Présentation : configurer et gérer l'annuaire

Dans G Suite, Cloud Identity et Drive Enterprise, l'annuaire contient les informations de profil des utilisateurs de votre organisation, les adresses des groupes Google et les contacts externes partagés que vous ajoutez. Il prend la forme d'un carnet d'adresses global, mais peut fournir bien plus que de simples coordonnées. Les informations qu'il contient permettent de rechercher d'autres personnes, de communiquer avec elles et de comprendre le rôle de chacun dans l'organisation. En tant qu'administrateur de l'annuaire, vous pouvez ajouter des informations sur les utilisateurs, et contrôler ce qu'ils peuvent voir dans Contacts et les autres services Google.

Lorsque l'annuaire est activé (paramètre par défaut) :

  • les adresses individuelles et de groupe sont complétées automatiquement lorsque les utilisateurs les saisissent dans des services Google tels que Gmail, Google Docs et Drive ;
  • Agenda suggère de manière intelligente les salles de réunion en fonction du lieu et du nombre de participants (configuration d'Agenda requise) ;
  • les utilisateurs peuvent trouver des informations de profil dans Contacts et d'autres services Google. Par exemple, lorsque les utilisateurs appuient ou placent le curseur sur la photo de profil d'une personne, une fiche s'ouvre indiquant les informations de profil de celle-ci.

Vous pouvez désactiver l'annuaire lors de sa configuration initiale ou d'un dépannage.

1. Configurez l'annuaire

Au départ, il est possible que l'annuaire ne contienne que des noms et des adresses e-mail. Consultez l'article Mettre à jour un profil utilisateur

Voici d'autres options de configuration :

2. Personnalisez des annuaires pour des équipes ou des groupes

Par défaut, toutes les informations de profil sont visibles par tous les membres de votre organisation. Pour permettre à certains utilisateurs de rechercher uniquement un sous-ensemble d'utilisateurs de votre organisation, attribuez-leur un annuaire personnalisé.

  • Partager tout le monde : vous pouvez choisir cette option si vous travaillez dans une petite organisation où tout le monde a besoin de se contacter.
  • Partager un annuaire personnalisé : vous pouvez permettre aux personnes d'une unité organisationnelle de rechercher les membres de certains groupes uniquement, et à celles d'autres unités organisationnelles de rechercher tout le monde. Vous pouvez choisir cette option si vous travaillez dans une grande organisation et que vous souhaitez limiter l'accès de certaines personnes à certains contacts. Vous pouvez par exemple permettre aux collaborateurs à temps plein de rechercher tout le monde dans l'annuaire, mais autoriser les stagiaires uniquement à rechercher les membres de leur équipe.

Découvrez comment créer des annuaires personnalisés.

3. Maintenez les informations utilisateur à jour

Lorsque la situation ou les informations de profil d'une personne changent, vous pouvez mettre à jour l'annuaire à l'aide de la console d'administration, de l'API Directory du SDK Admin de G Suite ou de Google Cloud Directory Sync :

4. Apprenez aux membres de l'organisation à utiliser Contacts

La manière dont vous configurez l'annuaire a une incidence sur les contacts que les utilisateurs peuvent rechercher dans Contacts. Pour aider les membres de votre organisation à apprendre à utiliser Contacts, partagez ces ressources de formation.

Lorsque des personnes utilisent Contacts pour le travail ou les études, elles peuvent autoriser un autre utilisateur à accéder à leurs contacts.

Ces informations vous-ont elles été utiles ?
Comment pouvons-nous l'améliorer ?