Mit den Gmail-Administratoreinstellungen in Google Workspace arbeiten

Als Administrator können Sie erweiterte Gmail-Einstellungen für Ihre Organisation konfigurieren. Sie haben beispielsweise folgende Möglichkeiten: 

• Komplexe Filter einrichten und IP-Adressen auf die Zulassungsliste setzen, die als vertrauenswürdige Absender von E-Mails eingestuft werden können
• Festlegen, wo eingehende Nachrichten zugestellt werden
• E-Mails an eine Catchall-Adresse, einen anderen Server oder zur Archivierung, Filterung und Überwachung weiterleiten
• Nutzern erlauben, ausgehende Nachrichten mit einer anderen Absenderadresse zu versenden

Sie können auch mit Bedingungen verknüpfte Einstellungen erstellen. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, Nachrichten oder Anhänge mit mehr als 20 MB abzulehnen. Oder Nachrichten umzuleiten, die bestimmte Wörter enthalten oder von einer bestimmten Adresse gesendet wurden.

Für wen gelten diese Einstellungen?

Manche Einstellungen, z. B. Adressänderungen für den Zugriff auf Gmail, gelten immer für alle Nutzer. Andere können auf bestimmte Nutzergruppen angewendet werden. Führen Sie dazu die Nutzer in einer Organisationseinheit zusammen.

Weitere Informationen finden Sie in den Hilfeartikeln Funktionsweise der Organisationsstruktur und Diensteinstellungen für verschiedene Nutzer anpassen.

Best Practices für schnelleres Testen von Regeln

Erweiterte Einstellungen und Regeln müssen Sie normalerweise mehrmals ändern und testen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.Wir haben Empfehlungen für Sie zusammengestellt, damit möglichst wenig Zeit dafür nötig ist: Best Practices für schnelleres Testen von Regeln

Vorgehensweise

Abschnitt öffnen  |  Alle minimieren

Einstellungen ändern

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Öffnen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole eine der folgenden Seiten:

   • AppsGoogle WorkspaceGmailCompliance

   • AppsGoogle WorkspaceGmailRouting

   • AppsGoogle Workspace > GmailSpam, Phishing und Malware

3. Optional: Wählen Sie links eine Organisation aus.

4. Konfigurieren Sie die Einstellungen.

5. Klicken Sie unten auf Speichern.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Steuerelemente für Einstellungen

Die folgenden Steuerelemente stehen für Einstellungen zur Verfügung:

• Konfigurieren: Mit diesem Steuerelement können Sie die Einstellung konfigurieren, falls Sie es noch nicht getan haben.
• Ansehen: Mit diesem Steuerelement können Sie die Konfiguration einer übernommenen Einstellung prüfen. Um die Konfiguration einer übernommenen Einstellung zu ändern, klicken Sie auf Weitere hinzufügen.
• Bearbeiten: Mit diesem Steuerelement können Sie die Konfiguration der Einstellung ändern. Die Option ist nur für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
• Deaktivieren oder Aktivieren: Mit diesen Steuerelementen lassen sich Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Das Deaktivieren einer Einstellung wirkt sich nicht auf die dafür konfigurierten Optionen aus. Sie können eine Einstellung beispielsweise vorübergehend deaktivieren, wenn die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen. Dann können Sie sie ändern und wieder aktivieren. Sie können eine Einstellung auch kopieren, deaktivieren, ändern und dann die verschiedenen Ergebnisse vergleichen. Die Option ist für übernommene und für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
• Löschen: Mit diesem Steuerelement können Sie die Einstellung deaktivieren und ihre Konfiguration löschen. Um sie wieder zu aktivieren, klicken Sie auf Konfigurieren. Verwenden Sie dieses Steuerelement beispielsweise dann, wenn Sie die Liste mit den blockierten Absendern löschen und neu konfigurieren möchten. Die Option ist nur für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.
• Weitere hinzufügen: Mit diesem Steuerelement können Sie einer Einstellung weitere Optionen hinzufügen. So könnten Sie beispielsweise eine Regel aufstellen, durch die eine Aktion ausgelöst wird, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Die Option ist für übernommene und für lokal angewendete Einstellungen verfügbar.                    

Mit Bedingungen verknüpfte Aktionen

Für manche Einstellungen, z. B. die folgenden, können Sie mit Bedingungen verknüpfte Aktionen konfigurieren:

• Weitere Empfänger hinzufügen: Die Nachricht wird diesen Empfängern ebenfalls zugestellt.
• Header für X-Gm-Original-To hinzufügen, Header für X-Gm-Spam und X-Gm-Phishy hinzufügen und Benutzerdefinierte Header hinzufügen: Fügen Sie benutzerdefinierte Nachrichten-Header hinzu, die hilfreich sein können. Wenn Ihre Nachrichten beispielsweise an einen Downstreamserver weitergeleitet werden, können Sie diesen Server so konfigurieren, dass er Nachrichten basierend auf den Headern verarbeitet. Ein typischer Anwendungsfall ist die Weiterleitung von Nachrichten, die als Spam markiert sind, in den Spamordner.
• Spamfilter für diese Nachricht umgehen: Nachrichten, die die Bedingungen der Einstellung erfüllen und als Spam identifiziert werden, werden an den angegebenen Empfänger zugestellt.
• Envelope-Empfänger ändern: Der Zielort einer Nachricht wird geändert. Wenn diese Aktion in Verbindung mit Weitere Empfänger hinzufügen verwendet wird, entspricht das der Eingabe einer „Bcc“-Adresse. Wenn nicht, wird die Nachricht weitergeleitet.
• Route ändern: Der Zielort einer Nachricht wird geändert. E-Mails von Nutzern, die E-Mail-Konten von Drittanbietern verwenden, können an einen lokalen Mailserver weitergeleitet werden.
• Benutzerdefinierten Betreff voranstellen: Dem Betreff:-Header wird ein Präfix vorangestellt.
• Nachricht ablehnen: Die Nachricht wird nicht zugestellt.
• Anhänge von Nachricht entfernen: Der Anhang wird vor der Übermittlung an den angegebenen Empfänger entfernt.
• Sichere Übertragung für die ausgehende Zustellung anfordern: Ausgehende Nachrichten erfordern eine sichere Zustellung.

Informationen zu den einzelnen Einstellungen

Abschnitt öffnen  |  Alle minimieren

Einrichtungseinstellungen

Diese Einstellungen betreffen alle Organisationen und können nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert und bearbeitet werden.

• Webadresse: Ändern Sie die URL der Gmail-Anmeldeseite für Ihre Nutzer.
• MX-Einträge: Hier können Sie sich Ihre MX-Einträge ansehen und den Gmail-Einrichtungsassistenten verwenden.
• E-Mails hochladen: Gestatten Sie Nutzern, E-Mails und Kontakte aus anderen Webmail- oder POP3-Konten zu importieren.
• Dienst deinstallieren: Sie können Gmail für Ihre Organisation deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Gmail für Nutzer aktivieren oder deaktivieren.

Einstellungen für Endnutzerzugriff

 Diese Einstellungen befinden sich hier: AppsGoogle WorkspaceGmailEndnutzerzugriff. 

• POP- und IMAP-Zugriff: Sie können IMAP und POP für Nutzer aktivieren oder deaktivieren.
• Google Workspace-Sync: Sie können Google Workspace Sync for Microsoft Outlook aktivieren.
• Automatische Weiterleitung: Sie können verhindern, dass Nutzer eingehende E-Mails automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten, indem Sie die automatische Weiterleitung deaktivieren.
• Zulassungsliste von Bild-URLs für den Proxy: Sie haben die Möglichkeit, eine Zulassungsliste von Bild-URLs für den Proxy zu erstellen und zu verwalten, für die der Proxyschutz umgangen wird. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Chrome-Plug-in „Gmail Offline“: Sie können einstellen, dass Nutzer Gmail offline verwenden dürfen.
• Ausgangsgateways pro Nutzer zulassen: Mit dieser Einstellung erlauben Sie Ihren Nutzern, E-Mails über einen externen SMTP-Server zu senden.
• Warnung bei unbeabsichtigter externer Antwort: Damit können Sie Nutzer warnen, wenn sie auf eine Nachricht mit externen Empfängern antworten, die nicht in ihren Kontakten sind.

Spameinstellungen

• Zulassungsliste für E-Mails: Sie können IP-Adressen in Gmail auf die Zulassungsliste setzen, die als legitime Absender eingestuft wurden. Von diesen IP-Adressen gesendete E-Mails werden nicht als Spam markiert. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Eingangsgateway: Hier können Sie das Gateway für eingehende E-Mails einrichten, über das E-Mails an Gmail weitergeleitet werden. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Spam: Sie können Spamfilter-Einstellungen in Google Workspace anpassen, sodass Sie eine Liste mit E-Mail-Adressen oder Domains haben, von denen Ihre Nutzer vertrauenswürdige E-Mails erhalten. Sie haben auch die Möglichkeit, E-Mail-Quarantänen einzurichten und zu verwalten.
• Blockierte Absender: Bestimmte Absender lassen sich aufgrund der E-Mail-Adresse oder Domain blockieren.

Compliance-Einstellungen

• E-Mails und Chats automatisch löschen: Sie haben die Möglichkeit, die Speicherung von E-Mails und Chatnachrichten zu steuern. Diese Option gilt nur für die oberste Organisationsebene.
• Fußzeile anfügen: Sie können ausgehenden Nachrichten eine Fußzeile anfügen, um z. B. Rechtsvorschriften einzuhalten.
• Inhaltscompliance: Wenn Sie Regeln für die Inhaltscompliance einrichten, können Sie festlegen, wie Nachrichten behandelt werden sollen, die bestimmte Wörter, Wortgruppen, Textmuster oder Zahlenmuster enthalten.
• Umfassender E-Mail-Speicher: Sorgen Sie dafür, dass alle Nachrichten in den Gmail-Postfächern der jeweiligen Nutzer gespeichert werden. Dazu gehören auch Nachrichten, die über Postfächer bei anderen Anbietern oder über SMTP-Relay gesendet oder empfangen wurden. Konfigurieren Sie diese Einstellung, wenn Sie Vault mit einem anderen Postfach als Gmail verwenden. Mit dieser Einstellung können Sie auch festlegen, dass alle gesendeten Nachrichten, einschließlich Kalendereinladungen und Freigabebenachrichtigungen, erfasst werden.
• Zustellung einschränken: Sie können die Nachrichten auf autorisierte Adressen oder Domains einschränken.
• Anstößige Inhalte: Über diese Einstellung lassen sich Regeln für anstößige Inhalte einrichten, die bestimmte Wörter aus von Ihnen erstellten Listen enthalten.
• Anhangscompliance: Hier können Sie Regeln für die Compliance von Anhängen einrichten.
• Compliance für TLS (sichere Übertragung): Sie können festlegen, dass E-Mails für bestimmte Domains oder E-Mail-Adressen über eine sichere Verbindung übertragen werden müssen.

Routingeinstellungen

Lesen Sie zuerst unsere Richtlinien und Best Practices für E-Mail-Routing und -Zustellung, bevor Sie die Einstellungen konfigurieren. Weitere Informationen zu den Weiterleitungsoptionen finden Sie unten.

• Ausgangsgateway: Legen Sie einen Server fest, über den alle Nachrichten aus Ihrer Domain gesendet werden. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Routing: Legen Sie Optionen für E-Mail-Routing und -Zustellung für Ihre Domain fest.
• E-Mail-Weiterleitung mit Adressenzuordnung für Empfänger: Sie können 1:1-Zuordnungen (Aliasse) auf Empfängeradressen von Nachrichten anwenden, die von Ihrer Domain empfangen werden. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Routing beim Eingang: Sie haben die Möglichkeit, die Einstellung "Routing beim Eingang" anzupassen und z. B. eine zweifache oder getrennte Zusendung einzurichten.
• Routing beim Senden: Über die Einstellung "Routing beim Senden" können Sie Zustelloptionen für ausgehende Nachrichten und für den internen Versand einrichten.
• Annahme eingehender E-Mail-Journale in Vault: Hier können Sie Google Vault für Journalnachrichten einrichten und eine E-Mail-Adresse in Ihrer Domain festlegen, über die Microsoft Exchange-Journalnachrichten empfangen werden. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Postfach bei einem anderen Anbieter: Wenn Sie keinen Gmail-Server nutzen, können Sie Nachrichten an Postfächer Ihrer Nutzer bei anderen Anbietern umleiten. Weitere Informationen.  
• SMTP-Relay-Dienst: Wenn Sie Server zum Versenden von E-Mails bei einem anderen Anbieter haben, können Sie mit dieser Einstellung ausgehende E-Mails, die nicht von Gmail kommen, über Google versenden und so z. B. speichern oder weiter filtern. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.
• Alternative sichere Route: Hier können Sie alternative sichere Routen für Drittanbieter-Verschlüsselungsdienste erstellen, wenn eine sichere Übertragung über TLS (Transport Layer Security) erforderlich ist. Diese Option kann nur auf oberster Organisationsebene konfiguriert werden und gilt für alle Organisationen.

Auswirkungen mehrerer Einstellungen auf das Nachrichtenverhalten

Abschnitt öffnen  |  Alle minimieren

Sie können Konfigurationen mit mehreren Einstellungen erstellen. Das wirkt sich auf das Nachrichtenverhalten aus und darauf, wie die Einstellungen angewendet werden.

Durch die Einstellungen kann es bei der Zustellung zu Konflikten kommen. Soll eine Nachricht beispielsweise abgewiesen oder zweifach zugestellt werden? Was im jeweiligen Fall passiert und welche Einstellung Vorrang erhält, hängt von den von Ihnen festgelegten Bedingungen ab.

Allgemeines Verhalten

Wenn Sie mehrere Konfigurationen oder Einstellungen erstellen, hat das normalerweise keine Auswirkungen auf das Nachrichtenverhalten. In Gmail werden einfach alle Einstellungen auf die Nachricht angewendet. Bei der Rangfolge der Einstellungen gibt es in der Regel keine Probleme.

In folgenden Fällen kommt es beispielsweise nicht zu Konflikten:

• Sie erstellen eine Einstellung „Fußzeile anfügen“ und eine Einstellung „Inhaltscompliance“. Beide Aktionen werden in Gmail auf die Nachricht angewendet.

• Sie richten zwei Konfigurationen mit der Konsequenz „Weitere Empfänger hinzufügen“ ein. Alle Empfänger werden in Gmail hinzugefügt.

Wenn verschiedene Einstellungen mehrere Konsequenzen haben, ändert sich jedoch in manchen Fällen das Nachrichtenverhalten. Dadurch kann es zu Konflikten kommen.

Richtlinien für das Verhalten bei bestimmten Einstellungen

In Konflikt stehende Konsequenzen

Wenn es bei zwei Konsequenzen zu Konflikten kommt, wird in Gmail nur eine der beiden angewendet. Konsequenzen ohne Konflikte werden immer angewendet.

Beispiel:

• Eine Einstellung für die Inhaltscompliance mit der Konsequenz „Route ändern“, durch die Nachrichten an host1.com weitergeleitet und ihnen ein Header „X-Gm-Spam“ hinzugefügt wird
• Eine Einstellung für anstößige Inhalte mit der Konsequenz „Route ändern“, durch die Nachrichten an host2.com weitergeleitet und ihnen außerdem ein benutzerdefinierter Betreff vorangestellt wird

In diesem Beispiel kommt es zu einem Konflikt bei der Konsequenz „Route ändern“, weil in Gmail nur eine Route ausgewählt werden kann. Es wird also nur eine Route ausgewählt und die übrigen Konsequenzen ohne Konflikt werden normal angewendet, d. h., der Header „X-Gm-Spam“ und ein benutzerdefinierter Betreff werden hinzugefügt.

Im Allgemeinen werden alle Einstellungen unabhängig voneinander ausgewertet. Die Konsequenzen der Einstellungen werden zusammengetragen und dann werden etwaige Konflikte gelöst. Die Konsequenz einer Einstellung kann nicht zum Auslösen einer anderen Einstellung verwendet werden.

Mehrere Weiterleitungen oder Änderungen des Empfängers

Ein Konflikt tritt auf, wenn zwei Einstellungen versuchen, die primäre Route oder den Envelope-Empfänger zu ändern. Wenn es einen Konflikt gibt, wird in Gmail mit folgenden Kriterien bestimmt, welche Aktion ausgeführt wird:

• Spezifizität: Genauer definierte Einstellungen haben Vorrang. Lokal angewendete Einstellungen haben beispielsweise Vorrang vor übernommenen Einstellungen. Alle organisationsspezifischen Einstellungen haben Vorrang vor Standardrouting-Einstellungen.
• Erstellungsdatum: Wenn Einstellungen in Bezug auf die Spezifizität gleichwertig sind, haben ältere Vorrang vor neueren Einstellungen. 

Nachricht ablehnen

Führt eine ausgelöste Regel zu einer Ablehnung der Nachricht, wird die Nachricht abgelehnt und es wird keine andere Regel angewendet. Wenn durch mehrere Einstellungen eine Ablehnung mit verschiedenen Ablehnungsantworten ausgelöst wird, wird nur eine dieser Antworten verwendet.

Absenderlisten

Alle Einstellungen können eine Liste zugelassener Absender enthalten, um im Fall einer Übereinstimmung die Aktionen zu umgehen. Absenderlisten können für mehrere Einstellungen genutzt werden. So können Sie beispielsweise für die Spameinstellung eine Liste genehmigter Absender erstellen, um den Spamordner zu umgehen. Dieselbe Liste zugelassener Absender kann auch zur Umgehung der Einstellung "Inhaltscompliance" verwendet werden.

SMTP-Relay

Mit der Einstellung „SMTP-Relay“ wird festgelegt, welche E-Mail- und IP-Adressen den Google SMTP-Relay-Dienst verwenden können. Außerdem wird angegeben, ob eine SMTP-Authentifizierung erforderlich ist. Wenn mehrere SMTP-Relay-Einstellungen konfiguriert sind, wird der SMTP-Relay-Dienst:

• die Nachricht akzeptieren, wenn eine der Einstellungen sie zulässt, und
• die Nachricht ablehnen, wenn keine der Einstellungen sie zulässt.

Ausnahmen beim Vorrang

In einigen Fällen wird in Gmail bestimmten Einstellungskonfigurationen Vorrang eingeräumt. Dann werden in Gmail beide Einstellungen angewendet, allerdings nacheinander.

Die Reihenfolge hängt davon ab, wo sich die Einstellung in der Struktur der Organisationseinheiten befindet. Aktionen in einer untergeordneten Organisation haben hierbei Vorrang vor Aktionen in übergeordneten Organisationen.

Fußzeile hinzufügen

Wenn zwei Einstellungen verschiedene Aktionen des Typs „Fußzeile hinzufügen“ zur Folge haben, werden beide Fußzeilen hinzugefügt. Die Reihenfolge der Fußzeilen hängt dabei von der Position der Einstellung in der Organisationsstruktur ab. Einstellungen in einer untergeordneten Organisation haben hierbei Vorrang vor denen in übergeordneten Organisationen.

Betreff voranstellen

Wenn zwei Einstellungen verschiedene Aktionen des Typs „Benutzerdefinierten Betreff voranstellen“ zur Folge haben, werden beide Präfixe hinzugefügt. Die Reihenfolge der Präfixe hängt dabei von der Position der Einstellung in der Organisationsstruktur ab. Einstellungen in einer untergeordneten Organisation haben hierbei Vorrang vor denen in übergeordneten Organisationen.

Reihenfolge der Auswertung und der Konsequenzen

Die Auswertung der Nachrichten und die Bestimmung der Konsequenzen erfolgen in dieser Reihenfolge:

1. Die Nachricht wird individuell im Hinblick auf jede einzelne Richtlinie ausgewertet und alle zutreffenden Konsequenzen werden in einer Liste zusammengetragen.

2. Die Liste der Konsequenzen wird in Gmail ausgewertet. Enthält sie Konsequenzen des Typs „Ablehnen“, wird die Nachricht in Gmail abgelehnt und weitere Konsequenzen werden ignoriert.

3. Wenn die Nachricht nicht abgelehnt wird, wird in Gmail die Liste der Konsequenzen auf Konflikte geprüft. Gefundene Konflikte werden in einer Liste zusammengetragen. Zu Konflikten kommt es nur in folgenden Fällen:

   • Durch mehrere Konsequenzen wird die primäre Route geändert. Es gibt eine Konsequenz des Typs „Route ändern“, die keine Unterkonsequenz einer Einstellung „Weitere Empfänger hinzufügen“ ist.

   • Durch mehrere Konsequenzen wird der primäre Envelope-Empfänger geändert. Es gibt eine Konsequenz des Typs „Envelope-Empfänger ändern“, die keine Unterkonsequenz einer Einstellung „Weitere Empfänger hinzufügen“ ist.

4. Die Liste der Konflikte wird in Gmail ausgewertet, um festzustellen, welche der Konsequenzen anzuwenden ist. Einstellungen werden unter Berücksichtigung dieser Kriterien angewendet:

   • Spezifizität: Lokal angewendete Einstellungen haben Vorrang vor übernommenen Einstellungen. Organisationsspezifische Einstellungen haben Vorrang vor Standardrouting-Einstellungen.

   • Erstellungsdatum: Ältere Einstellungen haben Vorrang vor neueren.  Jede Einstellung, die auf der Seite „Einstellungen“ weiter oben steht, hat im Fall eines Konflikts höhere Priorität.  Diese Rangfolge wird nur auf Regeln angewendet, die sich im selben Bereich „Einstellungen“ befinden, also z. B. im Bereich „Routing“. Es gibt keine klar definierten Regeln bei Konflikten in verschiedenen Bereichen.

     Hinweis: Wir raten davon ab, sich hinsichtlich der Lösung von Konflikten bei Regeln nur auf das Erstellungsdatum zu verlassen.  Idealerweise sollten Regeln so erstellt werden, dass sie unabhängig von bestimmten Rangfolgen sinnvoll sind.

5. Die Konsequenzen werden in Gmail auf die Nachricht angewendet und alle Konsequenzen aus anderen Einstellungen, bei denen es keine Konflikte gibt, ebenso.

Weitere Informationen

• Gmail-Einstellungen für Nutzer verwalten 

 

_{Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.}