auf Gmail. Andere Einstellungen können auf bestimmte Nutzergruppen angewendet werden, z. B. angepasste Spam-Filterstufen. Sie können eine Einstellung auf eine bestimmte Nutzergruppe anwenden, indem Sie die Nutzer in einer Organisationseinheit platzieren. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise der Organisationsstruktur und Diensteinstellungen für verschiedene Nutzer anpassen.

Vorgehensweise

Einstellungen ändern
  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Gmail und dann Erweiterte Einstellungen.

    Tipp: Scrollen Sie auf der Seite "Gmail" nach unten, um "Erweiterte Einstellungen" zu sehen.

  3. Optional: Wählen Sie links eine Organisation aus.

  4. Konfigurieren Sie die Einstellungen.

  5. Klicken Sie unten auf Speichern.

Tipp: Verwenden Sie das Suchfeld, um nach einer bestimmten Einstellung zu suchen.

Es kann bis zu eine Stunde dauern, bis die Änderungen in den Nutzerkonten wirksam werden. Am besten, Sie nehmen Änderungen zu einer Zeit vor, in denen es in Ihrer Organisation eher ruhig ist. So sorgen Sie dafür, dass die Auswirkungen auf die Nachrichtenzustellung so gering wie möglich sind.

Hinweis: Wenn Sie den E-Mail-Abruf über POP3 einrichten, gelten alle Einstellungen für eingehende E-Mails auch für Nachrichten, die per E-Mail-Abruf gesendet werden.

Eingeblendete Steuerelemente verwenden

Einige Einstellungen werden über eingeblendete Steuerelemente konfiguriert. Diese werden nur angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf die betreffende Einstellung bewegen. Nachdem Sie eine Einstellung konfiguriert haben, können Sie weitere Steuerelemente per Mauszeiger einblenden, z. B. die folgenden:

  • Konfigurieren: Mit diesem Steuerelement können Sie die Einstellung konfigurieren, falls Sie dies noch nicht getan haben.
  • Ansehen: Mit diesem Steuerelement können Sie die Konfiguration einer übernommenen Einstellung prüfen. Um die Konfiguration einer übernommenen Einstellung zu ändern, klicken Sie auf Weitere hinzufügen.
  • Bearbeiten: Mit diesem Steuerelement können Sie die Konfiguration der Einstellung ändern. Die Option ist nur für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
  • Aktivieren oder Deaktivieren: Mit diesem Steuerelement können Sie die Einstellung aktivieren oder deaktivieren. Das Deaktivieren einer Einstellung hat keinen Einfluss auf die dafür ausgewählten Optionen. Sie können eine Einstellung beispielsweise vorübergehend deaktivieren, wenn die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen. Dann können Sie sie ändern und wieder aktivieren. Sie können eine Einstellung auch kopieren, deaktivieren, ändern und dann die verschiedenen Ergebnisse vergleichen. Die Option ist für übernommene und für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
  • Löschen: Mit diesem Steuerelement können Sie die Einstellung deaktivieren und ihre Konfiguration löschen. Um sie wieder zu aktivieren, klicken Sie auf Konfigurieren. Verwenden Sie dieses Steuerelement beispielsweise dann, wenn Sie die Liste mit den blockierten Absendern löschen und neu konfigurieren möchten. Die Option ist nur für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
  • Weitere hinzufügen: Mit dieser Option können Sie einer Einstellung eine weitere Konfiguration hinzufügen. So könnten Sie beispielsweise eine Regel aufstellen, durch die eine Aktion ausgelöst wird, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Die Option ist für übernommene und für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
  • In Organisation kopieren: Mit diesem Steuerelement können Sie eine konfigurierte Einstellung schnell in eine andere Gruppe kopieren. Wählen Sie die Organisation aus und klicken Sie das Kästchen an, um die Einstellung für diese Gruppe zu aktivieren. Sie können beispielsweise die Inhaltscompliance für eine Gruppe einrichten und sie dann in andere Gruppen kopieren, ohne sie auf die gesamte Domain anzuwenden.

Mit Bedingungen verknüpfte Aktionen

Für einige der obigen Einstellungen können Sie mit Bedingungen verknüpfte Aktionen konfigurieren. Dazu gehören folgende Aktionen:

  • Weitere Empfänger hinzufügen: Die Nachricht wird diesen Empfängern ebenfalls zugestellt.
  • X-Gm-Original-To-Header hinzufügen, X-Gm-Spam-Header und X-Gm-Phishy-Header hinzufügen und Benutzerdefinierte Header hinzufügen: Fügen Sie benutzerdefinierte Nachrichtenheader hinzu, die hilfreich sein können. Wenn Ihre Nachrichten beispielsweise an einen Downstream-Server weitergeleitet werden, können Sie diesen Server so konfigurieren, dass er Nachrichten basierend auf den Headern verarbeitet. Ein typischer Anwendungsfall ist die Weiterleitung von Nachrichten, die als Spam markiert sind, in den Spamordner.
  • Spamfilter für diese Nachricht umgehen: Nachrichten, die die Bedingungen der Einstellung erfüllen und als Spam identifiziert werden, werden an den angegebenen Empfänger übermittelt.
  • Envelope-Empfänger ändern: Der Zielort einer Nachricht wird geändert. Wenn diese Aktion in Verbindung mit Weitere Empfänger hinzufügen verwendet wird, entspricht dies der Eingabe einer "Bcc"-Adresse. Wenn nicht, ist es im Grunde eine Weiterleitung der Nachricht.
  • Route ändern: Der Zielort einer Nachricht wird geändert. E-Mails von Nutzern, die keinen Gmail-Posteingang verwenden, können beispielsweise auf den Microsoft® Exchange-Server vor Ort weitergeleitet werden.
  • Benutzerdefinierten Betreff voranstellen: Dem Betreff-Header wird ein Präfix vorangestellt.
  • Nachricht ablehnen: Die Nachricht wird nicht zugestellt.
  • Anhänge von Nachricht entfernen: Der Anhang wird vor der Übermittlung an den angegebenen Empfänger entfernt.
  • Sichere Übertragung für die ausgehende Zustellung anfordern: Ausgehende Nachrichten erfordern eine sichere Zustellung.

Informationen zu den einzelnen Einstellungen

Einrichtungseinstellungen

Diese Einstellungen betreffen alle Organisationen und können nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert und bearbeitet werden.

  • Webadresse: Ändern Sie die URL der Gmail-Anmeldeseite für Ihre Nutzer.
  • MX-Datensätze: Hier können Sie sich Ihre MX-Datensätze ansehen und auf den Gmail-Einrichtungsassistenten zugreifen.
  • E-Mails hochladen: Gestatten Sie Nutzern, E-Mails und Kontakte aus anderen Webmail- oder POP3-Konten zu importieren.
  • Dienst deinstallieren: Sie können Gmail für Ihre Organisation deaktivieren. Die entsprechenden Richtlinien finden Sie im Artikel Gmail-Dienst deaktivieren.
Zugriffseinstellungen für Endnutzer

Wenn Sie diese Einstellungen auf der Startseite der Admin-Konsole aufrufen möchten, klicken Sie dort auf Apps > G Suite > Gmail-Einstellungen > Endnutzerzugriff.

Spameinstellungen
Compliance-Einstellungen
Weiterleitungseinstellungen

Lesen Sie zuerst unsere Richtlinien und Best Practices für die E-Mail-Weiterleitung und -Zustellung, bevor Sie die Einstellungen konfigurieren. Weitere Informationen zu den Weiterleitungsoptionen finden Sie unten.

Hinweis: Sie können die Steuerelemente auf dem Tab Standardroute verwenden, wir empfehlen aber stattdessen die Nutzung der Einstellung Routing.

Auswirkungen mehrerer Einstellungen auf das Nachrichtenverhalten

Sie können Konfigurationen mit mehreren Einstellungen erstellen. Dies kann sich auf das Nachrichtenverhalten und die Anwendungsweise der Einstellungen auswirken, z. B. darauf, welche Einstellung Vorrang hat.

Durch die Einstellungen kann es bei der Zustellung zu Konflikten kommen. Soll eine Nachricht beispielsweise abgewiesen oder zweifach zugestellt werden? Was im jeweiligen Fall passiert und welche Einstellung Vorrang erhält, hängt von den von Ihnen festgelegten Bedingungen ab.

Allgemeines Verhalten

Wenn Sie mehrere Konfigurationen oder Einstellungen erstellen, hat dies normalerweise keine Auswirkungen auf das Nachrichtenverhalten. In Gmail werden einfach alle Einstellungen angewendet und die Nachricht wird entsprechend behandelt.

In folgenden Fällen kommt es beispielsweise nicht zu Konflikten:

  • Sie erstellen eine Einstellung "Fußzeile anfügen" und eine Einstellung "Inhaltscompliance". Gmail wendet beide Aktionen auf die Nachricht an.

  • Sie richten zwei Konfigurationen mit der Konsequenz "Weitere Empfänger hinzufügen" ein. Alle Empfänger werden hinzugefügt.

Auch bei der Rangfolge der Einstellungen gibt es in der Regel keine Konflikte. Im ersten Beispiel wendet Gmail die Einstellung "Fußzeile anfügen" und die Einstellung "Inhaltscompliance" an, ohne zu prüfen, welche der beiden Einstellungen Vorrang hat.

Wenn verschiedene Einstellungen mehrere, mitunter in Konflikt stehende Konsequenzen haben, ändert sich jedoch in manchen Fällen das Nachrichtenverhalten.

Richtlinien für das Verhalten bei bestimmten Einstellungen

In Konflikt stehende Konsequenzen

Wenn es bei zwei Konsequenzen zu Konflikten kommt, wendet Gmail nur eine der beiden Konsequenzen an. Konsequenzen ohne Konflikte werden normal angewendet.

Zur Veranschaulichung:

  • Eine Einstellung für die Inhaltscompliance mit der Konsequenz "Route ändern", die Nachrichten an host1.com weiterleitet und ihnen einen X-Gm-Spam-Header hinzufügt
  • Eine Einstellung für anstößige Inhalte mit der Konsequenz "Route ändern", die Nachrichten an host2.com weiterleitet und ihnen einen benutzerdefinierten Betreff voranstellt

In diesem Szenario kommt es zu einem Konflikt bei der Konsequenz "Route ändern", weil Gmail nur eine Route auswählen kann. Es wird also nur eine Route ausgewählt und die übrigen Konsequenzen werden normal angewendet, d. h., X-Gm-Spam-Header und benutzerdefinierter Betreff werden hinzugefügt.

Im Allgemeinen werden alle Einstellungen unabhängig voneinander ausgewertet, die Konsequenzen werden zusammengetragen und dann werden etwaige Konflikte gelöst. Die Konsequenz einer Einstellung kann nicht verwendet werden, um die Auslösung einer anderen Einstellung zu beeinflussen.

Zur Veranschaulichung:

  • Durch eine Einstellung für anstößige Inhalte wird der benutzerdefinierte Betreff "Test" vorangestellt.
  • Durch eine Einstellung für die Inhaltscompliance werden alle Nachrichten, deren Betreff "Test" enthält, an host1.com weitergeleitet.

In diesem Szenario wird dem Betreff der Nachricht erst durch die erste Regel das Wort "Test" hinzugefügt. Der Betreff enthält ursprünglich nicht das Wort "Test". Gmail leitet die Nachricht daher nicht weiter.

Mehrere Weiterleitungen oder Änderungen des Empfängers

Ein Konflikt tritt auf, wenn zwei Einstellungen versuchen, die primäre Route oder den Envelope-Empfänger zu ändern. In diesem Fall wird durch folgende Prinzipien geregelt, welche Aktion angewendet wird:

  • Spezifizität: Wenn eine Einstellung spezifischer ist als die andere, erhält sie Vorrang. Lokal angewendete Einstellungen haben beispielsweise Vorrang vor übernommenen Einstellungen. Alle organisationsspezifischen Einstellungen haben Vorrang vor Standardrouting-Einstellungen.
  • Erstellungsdatum: Wenn alle Einstellungen gleich spezifisch sind, haben ältere Einstellungen Vorrang vor neueren. Einstellungen, die sich weiter oben auf der Seite "Erweiterte Einstellungen" in der Admin-Konsole befinden, haben eine höhere Priorität, wenn es zu Konflikten kommt.

Nachricht ablehnen

Führt eine ausgelöste Regel zu einer Ablehnung der Nachricht, wird die Nachricht abgelehnt und es wird keine andere Regel angewendet. Wenn durch mehrere Einstellungen eine Ablehnung mit verschiedenen Ablehnungsantworten ausgelöst wird, wird nur eine dieser Antworten verwendet.

Absenderlisten

Alle Einstellungen können eine Liste zugelassener Absender enthalten, um im Fall einer Übereinstimmung die Aktionen zu umgehen. Absenderlisten können für mehrere Einstellungen genutzt werden. So können Sie beispielsweise für die Spameinstellung eine Liste genehmigter Absender erstellen, um den Spamordner zu umgehen. Dieselbe Liste zugelassener Absender kann auch zur Umgehung der Einstellung "Inhaltscompliance" verwendet werden.

SMTP-Relay

Mit der Einstellung "SMTP-Relay" wird festgelegt, welche E-Mail- und IP-Adressen den Google SMTP-Relay-Dienst verwenden können und ob eine SMTP-Authentifizierung erforderlich ist. Wenn mehrere SMTP-Relay-Einstellungen konfiguriert sind, wird der SMTP-Relay-Dienst

  • die Nachricht akzeptieren, wenn eine der Einstellungen sie zulässt, und
  • die Nachricht ablehnen, wenn keine der Einstellungen sie zulässt.

Ausnahmen beim Vorrang

In einigen Fällen räumt Gmail bestimmten Einstellungskonfigurationen Vorrang ein. In diesem Fall werden beide Konfigurationen angewendet, aber eine davon wird vorrangig behandelt.

Die Reihenfolge hängt davon ab, wo sich die Einstellung in der Struktur der Organisationseinheiten befindet. Die Aktionen in einer untergeordneten Organisation haben hierbei Vorrang. Aktionen in der übergeordneten Organisation haben keinen Vorrang.

Fußzeile hinzufügen

Wenn zwei Einstellungen verschiedene Aktionen des Typs "Fußzeile hinzufügen" zur Folge haben, werden beide Fußzeilen hinzugefügt. Die Reihenfolge der Fußzeilen hängt dabei von der Position der Einstellung in der Organisationsstruktur ab. Die Aktionen in einer untergeordneten Organisation haben hierbei Vorrang vor Aktionen in übergeordneten Organisationen.

Betreff voranstellen

Wenn zwei Einstellungen verschiedene Aktionen des Typs "Betreff voranstellen" zur Folge haben, werden beide Präfixe vorangestellt. Die Reihenfolge der Präfixe hängt dabei von der Position der Einstellung in der Organisationsstruktur ab. Die Aktionen in einer untergeordneten Organisation haben hierbei Vorrang vor Aktionen in übergeordneten Organisationen.

Reihenfolge der Auswertung und der Konsequenzen

Die Auswertung der Nachrichten und die Bestimmung der Konsequenzen erfolgen in dieser Reihenfolge:

  1. Die Nachricht wird individuell im Hinblick auf jede einzelne Richtlinie ausgewertet und alle zutreffenden Konsequenzen werden in einer Liste zusammengetragen.

  2. Die Liste der Konsequenzen wird ausgewertet. Enthält sie Konsequenzen des Typs "Ablehnen", lehnt Gmail die Nachricht ab und ignoriert verbleibende Konsequenzen.

  3. Wenn die Nachricht nicht abgelehnt wird, prüft Gmail die Liste der Konsequenzen auf Konflikte. Gefundene Konflikte werden in einer Liste zusammengetragen. Zu Konflikten kommt es nur in folgenden Fällen:

    • Durch mehrere Konsequenzen wird die primäre Route geändert. Es gibt eine Konsequenz des Typs "Route ändern", die keine Unterkonsequenz einer Einstellung "Weitere Empfänger hinzufügen" ist.

    • Durch mehrere Konsequenzen wird der primäre Envelope-Empfänger geändert. Es gibt eine Konsequenz des Typs "Envelope-Empfänger ändern", die keine Unterkonsequenz einer Einstellung "Weitere Empfänger hinzufügen" ist.

  4. Gmail wertet die Liste der Konflikte aus, um festzustellen, welche der Konsequenzen anzuwenden ist. Dies wird bestimmt anhand der Priorität der Einstellung, die auf folgenden Kriterien beruht:

    • Spezifizität: Lokal angewendete Einstellungen haben Vorrang vor übernommenen Einstellungen. Organisationsspezifische Einstellungen haben Vorrang vor Standardrouting-Einstellungen.

    • Erstellungsdatum: Ältere Einstellungen haben Vorrang vor neueren Einstellungen.  Einstellungen, die sich weiter oben auf der Seite "Erweiterte Einstellungen" in der Admin-Konsole befinden, haben eine höhere Priorität, wenn es zu Konflikten kommt.  Diese Reihenfolge gilt für Regeln innerhalb eines bestimmten Bereichs, z. B. "Routing" oder "Inhaltscompliance".  Es gibt keine klar definierten Regeln bei Konflikten in verschiedenen Bereichen.

      Hinweis: Wenn möglich, sollte das Erstellungsdatum nicht als Entscheidungskriterium für den Umgang mit Konflikten verwendet werden.  Die Regeln sollten idealerweise so erstellt werden, dass sie eigenständig angewendet werden können, ohne dass eine bestimmte Reihenfolge erforderlich ist.

  5. Die so ermittelten Konsequenzen und alle Konsequenzen aus anderen Einstellungen, bei denen es keine Konflikte gibt, werden auf die Nachricht angewendet.

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