總覽:設定及管理 Directory

G Suite、Cloud Identity 和雲端硬碟企業版的 Directory 服務,包括了貴機構使用者的個人資料、Google 群組地址以及您所新增的外部共用聯絡人。Directory 就如同全域位址通訊錄,但所能提供的可不只於聯絡資訊而已。Directory 可讓使用者查看其他人的資料、彼此交流,並瞭解其他人在機構中的職位。Directory 管理員可新增使用者資訊,並控管使用者在聯絡人和其他 Google 服務中瀏覽這類資訊的權限。

如果 Directory 服務為開啟狀態 (預設設定):

  • 使用者在 Gmail、Google 文件和雲端硬碟等 Google 服務中輸入個人和群組的電子郵件地址時,系統會自動完成地址
  • Google 日曆會根據邀請對象的位置和人數,自動建議最適合的會議室 (須設定 Google 日曆)
  • 使用者可在聯絡人和其他 Google 服務中查詢個人資料。舉例來說,當使用者將游標移至或輕觸某人的個人資料相片時,就會開啟個人資料資訊卡。

在初次設定 Directory 或排解問題時,您可以關閉 Directory

1. 設定 Directory

一開始,Directory 所包含的資訊可能只有姓名和電子郵件地址,您可以在使用者個人資料中新增資訊

其他設定方式:

2. 為團隊或群組自訂目錄

根據預設,貴機構的使用者可以查詢其他使用者的個人資料。如要讓貴機構的部分使用者只能查看貴機構一小部分的人員資訊,請為這些使用者指派自訂目錄。

  • 與所有人共用:如果貴機構規模不大,所有使用者都需要彼此聯絡,請選擇這個做法。
  • 共用自訂目錄:您可能會想限制特定機構單位的使用者只能查看某些群組成員的資料,同時允許其他機構單位的使用者查看所有人的資訊。如果貴機構規模較大,您就可以選擇這個做法來限制部分使用者只能存取某些聯絡人的資訊。舉例來說,您可以開放全職員工查看 Directory 中所有聯絡人的資料,但限制實習生只能查看所屬團隊的人員資料。

瞭解如何建立自訂目錄

3. 讓使用者資訊保持在最新狀態

當使用者的個人資料或狀態有所異動時,您可以使用管理控制台、G Suite Admin SDK Directory API 或 Google Cloud Directory Sync 更新 Directory:

4. 訓練貴機構人員使用 Google 聯絡人

您的 Directory 設定會影響使用者能在 Google 聯絡人中查看哪些聯絡人資料。如要讓貴機構的使用者瞭解如何使用 Google 聯絡人,請為使用者提供訓練資源

如果使用者是透過工作或學校專用帳戶使用 Google 聯絡人,可以選擇讓其他使用者代為管理聯絡人

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