Als directorybeheerder kunt u profielgegevens van gebruikers in uw organisatie, e-mail- en groepsadressen, en gedeelde externe contacten opslaan in de directory. Zo kunnen uw gebruikers elkaar vinden en met elkaar communiceren. Ook kunnen ze elkaars rol in de organisatie zien. U kunt gebruikersgegevens toevoegen en de zichtbaarheid van gebruikers beheren in Google Contacten en andere Google-services.
Als de directory is ingeschakeld (de standaardinstelling), geldt het volgende:
- Individuele en groepsadressen worden automatisch aangevuld als gebruikers ze invoeren in Google-services als Gmail, Google Documenten en Drive.
- Agenda geeft op een slimme manier suggesties voor vergaderruimten gebaseerd op de locatie en het aantal gasten (hiervoor moet Agenda zijn ingesteld).
- Gebruikers kunnen profielgegevens vinden in Contacten en andere Google-services. Als gebruikers bijvoorbeeld op iemands profielfoto tikken of er de muisaanwijzer op plaatsen, wordt er een kaart geopend met de gegevens van die persoon.
U kunt de directory uitschakelen wanneer u de directory voor het eerst instelt of om problemen op te lossen.
De directory instellen
In het begin bevat de directory wellicht alleen namen en e-mailadressen. Voeg gegevens toe aan het profiel van een gebruiker.
Enkele andere installatieopties:
- Voeg aangepaste velden toe aan de directory. Meer informatie
- Sta mensen toe een deel van of geen van hun profielgegevens te wijzigen. Meer informatie
- Stel in welke e-mailadressen (alias, secundair, domein) in de directory worden weergegeven. Meer informatie
- Voeg gedeelde externe contacten toe aan de directory. Meer informatie
- Geef apps van derden toegang tot directorygegevens. Meer informatie
Pas directory's aan voor teams of groepen.
Standaard kunnen mensen in uw organisatie de profielgegevens van alle andere gebruikers vinden. Als u wilt dat sommige gebruikers in uw organisatie slechts een deel van de gebruikers in uw organisatie kunnen vinden, wijst u een aangepaste directory aan deze gebruikers toe.
- Iedereen delen: U kunt deze optie kiezen als u een kleine organisatie heeft waar iedereen contact moet kunnen maken met iedereen.
- Een aangepaste directory delen: U kunt mensen in de ene organisatie-eenheid alleen mensen in bepaalde groepen laten vinden, terwijl mensen in andere organisatie-eenheden iedereen kunnen vinden. Kies deze optie als u een grote organisatie heeft en voor sommige mensen de toegang tot een deel van de contacten wilt beperken. U kunt bijvoorbeeld vaste medewerkers iedereen in de directory laten vinden, maar stagiaires alleen de mensen in hun team laten vinden.
Meer informatie over aangepaste directory's maken.
Gebruikersgegevens up-to-date houden
Gebruik de Beheerdersconsole, de Admin SDK Directory API of Google Cloud Directory Sync om de directory te updaten als er wijzigingen zijn in de profielgegevens of situatie van een gebruiker.
Gerelateerde onderwerpen
- De naam of het e-mailadres van een gebruiker wijzigen
- Gegevens toevoegen aan het profiel van een gebruiker
- Een gebruiker verbergen in de directory
De mensen in uw organisatie trainen om Contacten te gebruiken
Hoe u de directory instelt, bepaalt welke contacten gebruikers kunnen vinden in Contacten. Deel deze trainingsbronnen om mensen in uw organisatie te leren hoe ze Contacten kunnen gebruiken.
Als mensen Contacten gebruiken op het werk of op school, kunnen ze andere gebruikers hun contacten laten beheren.