Google Workspace Domain Transfer tidak mendukung penggabungan akun pengguna atau penghapusan duplikat akun. Skenario ini dapat terjadi selama penggabungan dan akuisisi (M&A) saat pengguna perusahaan yang diakuisisi diberi akun kedua di lingkungan Google Workspace perusahaan yang mengakuisisi.
Jika status akhir yang diinginkan adalah rekonsiliasi identitas sehingga setiap pengguna hanya memiliki satu akun Google Workspace, langkah tambahan harus dilakukan setelah proses transfer selesai.
Panduan penggabungan ini ditujukan bagi pelanggan dengan pengguna yang memiliki 2 akun Google Workspace, satu di lingkungan sumber dan satu lagi di lingkungan tujuan, serta ingin menggabungkan akun tersebut di tujuan setelah menggunakan Domain Transfer.
Persiapan
Sebaiknya tentukan akun mana yang memiliki data utama pengguna (seperti email, acara kalender, Google Drive, dan akses ke aplikasi pihak ketiga). Ini adalah akun yang kita inginkan agar digunakan pengguna setelah menyelesaikan penggabungan.
Skenario ini mengasumsikan bahwa pengguna utamanya menggunakan satu akun untuk menjalankan bisnis selama 3 bulan terakhir. Jika pengguna telah menggunakan kedua akun dengan cara yang berbeda, dan memiliki data baru di kedua akun tersebut, metode ini mungkin tidak berlaku atau hanya berlaku sebagian.
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
Memetakan akun pengguna sumber dan tujuanBuat peta antara akun pengguna sumber dan tujuan, misalnya:
- penggunaA@example.com > a.pengguna@solarmora.com
- penggunaB@example.com > penggunaB@solarmora.com
Tentukan akun mana yang merupakan akun “utama” untuk pengguna. Beberapa metode untuk menentukan hal ini meliputi:
- Memahami sifat M&A. Sering kali akun duplikat disediakan untuk tujuan tertentu dan hanya digunakan secara sporadis.
- Bertanya kepada pengguna.
- Menggunakan Laporan pengguna akun Google Workspace untuk mendapatkan ringkasan penggunaan berbagai aplikasi, termasuk:
- Status akun pengguna
- Penyimpanan Gmail
- Penyimpanan Drive
- Total penyimpanan
- Total email
- File yang diedit
- File yang dilihat
- Drive - waktu aktif terakhir
- Gunakan Penelusuran Log Email Google Workspace untuk analisis yang mendetail tentang penggunaan email (selama 30 hari terakhir):
- Pesan yang dikirim dari 1 jam yang lalu hingga 7 hari terakhir, atau untuk rentang tanggal yang Anda tetapkan dalam 30 hari terakhir.
Catatan: Hasil penelusuran untuk pesan yang lebih lama dari 30 hari hanya menampilkan detail pesan setelah pengiriman. - Detail pesan setelah pengiriman tidak memiliki batasan waktu dan selalu disimpan.
- Pesan ke atau dari pengguna Google Workspace mana pun di organisasi Anda.
- Pesan yang dikirim ke grup di Google Grup dan milis lain yang berisi pengguna Google Workspace Anda.
- Pesan yang dikirim dari 1 jam yang lalu hingga 7 hari terakhir, atau untuk rentang tanggal yang Anda tetapkan dalam 30 hari terakhir.
- Untuk organisasi dengan edisi Enterprise, gunakan pusat keamanan untuk melihat Pengiriman Pesan.
Opsi migrasi untuk administrator
Tidak ada alat yang menawarkan cara komprehensif untuk menggabungkan 2 Akun Google yang mencakup semua kemungkinan layanan Google. Namun, ada beberapa opsi migrasi dan penggabungan untuk layanan utama Google, seperti Gmail, Drive, Google Kalender, serta Google Kontak.
Selain langkah-langkah yang diuraikan di bawah, berikut adalah beberapa rekomendasi yang perlu diperhatikan:
- Uji semua skenario pengguna yang diketahui.
- Beri tahukan rencana manajemen perubahan yang jelas kepada pengguna, terutama jika ada perubahan dalam cara mereka login atau jika mereka perlu mengirim email dari alamat yang sekarang tercantum sebagai alias.
Catatan: Untuk sejumlah kecil pengguna dan data, memberikan opsi layanan mandiri kepada pengguna mungkin bisa menjadi opsi terbaik.
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
Langkah 1. (Opsional) Ganti nama akun tujuanJika akun lingkungan sumber ditentukan sebagai akun "utama", mengganti nama akun tujuan akan meminimalkan kebutuhan migrasi data.
Misalnya, asumsikan pengguna1@example.com dan pengguna1@solarmora.com adalah milik pengguna yang sama, dan pengguna1@example.com adalah akun “utama” dengan sebagian besar data tersimpan di dalamnya. Setelah proses Domain Transfer selesai:
- Ganti nama pengguna1@solarmora.com > pengguna1-LAMA@solarmora.com
- Hapus pengguna1@solarmora.com sebagai alias di pengguna1-LAMA@solarmora.com
- Ganti nama pengguna1@example.com > pengguna1@solarmora.com
Catatan: pengguna1 sekarang login menggunakan pengguna1@solarmora.com, tetapi masih mempertahankan pengguna1@example.com sebagai alias akun untuk mengirim dan menerima email dari alamat ini.
Watchpoint
- Tinjau artikel Dampak mengubah alamat email pengguna.
- Pengguna harus mengonfigurasi Gmail untuk mengirim email dari alias saat membalas pesan yang diterima sebelum proses Domain Transfer selesai atau jika alias adalah akun eksternal utama mereka.
- Jika menggunakan SSO dengan Penyedia Identitas (IdP) pihak ketiga eksternal, pengguna tidak dapat login menggunakan alamat email miliknya yang lama setelah nama akun diganti - IdP harus mengirim alamat email baru yang sepenuhnya memenuhi syarat. Jika memiliki aplikasi yang terhubung (SAML atau OIDC), nama tersebut mungkin juga perlu diganti pada waktu yang sama.
Setiap layanan dalam Google Workspace memiliki metode yang berbeda untuk mengekspor dan mengimpor data antara 2 akun Google Workspace.
Untuk rincian yang diperluas, lihat artikel Pusat Bantuan ini.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Kalender |
|
| Google Kontak |
|
| Google Sites |
| Pemilik situs dapat menyalin situsnya ke akun baru dan membagikannya kepada pengguna lain. |
| Google Analytics |
| Pengguna dapat mengatur ulang properti mereka di Analytics termasuk memindahkannya dari satu akun ke akun lain. |
| YouTube |
| Jika saluran terhubung ke Akun Bisnis, pengguna dapat mengubah pengelola dan pemilik saluran. |
Setelah data pengguna digabungkan ke satu akun, hapus atau arsipkan (sesuai kebijakan retensi data) akun duplikat. Tindakan ini akan membersihkan listingan direktori dan memastikan pengguna hanya memiliki akses ke satu akun Google Workspace.
Opsi migrasi untuk pengguna
Setelah meninjau pendekatan berbasis administrator untuk menggabungkan 2 akun Google Workspace yang ada dalam lingkungan yang sama, ada pendekatan alternatif melalui aktivitas manajemen perubahan yang dapat menghilangkan kerumitan teknis.
Pendekatan berdasarkan pengguna mungkin terdiri dari hal berikut:
- Asumsi: Pengguna terus memiliki akses ke kedua akun selama periode yang ditentukan (seperti 1 bulan).
- Email: Pengguna dapat meneruskan email dari akun “lama” ke akun “baru”.
- Kalender: Kepemilikan acara dapat ditransfer ke akun “baru”.
- Drive: Kepemilikan file dapat ditransfer ke akun “baru”.
Rekomendasi
- Komunikasi yang jelas mengenai linimasa yang dimiliki pengguna untuk penggabungan mandiri.
- Setelah jangka waktu tersebut selesai, administrator harus menangguhkan akun “lama” selama jangka waktu tertentu (misalnya 3 bulan) jika pengguna mengidentifikasi ada konten yang tidak ditransfer.
Catatan: Layanan non-inti mungkin tidak memiliki opsi kepemilikan transfer. Hal ini mungkin mengharuskan pengguna untuk mendownload data agar tersedia untuk akun “baru” melalui opsi impor.
Opsi ekspor
Administrator dan pengguna juga dapat memilih untuk mengekspor data Google mereka.
Organisasi
Admin Super dapat mengekspor data pengguna organisasi mereka ke arsip Google Cloud.
Pengguna
Setiap pengguna dapat mendownload data Google menggunakan Google Takeout.
Catatan: Google menyarankan agar admin mengaktifkan Google Takeout hanya untuk akun sumber dan hanya untuk waktu yang diperlukan guna menggabungkan data.
