Overzicht: de directory instellen en beheren

De directory voor G Suite, Cloud Identity en Drive Enterprise bevat de profielgegevens van gebruikers in uw organisatie, adressen van Google-discussiegroepen en gedeelde externe contacten die u toevoegt. Het is een algemeen adresboek dat veel meer kan bieden dan alleen contactgegevens. Met deze gegevens vinden mensen elkaar, kunnen ze met elkaar communiceren en begrijpen ze elkaars rol in de organisatie. Als directorybeheerder kunt u gebruikersgegevens toevoegen en de zichtbaarheid van gebruikers bepalen in Contacten en andere Google-services.

Wanneer de directory is ingeschakeld (de standaardinstelling), geldt het volgende:

  • Individuele en groepsadressen worden automatisch aangevuld wanneer gebruikers ze invoeren in Google-services als Gmail, Google Documenten en Drive.
  • Agenda geeft op een slimme manier suggesties voor vergaderruimten gebaseerd op de locatie en het aantal gasten (hiervoor moet Agenda zijn ingesteld).
  • Gebruikers kunnen profielgegevens vinden in Contacten en andere Google-services. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld op iemands profielfoto tikken of er de muisaanwijzer op plaatsen, wordt er een kaart geopend met de gegevens van die persoon.

U kunt de directory uitschakelen wanneer u de directory voor het eerst instelt of om problemen op te lossen.

1. De directory instellen

In het begin bevat de directory wellicht alleen namen en e-mailadressen. Voeg gegevens toe aan het profiel van een gebruiker.

Enkele andere installatieopties:

2. Directory's aanpassen voor teams of groepen

Standaard kunnen mensen in uw organisatie de profielgegevens van alle andere gebruikers vinden. Als u wilt dat sommige gebruikers in uw organisatie slechts een deel van de gebruikers in uw organisatie kunnen vinden, wijst u een custom directory aan ze toe.

  • Iedereen delen: U kunt deze optie kiezen als u een kleine organisatie heeft waar iedereen contact moet kunnen maken met iedereen.
  • Een custom directory delen: U kunt mensen in de ene organisatie-eenheid alleen mensen in bepaalde groepen laten vinden, terwijl mensen in andere organisatie-eenheden iedereen kunnen vinden. Kies deze optie als u een grote organisatie heeft en voor sommige mensen de toegang tot een deel van de contacten wilt beperken. U kunt bijvoorbeeld vaste medewerkers iedereen in de directory laten vinden, maar stagiaires alleen de mensen in hun team laten vinden.

Meer informatie over custom directory's maken.

3. Gebruikersgegevens up-to-date houden

Gebruik de beheerdersconsole, de G Suite Admin SDK Directory API of Google Cloud Directory Sync om de directory te updaten wanneer er wijzigingen zijn in iemands profielgegevens of situatie:

4. De mensen in uw organisatie trainen om Contacten te gebruiken

Hoe u de directory instelt, bepaalt welke contacten gebruikers kunnen vinden in Contacten. Deel deze trainingsbronnen om mensen in uw organisatie te leren hoe ze Contacten kunnen gebruiken.

Wanneer mensen Contacten gebruiken op het werk of op school, kunnen ze andere gebruikers hun contacten laten beheren.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?