Colocar dados do Google Voice sob a guarda de documentos

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar os tipos de dados do Google Voice para Google Workspace por tempo indeterminado para cumprir as obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas individuais ou a todas as contas de uma unidade organizacional. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.

Se o administrador do Google Workspace remover a licença do Vault de um usuário, a guarda de documentos não vai mais impedir a exclusão dos dados do usuário. Os dados marcados para exclusão podem ser limpos imediatamente, e não é possível restaurar esses dados.Saiba mais em Preservar dados dos usuários.

Informações importantes sobre o Voice e guardas de documentos

Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e Dados do Voice compatíveis com o Vault.

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Dados que podem ser retidos

Cobertos:

• Mensagens de texto
• Mensagens de correio de voz e transcrições
• Registros e gravações de chamada

Não cobertos:

• Dados de voz de um número atribuído a mais de um usuário
• Dados do Google Voice criados antes de 5 de junho de 2019 (GMT-7)
• Dados do Voice para contas com licenças Usuário arquivado

Veja mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.

Os itens cobertos pela guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Os dados do Voice cobertos por uma guarda de documentos continuam visíveis para os usuários, mesmo quando são excluídos por um usuário ou uma regra de retenção.

Definir uma guarda de documentos nos dados do Voice

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos.
3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
   1. Clique em Criar caso.
   2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
   3. Clique em Criar.
4. Clique em Guardas de documentosCriar.
5. Digite um nome exclusivo para a guarda.
6. Clique em Escolher serviço Voice.
7. Clique em Continuar.
8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
   • Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
   • Unidade organizacional: uma unidade organizacional.

     Observação: recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. Não é possível excluir as contas do Google Workspace da sua organização nessa unidade organizacional. Saiba mais

9. Selecione os tipos de dados que serão retidos. Por padrão, todos os tipos de dados compatíveis do Voice são selecionados. Para excluir um tipo, desmarque a caixa.
10. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos nos dados do Voice

Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, mudar do Voice para outro) ou o tipo de escopo (como mudar contas para uma unidade organizacional).

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
3. Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
   1. Clique em Escopo.
   2. Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.

      Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.

      Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.

4. Para alterar os tipos de dados sujeitos à guarda de documentos:
   1. Clique em Escopo.
   2. Marque ou desmarque as caixas ao lado dos tipos de dados.
5. Clique em Salvar.