Как искать сообщения в Hangouts Chat с помощью Сейфа

Информация о том, как искать сообщения в самом приложении Hangouts Chat, изложена здесь.

Сообщения в Hangouts Chat можно искать с помощью Сейфа.

Google Сейф предназначен для администраторов и юридического персонала. Чтобы этот сервис можно было использовать, администратор G Suite должен настроить аккаунт. 

Что нужно знать о поиске

При поиске данных следует помнить о перечисленных ниже моментах. С дополнительной информацией можно ознакомиться в разделе часто задаваемых вопросов.

Файлы, к которым предоставлен доступ пользователям Hangouts Chat, могут храниться на Диске

Если пользователь предоставляет доступ к файлам Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм с помощью Hangouts Chat, система вставляет ссылку на документ, а не прикрепляет его копию к сообщению. Поскольку исходный файл хранится на Диске, он не обрабатывается при хранении, поиске или экспорте сообщений чата, а также при установке запретов на их удаление.

Сейф индексирует большинство текстовых файлов другого формата (не Google), прикрепленных непосредственно к сообщению чата (например, с расширениями PDF, XSLX и DOCX). Эти прикрепленные файлы включаются в результаты поиска и экспорта сообщений чата. Также на них распространяются правила хранения и запреты на удаление чата.

В Сейфе доступен предварительный просмотр не более 1000 сообщений одного чата

Из Сейфа можно экспортировать все сообщения, которые отобразятся в результатах поиска, однако предварительный просмотр доступен только для 1000 сообщений. Попробуйте сузить результаты, уточнив поисковой запрос и применив другие фильтры. Так вы сможете посмотреть большее количество сообщений.

В Сейфе можно найти чат, если нужный пользователь отправил в нем хотя бы одно сообщение
В результатах поиска отображаются прямые переписки и чаты, в которых нужный участник отправил хотя бы одно сообщение. Если пользователь только просматривал сообщения в чате, но не отвечал на них, такой чат в результатах поиска показан не будет.
При поиске информации, на удаление которой наложен запрет, в результаты будут включены только те чаты, в которых пользователь с запретом на удаление данных отправил хотя бы одно сообщение.
Если в Сейфе нужно найти данные, для которых установлен запрет на удаление, сообщения чата будут в результатах поиска, только если пользователь с запретом на удаление данных отправил в чате хотя бы одно сообщение.

Как искать сообщения в Hangouts Chat

  1. Создайте папку или нажмите на существующую.
  2. Нажмите Поиск на панели слева.
  3. Выберите тип данных Hangouts Chat.
  4. В разделе Источник выберите один из перечисленных ниже вариантов.
    • Все данные. Поиск по всем данным организации.
    • Информация, на удаление которой наложен запрет. Поиск по всем данным папки, в отношении которых действует запрет на удаление.
    • Необработанные данные. Поиск информации, которая обработана лишь частично.
  5. Выберите способ поиска.
    • Все аккаунты. Поиск во всех аккаунтах пользователей организации. Если в организации используется G Suite Basic, поиск выполняется только в аккаунтах с лицензией на Сейф.
    • Выбранные аккаунты. Поиск в указанных аккаунтах.
    • Организационное подразделение. Поиск по данным определенного организационного подразделения. Все дочерние подразделения будут включены в область поиска.
    • Чат-комнаты. Поиск по данным одной или нескольких чат-комнат.
  6. Если задан вариант Выбранные аккаунты или Организационное подразделение, при необходимости можно установить флажок Включить результаты поиска в чат-комнатах. В этом случае поиск будет выполняться только в тех чат-комнатах, где есть сообщения от пользователей, соответствующих условиям поиска.
  7. Если выбран вариант Чат-комнаты, нажмите Найти чат-комнаты. Чтобы выбрать чат-комнату, сделайте следующее:
    1. В диалоговом окне введите имя участника чат-комнаты и нажмите Далее.
    2. Введите название чат-комнаты и выберите ее. Повторите эти действия, если требуется выбрать другие чат-комнаты.
    3. По окончании нажмите Готово.
  8. При необходимости укажите диапазон дат отправки.
    Примечание. Если вы укажете диапазон дат, Сейф найдет все сообщения, которые были отправлены в этот период и соответствуют условиям поиска. Дополнительно в результаты могут быть включены сообщения, не попадающие в установленные вами временные рамки.
    • Если указать только начальную дату, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным начиная с выбранного дня.
    • Если указать только конечную дату, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным до выбранного дня включительно.
  9. Вы также можете указать часовой пояс, который будет использоваться при поиске данных. Обратите внимание, что в результатах поиска и экспортированных файлах будет указано время стандартного часового пояса (GMT).
  10. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия. В сложных запросах используйте операторы поиска.
  11. Выберите один из следующих параметров:
    • Поиск: будет выполнен поиск.
    • Экспорт: этап просмотра результатов будет пропущен и сразу начнется их экспорт.
  12. При необходимости нажмите на стрелку рядом с кнопкой Поиск. Появится раскрывающееся меню со следующими командами:
    1. Сбросить: форма поиска очистится.
    2. Дублировать форму поиска: под текущей откроется ещё одна форма поиска, в которую уже добавлены выбранные параметры.

Как посмотреть результаты поиска

На странице поиска можно найти следующую информацию:

  • Фрагмент: краткое содержание чата.
  • Владелец: участники прямой переписки или разговора в чат-комнате.
  • Последняя отправка: дата отправки последнего сообщения. Она может измениться, если пользователь отредактировал свое сообщение. Однако удаление сообщений никак не повлияет на эту дату.

Открыв найденное сообщение, вы увидите всю связанную с ним переписку. В результатах поиска будет показано не более 1000 последних сообщений.Посмотреть более ранние сообщения нельзя. Однако во время экспорта учитываются все сообщения, содержащие текст поискового запроса.

Примечание. Сейф позволяет экспортировать только те сообщения, которые содержат текст поискового запроса. Чтобы скачать другие сообщения из Hangouts Chat, вернитесь и измените запрос.

Как экспортировать сообщения

Выполнив поиск, вы можете:

  1. Экспортировать результаты.
  2. Проанализировать экспортированные файлы.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?