Introducción: configurar y gestionar el directorio

El directorio de G Suite, Cloud Identity y Drive Enterprise incluye información de perfil de usuarios de tu organización, direcciones de grupos de Google y contactos externos compartidos que hayas añadido. Se trata de una libreta de direcciones global, aunque puede proporcionar mucho más que solo información de contacto. Con los datos del directorio, tus usuarios pueden encontrar otros usuarios, comunicarse con ellos y saber qué funciones tienen en la organización. Como administrador del directorio, puedes añadir información sobre tus usuarios y determinar si otras personas pueden encontrarlos en Contactos o en otros servicios de Google.

Cuando el directorio está activado (opción predeterminada), ocurre lo siguiente:

  • Las direcciones de usuarios y de grupos se autocompletan a medida que los usuarios las van escribiendo en servicios de Google como Gmail, Documentos o Drive.
  • Calendar sugiere salas de reuniones de forma inteligente a partir de la ubicación y el número de invitados, aunque antes hay que configurar Calendar.
  • Los usuarios pueden consultar información de perfil en Contactos y en otros servicios de Google. Por ejemplo, cuando los usuarios tocan o colocan el cursor sobre la foto de perfil de otra persona, se abre una tarjeta con su información personal.

Quizá te interese desactivar el directorio cuando lo configures por primera vez o cuando quieras solucionar algún problema.

1. Configurar el directorio

Al principio, es posible que en el directorio solo haya nombres y direcciones de correo electrónico, pero puedes añadir más información a los perfiles de usuarios.

También tienes estas opciones para configurarlo:

2. Personalizar directorios para equipos o grupos

De manera predeterminada, los miembros de tu organización pueden encontrar la información de perfil del resto de los usuarios. No obstante, si quieres que algunos usuarios solo tengan acceso a determinados perfiles, asígnales un directorio personalizado.

  • Compartir todos los usuarios: recomendamos usar esta opción en las organizaciones pequeñas en las que todos los usuarios necesiten estar en contacto entre ellos.
  • Compartir directorios personalizados: quizá te interese que los miembros de una determinada unidad organizativa solo puedan encontrar usuarios de grupos concretos, pero en cambio, que los del resto de las unidades organizativas tengan acceso a la información de cualquier usuario. Te recomendamos utilizar esta opción si tienes una organización grande y quieres que ciertos usuarios solo tengan acceso a algunos contactos. Por ejemplo, puedes permitir que los empleados a tiempo completo encuentren a cualquier usuario en el directorio, pero dar a los becarios acceso solo a los miembros de su equipo.

Consulta cómo crear directorios personalizados.

3. Mantener actualizada la información de los usuarios

Cuando la información de perfil o la situación de algún usuario cambie, puedes actualizar el directorio con la consola de administración, con la API Directory del SDK de administrador de G Suite o con Google Cloud Directory Sync:

4. Formar a los usuarios en Contactos

Las personas que tus usuarios pueden encontrar en Contactos dependen de cómo hayas configurado el directorio. Comparte con ellos estos recursos de formación para que aprendan a usar Contactos.

Al utilizar Contactos en el trabajo o en un centro educativo, los usuarios pueden dejar que otros gestionen sus contactos.

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