การผสานข้อมูลประจําตัวและการกรองข้อมูลที่ซ้ำกันออก

Google Workspace Domain Transfer ไม่รองรับการรวมบัญชีผู้ใช้หรือการกรองบัญชีที่ซ้ำกันออก เหตุการณ์นี้อาจเกิดขึ้นได้ระหว่างการควบรวมและการเข้าซื้อกิจการ (M&A) เมื่อผู้ใช้ของบริษัทที่ถูกเข้าซื้อกิจการได้รับการจัดสรรบัญชีที่ 2 ในสภาพแวดล้อม Google Workspace ของบริษัทที่เข้าซื้อ

หากสถานะปลายทางที่ต้องการคือการปรับยอดข้อมูลประจําตัวเพื่อให้ผู้ใช้แต่ละรายมีบัญชี Google Workspace เพียงบัญชีเดียว คุณจะต้องทําขั้นตอนเพิ่มเติมหลังจากกระบวนการโอนเสร็จสิ้นแล้ว

คู่มือการรวมนี้มีไว้สําหรับลูกค้าซึ่งมีผู้ใช้ที่มีบัญชี Google Workspace 2 บัญชี โดยบัญชีหนึ่งอยู่ในสภาพแวดล้อมต้นทางและอีกบัญชีหนึ่งในสภาพแวดล้อมปลายทาง แต่ต้องการรวมบัญชีเหล่านั้นไว้ในปลายทางหลังจากใช้ Domain Transfer

การเตรียมพร้อม

สิ่งสําคัญคือต้องพิจารณาว่าบัญชีใดมีข้อมูลหลักของผู้ใช้ (เช่น อีเมล, กิจกรรมในปฏิทิน, Google ไดรฟ์ และการเข้าถึงแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม) โดยเป็นบัญชีที่ต้องการให้ผู้ใช้ได้ใช้งานหลังจากทําการรวมแล้ว

ในสถานการณ์สมมตินี้ ผู้ใช้ได้ใช้บัญชีเดียวเป็นหลักในการทําธุรกิจในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา หากผู้ใช้มีการใช้ทั้ง 2 บัญชีด้วยวิธีที่แตกต่างกัน และมีข้อมูลใหม่ในทั้ง 2 บัญชีนี้ วิธีนี้อาจใช้ไม่ได้หรือมีผลเพียงบางส่วน

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด

แมปบัญชีผู้ใช้ต้นทางและปลายทาง

สร้างการแมประหว่างบัญชีผู้ใช้ต้นทางและปลายทาง ตัวอย่างเช่น

• [e-mail] > [e-mail]
• [e-mail] > [e-mail]

ค้นหาบัญชีผู้ใช้หลัก

ระบุว่าบัญชีใดเป็นบัญชี "หลัก" สําหรับผู้ใช้ ตัวอย่างวิธีการระบุมีดังนี้

• ทําความเข้าใจลักษณะของ M&A บ่อยครั้งที่มีการจัดสรรบัญชีที่ซ้ำกันเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่างและมีการใช้เป็นครั้งคราวเท่านั้น
• การถามผู้ใช้
• ใช้รายงานผู้ใช้บัญชี Google Workspace เพื่อดูภาพรวมการใช้งานแอปพลิเคชันต่างๆ ดังนี้
  • สถานะบัญชีผู้ใช้
  • พื้นที่เก็บข้อมูล Gmail
  • พื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์
  • พื้นที่เก็บข้อมูลรวม
  • อีเมลทั้งหมด
  • ไฟล์ที่แก้ไข
  • ไฟล์ที่ดู
  • ไดรฟ์ - เวลาที่ใช้งานล่าสุด
• ใช้การค้นหาบันทึกอีเมลของ Google Workspace เพื่อการวิเคราะห์การใช้งานอีเมลอย่างละเอียด (ในช่วง 30 วันที่ผ่านมา)
  • ข้อความที่ส่งเมื่อ 1 ชั่วโมงที่แล้วไปจนถึง 7 วันก่อน หรือในช่วงวันที่ที่คุณระบุภายใน 30 วันที่ผ่านมา
    หมายเหตุ: ผลการค้นหาข้อความที่มีอายุนานกว่า 30 วันจะแสดงเฉพาะรายละเอียดข้อความหลังการส่งมอบเท่านั้น
  • รายละเอียดข้อความหลังการส่งมอบจะไม่มีการจำกัดเวลา และจะได้รับการเก็บรักษาไว้เสมอ
  • ข้อความถึงหรือที่ส่งจากผู้ใช้ Google Workspace ในโดเมนของคุณ
  • ข้อความที่ส่งไปยังกลุ่มใน Google Groups และรายชื่ออีเมลอื่นๆ ที่มีผู้ใช้ Google Workspace ของคุณ
• สําหรับองค์กรที่มีรุ่น Enterprise ให้ใช้ศูนย์ความปลอดภัยเพื่อดูการส่งข้อความ

ตัวเลือกการย้ายข้อมูลสําหรับผู้ดูแลระบบ

ปัจจุบันไม่มีเครื่องมือที่ครอบคลุมวิธีรวมบัญชี Google 2 บัญชีที่ครอบคลุมบริการทั้งหมดของ Google แต่ตัวเลือกในการรวมและย้ายข้อมูลบริการหลักๆ ของ Google นั้นมีหลายอย่าง เช่น Gmail, ไดรฟ์, Google ปฏิทิน และ Google Contacts

นอกจากขั้นตอนด้านล่างนี้แล้ว โปรดคํานึงถึงคําแนะนําต่อไปนี้

• ทดสอบสถานการณ์ของผู้ใช้ทั้งหมดที่ทราบ
• แจ้งแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ใช้ทราบให้ชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงวิธีลงชื่อเข้าใช้ หรือหากต้องการให้ส่งอีเมลจากอีเมลที่ระบุไว้ว่าเป็นชื่อแทนในตอนนี้

หมายเหตุ: สําหรับผู้ใช้ไม่กี่คนและข้อมูลปริมาณน้อย การมอบตัวเลือกแบบบริการตนเองอาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด

ขั้นตอนที่ 1 (ไม่บังคับ) เปลี่ยนชื่อบัญชีปลายทาง

หากมีการพิจารณาว่าบัญชีในสภาพแวดล้อมต้นทางเป็นบัญชี "หลัก" การเปลี่ยนชื่อบัญชีปลายทางจะลดความจําเป็นในการย้ายข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่า [e-mail] และ [e-mail] เป็นของผู้ใช้รายเดียวกัน โดย [e-mail] คือบัญชี "หลัก" ที่มีข้อมูลส่วนใหญ่ หลังจากกระบวนการ Domain Transfer เสร็จสิ้นแล้ว ให้ทำดังนี้

1. เปลี่ยนชื่อ [e-mail] > [e-mail]
2. นํา [e-mail] ออกจากการเป็นชื่อแทนใน [e-mail]
3. เปลี่ยนชื่อ [e-mail] > [e-mail]

หมายเหตุ: ขณะนี้ user1 ลงชื่อเข้าใช้ด้วย [e-mail] แต่ยังคงเก็บ [e-mail] ไว้เป็นชื่อแทนของบัญชีเพื่อส่งและรับอีเมลจากที่อยู่นี้

จุดเฝ้าระวัง

• อ่านบทความผลจากการเปลี่ยนอีเมลของผู้ใช้
• ผู้ใช้ต้องกําหนดค่า Gmail เพื่อส่งอีเมลจากชื่อแทน เมื่อตอบกลับข้อความที่ได้รับก่อนกระบวนการ Domain Transfer เสร็จสิ้น หรือหากชื่อแทนเป็นบัญชีภายนอกหลัก
• หากใช้ SSO กับผู้ให้บริการข้อมูลประจําตัว (IdP) บุคคลที่สามภายนอก เมื่อเปลี่ยนชื่อบัญชีแล้ว ผู้ใช้จะลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลเดิมไม่ได้ เพราะ IdP จะต้องส่งอีเมลใหม่ที่มีคุณสมบัติสมบูรณ์ในตัวเอง หากบัญชีดังกล่าวมีแอปที่เชื่อมต่ออยู่ (SAML หรือ OIDC) คุณอาจต้องเปลี่ยนชื่อบัญชีไปพร้อมกันด้วย

ขั้นตอนที่ 2 โอนข้อมูลระหว่างบัญชี Google Workspace

แต่ละบริการภายใน Google Workspace มีวิธีที่แตกต่างกันในการส่งออกและนําเข้าข้อมูลระหว่างบัญชี Google Workspace 2 บัญชี

โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่บทความในศูนย์ช่วยเหลือนี้

Gmail
ผู้ใช้จะดาวน์โหลดข้อมูล Gmail ของตนเองได้โดยใช้ Google Takeout หากต้องการย้ายข้อมูลอีเมลจากหรือไปที่กล่องจดหมาย Gmail ให้ใช้วิธีดังนี้ บริการย้ายข้อมูล บริการย้ายข้อมูลเป็นผลิตภัณฑ์ที่พร้อมใช้งานในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google และสามารถย้ายข้อมูลอีเมลจากบัญชี Google Workspace หนึ่งไปยังอีกบัญชีได้ ข้อมูลที่ย้ายมาทั้งหมดจะได้รับการคัดลอก ไม่ใช่ดึงออกมาหรือลบออก ดังนั้นผู้ใช้จึงยังสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ในบัญชีต้นทางหลังการย้ายข้อมูล ขอแนะนําให้ใช้เครื่องมือนี้สําหรับการย้ายข้อมูลจำนวนน้อย (ผู้ใช้ 1-100 คน) ต้องเปิด IMAP ภายในบัญชีต้นทางระหว่างการย้ายข้อมูล ต้องปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน (2SV) ภายในบัญชีต้นทางระหว่างการย้ายข้อมูล สคริปต์ที่กําหนดเองที่ใช้ Gmail API สคริปต์ที่กําหนดเองที่ใช้ GAM (เครื่องมือบรรทัดคําสั่ง) Google Workspace Migrate (แนะนําสําหรับการย้ายข้อมูลจํานวนมากที่มีผู้ใช้มากกว่า 1,000 คน) ผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม
ไดรฟ์
ผู้ใช้จะดาวน์โหลดข้อมูลในไดรฟ์ได้โดยใช้ Google Takeout เปลี่ยนการมอบหมายสิทธิ์การเป็นเจ้าของไฟล์ให้กับผู้ใช้รายอื่นในองค์กรเดียวกันโดยใช้วิธีต่อไปนี้ อัปเดตด้วยตัวเอง Drive API - สิทธิ์: อัปเดต GAM - อัปเดต drivefileacl ย้ายข้อมูลจากหรือไปยังไดรฟ์โดยใช้วิธีแบบเป็นโปรแกรมในทั่วทั้งองค์กร ดังนี้ สคริปต์ที่กําหนดเองของ Drive API สคริปต์ที่กําหนดเองของ GAM Google Workspace Migrate (แนะนําสําหรับการย้ายข้อมูลจํานวนมากที่มีผู้ใช้มากกว่า 1,000 คน) ผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม
ปฏิทิน
ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดข้อมูลปฏิทินได้โดยใช้ Google Takeout หรือจะส่งออก Google ปฏิทินก็ได้ ผู้ใช้สามารถโอนปฏิทินของตัวเองให้กับเจ้าของรายอื่นในบัญชี Google Workspace ใหม่ได้ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ Calendar API เพื่อดําเนินการเดียวกันได้แบบเป็นโปรแกรม Google Workspace Migrate (แนะนําสําหรับการย้ายข้อมูลจํานวนมากที่มีผู้ใช้มากกว่า 1,000 คน)
Google Contacts
ผู้ใช้สามารถส่งออกรายชื่อติดต่อเป็นไฟล์ CSV แล้วนําเข้ารายชื่อติดต่อไปยังบัญชีใหม่ได้ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ People API เพื่อดําเนินการเดียวกันได้แบบเป็นโปรแกรม Google Workspace Migrate (แนะนําสําหรับการย้ายข้อมูลจํานวนมากที่มีผู้ใช้มากกว่า 1,000 คน)
Google Sites
เจ้าของเว็บไซต์สามารถคัดลอกเว็บไซต์ของตัวเองไปยังบัญชีใหม่และแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้
Google Analytics
ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนวิธีจัดระเบียบพร็อพเพอร์ตี้ใน Analytics รวมถึงย้ายพร็อพเพอร์ตี้จากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งได้
YouTube
หากช่องเชื่อมต่อกับบัญชีแบรนด์ ผู้ใช้จะเปลี่ยนเจ้าของและผู้จัดการช่องได้

ขั้นตอนที่ 3 ลบบัญชีที่ซ้ำกัน

เมื่อรวมข้อมูลของผู้ใช้ไว้ในบัญชีเดียวแล้ว ให้ลบหรือเก็บ (ตามนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล) บัญชีที่ซ้ำกัน การดําเนินการนี้จะล้างรายการไดเรกทอรีและทำให้ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงบัญชี Google Workspace เดียวเท่านั้น

ตัวเลือกการย้ายข้อมูลสําหรับผู้ใช้

หลังจากตรวจสอบแนวทางที่ดำเนินการโดยผู้ดูแลระบบเพื่อรวมบัญชี Google Workspace 2 รายการที่อยู่ในสภาพแวดล้อมเดียวกันแล้ว ยังมีวิธีอื่นที่ดำเนินการผ่านกิจกรรมการจัดการการเปลี่ยนแปลงซึ่งจะมีความซับซ้อนทางเทคนิคน้อยลง

แนวทางที่ดำเนินการโดยผู้ใช้อาจประกอบไปด้วยสิ่งต่อไปนี้

• สมมติฐาน: ผู้ใช้ยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงทั้งสองบัญชีในระยะเวลาที่กําหนด (เช่น 1 เดือน)
• อีเมล: ผู้ใช้จะส่งต่ออีเมลจากบัญชี "เก่า" ไปยังบัญชี "ใหม่" ได้
• ปฏิทิน: สามารถโอนการเป็นเจ้าของกิจกรรมไปยังบัญชี "ใหม่" ได้
• ไดรฟ์: สามารถโอนการเป็นเจ้าของไฟล์ไปยังบัญชี "ใหม่" ได้

คำแนะนำ

• ควรมีการสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับลําดับเวลาในการรวมบัญชีด้วยตนเองของผู้ใช้
• เมื่อช่วงเวลาดังกล่าวสิ้นสุดลง ผู้ดูแลระบบควรระงับบัญชี "เก่า" เป็นระยะเวลาหนึ่ง (เช่น 3 เดือน) ในกรณีที่ไม่สามารถโอนเนื้อหาที่ผู้ใช้ระบุ

หมายเหตุ: บริการที่ไม่ใช่บริการหลักอาจไม่มีตัวเลือกการโอนการเป็นเจ้าของ ซึ่งอาจส่งผลให้ผู้ใช้ต้องดาวน์โหลดข้อมูลที่จะทำให้เข้าถึงได้ในบัญชี "ใหม่" ผ่านตัวเลือกการนําเข้า

ตัวเลือกการส่งออก

ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ยังเลือกที่จะส่งออกข้อมูล Google ของตัวเองได้อีกด้วย

องค์กร

ผู้ดูแลระบบขั้นสูงจะส่งออกข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรไปยังที่เก็บถาวรของ Google Cloud ได้

ผู้ใช้

ผู้ใช้แต่ละรายสามารถดาวน์โหลดข้อมูล Google โดยใช้ Google Takeout ได้

หมายเหตุ: Google ขอแนะนําให้ผู้ดูแลระบบเปิดใช้ Google Takeout เฉพาะสําหรับบัญชีต้นทางและในช่วงเวลาที่ต้องการรวมข้อมูลเท่านั้น

แหล่งข้อมูล

• การรวมบัญชี
• เมทริกซ์ผลิตภัณฑ์ย้ายข้อมูลของ Google Workspace
• ตัวเลือกในการเก็บรักษาข้อมูลของพนักงานเก่า
• Directory API
• GAM (เครื่องมือบรรทัดคําสั่ง)