Vault を使用して Google Chat を検索する

Google Chat で Chat のメッセージを検索するには、チャット メッセージを検索するをご覧ください。

Vault は管理者および法務担当者向けです。Vault を使用するには、Google Workspace 管理者がアカウントを設定する必要があります。管理者を確認する

Google Workspace Vault を使用して、電子情報開示のための Google Chat メッセージの検索、メッセージの内容と参加者の確認、添付ファイルのダウンロード、検索結果の書き出しを行うことができます。従来のハングアウトのメッセージは、Gmail で検索してください。

検索に関する注意事項

メッセージを検索する前に、Vault でサポートされる Chat のメッセージVault での検索に関するよくある質問をお読みになることをおすすめします。

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検索されるデータ

対象:

  • 履歴をオンにした状態で送信されたメッセージと添付ファイル
  • テキストベースの添付ファイルのコンテンツ
  • 添付ファイルのメタデータ
  • 外部ユーザーからユーザーに送信された DM
  • 組織のグループ メッセージとスペースの外部ユーザーから送信されたメッセージ

対象外:

  • 履歴をオフにした状態で送信されたメッセージ
  • リンクされたファイル
  • 外部の Chat スペースのメッセージ
  • プレビュー済みのメッセージ
  • 従来のハングアウトのメッセージ(代わりに Gmail の検索を使用)
詳しくは、サポートされているサービスとデータタイプと次のセクションをご確認ください。
Chat メッセージを特定のアカウント、組織部門、または特定のスペースとグループ会話で検索する

アカウントで検索する: 特定のアカウントまたは組織部門内のすべてのアカウントで、送受信されたメッセージを検索します。デフォルトでは、ダイレクト メッセージ(DM)とグループ メッセージ(2020 年 12 月初旬より前に作成されたグループ会話に含まれるもの)のみが検索されます。必要に応じて、Chat スペース(2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ会話ならびにスペース)内のメッセージを含めることもできます。スペースの種類によって、検索結果に含まれるメッセージが決まります。詳細

Chat スペースで検索する: 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ会話ならびにスペース内のメッセージを検索します。すべてのスペースを検索することはできません。スペースとグループ会話を選択するには、そのスペースのメンバーのアカウントを入力します。詳しくは、グループ メッセージとスペースの違いに関する記事をご覧ください。

検索キーワードと検索演算子を使って結果を絞り込む

送信日、タイムゾーンのほか、キーワード、添付ファイルの種類、スペースの種類などを指定して、検索を絞り込むことができます。詳しくは、Chat の検索演算子に関する記事をご覧ください。

Vault で検索キーワードを照合する方法は、メッセージの種類と場所によって異なります。

  • DM、グループ会話、非スレッド形式のスペースのメッセージ - 検索キーワードは個々のメッセージと照合されます。すべての検索キーワードに一致するメッセージのみが返されます。
  • スレッド形式のスペース - 検索キーワードは会話(複数のメッセージ全体)と照合されます。会話に含まれるメッセージによってすべての検索キーワードとの一致が見つかった場合、その会話内のすべてのメッセージが返されます。1 つのメッセージがすべての検索キーワードに一致しなければならないわけではありません。

詳しくは、Chat の検索例をご覧ください。

メッセージに添付されている一部のファイルは検索・書き出しができない

リンクで共有されているファイルは、検索も書き出しもできません。ユーザーがドライブ内に保存されているファイルを Chat のメッセージで共有すると、メッセージにはファイルのコピーが添付されるのではなく、リンクが挿入されます。共有されたファイルはその URL で検索できますが、Vault はファイルのタイトルやコンテンツをインデックスに登録しません。このようなリンクベースの添付ファイルは、Chat メッセージの検索や書き出しの対象となりません。

メッセージに直接添付されたファイルは、検索および書き出しできます。Chat メッセージに直接添付されたファイルは、Vault によってそのファイル名がインデックスに登録され、検索対象になります。また、ほとんどのテキストベースのファイル形式(.pdf、.xlsx、.docx などの拡張子を持つファイル)のコンテンツも Vault によってインデックスに登録されます。Chat メッセージの検索と書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、Chat の保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)が適用されます。

プレビューできるメッセージの数は、1 つの会話につき 1,000 件、または非スレッド形式のスレッドで 1,000 件まで

Vault では検索条件に一致するすべてのメッセージを書き出せますが、プレビューできるメッセージは会話あたり最大 1,000 件、または非スレッド形式のスペースで最多 1,000 件のみです。

Vault で特定のアカウントまたは組織部門に関連付けられたメッセージが検索される方法は、Chat スペースのプロパティによって異なる

アカウントまたは組織部門で検索するときにスペースからの結果を含める場合、Vault から検索結果として返されるメッセージはスペースの種類によって異なります。

  • スレッド形式のスペース - 検索対象の参加者または組織部門内のいずれかのアカウントが 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみ、そのスペース内の会話が返されます。検索対象のアカウントがメッセージを読んだだけで返信していない場合、会話は検索結果に表示されません。
  • 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ会話ならびに非スレッド形式のスペース - 検索対象のアカウントがメッセージを送信していない場合でも、検索対象のアカウントまたは組織部門内のいずれかのアカウントがメンバーとして参加しているすべての非スレッド形式のスペースとグループ会話が検索されます。アカウントがスペースのメンバーではなくなった場合は、退出する前に送信されたメッセージのみが検索されます。
  • 別の組織がオーナーとなっているスペース - 別の組織がオーナーとなっているスペースで組織内のユーザーが送信したメッセージを検索することはできません。
  • スペース内の外部ユーザーからのメッセージ - 組織内のユーザーが作成したスペースで外部ユーザーが送信したメッセージは、検索して書き出すことができます。
保持データの検索では、スペースの種類によって検索対象のメッセージが制御される

検索対象を保持データ記録保持対象のユーザー アカウントに関連付けられているメッセージ)に制限できます。保持データの検索時にスペースから返されるメッセージは、スペースの種類によって異なります。

  • スレッド形式のスペース - 検索パラメータに一致する記録保持対象のユーザーがスペースで 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみ、検索結果でそのスペース内の会話が返されます。
  • 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ会話ならびに非スレッド形式のスペース - 検索パラメータに一致する記録保持対象のユーザーがスペースのメンバーであった場合は、そのユーザーがメッセージを送信していなくても、検索結果でそのスペースからのメッセージが返されます。記録保持対象のユーザー全員がスペースまたはグループ チャットから退出した場合、保持対象ユーザーの最後の 1 人が退出するまでに送信されたメッセージのみが返されます。
保持ルールと記録保持はアカウント ベースの Chat の検索結果には影響しない

DM またはグループ チャットの参加者に異なる保持ルールまたは記録保持が適用されている場合、メッセージの履歴を確認できるユーザーと確認できないユーザーが出てくる可能性があります。ただし、Vault では検索可能なすべてのメッセージが検索されます(検索対象を保持データのみに制限している場合は除きます)。

たとえば、DM を 7 日後にパージする保持ルールが適用される組織部門の参加者 1 と、DM の無期限の保持ルールが適用される組織部門の参加者 2 がチャットするとします。参加者 1 が参加者 2 を相手に DM を送受信して 7 日が経過すると、参加者 1 は参加者 2 とやり取りした DM にアクセスできなくなります。ただし、参加者 2 の DM は無期限に保持されるので、DM はパージされず、参加者 2 は引き続きアクセスできます。

Vault の検索には、メッセージを表示できるアカウントであるかどうかは影響せず、メッセージを検索できるかどうかのみが影響します。このため、参加者 1 の組織部門でメッセージを検索すると、参加者 2 の組織部門で検索する場合と同じメッセージが返されます。

Chat の検索には従来のハングアウトでのグループ会話のほとんどが含まれる

2020 年 12 月初旬より、組織で引き続き従来のハングアウトを有効にしている場合、従来のハングアウトでのグループ会話のほとんどのメッセージは Chat に同期されます。ただし、ユーザーによって削除されたものの Vault で保持されているメッセージは、Chat に同期されません。Vault でアクセスできるすべてのメッセージを検索結果に含まれるようにするには、Gmail で検索してください。

Chat の検索例

検索キーワードが Chat スペース内のメッセージに適用される方法

たとえば、次のやり取りを含むスペースがあるとします。

    participant 1: hi

    participant 2: hello

 

検索キーワードを使用する場合、検索、プレビュー、書き出しではメッセージが次のように処理されます。

検索キーワード スレッド形式のスペース 2020 年 12 月初旬より後に作成された非スレッド形式のスペースならびにグループ会話
hi 会話内のすべてのメッセージが、検索結果、プレビュー(最大 1,000 件のメッセージ)、書き出しに含まれます。

検索: 参加者 1 (participant 1)のメッセージのみが返されます。そのメッセージのみが検索キーワードに一致するためです。

プレビューと書き出し: 参加者 1 のメッセージに加えて、スペース内でそのメッセージの前後 12 時間以内に送信されたすべてのメッセージが含まれます。

hello 会話内のすべてのメッセージが、検索結果、プレビュー(最大 1,000 件のメッセージ)、書き出しに含まれます。

検索: 参加者 2 のメッセージのみが返されます。そのメッセージのみが検索キーワードに一致するためです。

プレビューと書き出し: 参加者 2 のメッセージに加えて、スペース内でそのメッセージの前後 12 時間以内に送信されたすべてのメッセージが含まれます。

hi hello 会話内のすべてのメッセージが、検索結果、プレビュー(最大 1,000 件のメッセージ)、書き出しに含まれます。

1 つで両方の検索キーワードを含むメッセージがないため、検索結果は返されず、書き出しもされません。

hi from:participant1@example.com 会話内のすべてのメッセージが、検索結果、プレビュー(最大 1,000 件のメッセージ)、書き出しに含まれます。

検索: 参加者 1 のメッセージのみが返されます。そのメッセージのみが両方の検索キーワードに一致するためです。

プレビューと書き出し: 参加者 1 のメッセージに加えて、スペース内でそのメッセージの前後 12 時間以内に送信されたすべてのメッセージが含まれます。

hi from:participant2@example.com 会話内のすべてのメッセージが、検索結果、プレビュー(最大 1,000 件のメッセージ)、書き出しに含まれます。 1 つで両方の検索キーワードに一致するメッセージがないため、検索結果は返されず、書き出しもされません。
‑hi from:participant1@example.com 上の例の会話は両方の検索キーワードに一致しないため、検索結果にこの会話のメッセージは返されず、書き出しもされません。 1 つで両方の検索キーワードに一致するメッセージがないため、検索結果に上の例の会話のメッセージは返されず、書き出しもされません。
‑hi from:participant2@example.com 上の例の会話は両方の検索キーワードに一致しないため、検索結果にこの会話のメッセージは返されず、書き出しもされません。

検索: 参加者 2 のメッセージのみが返されます。そのメッセージのみが検索キーワードに一致するためです。

プレビューと書き出し: 参加者 2 のメッセージに加えて、スペース内でそのメッセージの前後 12 時間以内に送信されたすべてのメッセージが含まれます。

Chat メッセージを検索する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックします。Vault プロジェクトのワークスペースである案件のデータを検索します。案件を使用すると、関連する記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、エクスポートをグループ化できます。案件によって検索できるデータが制限されることはありません。どの案件からでも、アクセスが許可されているすべてのデータを検索できます。
  3. 検索クエリを実行する案件が存在する場合はその案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
    1. [作成] をクリックします。
    2. 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
    3. [案件を新規作成] をクリックします。

    [検索] タブが自動的に開きます。

  4. [サービス] で [Chat] を選択します。
  5. 検索するソースデータを選択します。
    • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのメッセージを検索します。
    • [保持データ] - 指定した案件で記録保持の対象となっているデータのみを検索します。
  6. 検索するエンティティを選択します。
    • [特定のアカウント] - アカウントのメールアドレスを入力します(最多 5,000 個まで入力可能)。
    • [組織部門] - 特定の組織部門内の全アカウントを検索します。表示されたダイアログで、組織部門を選択します。

      選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、下位組織部門のアカウントも検索対象になります。

    • [Chat スペース] - スペースを検索します。
      1. 表示されるダイアログで、検索するスペースのメンバーのメールアドレスを入力します(複数可)。
      2. [検索] をクリックします。
      3. スペースのリストで、検索するスペースを選択し、[追加] をクリックします。
  7. (省略可)アカウントまたは組織部門を検索する場合、スペースのメッセージを含めるには、[Chat スペースのメッセージを含める] "" をクリックします。スペースが検索されるのは、検索対象のアカウントがスペースのメンバーである場合のみです。
  8. (省略可)タイムゾーンを選択します。
  9. (省略可)[送信日] に期間を入力します。

    注: 日付を入力すると、指定した検索キーワードに一致するその期間内のメッセージを含むすべての会話が返されます。検索キーワードには一致するが期間外であるメッセージも検索結果に含まれる場合があります。

    • 開始日を入力すると、その日以降に送信されたすべてのメッセージが返されます。
    • 終了日を入力すると、その日以前に送信されたすべてのメッセージが返されます。
  10. (省略可)[キーワード] に検索キーワードを入力します(複数可)。

    検索キーワードは 2,000 文字までで指定します。

    • メッセージ内のキーワードを検索するには、先頭にプラス記号(+)を付け、スペースで区切ります(例: +project +goals)。
    • フレーズを検索するには、語句を引用符で囲み、先頭にプラス記号(+)を付けます(例: +"project goals")。
    • ダイレクト メッセージのみを検索するには、「is:dm」と入力します。スペース内のメッセージのみを検索するには、「is:space」と入力します。
    • アカウント、日付、メッセージのプロパティで検索するには、検索演算子を使用します。
  11. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行し、クエリに一致するメッセージのリストを返します。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。書き出しの詳細に関する記事をご覧ください。
  12. 検索またはエクスポートが完了したら、次の操作を行うことができます。
    • 検索を編集するには、[展開する] をクリックします。
    • メッセージとその会話のプレビューを開くには、メッセージをクリックします。
    • 検索結果を書き出すには、[エクスポート] をクリックします。詳細
    • クエリを保存するには、[保存] をクリックします。詳細
    • すべてのフィールドをクリアして新しい検索を開始するには、[クリア] をクリックします。

検索結果のメッセージをプレビューする

検索を実行した後、クエリに一致したメッセージと該当するチャットの参加者を確認し、添付ファイルをダウンロードできます。

メッセージをプレビューするには、検索結果のリストでメッセージをクリックします。メッセージのリストが表示されます。

  • "" の付いたメッセージには添付ファイルがあります。添付ファイルをダウンロードするには、[ダウンロード] をクリックします。
  • DM ならびに 2020 年 12 月初旬より前に作成されたグループ会話の場合、プレビューと書き出しには、一致したメッセージと同じ日の午前 12 時 00 分以降に送信されたメッセージが含まれます。
  • スレッド形式のスペースの場合、プレビューではメッセージが含まれている会話全体を確認できますが、Vault から書き出されるのは検索に一致するメッセージのみです。
  • 非スレッド形式のスペースならびに 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ会話の場合、プレビューと書き出しには、一致したメッセージの前後 12 時間以内に送信されたメッセージが含まれます。
  • 長い会話の場合、プレビューには最新の 1,000 件のメッセージのみが含まれます。ただし、検索結果の書き出しには、プレビューに含まれていないものも含め、クエリに一致するメッセージおよびその前後に送信されたメッセージのすべてが含まれます。
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