Как искать сообщения в Google Chat с помощью Сейфа

Информация о том, как искать сообщения в самом приложении Google Chat, приведена здесь.

Google Сейф предназначен для администраторов и юридического персонала. Чтобы этот сервис можно было использовать, администратор G Suite должен настроить аккаунт. 

В рамках проектов предоставления электронных документов G Suite вы можете с помощью Сейфа искать сообщения в Google Chat, просматривать их содержимое и сведения о пользователях, принимавших участие в переписке, скачивать прикрепленные файлы и экспортировать результаты поиска. Если вам нужно найти сообщения чата в классической версии Hangouts, используйте поиск Gmail.

Что нужно знать о поиске

Ответы на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе можно посмотреть здесь.

Файлы, к которым предоставлен доступ пользователям Chat, могут храниться на Диске

Если пользователь предоставляет доступ к файлам Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм с помощью Google Chat, система вставляет ссылку на документ, а не прикрепляет его копию к сообщению. Поскольку исходный файл хранится на Диске, он не обрабатывается при хранении, поиске или экспорте сообщений чата, а также при установке запретов на их удаление.

Сейф индексирует большинство текстовых файлов другого формата (не Google), прикрепленных непосредственно к сообщению чата (например, с расширениями PDF, XSLX и DOCX). Эти прикрепленные файлы включаются в результаты поиска и экспорта сообщений чата. Также на них распространяются правила хранения и запреты на удаление чата.

В Сейфе доступен предварительный просмотр не более 1000 сообщений одного чата

Из Сейфа можно экспортировать все сообщения, которые отображаются в результатах поиска, однако предварительный просмотр доступен только для 1000 сообщений. Попробуйте сузить результаты, уточнив поисковой запрос и применив другие фильтры. Так вы сможете посмотреть большее количество релевантных сообщений.

В Сейфе можно найти чат определенного пользователя, только если этот пользователь оставил в нем хотя бы одно сообщение и чат-комната принадлежит вашей организации
  • В результатах поиска показываются прямые переписки и чаты, в которых нужный участник отправил хотя бы одно сообщение.
  • Если пользователь только просматривал сообщения в чате, но не отвечал на них, такого чата не будет в результатах поиска.
  • Сейф не поддерживает правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт для сообщений, отправленных сотрудниками в чат-комнатах, принадлежащих другой организации.
  • Вы можете искать и экспортировать сообщения внешних пользователей в чат-комнатах, созданных сотрудниками организации.
При поиске информации, на удаление которой наложен запрет, в результаты будут включены только те чаты, в которых пользователь с запретом на удаление данных оставил хотя бы одно сообщение
Если в Сейфе нужно найти данные, для которых установлен запрет на удаление, сообщения чата будут включены в результаты поиска, только если пользователь с запретом на удаление данных оставил в этом чате хотя бы одно сообщение и чат-комната создана сотрудником вашей организации.
Поиск выполняется только по прямым перепискам, происходившим при включенной истории чата, и сообщениям в чат-комнатах, которые принадлежат вашей организации

С помощью Сейфа можно выполнять поиск только тех сообщений прямой переписки, обмен которыми происходил при включенной истории чата. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю чата, а также предоставлять такую возможность пользователям.

Сообщения чат-комнат, созданных сотрудниками организации, всегда доступны для поиска в Сейфе, однако нельзя выполнять поиск по сообщениям сотрудников в чат-комнатах, которые принадлежат другой организации.

Как искать сообщения в Chat

  1. Создайте папку или нажмите на существующую.
  2. Нажмите Поиск на панели слева.
  3. Выберите тип данных Chat.
  4. В разделе Источник выберите один из перечисленных ниже вариантов.
    • Все данные. Поиск по всем данным организации.
    • Информация, на удаление которой наложен запрет. Поиск по всем данным папки, в отношении которых действует запрет на удаление.
    • Необработанные данные. Поиск информации, которая обработана лишь частично.
  5. Выберите способ поиска.
    • Выбранные аккаунты. Поиск в указанных аккаунтах. 
    • Организационное подразделение. Поиск по данным определенного организационного подразделения. Все дочерние подразделения будут включены в область поиска.
    • Чат-комнаты. Поиск по данным одной или нескольких чат-комнат. 
  6. Если задан вариант Выбранные аккаунты или Организационное подразделение, при необходимости можно установить флажок Включить результаты поиска в чат-комнатах. В этом случае поиск будет выполняться только в тех чат-комнатах, где есть сообщения от пользователей, соответствующих условиям поиска.
  7. Если выбран вариант Чат-комнаты, нажмите Найти чат-комнаты. Чтобы выбрать чат-комнату, сделайте следующее:
    1. В диалоговом окне введите имя участника чат-комнаты и нажмите Далее.
    2. Введите название чат-комнаты и выберите ее. Повторите эти действия, если требуется выбрать другие чат-комнаты.
    3. По окончании нажмите Готово.
  8. При необходимости укажите диапазон дат отправки.
    Примечание. Если вы укажете диапазон дат, Сейф найдет все сообщения, которые были отправлены в этот период и соответствуют условиям поиска. Дополнительно в результаты могут быть включены сообщения, не попадающие в установленные вами временные рамки.
    • Если указать только начальную дату, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным начиная с выбранного дня.
    • Если указать только конечную дату, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным до выбранного дня включительно.
  9. Вы также можете указать часовой пояс, который будет использоваться при поиске данных. Обратите внимание, что в результатах поиска и экспортированных файлах будет указано время стандартного часового пояса (GMT).
  10. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия. В сложных запросах используйте операторы поиска.
  11. Выберите один из следующих параметров:
    • Поиск: будет выполнен поиск.
    • Экспорт: этап просмотра результатов будет пропущен и сразу начнется их экспорт.
  12. При необходимости нажмите на стрелку рядом с кнопкой Поиск. Появится раскрывающееся меню со следующими командами:
    1. Сбросить: форма поиска очистится.
    2. Дублировать форму поиска: под текущей откроется ещё одна форма поиска, в которую уже добавлены выбранные параметры.

Как посмотреть результаты поиска в Chat

На странице поиска можно найти следующую информацию:

  • Фрагмент: краткое содержание чата.
  • Владелец: участники прямой переписки или разговора в чат-комнате.
  • Последняя отправка: дата отправки последнего сообщения. Она может измениться, если пользователь отредактировал свое сообщение. Однако удаление сообщений никак не повлияет на эту дату.

Открыв найденное сообщение, вы увидите всю связанную с ним переписку. В результатах поиска будет показано не более 1000 последних сообщений.Посмотреть более ранние сообщения нельзя. Однако во время экспорта учитываются все сообщения, содержащие текст поискового запроса.

Примечание. Сейф позволяет экспортировать только те сообщения, которые содержат текст поискового запроса. Чтобы скачать другие сообщения из Chat, вернитесь и измените запрос.

Как экспортировать сообщения Chat

Выполнив поиск, вы можете:

  1. Экспортировать результаты.
  2. Проанализировать экспортированные файлы.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?