Menggunakan Vault untuk menelusuri Google Chat

Untuk menelusuri pesan Google Chat di Chat, buka di sini.

Google Vault ditujukan bagi administrator dan staf legal. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace harus menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan Vault untuk menelusuri pesan Google Chat, meninjau isi pesan dan peserta, mendownload lampiran, serta mengekspor hasil penelusuran. 

Dalam artikel ini 

• Yang harus diketahui sebelum melakukan penelusuran
• Contoh penelusuran Chat
• Menelusuri pesan chat
• Melihat pratinjau pesan di hasil penelusuran

Yang harus diketahui sebelum melakukan penelusuran

Sebelum menelusuri pesan, sebaiknya Anda meninjau Pesan Chat yang didukung di Vault dan FAQ Penelusuran Vault.

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Data yang dapat ditelusuri dan diekspor

Ditelusuri dan diekspor:

• Pesan dan lampirannya yang dikirim dengan setelan histori aktif
• Konten lampiran berbasis teks
• Metadata lampiran
• DM (pesan langsung) yang dikirim oleh pengguna eksternal kepada pengguna Anda
• Pesan yang dikirim oleh pengguna eksternal dalam ruang dan pesan grup organisasi Anda

Tidak ditelusuri atau diekspor:

• Pesan yang dikirim saat setelan histori nonaktif
• File yang ditautkan
• Pesan di ruang Chat eksternal
• Pesan yang dipratinjau

Untuk mengetahui detailnya, lihat Layanan dan jenis data yang didukung serta bagian berikut.

(Diperbarui) Menelusuri pesan Chat menurut akun tertentu, unit organisasi, atau ruang dan percakapan grup tertentu

Penelusuran menurut akun: Menelusuri pesan yang dikirim atau diterima oleh akun tertentu atau semua akun di unit organisasi. Secara default, hanya pesan langsung (DM) dan pesan grup (dalam percakapan grup yang dibuat sebelum awal Desember 2020) yang ditelusuri. Anda juga dapat menyertakan pesan dalam ruang Chat tempat akun menjadi anggota. Pelajari lebih lanjut

Penelusuran menurut ruang chat: Menelusuri pesan dalam ruang dan percakapan grup yang dibuat setelah awal Desember 2020. Anda tidak dapat melakukan penelusuran di seluruh ruang Chat. Untuk memilih ruang dan percakapan grup, Anda harus memasukkan akun anggota ruang. Pelajari perbedaan antara pesan grup dan ruang lebih lanjut.

(Diperbarui) Gunakan istilah penelusuran untuk memfilter hasil

Anda dapat memfilter penelusuran menurut tanggal pengiriman, zona waktu, dan istilah lainnya seperti kata kunci, jenis lampiran, dan jenis ruang. Pelajari operator penelusuran Chat lebih lanjut.

Vault akan mencocokkan kondisi penelusuran dengan setiap pesan. Hanya pesan yang cocok dengan semua kondisi penelusuran yang ditampilkan. Untuk mengetahui detailnya, lihat contoh.

Beberapa file yang dilampirkan ke pesan tidak dapat ditelusuri atau diekspor

File yang dibagikan dengan link tidak akan ditelusuri atau diekspor—Saat seseorang berbagi file yang tersimpan di Drive dalam pesan, Chat akan menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Anda dapat menelusuri menurut URL file, tetapi Vault tidak mengindeks judul atau konten file. Lampiran berbasis link ini tidak disertakan saat Anda menelusuri atau mengekspor pesan Chat.

File yang langsung dilampirkan ke pesan akan ditelusuri dan diekspor—Untuk file yang langsung dilampirkan ke pesan Chat, Vault akan mengindeks nama file untuk penelusuran. Vault juga mengindeks konten sebagian besar jenis file berbasis teks (misalnya, file dengan ekstensi .pdf, .xlsx, dan .docx). Lampiran file tersebut disertakan saat Anda menelusuri dan mengekspor pesan Chat. Selain itu, lampiran tersebut juga dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan Chat.

Melihat pratinjau maksimum 1.500 pesan

Anda dapat melihat pratinjau hingga 1.500 pesan di hasil penelusuran, termasuk pesan yang disediakan untuk konteks. Untuk mengetahui detail terkait pesan kontekstual, baca Melihat pratinjau pesan di hasil penelusuran di halaman ini.

(Diperbarui) Vault menelusuri ruang chat berdasarkan keanggotaan

Untuk penelusuran menurut akun, Vault menelusuri ruang Chat tempat akun yang ditelusuri, atau akun apa pun di unit organisasi, merupakan anggotanya. Jika akun tidak lagi menjadi anggota ruang Chat, Vault hanya akan menelusuri pesan yang dikirim sebelum pemilik akun meninggalkan ruang.

Ruang Chat dan pengguna eksternal—Anda tidak dapat menelusuri pesan yang dikirim oleh pengguna dalam organisasi Anda di ruang Chat milik organisasi lain.

Anda dapat menelusuri pesan yang dikirim oleh pengguna eksternal dalam ruang Chat yang dibuat oleh seseorang di organisasi Anda.

Data yang dibekukan—Anda dapat membatasi penelusuran berdasarkan data yang dibekukan, yaitu pesan yang terkait dengan akun pengguna yang dibekukan. Dalam kasus ini, Vault akan menelusuri pesan jika pengguna yang dibekukan yang cocok dengan parameter penelusuran Anda adalah anggota. Jika semua pengguna yang dibekukan keluar dari ruang Chat, penelusuran untuk pesan yang dibekukan hanya akan menampilkan pesan yang dikirimkan sebelum pengguna terakhir yang dibekukan meninggalkan ruang.

(Diperbarui) Vault dapat menelusuri pesan Chat yang tidak terlihat oleh beberapa pengguna

Jika peserta dalam DM atau chat grup tunduk pada aturan retensi atau pembekuan yang berbeda, beberapa peserta mungkin dapat meninjau histori pesan, sementara peserta lain tidak dapat melakukannya. 

Misalnya, peserta 1 berada dalam unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi yang menghapus permanen DM setelah 7 hari. Peserta 1 melakukan chat dengan peserta 2, yang berada di unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi tidak terbatas untuk DM. Tujuh hari setelah peserta 1 bertukar DM dengan peserta 2, peserta 1 akan kehilangan akses ke DM. Namun, karena DM peserta 2 dipertahankan tanpa batas, DM tersebut tidak akan dihapus permanen dan peserta 2 masih dapat mengaksesnya.

Penelusuran Vault yang menetapkan peserta 1 tidak akan menampilkan pesan di luar aturan retensi 7 hari miliknya dan periode retensi data standar 30 hari yang ditetapkan oleh Chat. Penelusuran Vault yang menetapkan peserta 2 akan menampilkan semua pesan yang belum dihapus permanen.

Contoh penelusuran Chat

Cara istilah penelusuran diterapkan untuk pesan di ruang Chat

Misalnya, Anda memiliki ruang yang berisi percakapan berikut:

    Peserta 1: hai

    Peserta 2: halo

 

Jika Anda menggunakan istilah penelusuran, penelusuran, pratinjau, dan ekspor memproses pesan sebagai berikut:

Istilah penelusuran	Perilaku penelusuran, pratinjau, dan ekspor ruang Chat
hai	Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 1 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 1 dan semua pesan dalam ruang atau rangkaian pesan (untuk ruang berangkai) yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya.
halo	Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 2 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 2 dan semua pesan dalam ruang atau rangkaian pesan (untuk ruang berangkai) yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya.
hai halo	Tidak ada pesan yang ditampilkan atau diekspor karena tidak ada pesan yang berisi kedua istilah penelusuran.
hai from:[e-mail]	Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 1 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan kedua istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 1 dan semua pesan dalam ruang atau rangkaian pesan (untuk ruang berangkai) yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya.
hai from:[e-mail]	Tidak ada pesan yang ditampilkan atau diekspor karena tidak ada pesan yang cocok dengan kedua istilah penelusuran.
‐hai from:[e-mail]	Tidak ada pesan dari contoh percakapan yang ditampilkan atau diekspor karena tidak ada pesan yang cocok dengan kedua istilah penelusuran.
‐hai from:[e-mail]	Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 2 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 2 ditambah semua pesan dalam ruang yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya.

Menelusuri pesan Chat

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah. Anda menelusuri data di masalah, yang merupakan ruang kerja untuk project Vault Anda. Masalah memungkinkan Anda mengelompokkan pembekuan, penelusuran, dan ekspor terkait. Masalah tidak membatasi data yang dapat ditelusuri—semua data yang dapat Anda akses bisa ditelusuri dari masalah apa saja.
3. Jika masalah tempat Anda ingin menjalankan kueri penelusuran tersedia, klik masalah tersebut untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
   1. Klik Buat kasus.
   2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
   3. Klik Buat.

   Tab Telusuri akan otomatis terbuka.

4. Untuk layanan, pilih Chat.
5. Pilih data sumber yang akan ditelusuri:
   • Semua data—Menelusuri semua pesan di organisasi.
   • Data yang dibekukan—Hanya menelusuri pesan yang dibekukan untuk masalah tersebut.
6. Pilih entitas yang akan ditelusuri:
   • Akun tertentu—Masukkan maksimum 5.000 alamat email akun.
   • Unit organisasi—Menelusuri akun di unit organisasi turunan tertentu.

   • Anda tidak dapat menelusuri unit organisasi tingkat teratas (seluruh organisasi). Memilih unit ini tidak akan menampilkan hasil apa pun. 
   • Jika unit organisasi memiliki unit organisasi turunan, akun di unit organisasi turunan juga akan ditelusuri.
   • Jika Anda memiliki struktur organisasi yang besar, memilih unit organisasi induk mungkin tidak menampilkan hasil apa pun. Sebagai gantinya, Anda harus memilih unit organisasi turunan tertentu. 
   • Setiap unit organisasi harus memiliki kurang dari 5.000 anggota. 

• Ruang Chat—Menelusuri satu atau beberapa ruang:
  1. Pada dialog yang terbuka, masukkan satu atau beberapa alamat email anggota ruang yang ingin ditelusuri.
  2. Klik Temukan.
  3. Dalam daftar ruang, pilih ruang yang ingin ditelusuri, lalu klik Tambahkan.

1. (Opsional) Jika Anda menelusuri akun atau unit organisasi, untuk menyertakan pesan di ruang, klik Sertakan pesan di ruang Chat . Vault akan menelusuri ruang hanya jika akun yang ditelusuri adalah anggota ruang tersebut.
2. (Opsional) Pilih zona waktu.
3. (Opsional) Masukkan rentang untuk Tanggal terkirim.

   Catatan: Jika Anda memasukkan tanggal, Vault akan menampilkan semua percakapan yang memiliki pesan dalam rentang tanggal tersebut dan cocok dengan istilah kueri Anda. Hasilnya mungkin juga menyertakan pesan yang cocok dengan istilah kueri, tetapi terjadi di luar rentang tanggal Anda.

   • Jika Anda memasukkan tanggal mulai, Vault akan menampilkan semua pesan yang dikirim pada atau setelah tanggal tersebut.
   • Jika Anda memasukkan tanggal akhir, Vault akan menampilkan semua pesan yang dikirim pada atau sebelum tanggal tersebut.
4. (Opsional) Di Istilah, masukkan satu atau beberapa istilah penelusuran:

   Istilah penelusuran tidak boleh lebih dari 2.000 karakter.

   • Untuk menelusuri satu atau beberapa kata kunci dalam pesan, masukkan katanya, dengan diawali tanda plus (+) dan dipisahkan spasi. Misalnya, +sasaran +project.
   • Untuk menelusuri frasa, masukkan kata dalam tanda kutip dan awali dengan tanda plus (+). Misalnya, +"sasaran project".
   • Untuk menelusuri pesan langsung saja, masukkan is:dm. Untuk menelusuri pesan dalam ruang saja, masukkan is:room.
   • Untuk menelusuri berdasarkan properti akun, tanggal, atau pesan, gunakan operator penelusuran.
5. Klik salah satu opsi berikut:
   • Telusuri—Menjalankan penelusuran dan menampilkan daftar pesan yang cocok dengan kueri Anda.
   • Ekspor—Langsung mengekspor hasil penelusuran tanpa melihat pratinjaunya. Pelajari ekspor lebih lanjut
6. Setelah penelusuran atau ekspor selesai, Anda dapat melakukan tindakan berikut:
   • Untuk mengedit penelusuran, klik Luaskan.
   • Untuk membuka pratinjau pesan dan percakapannya, klik pesan tersebut.
   • Untuk mengekspor hasil penelusuran, klik Ekspor. Pelajari lebih lanjut
   • Untuk menyimpan kueri, klik Simpan. Pelajari lebih lanjut
   • Untuk mengosongkan semua kolom dan memulai penelusuran baru, klik Kosongkan.

Melihat pratinjau pesan di hasil penelusuran

Setelah menjalankan penelusuran, Anda dapat meninjau pesan yang cocok dengan kueri Anda, meninjau peserta, dan mendownload lampiran.

Untuk melihat pratinjau pesan, klik pesan di daftar hasil penelusuran. Daftar pesan akan terbuka. Guna memberikan konteks untuk pesan yang cocok, Vault menyertakan pesan dari percakapan atau rangkaian pesan yang sama sebagai berikut:

Jenis percakapan	Pesan kontekstual dalam pratinjau dan ekspor
DM chat grup ruang dengan rangkaian pesan inline  (sebelumnya disebut sebagai "ruang tak berangkai")	Pesan yang dikirim 12 jam sebelum dan 12 jam setelah pesan yang cocok. Jika pesan yang cocok adalah balasan inline dalam ruang dengan rangkaian pesan inline, jangka waktu akan dihitung dari pesan utama (pesan yang dibalas oleh pesan yang cocok). Semua pesan utama dalam jendela tersebut disertakan untuk konteks, ditambah semua balasan inline pada pesan utama tersebut.
ruang yang dikelompokkan berdasarkan topik (sebelumnya disebut sebagai "ruang berangkai")	Pesan dalam topik yang sama dengan pesan yang cocok yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya.

 

Catatan: Untuk percakapan panjang, hanya 1.500 pesan pertama (hingga 900 MB, mulai dari 12 jam sebelumnya) yang tersedia di pratinjau. Namun, ekspor hasil penelusuran mencakup semua pesan yang cocok dengan kueri Anda atau yang disediakan untuk konteks, termasuk pesan yang tidak ada dalam pratinjau.

 

Pesan dengan ikon  memiliki satu atau beberapa lampiran. Untuk mendownload lampiran, lihat pratinjau pesan, lalu klik Download.