Sebagai administrator Direktori, Anda dapat menyimpan informasi profil untuk pengguna di organisasi Anda, alamat email dan grup, serta kontak eksternal bersama dalam Direktori. Informasi ini membantu pengguna menemukan dan berkomunikasi satu sama lain serta memahami perannya dalam organisasi. Anda dapat menambahkan informasi pengguna dan mengontrol visibilitas pengguna dalam Google Kontak dan layanan Google lainnya.
Jika Direktori diaktifkan (setelan default):
- Alamat individual dan grup akan dilengkapi otomatis saat pengguna memasukkan alamat ke layanan Google seperti Gmail, Google Dokumen, dan Drive
- Kalender secara cerdas menyarankan ruang rapat berdasarkan lokasi dan jumlah tamu (memerlukan penyiapan Kalender)
- Pengguna dapat menemukan informasi profil di Kontak dan layanan Google lainnya. Misalnya, saat pengguna mengarahkan kursor atau mengetuk foto profil seseorang, kartu informasi orang tersebut akan terbuka.
Anda mungkin menonaktifkan Direktori saat pertama kali menyiapkan Direktori, atau untuk memecahkan masalah.
Menyiapkan Direktori
Untuk memulai, Direktori mungkin hanya berisi nama dan alamat email. Menambahkan informasi ke profil pengguna.
Beberapa opsi penyiapan lainnya:
- Menambahkan kolom kustom ke Direktori. Pelajari lebih lanjut
- Mengizinkan pengguna mengubah beberapa atau tidak satupun informasi profil miliknya. Pelajari lebih lanjut
- Menetapkan alamat email (alias, sekunder, domain) yang ditampilkan di Direktori. Pelajari lebih lanjut
- Menambahkan kontak eksternal bersama ke Direktori. Pelajari lebih lanjut
- Mengizinkan aplikasi pihak ketiga mengakses data Direktori. Pelajari lebih lanjut
Menyesuaikan direktori untuk tim atau grup
Secara default, orang di organisasi Anda dapat menemukan informasi profil semua orang lainnya. Agar beberapa pengguna dalam organisasi Anda hanya dapat menemukan sebagian pengguna dalam organisasi, tetapkan pengguna tersebut dalam direktori kustom.
- Berbagi dengan semua pengguna—Anda mungkin memilih opsi ini jika memiliki organisasi kecil di mana semua orang perlu terhubung dengan satu sama lainnya.
- Berbagi direktori yang disesuaikan: Anda mungkin ingin mengizinkan orang dalam satu unit organisasi menemukan orang-orang di grup tertentu saja, sedangkan unit organisasi lain dapat menemukan semua orang. Anda mungkin memilih opsi ini jika memiliki organisasi besar di mana Anda ingin membatasi akses beberapa orang ke beberapa kontak. Misalnya, Anda mungkin mengizinkan karyawan purnawaktu menemukan semua orang di Direktori, tetapi karyawan magang hanya dapat menemukan orang-orang dalam timnya.
Pelajari cara membuat direktori kustom.
Selalu perbarui informasi pengguna
Gunakan konsol Admin, Directory API Admin SDK, atau Google Cloud Directory Sync untuk memperbarui Direktori jika ada perubahan pada informasi profil atau situasi seseorang.
Topik terkait
- Mengganti nama pengguna atau mengubah alamat email pengguna
- Menambahkan informasi ke profil pengguna
- Menyembunyikan pengguna dari Direktori
Melatih orang di organisasi Anda untuk menggunakan Kontak
Cara Anda menyiapkan Direktori memengaruhi kontak mana yang dapat ditemukan pengguna di Kontak. Untuk membantu orang di organisasi Anda mempelajari cara menggunakan Kontak, bagikan referensi pelatihan berikut.
Saat orang menggunakan Kontak untuk kantor atau sekolah, dia dapat mengizinkan pengguna lain mengelola kontak miliknya.
