หากต้องการค้นหาข้อความใน Google Chat ให้ไปที่นี่แทน
Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ดูแลระบบและบุคลากรด้านกฎหมาย ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ต้องตั้งค่าบัญชีของคุณก่อนจึงจะใช้ห้องนิรภัยได้ ใครคือผู้ดูแลระบบของฉัน
เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณสามารถใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาข้อความใน Google Chat ตรวจสอบเนื้อหาของข้อความและผู้เข้าร่วม ดาวน์โหลดไฟล์แนบ และสร้างการส่งออกผลการค้นหาได้
บทความนี้ประกอบด้วย
- สิ่งที่ควรทราบก่อนเริ่มค้นหา
- ตัวอย่างการค้นหาใน Chat
- ค้นหาข้อความ Chat
- ดูตัวอย่างข้อความในผลการค้นหา
สิ่งที่ควรทราบก่อนเริ่มค้นหา
ก่อนค้นหาข้อความ เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบข้อความ Chat ที่ห้องนิรภัยรองรับและคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการค้นหาห้องนิรภัย
รายการที่ค้นหาและส่งออกได้
- ข้อความและไฟล์แนบที่ส่งโดยที่เปิดประวัติไว้
- เนื้อหาของไฟล์แนบที่เป็นข้อความ
- ข้อมูลเมตาของไฟล์แนบ
- ข้อความส่วนตัวที่ผู้ใช้ภายนอกส่งให้ผู้ใช้
- ข้อความที่ผู้ใช้ภายนอกส่งในข้อความกลุ่มและพื้นที่ทำงานขององค์กร
รายการที่ค้นหาหรือส่งออกไม่ได้
- ข้อความที่ส่งโดยที่ปิดประวัติไว้
- ไฟล์ที่ลิงก์
- ข้อความในพื้นที่ใน Chat ภายนอก
- ข้อความที่ดูตัวอย่างแล้ว
การค้นหาตามบัญชี - ค้นหาข้อความที่รับหรือส่งโดยบัญชีที่ระบุหรือบัญชีทั้งหมดในหน่วยขององค์กร โดยค่าเริ่มต้นแล้ว ระบบจะค้นหาเฉพาะข้อความส่วนตัวและข้อความกลุ่มในการสนทนากลุ่มที่สร้างขึ้นก่อนช่วงต้นเดือนธันวาคม 2020 คุณสามารถเลือกรวมข้อความจากพื้นที่ใน Chat ที่บัญชีนั้นเป็นสมาชิกอยู่ก็ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
การค้นหาตามพื้นที่ใน Chat - ค้นหาข้อความในการสนทนากลุ่มที่สร้างขึ้นหลังช่วงต้นเดือนธันวาคม 2020 และพื้นที่ทำงานต่างๆ แต่ไม่สามารถค้นหาในพื้นที่ทำงานทั้งหมดได้ หากต้องการเลือกพื้นที่ทำงานและการสนทนากลุ่ม ให้ป้อนบัญชีของสมาชิกในพื้นที่ทำงาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างข้อความกลุ่มและพื้นที่ทำงาน
คุณสามารถกรองการค้นหาตามวันที่ส่ง เขตเวลา และคําอื่นๆ ได้ เช่น คีย์เวิร์ด ประเภทไฟล์แนบ และประเภทห้องแชท ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโอเปอเรเตอร์การค้นหาของ Chat
ห้องนิรภัยจะจับคู่เงื่อนไขการค้นหากับข้อความแต่ละรายการ โดยจะแสดงเฉพาะข้อความที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหาทั้งหมดเท่านั้น โปรดอ่านรายละเอียดในตัวอย่าง
ไฟล์ที่แชร์ด้วยลิงก์จะค้นหาหรือส่งออกไม่ได้ - เมื่อมีคนแชร์ไฟล์ที่อยู่ในไดรฟ์ไปกับข้อความ Chat จะแทรกลิงก์แทนการแนบสําเนาไฟล์ไปกับข้อความ คุณสามารถค้นหาโดยใช้ URL ของไฟล์ได้ แต่ห้องนิรภัยจะไม่จัดทำดัชนีชื่อหรือเนื้อหาของไฟล์นั้น ซึ่งไฟล์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์เมื่อคุณค้นหาหรือส่งออกข้อความ Chat
ไฟล์ที่แนบกับข้อความจะค้นหาและส่งออกได้ - สําหรับไฟล์ที่แนบกับข้อความ Chat ห้องนิรภัยจะจัดทําดัชนีชื่อไฟล์สําหรับการค้นหาไว้ และยังจัดทําดัชนีเนื้อหาของไฟล์ประเภทข้อความส่วนใหญ่อีกด้วย (เช่น ไฟล์นามสกุล .pdf, .xlsx และ .docx) ไฟล์ดังกล่าวจะปรากฏในผลลัพธ์เมื่อคุณค้นหาและส่งออกข้อความ Chat รวมทั้งอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของ Chat อีกด้วย
คุณสามารถดูตัวอย่างผลการค้นหาได้สูงสุด 1,500 ข้อความในผลการค้นหา รวมถึงข้อความที่ให้ไว้เพื่อดูบริบท ดูรายละเอียดเกี่ยวกับข้อความตามบริบทได้ที่หัวข้อแสดงตัวอย่างข้อความในผลการค้นหาในหน้านี้
สําหรับการค้นหาในบัญชี ห้องนิรภัยจะค้นหาพื้นที่ใน Chat ที่บัญชีที่ค้นหาหรือบัญชีใดๆ ในหน่วยขององค์กรนั้นเป็นสมาชิก หากบัญชีไม่ได้เป็นสมาชิกของพื้นที่ใน Chat แล้ว ห้องนิรภัยจะค้นหาเฉพาะข้อความที่บัญชีนั้นส่งก่อนที่จะออกจากพื้นที่ใน Chat
พื้นที่ใน Chat ภายนอกและผู้ใช้ภายนอก - คุณจะค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ในองค์กรของคุณส่งในพื้นที่ใน Chat ขององค์กรอื่นไม่ได้
แต่คุณสามารถค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ภายนอกส่งในพื้นที่ใน Chat ที่คนในองค์กรของคุณสร้างขึ้นได้
ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราว - คุณสามารถจำกัดการค้นหาเป็นข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้ ซึ่งเป็นข้อความที่เชื่อมโยงกับบัญชีผู้ใช้ที่คงไว้ชั่วคราว ในกรณีนี้ ห้องนิรภัยจะค้นหาข้อความหากผู้ใช้ที่คงไว้ชั่วคราวซึ่งตรงกับพารามิเตอร์การค้นหาเป็นสมาชิก หากผู้ใช้ทุกคนที่คงไว้ชั่วคราวออกจากพื้นที่ใน Chat การค้นหาข้อความที่คงไว้ชั่วคราวจะแสดงผลเฉพาะข้อความที่ส่งก่อนที่ผู้ใช้ที่คงไว้ชั่วคราวคนสุดท้ายออกจากห้อง
หากผู้เข้าร่วมในข้อความส่วนตัวหรือแชทเป็นกลุ่มอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวที่ต่างกัน ผู้เข้าร่วมบางรายอาจเห็นประวัติข้อความได้ในขณะที่คนอื่นๆ ไม่เห็น
เช่น ผู้เข้าร่วมคนที่ 1 อยู่ในหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่จะลบข้อความส่วนตัวออกถาวรหลังจากผ่านไป 7 วัน ผู้เข้าร่วมคนที่ 1 แชทกับผู้เข้าร่วมคนที่ 2 ที่อยู่ในหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาแบบไม่มีกําหนดสําหรับข้อความส่วนตัว ผู้เข้าร่วมคนที่ 1 จะเสียสิทธิ์เข้าถึงข้อความส่วนตัวเมื่อผ่านไป 7 วันหลังจากที่ผู้เข้าร่วมคนที่ 1 ส่งหรือรับข้อความส่วนตัวกับผู้เข้าร่วมคนที่ 2 แต่เนื่องจากระบบจะเก็บรักษาข้อความส่วนตัวของผู้เข้าร่วมคนที่ 2 ไว้แบบไม่มีกำหนด ระบบจึงจะไม่ลบข้อความส่วนตัวออกถาวร และผู้เข้าร่วมคนที่ 2 จะยังคงเข้าถึงข้อความส่วนตัวได้
การค้นหาของห้องนิรภัยซึ่งระบุผู้เข้าร่วม 1 จะไม่แสดงข้อความที่อยู่นอกเกณฑ์ของกฎการเก็บรักษา 7 วันและระยะเวลาเก็บรักษา 30 วันตามมาตรฐานที่กําหนดโดย Chat การค้นหาของห้องนิรภัยที่ระบุผู้เข้าร่วมคนที่ 2 จะแสดงข้อความทั้งหมดที่ยังไม่ได้ลบถาวร
พื้นที่ใน Chat ที่อยู่ในโหมดการย้ายข้อมูลจะไม่ปรากฏในผลการค้นหา เมื่อการย้ายข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ พื้นที่ทำงานจะปรากฏในผลลัพธ์เช่นเดียวกับพื้นที่ทำงานปกติ
ตัวอย่างการค้นหาใน Chat
วิธีการนำข้อความค้นหาไปใช้กับข้อความจากพื้นที่ใน Chatเช่น คุณมีพื้นที่ทำงานที่มีการสนทนาดังต่อไปนี้
Participant 1: hi
Participant 2: hello
เมื่อคุณใช้ข้อความค้นหา ทั้งการค้นหา การแสดงตัวอย่าง และการส่งออกจะประมวลผลข้อความดังต่อไปนี้
| ข้อความค้นหา | วิธีการทำงานของการค้นหา แสดงตัวอย่าง และส่งออกของพื้นที่ใน Chat |
|---|---|
hi |
การค้นหา: แสดงเฉพาะข้อความจากผู้เข้าร่วม 1 เท่านั้นเนื่องจากมีเพียงข้อความนั้นที่ตรงกับข้อความค้นหา การแสดงตัวอย่างและการส่งออก: รวมข้อความของผู้เข้าร่วม 1 และข้อความทั้งหมดในพื้นที่ทำงานหรือชุดข้อความ (สำหรับห้องแชทแบบแยกชุดข้อความ) ที่ส่งเมื่อ 12 ชั่วโมงทั้งก่อนและหลังข้อความของผู้เข้าร่วมดังกล่าว |
hello |
การค้นหา: แสดงเฉพาะข้อความจากผู้เข้าร่วม 2 เท่านั้นเนื่องจากมีเพียงข้อความนั้นที่ตรงกับข้อความค้นหา การแสดงตัวอย่างและการส่งออก: รวมข้อความของผู้เข้าร่วม 2 และข้อความทั้งหมดในพื้นที่ทำงานหรือชุดข้อความ (สำหรับห้องแชทแบบแยกชุดข้อความ) ที่ส่งเมื่อ 12 ชั่วโมงทั้งก่อนและหลังข้อความของผู้เข้าร่วมดังกล่าว |
hi hello |
ไม่แสดงผลการค้นหาหรือส่งออกข้อความเนื่องจากไม่มีข้อความใดที่มีทั้ง 2 ข้อความค้นหา |
hi from:participant1@example.com |
การค้นหา: แสดงเฉพาะข้อความจากผู้เข้าร่วม 1 เนื่องจากมีเพียงข้อความนั้นที่ตรงกับทั้ง 2 ข้อความค้นหา การแสดงตัวอย่างและการส่งออก: รวมข้อความของผู้เข้าร่วม 1 และข้อความทั้งหมดในพื้นที่ทำงานหรือชุดข้อความ (สำหรับห้องแชทแบบแยกชุดข้อความ) ที่ส่งเมื่อ 12 ชั่วโมงทั้งก่อนและหลังข้อความของผู้เข้าร่วมดังกล่าว |
hi from:participant2@example.com |
ไม่แสดงผลการค้นหาหรือส่งออกข้อความเนื่องจากไม่มีข้อความใดที่ตรงกับทั้ง 2 ข้อความค้นหา |
‑hi from:participant1@example.com |
ไม่แสดงผลการค้นหาหรือส่งออกข้อความจากการสนทนาตัวอย่างเนื่องจากไม่มีข้อความใดที่ตรงกับทั้ง 2 ข้อความค้นหา |
‑hi from:participant2@example.com |
การค้นหา: แสดงเฉพาะข้อความจากผู้เข้าร่วม 2 เท่านั้นเนื่องจากมีเพียงข้อความนั้นที่ตรงกับข้อความค้นหา การแสดงตัวอย่างและการส่งออก: รวมข้อความของผู้เข้าร่วม 2 และข้อความทั้งหมดในพื้นที่ทำงานที่ส่งเมื่อ 12 ชั่วโมงทั้งก่อนและหลังข้อความของผู้เข้าร่วมดังกล่าว |
ค้นหาข้อความ Chat
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้ในส่วนกรณี ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานสำหรับโปรเจ็กต์ห้องนิรภัย คุณจะใช้กรณีเพื่อจัดกลุ่มการคงไว้ชั่วคราว การค้นหา และการส่งออกที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันได้ กรณีจะไม่จํากัดข้อมูลที่คุณค้นหาได้ เพราะคุณสามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้จากทุกกรณี
- หากมีกรณีที่ต้องการเรียกใช้คำค้นหา ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิกสร้างกรณี
- ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
- คลิกสร้าง
แท็บค้นหาจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
- เลือก Chat สำหรับบริการ
- เลือกแหล่งข้อมูลที่จะค้นหาดังนี้
- ข้อมูลทั้งหมด - ค้นหาข้อความทั้งหมดในองค์กร
- ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราว - ค้นหาเฉพาะข้อความที่คงไว้ชั่วคราวและเกี่ยวข้องกับกรณีนั้นๆ
- เลือกเอนทิตีที่จะค้นหาดังนี้
- บัญชีที่ระบุ ป้อนอีเมลของบัญชีได้สูงสุด 5,000 รายการ
- หน่วยขององค์กร - ค้นหาบัญชีในหน่วยขององค์กรย่อยที่ต้องการ
- แต่จะค้นหาหน่วยขององค์กรระดับบนสุด (ทั้งองค์กร) ไม่ได้ การเลือกหน่วยนี้จะไม่แสดงผลการค้นหาใดๆ
- หากหน่วยขององค์กรมีหน่วยขององค์กรย่อย ระบบจะค้นหาบัญชีในหน่วยขององค์กรย่อยด้วย
- หากคุณมีโครงสร้างองค์กรขนาดใหญ่ การเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดอาจไม่แสดงผลลัพธ์ใดๆ แต่คุณต้องเลือกหน่วยขององค์กรย่อยที่ต้องการแทน
- หน่วยขององค์กรแต่ละหน่วยต้องมีสมาชิกไม่เกิน 5,000 คน
- พื้นที่ใน Chat - ค้นหาพื้นที่ทำงานอย่างน้อย 1 รายการด้วยวิธีต่อไปนี้
- ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้ป้อนอีเมลของสมาชิกพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการค้นหาอย่างน้อย 1 รายการ
- คลิกค้นหา
- ในรายการพื้นที่ทำงาน ให้เลือกพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการค้นหาแล้วคลิกเพิ่ม
- (ไม่บังคับ) หากค้นหาบัญชีหรือหน่วยขององค์กร ให้คลิกรวมข้อความในพื้นที่ใน Chat
เพื่อรวมข้อความในพื้นที่ทำงานต่างๆ ห้องนิรภัยจะค้นหาพื้นที่ทำงานเฉพาะเมื่อบัญชีที่ค้นหาเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานดังกล่าวเท่านั้น
- (ไม่บังคับ) เลือกเขตเวลา
- (ไม่บังคับ) ป้อนช่วงวันที่ส่ง
หมายเหตุ: หากคุณป้อนวันที่ ห้องนิรภัยจะแสดงผลการสนทนาทั้งหมดที่มีข้อความภายในช่วงวันที่นั้นและที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ ผลลัพธ์อาจประกอบด้วยข้อความที่ตรงกับคำค้นหา แต่เกิดขึ้นนอกช่วงวันที่ที่คุณกำหนด
- หากคุณป้อนวันที่เริ่มต้น ห้องนิรภัยจะแสดงผลข้อความทั้งหมดที่ส่งในหรือหลังวันที่ดังกล่าว
- หากคุณป้อนวันที่สิ้นสุด ห้องนิรภัยจะแสดงผลข้อความทั้งหมดที่ส่งในหรือก่อนวันที่ดังกล่าว
- (ไม่บังคับ) ในส่วนคำ ให้ป้อนข้อความค้นหาอย่างน้อย 1 คำดังนี้
ข้อความค้นหาต้องมีอักขระไม่เกิน 2,000 ตัว
- หากต้องการค้นหาคีย์เวิร์ดอย่างน้อย 1 คำในข้อความ ให้ป้อนคำโดยเติมเครื่องหมายบวก (
+) นำหน้าและคั่นด้วยการเว้นวรรค ตัวอย่างเช่น+โปรเจ็กต์ +เป้าหมาย - หากต้องการค้นหาวลี ให้ใส่คําในเครื่องหมายคําพูดแล้วเติมเครื่องหมายบวก (
+) นำหน้า เช่น+"เป้าหมายโปรเจ็กต์" - หากต้องการค้นหาเฉพาะข้อความส่วนตัว ให้ป้อน
is:dmหากต้องการค้นหาเฉพาะข้อความในพื้นที่ทำงาน ให้ป้อนis:room - หากต้องการค้นหาตามพร็อพเพอร์ตี้บัญชี วันที่ หรือข้อความ ให้ใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา
- หากต้องการค้นหาคีย์เวิร์ดอย่างน้อย 1 คำในข้อความ ให้ป้อนคำโดยเติมเครื่องหมายบวก (
- คลิกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
- ค้นหา เรียกใช้การค้นหาและแสดงผลรายการข้อความที่ตรงกับคำค้นหา
- ส่งออก - ส่งออกผลการค้นหาโดยตรงและข้ามการแสดงตัวอย่างผลการค้นหา ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออก
- หลังจากค้นหาหรือส่งออกเรียบร้อยแล้ว คุณจะดำเนินการต่อไปนี้ได้
- หากต้องการแก้ไขการค้นหา ให้คลิกขยาย
- หากต้องการเปิดดูตัวอย่างข้อความและการสนทนา ให้คลิกข้อความนั้น
- หากต้องการสร้างการส่งออกผลการค้นหา ให้คลิกส่งออก ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- หากต้องการล้างข้อมูลในทุกช่องและเริ่มการค้นหาใหม่ ให้คลิกล้าง
ดูตัวอย่างข้อความในผลการค้นหา
หลังจากเรียกใช้การค้นหาแล้ว คุณสามารถตรวจสอบข้อความที่ตรงกับการค้นหา ดูผู้เข้าร่วม และดาวน์โหลดไฟล์แนบได้
หากต้องการดูตัวอย่างข้อความ ให้คลิกที่ข้อความในรายการผลการค้นหา รายการข้อความจะเปิดขึ้น
ห้องนิรภัยจะแสดงข้อความจากการสนทนาเดียวกันเพื่อมอบบริบทสําหรับข้อความที่ตรงกันใน DM, แชทเป็นกลุ่ม และพื้นที่ทํางานที่มีการแยกชุดข้อความย่อยในบทสนทนา ดังนี้
- ข้อความที่ส่งเมื่อ 12 ชั่วโมงก่อนและ 12 ชั่วโมงหลังจากข้อความที่ตรงกัน
- หากข้อความที่ตรงกันเป็นการตอบกลับในชุดข้อความในพื้นที่ทำงาน ระบบจะคำนวณกรอบเวลาจากข้อความหลัก (ข้อความที่ข้อความที่ตรงกันตอบกลับอยู่) ข้อความหลักทั้งหมดภายในกรอบนั้นจะรวมอยู่ในบริบท รวมถึงการตอบกลับในชุดข้อความของข้อความหลักเหล่านั้น
สําหรับการสนทนาแบบยาว ข้อความ 1,500 รายการแรก (สูงสุด 900 MB เริ่มตั้งแต่ 12 ชั่วโมงก่อนหน้า) จะแสดงในตัวอย่าง แต่การส่งออกผลการค้นหาจะรวมข้อความทั้งหมดที่ตรงกับการค้นหาหรือเป็นการให้บริบท รวมถึงข้อความที่ไม่ได้ปรากฏในตัวอย่าง
ข้อความที่มีไอคอน จะมีไฟล์แนบอย่างน้อย 1 รายการ หากต้องการดาวน์โหลดไฟล์แนบ ให้ดูตัวอย่างข้อความและคลิกดาวน์โหลด