Информация о том, как искать сообщения в самом приложении Google Chat, приведена здесь.
Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…
В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace в Сейфе вы можете искать сообщения Google Chat, просматривать их содержимое и сведения о пользователях, принимавших участие в переписке, скачивать прикрепленные файлы и экспортировать результаты поиска.
Содержание статьи
- Что нужно знать о поиске
- Примеры поиска в Google Chat
- Как искать сообщения Google Chat
- Как просматривать сообщения в результатах поиска
Что нужно знать о поиске
Прежде чем выполнять поиск по сообщениям, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, какие сообщения Chat поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.
Можно искать и экспортировать:
- сообщения и прикрепленные к ним файлы, отправленные при включенной истории чата;
- прикрепленные файлы с текстовым содержанием;
- метаданные прикрепленных файлов;
- сообщения внешних пользователей в прямых переписках с сотрудниками вашей организации;
- сообщения внешних пользователей в групповых переписках и чат-группах вашей организации.
Нельзя искать и экспортировать:
- сообщения, отправленные при отключенной истории чата;
- файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
- сообщения во внешних чат-группах Google Chat;
- сообщения, прочитанные в режиме предварительного просмотра.
Поиск по аккаунтам. Вы можете искать сообщения, полученные или отправленные определенными пользователями или всеми пользователями в организационном подразделении. По умолчанию в область поиска включаются только прямые и групповые переписки в групповых чатах, созданных до начала декабря 2020 года. При необходимости вы можете включить в поиск сообщения в чат-группах Google Chat, участниками которых были эти пользователи. Подробнее…
Поиск в чат-группах Google Chat. Вы можете искать сообщения в групповых чатах, созданных после начала декабря 2020 года, и чат-группах. Поиск по всем чат-группам недоступен. Чтобы выбрать чат-группу или групповой чат, укажите аккаунт участника. Подробнее о различиях между групповой перепиской и чат-группами…
Вы можете отфильтровать результаты поиска, указав дату отправки, часовой пояс и другие критерии, например ключевые слова, формат прикрепленного файла и тип чат-комнаты. Подробнее об операторах поиска для Google Chat…
Сейф сопоставляет условия поиска с каждым сообщением. В результаты поиска включаются только сообщения, содержащие все условия. Подробнее…
Файлы, которыми пользователи делятся в виде ссылок, недоступны для поиска и экспорта. Если пользователь предоставляет доступ к файлу на Диске в сообщении, Chat добавляет ссылку на этот файл, а не копию самого файла. Вы можете выполнять поиск файла по URL, но Сейф не индексирует его название и содержимое. Такие файлы не включаются в результаты поиска и экспорта сообщений Google Chat.
Файлы, прикрепленные к сообщениям, доступны для поиска и экспорта. Сейф индексирует для поиска названия файлов, которые прикреплены к сообщениям Chat. Также индексируется содержание большинства видов текстовых файлов (например, файлы с расширениями PDF, XLSX и DOCX). Эти файлы включаются в результаты поиска и экспорта сообщений Google Chat. На них также распространяются правила хранения и запреты на удаление данных Chat.
В результатах поиска можно предварительно просматривать до 1500 сообщений, включая сообщения, предоставленные для контекста. Подробная информация о контекстных сообщениях приведена в разделе Как просматривать сообщения в результатах поиска.
При поиске по аккаунтам Сейф ищет сообщения в чат-группах Google Chat, в которые входит нужный аккаунт или любой аккаунт в организационном подразделении. Если пользователь больше не является участником чат-группы Google Chat, поиск выполняется только по сообщениям, отправленным до того момента, когда он покинул ее.
Внешние чат-группы Google Chat и пользователи. Вы не можете выполнять поиск по сообщениям, отправленным сотрудниками вашей организации в чат-группах Google Chat, принадлежащих другой организации.
Вы можете искать сообщения внешних пользователей в чат-группах Google Chat, созданных сотрудниками организации.
Данные с запретом на удаление. При необходимости вы можете выполнить поиск только по данным, для которых установлен запрет на удаление, то есть по сообщениям, связанным с аккаунтом пользователя с запретом на удаление. В этом случае Сейф ищет сообщения, если пользователь с запретом на удаление, отвечающий параметрам поиска, был участником чат-группы. Если все пользователи с запретом на удаление данных покинут чат-группу Google Chat, в результаты будут включены только те сообщения, которые были отправлены до того, как из чата вышел последний из них.
Если на участников прямой или групповой переписки распространяются разные правила хранения и запреты на удаление, некоторые из них смогут просматривать историю сообщений, а некоторые – нет.
Пример. Участник 1 – это пользователь в организационном подразделении, в котором действует правило хранения, предусматривающее безвозвратное удаление прямой переписки через семь дней. Этот пользователь обменивается сообщениями в чате с участником 2, состоящим в организационном подразделении с неограниченным сроком хранения прямых переписок. Через семь дней с момента отправки или получения сообщений в этой прямой переписке участник 1 потеряет доступ к ним. Однако эти сообщения по-прежнему будут доступны участнику 2, так как в его подразделении действует правило с неограниченным сроком хранения.
Если поисковый запрос включает участника 1, Сейф не покажет сообщения, с момента отправки которых прошло 7 дней, в соответствии с правилом хранения, и те, которые хранятся дольше стандартного периода в 30 дней, заданного в Chat. Поисковый запрос, включающий участника 2, вернет все сообщения, которые не были удалены.
Чат-группы Google Chat в режиме переноса не появляются в результатах поиска. После переноса они могут появиться в результатах как обычные чат-группы.
Примеры поиска в Google Chat
Как поисковые запросы применяются к сообщениям в чат-группах Google ChatРассмотрим для примера чат-группу, в которой состоялся такой диалог:
Участник 1: привет
Участник 2: здравствуйте
Если вы используете поисковые запросы, то функции поиска, предварительного просмотра и экспорта будут работать следующим образом:
| Поисковый запрос | Поиск, предварительный просмотр и экспорт чат-групп Google Chat |
|---|---|
привет |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 1, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 1 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
здравствуйте |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 2, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 2 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
привет здравствуйте |
В результатах поиска и экспорта не будет сообщений, потому что ни одно из них не содержит оба поисковых слова. |
привет from:uchastnik1@example.com |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 1, потому что только оно соответствует обоим условиям поиска. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 1 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
привет from:uchastnik2@example.com |
В результатах поиска и экспорта не будет сообщений, потому что ни одно из них не соответствует обоим условиям поиска. |
-привет from:uchastnik1@example.com |
В результатах поиска и экспорта не будет сообщений из примера, потому что ни одно из его сообщений не соответствует обоим условиям поиска. |
-привет from:uchastnik2@example.com |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 2, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 2 и все сообщения в чат-группе, отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
Как искать сообщения Google Chat
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
- Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
- Нажмите Создать папку.
- Введите название и, при необходимости, описание папки.
- Нажмите Создать.
При этом откроется вкладка Поиск.
- Выберите сервис Chat.
- Укажите источник данных для поиска:
- Все данные. Поиск по всем сообщениям в организации.
- Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
- Укажите, данные каких субъектов необходимо искать:
- Выбранные аккаунты. Укажите до 5000 адресов электронной почты.
- Организационное подразделение. Поиск по аккаунтам в указанном организационном подразделении.
- Поиск по организационному подразделению верхнего уровня (всей организации) не поддерживается. Если выбрать его, поиск не даст результатов.
- Если в организационном подразделении есть дочерние структуры, поиск будет выполнен также и в их аккаунтах.
- Если у вас большая организация, то, выбрав родительское организационное подразделение, вы можете не получить результатов. В этом случае выберите дочернее подразделение.
- В каждом организационном подразделении должно быть менее 5000 участников.
- Чат-группы Google Chat. Поиск по данным одной или нескольких чат-групп Google Chat:
- В открывшемся диалоговом окне введите один или несколько адресов электронной почты участников чат-групп, по данным которых нужно выполнить поиск.
- Нажмите Найти.
- В списке чат-групп выберите группы, по которым нужно выполнить поиск, и нажмите Добавить.
- При поиске в аккаунтах или организационном подразделении можно использовать параметр "Включать сообщения из чат-групп Google Chat"
, чтобы поиск выполнялся также по сообщениям в чат-группах. Сейф выполняет поиск только в тех чат-группах, в которые пользователи с выбранными аккаунтами добавлены как участники.
- При необходимости выберите часовой пояс.
- Если нужно, укажите диапазон дат отправки.
Примечание. Если вы укажете диапазон дат, Сейф найдет все сообщения, которые были отправлены в этот период и соответствуют условиям поиска. В результаты могут быть включены сообщения, удовлетворяющие условиям поиска, но не попадающие в установленные вами временные рамки.
- Если указать только начальную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные начиная с выбранного дня.
- Если указать только конечную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные до выбранного дня включительно.
- При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
Длина поискового запроса не должна превышать 2000 знаков.
- Ключевые слова разделяйте пробелами, а в начале каждого ставьте знак плюса (
+). Пример:+проект +задачи. - Для поиска словосочетания его необходимо заключить в кавычки и также использовать
+. Пример:+"задачи проекта". - Для поиска только сообщений прямой переписки используйте оператор
is:dm. Для поиска сообщений, отправленных в чат-группы, используйте операторis:room. - Для поиска по аккаунту, дате или свойствам сообщения используйте операторы поиска.
- Ключевые слова разделяйте пробелами, а в начале каждого ставьте знак плюса (
- Выберите нужное действие:
- Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
- Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
- После завершения поиска или экспорта его результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
- Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
- Чтобы посмотреть сообщение и связанный с ним чат, нажмите на сообщение.
- Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее…
- Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее…
- Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.
Как просматривать сообщения в результатах поиска
В результатах поиска можно посмотреть найденные сообщения и сведения об участниках чатов, а также скачать прикрепленные файлы.
Чтобы посмотреть сообщение, нажмите на него в результатах поиска. Откроется список сообщений.
Чтобы у вас был контекст для сообщений, отвечающих запросу, в прямой переписке, групповых чатах и чат-группах с цепочками, Сейф включает в результаты сообщения из того же чата, как описано в таблице ниже.
- Сообщения, отправленные за 12 часов до и через 12 часов после сообщения, отвечающего запросу.
- Если соответствующее запросу сообщение является ответом в чат-группе, временное окно отсчитывается от момента отправки основного сообщения (того, на которое соответствующее запросу сообщение было ответом). Для контекста в результаты включаются все основные сообщения в этом временном окне, а также ответы на них.
При большом количестве сообщений в чате можно посмотреть только 1500 первых из них (до 900 МБ, отправленных за последние 12 часов), но при экспорте передаются все сообщения, отвечающие условиям поиска или предоставляемые для контекста, в том числе не показанные в результатах из-за этого ограничения.
Значок скрепки означает, что к сообщению прикреплен один или несколько файлов. Чтобы скачать прикрепленный файл, откройте сообщение и нажмите Скачать.