Visão geral: configurar e gerenciar o diretório

O diretório do G Suite, do Cloud Identity e do Drive Enterprise contém informações de perfil dos usuários na sua organização, endereços de Grupos do Google e contatos externos compartilhados que você adiciona. Ele é um catálogo de endereços global, mas pode oferecer muito mais do que informações de contato. Essas informações ajudam as pessoas a se encontrarem, se comunicarem e entenderem o papel dos outros membros da organização. Como administrador do diretório, você pode adicionar informações dos usuários e controlar a visibilidade dos usuários nos Contatos e em outros serviços do Google.

Veja o que acontece quando o diretório está ativado (a configuração padrão):

  • Os endereços individuais e de grupos são preenchidos automaticamente conforme os usuários os digitam nos serviços do Google, como Gmail, Documentos Google e Drive.
  • O Agenda sugere salas de reunião com base na localização e no número de convidados (quando esse recurso está configurado no Agenda).
  • Os usuários podem encontrar informações de perfil nos Contatos e em outros serviços do Google. Por exemplo, quando os usuários apontam para ou tocam na foto do perfil de alguém, eles abrem um card ou uma página de informações pessoais.

Você pode desativar o diretório na primeira vez que configurá-lo ou para resolver problemas.

1. Configurar o diretório

O diretório só pode conter nomes e endereços de e-mail. Adicione informações ao perfil de um usuário.

Algumas outras opções de configuração:

2. Personalizar diretórios para equipes ou grupos

Por padrão, as pessoas na sua organização podem encontrar as informações de perfil de todos os membros. Para permitir que alguns usuários encontrem apenas um subconjunto de usuários na sua organização, atribua a eles um diretório personalizado.

  • Compartilhar com todos: escolha esta opção se você fizer parte de uma organização de pequeno porte onde todos os membros precisam se comunicar uns com os outros.
  • Compartilhar um diretório personalizado: você pode permitir que os usuários em uma unidade organizacional encontrem apenas pessoas em determinados grupos e outras unidades organizacionais encontrem todos os usuários. Escolha esta opção se você fizer parte de uma organização de grande porte que quer restringir o acesso a determinados contatos. Por exemplo, você pode permitir que funcionários em tempo integral encontrem todos no diretório, mas permitir que os estagiários encontrem apenas colegas de equipe.

Aprenda a criar diretórios personalizados.

3. Manter as informações dos usuários atualizadas

Use o Admin Console, a API Directory do G Suite Admin SDK ou o Google Cloud Directory Sync para atualizar o diretório quando houver alteração nas informações ou na situação do perfil de uma pessoa:

4. Ensinar as pessoas na sua organização a usar os Contatos

A configuração do diretório afeta quais contatos os usuários podem encontrar nos Contatos. Para ajudar as pessoas na sua organização a usar os Contatos, compartilhe estes recursos de treinamento.

Quando as pessoas usam os Contatos no trabalho ou na escola, elas podem permitir que outros usuários gerenciem os contatos delas.

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