Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; y G Suite Business. Comparar ediciones
Como administrador, puedes permitir que todos los usuarios de tu organización o algunos de ellos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si eres propietario de una empresa, quizás te interese que todos sus miembros puedan crear unidades compartidas para mejorar la colaboración en equipo y evitar que se pierdan datos cuando un empleado deje la organización. Sin embargo, en el caso de un centro educativo, posiblemente quieras que los profesores puedan crear unidades compartidas, pero que los alumnos no puedan hacerlo.
Nota: Aunque la opción para crear unidades compartidas no esté activada para los usuarios de una unidad organizativa, las personas de dentro y fuera de tu empresa o centro educativo podrán seguir añadiendo estos usuarios a sus unidades compartidas.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Opciones para compartir
- Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
- Busca la unidad organizativa Impedir que los usuarios accedan a seleccionada al crear unidades compartidas y elige una opción:
- Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla.
- Si no quieres que los usuarios creen unidades compartidas, marca la casilla.
- (Opcional) Si permites que los usuarios creen unidades compartidas, elige la unidad organizativa en la que se crearán de forma predeterminada. Puedes mover unidades compartidas a otras unidades organizativas más adelante. Esta opción puede ayudarte a monitorizar y gestionar el almacenamiento de tu organización.
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(Opcional) Elige la configuración predeterminada que se aplicará a las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de las unidades compartidas pueden anularlas.
- Si quieres impedir que los usuarios externos accedan a los archivos de unidades compartidas, desmarca la segunda casilla. Los usuarios externos no tendrán acceso, aunque permitas que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este ajuste también impide que los administradores de unidades compartidas puedan añadir usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este ajuste no tendrá efecto porque no puede anular la opción para compartir.
- Si no quieres que los miembros de una unidad compartida concedan permiso para ver, comentar o editar archivos de esa unidad a usuarios que no pertenecen a ella, o que compartan archivos mediante un enlace, desmarca la tercera casilla. Te puede interesar hacerlo en el caso de unidades organizativas que gestionan datos sensibles que no se deben compartir fuera de ella.
- Para evitar que los gestores de contenido compartan carpetas, desmarca la casilla Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas. Te recomendamos que lo hagas si solo quieres que los administradores puedan compartir carpetas.
- Si no quieres que los miembros de una unidad compartida que tengan permiso para ver o comentar puedan descargar, copiar o imprimir archivos de unidades compartidas, desmarca la cuarta casilla. Te recomendamos que lo hagas con unidades organizativas que trabajen con datos o proyectos confidenciales.
Nota: Los archivos y las carpetas de unidades compartidas conservan este ajuste cuando se sacan de unidades compartidas. En el caso de las carpetas, este ajuste no se puede deshacer una vez que el archivo está en Mi unidad. - Para impedir que los miembros de unidades compartidas con acceso de administrador cambien los ajustes predeterminados, desmarca la primera casilla. En la mayoría de los casos, quizá te interese permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración de acceso de una unidad compartida para que puedan colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
Nota: Si cambias estos ajustes más adelante, solo se verán afectadas las unidades compartidas nuevas. Las unidades compartidas que ya tengan conservarán la configuración que tengan. Puedes actualizar las opciones para compartir de las unidades compartidas en la consola de administración.
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Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa secundaria, es posible que tengas la opción de heredar o anular la configuración de su unidad organizativa superior.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
