Introducción: configurar y gestionar el directorio

Como administrador del directorio, puedes almacenar en él información de perfil de los usuarios de tu organización, direcciones de grupos y de correo electrónico, así como contactos externos compartidos. Esta información permite que los usuarios se encuentren y se comuniquen entre sí y tengan claros sus roles en la organización. Puedes añadir información sobre los usuarios y controlar su visibilidad en Contactos y en otros servicios de Google.

Cuando el directorio está activado (opción predeterminada), ocurre lo siguiente:

  • Las direcciones de usuarios y de grupos se autocompletan a medida que los usuarios las van escribiendo en servicios de Google como Gmail, Documentos o Drive.
  • Calendar sugiere salas de reuniones de forma inteligente a partir de la ubicación y el número de invitados, aunque antes hay que configurar Calendar.
  • Los usuarios pueden consultar información de perfil en Contactos y en otros servicios de Google. Por ejemplo, cuando los usuarios tocan o colocan el cursor sobre la foto de perfil de otra persona, se abre una tarjeta con su información personal.

Quizá te interese desactivar el directorio cuando lo configures por primera vez o cuando quieras solucionar algún problema.

Configurar el directorio

Al principio, es posible que en el directorio solo haya nombres y direcciones de correo electrónico, pero puedes añadir más información a los perfiles de los usuarios.

También tienes estas opciones de configuración:

  • Añadir campos personalizados al directorio. Más información
  • Permitir que los usuarios cambien solo determinados datos de su información de perfil o no permitirles que cambien nada. Más información
  • Decidir qué direcciones de correo electrónico se muestran en el directorio, ya sean alias, direcciones secundarias o del dominio principal. Más información
  • Añadir contactos externos compartidos al directorio. Más información
  • Permitir que aplicaciones externas accedan a los datos del directorio. Más información

Personalizar directorios para equipos o grupos

De manera predeterminada, los miembros de tu organización pueden encontrar la información de perfil del resto de los usuarios. No obstante, si quieres que algunos usuarios solo tengan acceso a determinados perfiles, asígnales un directorio personalizado.

  • Compartir todos los usuarios: recomendamos usar esta opción en las organizaciones pequeñas en las que todos los usuarios necesiten estar en contacto entre ellos.
  • Compartir directorios personalizados: quizá te interese que los miembros de una determinada unidad organizativa solo puedan encontrar usuarios de grupos concretos, pero en cambio, que los del resto de las unidades organizativas tengan acceso a la información de cualquier usuario. Te recomendamos utilizar esta opción si tienes una organización grande y quieres que ciertos usuarios solo tengan acceso a algunos contactos. Por ejemplo, puedes permitir que los empleados a tiempo completo encuentren a cualquier usuario en el directorio, pero dar a los becarios acceso solo a los miembros de su equipo.

Consulta cómo crear directorios personalizados.

Mantener actualizada la información de los usuarios

Cuando la información de perfil o la situación de algún usuario cambien, puedes actualizar el directorio a través de la consola de administración, la API Directory del SDK de administrador o Google Cloud Directory Sync.

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