概要: ディレクトリの設定と管理

G Suite、Cloud Identity、Drive Enterprise のディレクトリには、管理者が追加した組織内のユーザーのプロフィール情報、Google グループのアドレス、共有の外部連絡先が含まれています。ディレクトリはグローバル アドレス帳ですが、連絡先情報の他にも多くの情報を提供できます。この情報は、ユーザーが互いを確認し、互いにコミュニケーションを取り、組織における互いの役割を理解するのに役立ちます。ディレクトリの管理者は、連絡先やその他の Google サービスにユーザー情報を追加したり、ユーザーの表示を制御したりできます。

ディレクトリが有効になっている場合(デフォルトの設定)は、次のようになります。

  • Gmail、Google ドキュメント、ドライブなどの Google サービスでユーザーが個人やグループのアドレスの入力を開始すると、オートコンプリートされます。
  • カレンダーでは、ゲストのいる場所や人数に基づいて会議室がインテリジェントに提案されます(カレンダーの設定が必要です)。
  • ユーザーは連絡先やその他の Google サービスでプロフィール情報を確認できます。たとえば、他のユーザーのプロフィール写真にカーソルを合わせたりクリックしたりすると、そのユーザーの個人情報カードが開きます。

初めてディレクトリを設定するときやトラブルシューティングを行うときは、ディレクトリを無効にする場合があります。

1. ディレクトリを設定する

最初のディレクトリには名前とメールアドレスしか含まれていない場合があるので、ユーザーのプロフィールに情報を追加します。

その他の設定項目には、次のようなものがあります。

2. チームやグループのディレクトリをカスタマイズする

デフォルトでは組織内のユーザーが他の全ユーザーのプロフィール情報を確認できるように設定されていますが、一部のユーザーに確認できる範囲の制限をかける場合は、該当のユーザーにカスタム ディレクトリを割り当てます。

  • すべてのユーザーの連絡先情報を共有する: 全員とのやり取りがある小規模な組織などで選ばれるオプションです。
  • カスタム ディレクトリを共有する: ある組織部門では特定のグループ内のユーザーのみ、別の組織部門では全ユーザーが表示されるようにしたい場合など、一部のユーザーに対して連絡先の使用を制限する必要がある大規模な組織などで選ばれるオプションです。たとえば、正規従業員にはディレクトリ内の全ユーザーが表示されるようにし、実習生にはチーム内の従業員のみが表示されるように設定できます。

詳しくは、カスタム ディレクトリを作成する方法についてのページをご覧ください。

3. ユーザーの情報を最新の状態に保つ

ユーザーのプロフィール情報や状況が変化したときは、管理コンソール、G Suite Admin SDK Directory API、Google Cloud Directory Sync のいずれかを使用してディレクトリを更新します。

4. 組織内のユーザーに連絡先の使い方を案内する

管理者がどのようにディレクトリを設定したかによって、ユーザーが連絡先で確認できる情報が異なります。組織内のユーザーが連絡先の使い方を把握できるよう、これらのトレーニング リソースをご案内ください。

会社や学校で連絡先を使用する場合は、他のユーザーに連絡先の管理を委任できます。

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