Effectuer des recherches dans Google Chat avec Vault

Pour rechercher vos messages dans Google Chat, cliquez ici.

Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, Vault vous permet de rechercher des messages Google Chat, de consulter les participants et le contenu des messages, de télécharger des pièces jointes et d'exporter les résultats de recherche.

Au sommaire de cet article : 

• Points à connaître avant de lancer une recherche
• Exemples de recherche dans Chat
• Rechercher des messages Chat
• Prévisualiser les messages dans les résultats de recherche

Points à connaître avant de lancer une recherche

Avant de rechercher des messages, nous vous recommandons de consulter Messages Chat disponibles dans Vault et Questions fréquentes sur la recherche dans Vault.

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Quelles données peuvent être recherchées et exportées ?

Contenus concernés par les recherches et exportations :

• Messages et pièces jointes envoyés lorsque l'historique est activé
• Contenu des pièces jointes au format texte
• Métadonnées des pièces jointes
• Messages privés (MP) envoyés par des utilisateurs externes à vos utilisateurs
• Messages envoyés par des utilisateurs externes dans les messages de groupe et espaces de votre organisation

Contenus non concernés par les recherches et exportations :

• Messages envoyés lorsque l'historique est désactivé
• Fichiers associés
• Messages des espaces Chat externes
• Messages prévisualisés

Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles et les sections suivantes.

(Mise à jour) Rechercher des messages Chat par unité organisationnelle ou par compte, espace et conversation de groupe spécifique

Recherche par compte : recherchez des messages envoyés ou reçus par des comptes spécifiques ou par l'ensemble des comptes d'une unité organisationnelle. Par défaut, seuls les messages privés et les messages de groupe (dans les conversations de groupe créées avant le début du mois de décembre 2020) sont recherchés. Vous pouvez éventuellement inclure les messages des espaces Chat dont les comptes faisaient partie. En savoir plus

Recherche basée sur les espaces Chat : recherchez les messages des espaces et des conversations de groupe créées après début décembre 2020. Vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans l'ensemble des espaces. Pour sélectionner des espaces et des conversations de groupe, vous devez indiquer le compte d'un membre de l'espace. En savoir plus sur les différences entre les messages de groupe et les espaces

(Mise à jour) Utiliser des termes de recherche pour filtrer les résultats

Vous pouvez filtrer votre recherche par date d'envoi, par fuseau horaire et d'autres termes tels que les mots clés, le type de pièce jointe et le type de salon. En savoir plus sur les opérateurs de recherche de Chat

Vault fait correspondre les conditions de recherche avec chaque message. Seuls sont affichés les messages correspondant à toutes les conditions de recherche. Pour en savoir plus, consultez les exemples.

Il est impossible de rechercher ou d'exporter certaines pièces jointes de messages

Les fichiers partagés avec des liens ne sont ni recherchés, ni exportés : lorsqu'un utilisateur partage un fichier stocké dans Drive dans un message, Chat insère un lien plutôt que de joindre une copie du fichier au message. Vous pouvez rechercher l'URL du fichier, mais Vault n'indexe pas le titre ni le contenu du fichier. Ces pièces jointes via un lien ne sont donc pas incluses lorsque vous recherchez ou exportez des messages Chat.

Les fichiers joints directement aux messages sont recherchés et exportés : pour les fichiers directement joints à un message Chat, Vault indexe le nom des pièces jointes la recherche, ainsi que le contenu de la plupart des types de fichiers texte (au format .pdf, .xlsx ou .docx, par exemple). Ces pièces jointes sont incluses lorsque vous recherchez et exportez des messages Chat, et sont soumises aux règles de conservation et aux obligations de conservation de Chat.

Prévisualiser jusqu'à 1 500 messages

Vous pouvez prévisualiser jusqu'à 1 500 messages dans les résultats de recherche, y compris les messages fournis pour plus de contexte. Pour en savoir plus sur les messages contextuels, consultez Prévisualiser les messages dans les résultats de recherche.

(Mise à jour) Vault effectue des recherches dans les espaces de discussion auxquels appartiennent les comptes

Pour les recherches basées sur un compte, Vault effectue une recherche dans les espaces Chat dont fait partie le compte recherché ou n'importe quel compte de l'unité organisationnelle. Si le compte ne fait plus partie d'un espace Chat, Vault recherche uniquement les messages envoyés avant son départ.

Espaces Chat et utilisateurs externes : vous ne pouvez pas rechercher les messages envoyés par les utilisateurs de votre organisation dans les espaces Chat appartenant à une autre organisation.

Vous pouvez rechercher les messages envoyés par des utilisateurs externes dans les espaces Chat créés par un membre de votre organisation.

Données conservées : vous pouvez limiter votre recherche aux données conservées, à savoir les messages associés à un compte utilisateur soumis à une obligation de conservation. Dans ce cas, Vault recherche les messages si un compte utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation et correspondant à vos paramètres de recherche faisait partie de l'espace. Si tous les utilisateurs dont le compte fait l'objet d'une obligation de conservation quittent l'espace Chat, la recherche des messages conservés n'affiche que les messages envoyés avant le départ du dernier de ces utilisateurs.

(Mise à jour) Vault peut rechercher des messages Chat non visibles par certains utilisateurs

Lorsque les participants à une conversation par MP ou à un chat de groupe sont soumis à des règles de conservation ou à des obligations de conservation différentes, il se peut que certains d'entre eux puissent consulter l'historique des messages, et d'autres non. 

Par exemple, le participant 1 fait partie d'une unité organisationnelle soumise à une règle de conservation qui supprime définitivement les MP au bout de sept jours. Il discute avec le participant 2, qui fait partie d'une unité organisationnelle soumise à une règle de conservation ne supprimant pas les MP. Sept jours après que le participant 1 a échangé un MP avec le participant 2, le participant 1 perd l'accès au MP. Toutefois, étant donné que les MP du participant 2 sont conservés indéfiniment, ils ne sont pas supprimés et le participant 2 y a toujours accès.

Une recherche Vault spécifiant le participant 1 n'affiche pas les messages au-delà de la règle de conservation de sept jours et de la période de conservation standard de 30 jours définie par Chat. Une recherche Vault spécifiant le participant 2 affiche tous les messages qui n'ont pas encore été supprimés définitivement.

Exemples de recherche dans Chat

Application des termes de recherche aux messages dans les espaces Chat

Par exemple, un espace contient l'échange suivant :

    Participant 1 : salut

    Participant 2 : bonjour

 

Si vous utilisez des termes de recherche, recherchez, prévisualisez et exportez les messages en procédant comme suit :

Terme de recherche	Comportement des fonctionnalités de recherche, d'aperçu et d'exportation dans un espace Chat
salut	Recherche : seul le message du participant 1 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 1 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.
bonjour	Recherche : seul le message du participant 2 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 2 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.
salut bonjour	Aucun message n'est renvoyé ni exporté, car aucun message donné ne contient les deux termes de recherche.
salut from:[e-mail]	Recherche : seul le message du participant 1 est affiché, car il est le seul à correspondre aux deux termes de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 1 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.
salut from:[e-mail]	Aucun message n'est renvoyé ni exporté, car aucun message donné ne correspond aux deux termes de recherche.
‐salut from:[e-mail]	Aucun message de l'exemple de conversation n'est affiché ni exporté, car aucun message donné ne correspond aux deux termes de recherche.
‐salut from:[e-mail]	Recherche : seul le message du participant 2 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 2 et tous les messages de l'espace envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.

Rechercher des messages Chat

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges. Vous recherchez des données dans les litiges, qui sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Les litiges vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations. Ils ne restreignent pas vos recherches : quel que soit le litige, vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès.
3. Si le litige où vous souhaitez exécuter la requête de recherche existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
   1. Cliquez sur Créer un litige.
   2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
   3. Cliquez sur Créer.

   L'onglet Rechercher s'ouvre automatiquement.

4. Pour le service, sélectionnez Chat.
5. Sélectionnez les données source à rechercher :
   • Toutes les données : la recherche porte sur tous les messages de votre organisation.
   • Données conservées : la recherche porte uniquement sur les messages sous obligation de conservation pour le litige.
6. Sélectionnez l'entité à rechercher :
   • Comptes spécifiques : saisissez jusqu'à 5 000 adresses e-mail de comptes.
   • Unité organisationnelle : lancez une recherche sur les comptes d'une unité organisationnelle enfant.

   • Vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans l'unité organisationnelle racine (votre organisation entière). Si vous sélectionnez cette unité, aucun résultat ne sera affiché. 
   • Si l'unité organisationnelle comporte des unités organisationnelles enfants, la recherche porte également sur les comptes des unités enfants.
   • Si votre structure organisationnelle est volumineuse, il se peut que la sélection d'une unité organisationnelle parente ne donne aucun résultat. Vous devez plutôt sélectionner une unité organisationnelle enfant spécifique. 
   • Chaque unité organisationnelle doit comporter moins de 5 000 membres. 

• Espaces Chat : effectuez une recherche dans un ou plusieurs espaces :
  1. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez l'adresse e-mail d'au moins un membre des espaces qui vous intéressent.
  2. Cliquez sur Rechercher.
  3. Dans la liste des espaces, sélectionnez ceux sur lesquels doit porter la recherche et cliquez sur Ajouter.

1. (Facultatif) Si vous recherchez par compte ou unité organisationnelle et souhaitez inclure les messages des espaces, cliquez sur Inclure les messages des espaces Chat . Vault effectue une recherche dans un espace uniquement si un compte recherché fait partie de cet espace.
2. (Facultatif) Sélectionnez un fuseau horaire.
3. (Facultatif) Saisissez une plage pour le champ Date d'envoi.

   Remarque : Si vous saisissez des dates, Vault renvoie toutes les conversations contenant des messages envoyés dans cette plage de dates, et correspondant aux critères de votre requête. Les résultats peuvent également inclure des messages correspondant aux critères de requête, mais envoyés en dehors de la plage de dates indiquée.

   • Si vous indiquez une date de début, Vault renvoie tous les messages envoyés à compter de cette date.
   • Si vous indiquez une date de fin, Vault renvoie tous les messages envoyés à cette date ou avant.
4. (Facultatif) Dans le champ Termes, saisissez un ou plusieurs termes de recherche :

   Les termes de recherche ne doivent pas dépasser 2 000 caractères.

   • Pour rechercher un ou plusieurs mots clés dans le message, placez un signe plus (+) devant chacun des mots séparés par des espaces. Par exemple, +projet +objectifs.
   • Pour rechercher une expression, placez un signe plus (+) devant les mots entre guillemets. Par exemple, +"objectifs du projet".
   • Pour rechercher uniquement les messages privés, saisissez is:dm. Pour rechercher uniquement les messages figurant dans des espaces, saisissez is:room.
   • Pour effectuer une recherche par compte, date ou propriétés du message, utilisez des opérateurs de recherche.
5. Cliquez sur l'une des options suivantes :
   • Rechercher : exécutez votre recherche et affichez la liste des messages correspondant à votre requête.
   • Exporter : exportez directement les résultats de recherche sans prévisualiser les résultats. En savoir plus sur les exportations
6. Une fois la recherche ou l'exportation terminée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
   • Pour modifier votre recherche, cliquez sur Développer.
   • Pour ouvrir l'aperçu d'un message et de sa conversation, cliquez sur le message.
   • Pour exporter vos résultats de recherche, cliquez sur Exporter. En savoir plus
   • Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. En savoir plus
   • Pour effacer tous les champs et commencer une nouvelle recherche, cliquez sur Effacer.

Prévisualiser les messages dans les résultats de recherche

Après avoir effectué une recherche, vous pouvez consulter les messages obtenus, passer en revue les participants et télécharger des pièces jointes.

Pour prévisualiser un message, cliquez dessus dans la liste des résultats. La liste des messages s'affiche. Pour fournir du contexte aux messages correspondants, Vault inclut les messages d'une même conversation ou d'un même fil de discussion comme suit :

Type de conversation	Messages contextuels dans l'aperçu et l'exportation
MP Chats de groupe Espaces organisés en fils de discussion intégrés  (anciennement appelés "salons sans fils de discussion")	Messages envoyés 12 heures avant et 12 heures après le message correspondant aux critères de recherche. Si le message correspondant est une réponse intégrée dans un espace organisé en fils de discussion intégrés, la plage horaire est calculée à partir du message principal (message auquel a été envoyé en réponse le message correspondant aux critères de recherche). Tous les messages principaux situés dans cette plage sont inclus pour plus de contexte, ainsi que toutes les réponses intégrées à ces messages.
Espaces regroupés par thème (anciennement appelés "salons organisés en fils de discussion")	Messages regroupés sous le même thème que le message correspondant aux critères de recherche, envoyés 12 heures avant et 12 heures après.

 

Remarque : Pour les longues conversations, seuls les 1 500 premiers messages (jusqu'à 900 Mo, à partir des 12 heures précédentes) sont disponibles dans l'aperçu. Toutefois, lorsque vous exportez les résultats de recherche, tous les messages correspondant à votre requête ou fournissant des informations contextuelles sont inclus, y compris ceux qui ne se trouvent pas dans l'aperçu.

 

Les messages comportant l'icône  contiennent une ou plusieurs pièces jointes. Pour télécharger une pièce jointe, prévisualisez le message et cliquez sur Télécharger.